ZeitarbeitDeluxe Software | Software für Zeitarbeit | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Bewerber- & Kandidatenmanagement:

• CV-Parsing mit automatischem Matching: Bewerbungsunterlagen werden automatisch ausgelesen und passende Einsätze algorithmisch vorgeschlagen
• Digitales Bewerber-Cockpit: Vollständige Kandidatenprofile mit Skills-Datenbank, Verfügbarkeiten und kompletter Einsatzhistorie
• Dubletten-Erkennung: Verhindert zuverlässig die Mehrfachanlage identischer Personen im System

Einsatzplanung & Disposition:

• Rollierende Schichtplanung: Übersichtliche Wochen- und Monatsplanung mit intuitiver Drag-and-Drop-Funktionalität für die praktische Disposition
• Mobile Zeiterfassung: Leiharbeitnehmer können Arbeitszeiten direkt per Smartphone-App erfassen und melden
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Automatische Berücksichtigung von Fehlzeiten bei der Einsatzplanung

Vertrags- & Abrechnungsmanagement:

• Mandantenfähiges Vertragssystem: Verschiedene Vertragsarten von Arbeitnehmerüberlassung bis Werkverträge in einem System
• Vollautomatisierte Lohnabrechnung: Integrierte Payroll-Engine ohne externen Lohnabrechnungsdienstleister
• Reisekosten- und Spesenabrechnung: Automatisierte Berechnung und nahtlose Integration in die Gehaltsabrechnung

Compliance & Rechtssicherheit:

• AÜG-Compliance-Engine: Automatische Warnungen bei Höchstüberlassungsdauer und Equal-Pay-Fristen nach aktueller Rechtslage
• GoBD-konforme Archivierung: Revisionssichere Dokumentenablage mit lückenlosem Audit-Trail
• Digitale Unterschriften: Rechtssichere Vertragsabschlüsse komplett ohne Papierform

Integration & Kommunikation:

• DATEV/SAP-Schnittstellen: Nahtlose Anbindung an gängige Finanzbuchhaltungssysteme über standardisierte Schnittstellen
• Jobbörsen-Integration: Automatischer Stellenabgleich mit führenden Portalen wie StepStone und Xing
• E-Mail/SMS-Versand: Integrierte Kommunikationsfunktionen für Einsatzbestätigungen und automatisierte Erinnerungen

Reporting & Controlling:

• Standard-Reports: Vorgefertigte Auswertungen zu Umsatz, Personalbestand und Durchschnittslöhnen
• BI-Dashboard: Grafische Darstellung wichtiger Kennzahlen zu Wirtschaftlichkeit und Auslastung

🟨 Besonderheiten – Was macht ZeitarbeitDeluxe einzigartig?

Vollintegrierte Payroll-Engine ohne Drittanbieter kennzeichnet einen fundamentalen Unterschied zu vielen Wettbewerbslösungen. Während andere Softwarelösungen Lohnabrechnung nur über Schnittstellen anbinden, läuft bei der ZeitarbeitDeluxe Software der komplette Prozess von der Zeiterfassung bis zur finalen Gehaltsabrechnung in einem geschlossenen System. Dies reduziert Medienbrüche und potenzielle Fehlerquellen erheblich, da keine Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen erforderlich ist.

Firmeneigene Rechtsabteilung für unmittelbare Gesetzesanpassungen stellt ein bedeutsames Alleinstellungsmerkmal dar. Änderungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz oder bei relevanten Tarifverträgen fließen direkt vom hauseigenen Rechtsexperten-Team in die Software-Entwicklung ein. Dies garantiert eine zeitnahe Compliance-Anpassung ohne die typischen Verzögerungen, die bei der Nutzung externer Rechtsberatung entstehen können.

Quarterly User Council mit direkter Roadmap-Einflussnahme ermöglicht eine praxisnahe Produktentwicklung. Kundenwünsche und Verbesserungsvorschläge werden systematisch gesammelt und fließen vierteljährlich direkt in die Entwicklungsplanung ein. Diese strukturierte Feedback-Integration sorgt für anwenderorientierte Weiterentwicklung statt rein theoretischer Feature-Entwicklung.

Microservice-Architektur mit REST-API-Integration bildet die technologische Grundlage für zukunftssichere Erweiterungen. Die moderne Backend-Struktur ermöglicht flexible Anpassungen und maßgeschneiderte Integrationen, während die Kernfunktionen stabil und zuverlässig bleiben. Docker-Container sorgen für skalierbare Deployment-Optionen je nach Unternehmensanforderungen.

Einschränkungen betreffen hauptsächlich die Einarbeitungszeit und die geringere Agilität bei Trendthemen. Die Funktionstiefe erfordert eine umfangreichere Schulung als bei Standard-HR-Tools, und die Fokussierung auf Stabilität kann zu langsamerer Adaption neuester Technologietrends wie fortgeschrittenen KI-Funktionen führen.

🟥 Empfehlung – Wer sollte ZeitarbeitDeluxe wählen?

Mittelständische Zeitarbeitsagenturen mit 10-200 Mitarbeitern profitieren besonders von der vollintegrierten Lösung. Diese Unternehmensgröße benötigt typischerweise eine durchgängige Systemlandschaft von der Bewerberakquise bis zur Lohnabrechnung, ohne dabei die Komplexität und Kosten einer Konzernlösung zu rechtfertigen. Die modulare Struktur ermöglicht einen bedarfsgerechten Ausbau entsprechend dem Unternehmenswachstum.

Spezialisierte Branchenfokus-Anbieter in Pflege, Industrie oder IT finden in ZeitarbeitDeluxe eine Software, die branchenspezifische Tarifstrukturen und komplexe Compliance-Anforderungen nativ abbildet. Die tiefe AÜG-Expertise und die Unterstützung verschiedener Tarifmodelle machen das System besonders geeignet für Personaldienstleister mit spezialisierten Anforderungen an Zulagenberechnungen und Dokumentationspflichten.

Regional aufgestellte Personaldienstleister mit mehreren Standorten können das mandantenfähige System nutzen, um verschiedene Niederlassungen zentral zu verwalten. Lokale Besonderheiten bei Tarifen und Arbeitszeiten lassen sich dabei individuell je Standort konfigurieren, ohne die übergreifende Steuerung und Auswertung zu beeinträchtigen.

Zeitarbeitsunternehmen mit hohem Compliance-Anspruch finden in der integrierten AÜG-Compliance-Engine und der revisionssicheren Archivierung wichtige Funktionen für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die automatischen Fristenüberwachungen und Dokumentationshilfen reduzieren das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Vollintegrations-Wunsch: Bevorzugung geschlossener Systemlandschaften ohne Medienbrüche
• Compliance-Priorität: Hohe Anforderungen an AÜG-Konformität und lückenlose Dokumentation
• Wachstumspläne: Bedarf an modular erweiterbaren Software-Lösungen von Recruiting bis Controlling
• Technische Präferenz: Flexibilität zwischen On-Premise, Private Cloud und SaaS-Bereitstellung

Details zur Software für Zeitarbeit: ZeitarbeitDeluxe

ZeitarbeitDeluxe wurde speziell für deutsche AÜG-Anforderungen entwickelt und stellt keine nachträglich angepasste Standard-HR-Lösung dar. Diese Fokussierung zeigt sich in der nativen Abbildung komplexer Zeitarbeitsprozesse, von der Höchstüberlassungsdauer-Überwachung bis zur korrekten Berechnung von Equal-Pay-Regelungen nach verschiedenen Tarifverträgen. Das System berücksichtigt von Grund auf die besonderen Herausforderungen der Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland.

Der modulare Systemaufbau ermöglicht einen stufenweisen Ausbau vom einfachen Recruiting-Tool bis zur vollintegrierten Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zeitarbeitsunternehmen können mit grundlegenden Funktionen starten und das System entsprechend ihrem Wachstum und veränderten Anforderungen erweitern. Diese Flexibilität macht ZeitarbeitDeluxe sowohl für kleinere Agenturen als auch für expandierende Mittelstandsunternehmen interessant.

Mobile Anwendungen für Zeiterfassung und Self-Services reduzieren den administrativen Aufwand merklich. Leiharbeitnehmer können ihre Arbeitszeiten direkt per Smartphone App erfassen, Urlaubsanträge stellen und wichtige Dokumente abrufen, ohne den Umweg über die Zeitarbeitsagentur nehmen zu müssen. Diese Digitalisierung der Leiharbeitnehmer-Journey verbessert sowohl die Effizienz als auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Wissenswertes zum Anbieter: S&U Software GmbH

Die S&U Software GmbH aus Mönchengladbach entwickelt seit 1986 ausschließlich Softwarelösungen für Zeitarbeit und Personalwesen. Diese jahrzehntelange Spezialisierung hat zu einem tiefen Verständnis für die spezifischen Herausforderungen der Branche geführt und spiegelt sich in der praxisnahen Funktionalität der Software wider. Mit etwa 80 Mitarbeitern zählt das Unternehmen zu den etablierten mittelständischen Softwareanbietern im deutschen Zeitarbeitsmarkt.

Agile Entwicklungsmethoden mit Scrum-Teams und eine kontinuierliche Reinvestition von 15 Prozent des Umsatzes in Forschung und Entwicklung unterstreichen das Engagement für technologische Weiterentwicklung. Diese Investitionsquote gewährleistet, dass ZeitarbeitDeluxe mit den sich wandelnden Anforderungen der Branche Schritt hält und moderne Technologien zeitnah integriert werden.

Technische Details & Integration

Hybride Bereitstellungsoptionen bieten Flexibilität für verschiedene IT-Strategien und Sicherheitsanforderungen. Kunden können zwischen On-Premise-Installation der Software, Private Cloud-Hosting oder vollständiger SaaS-Lösung wählen, je nach unternehmensinternen Richtlinien und Compliance-Vorgaben. Diese Wahlfreiheit ist besonders für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder spezifischen IT-Governance-Regeln relevant.

Die REST-API und Microservice-Architektur ermöglichen flexible Integrationen in bestehende IT-Landschaften. Standardschnittstellen zu DATEV, SAP und gängigen Jobbörsen sind bereits verfügbar, während die API-Struktur auch kundenindividuelle Anbindungen ermöglicht. Die seit 2022 eingesetzte Microservice-Architektur bildet die Grundlage für skalierbare und wartbare Systemerweiterungen.

ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren und DSGVO-konforme Datenhaltung gewährleisten höchste Sicherheitsstandards bei der Cloud-Bereitstellung. Verschlüsselte Datenbankbackups, Zwei-Faktor-Authentifizierung und differenzierte Rollenberechtigung schützen sensible Personaldienstleisterdaten vor unbefugtem Zugriff und schaffen Vertrauen bei sicherheitsbewussten Kunden.

Kosten & Preismodell

Modulbasierte Lizenzierung ermöglicht eine bedarfsgerechte Zusammenstellung ohne überflüssige Funktionen. Unternehmen zahlen nur für die Module, die sie tatsächlich benötigen und nutzen. Das Starter-Paket der ZeitarbeitDeluxe Software bietet grundlegende Funktionen für kleinere Agenturen, während umfangreichere Professional- und Enterprise-Pakete erweiterte Features für größere Organisationen beinhalten.

Wahlweise Kauf- oder SaaS-Modelle bieten finanzielle Flexibilität. Bei Kauflizenzen fallen einmalige Anschaffungskosten plus jährliche Wartungsgebühren von 18 Prozent an, die alle Updates und Gesetzesänderungen beinhalten. SaaS-Abonnements arbeiten mit monatlichen Gebühren pro Nutzer oder Leiharbeitnehmer und eliminieren hohe Initialinvestitionen.

Der Break-Even liegt typischerweise bei 12-18 Monaten, abhängig vom gewählten Funktionsumfang und der Unternehmensgröße. Die Amortisation erfolgt hauptsächlich durch eingesparte Personalkosten bei administrativen Tätigkeiten, reduzierten Fehlerkosten in der Abrechnung und verbesserte Auslastungsquoten durch effizientere Disposition.

Migration & Umstieg auf ZeitarbeitDeluxe

Standardisierte Migrationsprozesse mit bewährten Import-Templates erleichtern die Datenübernahme aus gängigen Altsystemen. CSV- und XML-Schnittstellen ermöglichen den Transfer von Bewerberdaten, Kundenstämmen und Einsatzhistorien, wobei die Datenqualität des Altsystems entscheidend für den Migrationsaufwand ist. Eine gründliche Datenbereinigung vor der Übernahme reduziert spätere Probleme erheblich.

Die Projektdauer beträgt 3-6 Monate, abhängig vom Datenvolumen, der Anzahl erforderlicher Schnittstellen und dem gewünschten Customizing-Umfang. Komplexere Implementierungen mit vielen individuellen Anpassungen und umfangreichen Altdaten können diese Zeitschätzung deutlich überschreiten. Eine realistische Projektplanung berücksichtigt auch Testphasen und Mitarbeiterschulungen.

Umfassende Schulungskonzepte mit On-Site-Training, E-Learning-Modulen und kontinuierlichen Webinaren unterstützen die Nutzerakzeptanz. Key-User erhalten intensive Fachabteilungsschulungen, während End-User durch strukturierte Einarbeitungsprogramme an die neue Software herangeführt werden. Die anfangs steile Lernkurve flacht durch professionelle Begleitung merklich ab.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Vollständige Integration eliminiert Medienbrüche zwischen Recruiting, Disposition und Abrechnung
• Branchenspezialisierung bietet Out-of-the-box-Compliance für deutsche Zeitarbeitsgesetze ohne aufwändige Anpassungen
• Native Payroll-Engine reduziert Abhängigkeiten von externen Lohnabrechnungsdienstleistern
• Mandantenfähigkeit ermöglicht zentrale Verwaltung mehrerer Standorte oder Geschäftsbereiche
• Bewährte Stabilität durch jahrzehntelange Spezialisierung und kontinuierliche Weiterentwicklung
• Flexible Bereitstellung zwischen On-Premise, Private Cloud und SaaS je nach Anforderungen

Herausforderungen:

• Umfangreichere Einarbeitung als bei Standard-HR-Tools aufgrund der spezialisierten Funktionstiefe
• UI-Modernisierung noch nicht in allen Modulen vollständig abgeschlossen
• Höhere Implementierungskomplexität bei umfangreichem Customizing und vielen Schnittstellen
• Spezialisierte Anbieterabhängigkeit erfordert langfristige Partnerschaft mit fokussiertem Dienstleister
• Geringere KI-Integration im Vergleich zu moderneren Cloud-nativen Konkurrenzlösungen
• Kostenstruktur im Premium-Segment erfordert sorgfältige TCO-Kalkulation vor Entscheidung

Häufig gestellte Fragen zu ZeitarbeitDeluxe

Was unterscheidet ZeitarbeitDeluxe von Standard-HR-Software?

ZeitarbeitDeluxe wurde ausschließlich für deutsche Zeitarbeitsunternehmen entwickelt und bildet spezifische AÜG-Anforderungen nativ ab. Standard-HR-Software behandelt Zeitarbeit oft nur als Zusatzmodul ohne die notwendige Spezialisierung für Höchstüberlassungsdauer, Equal-Pay-Regelungen oder komplexe Tarifstrukturen der Arbeitnehmerüberlassung.

Die vollintegrierte Payroll-Engine für Zeitarbeitstarife (BAP, iGZ) ermöglicht die korrekte Berechnung branchenspezifischer Zulagen und Besitzstandsregelungen ohne externe Lohnabrechnungsdienstleister. Diese Tiefenintegration ist bei allgemeinen HR-Systemen typischerweise nicht verfügbar und müsste aufwändig über Schnittstellen realisiert werden.

Wie funktioniert die Datenübernahme aus bestehenden Systemen?

Die Migration erfolgt über standardisierte Import-Templates für CSV- und XML-Formate, die gängige Datenstrukturen von Bewerberdatenbanken, Kundenstämmen und Einsatzhistorien berücksichtigen. Der Migrationsprozess beginnt mit einer Datenanalyse des Altsystems, gefolgt von einer Bereinigungsphase zur Qualitätssicherung.

Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Übertragung von Vertragsdaten und laufenden AÜG-Fristen, da diese für die Compliance-Überwachung essentiell sind. Ein erfahrenes Projektteam begleitet die Datenübernahme und führt umfassende Tests durch, um vollständige und korrekte Datenmigration sicherzustellen.

Die Projektdauer variiert je nach Datenvolumen und -qualität zwischen 3-6 Monaten, wobei eine parallele Testphase mit dem Altsystem Sicherheit für den produktiven Start bietet.

Welche Schnittstellen sind standardmäßig verfügbar?

ZeitarbeitDeluxe bietet vorgefertigte Schnittstellen zu DATEV und Lexware für die Finanzbuchhaltung über DATEV, sowie SAP-Anbindung über IDoc-Standards. Jobbörsen-Integrationen umfassen StepStone, Xing und weitere führende Portale für automatisierten Stellenabgleich.

Die REST-API ermöglicht kundenindividuelle Integrationen zu spezialisierten Systemen oder proprietären Lösungen. Dokumentierte API-Endpoints erleichtern die Anbindung von Zeiterfassungsgeräten, Kundenportalen oder branchenspezifischen Anwendungen.

Typische Zusatzschnittstellen wie elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) oder XRechnung für öffentliche Auftraggeber werden nach Bedarf implementiert. Die Microservice-Architektur erleichtert die Installation der Software neuer Schnittstellen ohne Beeinträchtigung der Kernfunktionen.

Eignet sich ZeitarbeitDeluxe auch für kleinere Zeitarbeitsagenturen?

Kleinere Agenturen mit 5-20 Leiharbeitnehmern können vom modularen Aufbau profitieren, sollten jedoch die Implementierungskosten sorgfältig gegen den Nutzen abwägen. Das Starter-Modul bietet grundlegende Funktionen für Bewerbermanagement und einfache Disposition ohne die Komplexität der vollintegrierten Lösung.

Die native AÜG-Compliance und automatisierte Fristenüberwachung bieten auch kleineren Personaldienstleistern deutliche Vorteile gegenüber manuellen Prozessen oder Excel-basierten Lösungen. Besonders bei wachstumsorientierten Agenturen amortisiert sich die Investition durch verringerten administrativen Aufwand und reduzierte Compliance-Risiken.

Die Skalierbarkeit des Systems ermöglicht einen organischen Ausbau der Funktionalität entsprechend dem Unternehmenswachstum, ohne aufwändige Systemwechsel in späteren Phasen.

Wie aufwändig ist die Einarbeitung für Mitarbeiter?

Die Einarbeitung erfordert aufgrund der Funktionstiefe mehr Zeit als bei Standard-HR-Tools, typischerweise 2-4 Wochen für Key-User und 1-2 Wochen für End-User. On-Site-Schulungen, E-Learning-Module und praktische Workshops erleichtern den Lernprozess und reduzieren die anfängliche Lernkurve schnell und intuitiv.

Besonders Mitarbeiter mit Excel-basierten Arbeitsweisen benötigen eine strukturierte Heranführung an die integrierten Workflows. Die Investition in umfassende Schulungen zahlt sich durch deutlich effizientere Prozesse und reduzierte Fehlerquote langfristig aus.

Kontinuierliche Webinare und ein strukturierter Support helfen bei der Vertiefung der Software-Kenntnisse nach der Ersteinführung. Der Quarterly User Council ermöglicht direktes Feedback und Verbesserungsvorschläge für benutzerfreundlichere Arbeitsabläufe.

Was kostet ZeitarbeitDeluxe und wie berechnen sich die laufenden Kosten?

Die Kosten variieren erheblich je nach gewählten Modulen und Nutzeranzahl, wobei sowohl Kauf- als auch SaaS-Modelle verfügbar sind. Kauflizenzen erfordern höhere Initialinvestitionen, bieten aber langfristig meist günstigere Gesamtkosten bei stabiler Nutzung.

SaaS-Abonnements arbeiten mit monatlichen Gebühren pro Nutzer oder aktivem Leiharbeitnehmer, wodurch die Kosten bei saisonalen Schwankungen flexibel angepasst werden können. Wartungskosten bei Kauflizenzen betragen 18 Prozent jährlich und beinhalten alle Updates sowie Gesetzesänderungen.

Zusätzliche Kostenfaktoren umfassen Implementierung, Customizing, Schulungen und potenzielle Schnittstellenentwicklung. Eine detaillierte TCO-Betrachtung über 3-5 Jahre sollte alle direkten und indirekten Kosten berücksichtigen, um eine fundierte Investitionsentscheidung zu treffen.