Infoniqa ONE Time Software | Software für Zeitarbeit | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Zeiterfassung und Mobile Technologie: Infoniqa ONE Time bietet eine umfassende digitale Zeiterfassung über Web-Interface und mobile Apps für iOS und Android. Die GPS-gestützte Check-In/Out-Funktion ermöglicht es Zeitarbeitern, ihre Arbeitszeiten direkt am Einsatzort zu erfassen und dokumentiert automatisch den Standort. Ein Offline-Modus sorgt dafür, dass auch in abgelegenen Regionen ohne Internetverbindung die Arbeitszeiterfassung funktionsfähig bleibt. Die Foto-Belegerfassung unterstützt die Dokumentation von Spesen und besonderen Arbeitssituationen direkt über die mobile Anwendung.

Schichtplanung und Einsatzsteuerung: Die Drag-&-Drop-Schichtplanung ermöglicht Disponenten eine intuitive Personalzuweisung mit automatischem Soll-Ist-Abgleich. Das System warnt frühzeitig bei Unter- oder Überbesetzung und nutzt historische Einsatzanalysen zur optimierten Kapazitätssteuerung. Die KI-gestützte Schichtoptimierung ("Smart Rostering") schlägt basierend auf Erfahrungswerten optimale Personalverteilungen vor und berücksichtigt dabei Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Kundenpräferenzen.

Compliance und Arbeitsrecht: Das AÜG-Compliance-Modul überwacht automatisch die Einhaltung von Überlassungshöchstdauern und sendet rechtzeitige Warnmeldungen. Die automatische Zuschlagsberechnung berücksichtigt Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge entsprechend der geltenden Tarifverträge. Das Fristenmanagement kontrolliert Ablauftermine für Zertifikate, ärztliche Untersuchungen und Arbeitsschutzunterweisungen mit automatischen Erinnerungsfunktionen.

Self-Service und Mitarbeiterportale: Das Self-Service-Portal gibt Zeitarbeitern Zugang zu ihren Zeitsalden, Einsatzplänen und Urlaubsanträgen. Push-Benachrichtigungen informieren über Einsatzänderungen oder wichtige Termine. Urlaubsanträge und Abwesenheitsmeldungen können digital eingereicht und im Workflow bearbeitet werden.

Integration und Schnittstellen: Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht eine nahtlose Übergabe der Zeitdaten an die Lohnabrechnung ohne Medienbrüche. Eine REST-API unterstützt die Anbindung an Jobbörsen, CRM-Systeme und Kundenportale. Die Multi-Mandanten-Verwaltung erlaubt die zentrale Steuerung mehrerer Niederlassungen mit einheitlichen Standards und lokalen Anpassungen.

Reporting und Analytics: Standard-Reports liefern Stundenauswertungen, Fehlzeitenstatistiken und Produktivitätskennzahlen. Ein Ad-hoc-Berichts-Designer ermöglicht die Erstellung individueller Auswertungen. Dashboard-Funktionen bieten Echtzeit-Übersicht über wichtige KPIs wie Einsatzquoten, Verfügbarkeiten und Kundenzufriedenheit.

🟨 Besonderheiten – Was macht Infoniqa ONE Time einzigartig?

Vollintegrierte Zeit-zu-Lohn-Kette stellt das wichtigste Alleinstellungsmerkmal dar. Infoniqa ONE Time ist Teil des umfassenden Infoniqa ONE Ökosystems, das Zeiterfassung, Personalverwaltung und Lohnabrechnung nahtlos miteinander verbindet. Diese Integration eliminiert Medienbrüche und Schnittstellenprobleme, die bei der Kombination verschiedener Anbieter häufig auftreten. Die einheitliche Datenhaltung sorgt für konsistente Informationen von der ersten Zeitbuchung bis zur finalen Gehaltsabrechnung.

Deutsche Cloud-Infrastruktur mit ISO 27001-Zertifizierung bietet höchste Sicherheitsstandards für sensible Personaldaten. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in zertifizierten deutschen Rechenzentren und gewährleistet vollständige DSGVO-Konformität ohne Datenexport ins Ausland. Diese cloudbasierte Lösung ist besonders für Zeitarbeitsunternehmen relevant, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllen müssen.

KI-gestützte Schichtoptimierung ("Smart Rostering") unterscheidet Infoniqa ONE Time von traditionellen Planungstools. Der Algorithmus analysiert historische Einsatzdaten, Mitarbeiterqualifikationen und Kundenpräferenzen, um optimale Personalzuweisungen vorzuschlagen. Diese Automatisierung reduziert den Planungsaufwand und verbessert gleichzeitig die Einsatzqualität durch datenbasierte Entscheidungen.

Pay-as-you-grow Modularität ermöglicht eine schrittweise Erweiterung entsprechend dem Unternehmenswachstum. Module können flexibel hinzugeschaltet werden, ohne dass bestehende Prozesse unterbrochen werden müssen. Diese Flexibilität macht die HR Software sowohl für mittelgroße Agenturen als auch für wachsende Unternehmen interessant, die ihre IT-Landschaft langfristig planen möchten.

Einschränkungen zeigen sich bei der initialen Konfiguration komplexer Tarifverträge, die einen erfahrenen Consultant und entsprechende Vorbereitungszeit erfordert. Die tiefe Integration der Module kann bei Unternehmen, die nur Teilfunktionen benötigen, zu höheren Kosten führen als spezialisierte Einzellösungen.

🟥 Empfehlung – Wer sollte Infoniqa ONE Time wählen?

Mittelgroße Zeitarbeitsagenturen mit 50 bis 300 Mitarbeitenden profitieren besonders von der ausgewogenen Funktionstiefe und Skalierbarkeit. Diese Unternehmensgröße benötigt professionelle Prozessautomatisierung, ohne die Komplexität von Enterprise-Lösungen zu rechtfertigen. Die integrierte Lösung reduziert den administrativen Aufwand spürbar und ermöglicht es, sich auf die Kernkompetenzen der Personalvermittlung zu konzentrieren.

Niederlassungsverbünde mit regionalem Außendienst finden in der Multi-Mandanten-Architektur und den mobilen Funktionen ideale Tools für ihre dezentrale Struktur. Die zentrale Datenauswertung bei gleichzeitiger lokaler Flexibilität unterstützt sowohl einheitliche Standards als auch regionale Besonderheiten. Die GPS-Funktionen und Offline-Fähigkeiten der mobilen App sind für Außeneinsätze unverzichtbar.

Zeitarbeitgeber mit eigener Lohnabrechnung können die nahtlose Integration zwischen Zeitwirtschaft und Payroll optimal nutzen. Die durchgängige Datenkette von der Arbeitszeiterfassung bis zur Gehaltsabrechnung eliminiert Übertragungsfehler und verkürzt Abrechnungszyklen erheblich. Unternehmen, die Wert auf eine einheitliche IT-Landschaft legen, finden hier eine schlüssige Gesamtlösung.

Compliance-orientierte Zeitarbeitsunternehmen schätzen die tiefe AÜG-Integration und automatisierten Überwachungsfunktionen. Unternehmen, die aufgrund ihrer Kundenstruktur oder Branchenspezialisierung besonderen Wert auf Rechtssicherheit und Dokumentation legen, finden hier umfassende Unterstützung für alle regulatorischen Anforderungen der Zeitarbeitsbranche.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Tiefe Integration zwischen Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung als strategischer Vorteil
• DACH-spezifisches AÜG- und Tarifvertrags-Know-how für Rechtssicherheit
• Skalierbarkeit und Multi-Mandantenfähigkeit für Unternehmenswachstum
• Mobile Usability und GPS-Funktionen für moderne Außendienstanforderungen

Details zur Zeitarbeit : Infoniqa ONE Time

Infoniqa ONE Time positioniert sich als spezialisierte Zeitwirtschaftslösung für die Anforderungen der Zeitarbeitsbranche. Die HR Software bildet die komplexen Arbeitszeit- und Vergütungsmodelle ab, die in der Arbeitnehmerüberlassung üblich sind. Besondere Stärke liegt in der Abbildung von Tarifverträgen der Zeitarbeitsverbände BAP und iGZ mit ihren spezifischen Zuschlagsregelungen, Pausenzeiten und Flexibilitätsanforderungen. Die AÜG-Compliance-Funktionen überwachen automatisch kritische Fristen wie Überlassungshöchstdauern und Equal Pay/Equal Treatment-Regelungen.

Die Software unterstützt die operativen Herausforderungen der Zeitarbeit durch flexible Einsatzplanung mit kurzfristigen Änderungsmöglichkeiten. Disponenten können schnell auf Kundenanfragen reagieren und verfügbare Kandidaten mit passenden Qualifikationen identifizieren. Die mobile Zeiterfassung berücksichtigt die Realität wechselnder Einsatzorte und ermöglicht präzise Dokumentation auch bei komplexen Arbeitszeitmodellen mit unterschiedlichen Zuschlägen je nach Einsatzzeit und -ort.

Branchenspezifische Automatisierung reduziert den typisch hohen Verwaltungsaufwand der Zeitarbeit erheblich. Von der automatischen Berechnung von Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen bis zur direkten Übergabe aufbereiteter Lohndaten an die Abrechnungssysteme werden fehleranfällige manuelle Prozesse eliminiert. Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es Zeitarbeitsunternehmen, mit schlankeren Verwaltungsstrukturen zu operieren und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Wissenswertes zum Anbieter: Infoniqa GmbH

Infoniqa etablierte sich als bedeutender HR-Software-Anbieter im DACH-Raum mit über 500 Mitarbeitenden und einer klaren Wachstumsstrategie. Das Unternehmen gehört zur Infoniqa Holding GmbH mit Sitz in der Schweiz und wurde in Deutschland gehostet zur Gewährleistung höchster Datenschutzstandards. Durch strategische Akquisitionen wie Sage DPW in Österreich hat das Unternehmen sein Portfolio kontinuierlich erweitert. Diese Konsolidierungsstrategie signalisiert langfristige Stabilität und Investitionsbereitschaft in innovative HR-Technologien.

Die Entwicklungsphilosophie orientiert sich an den realen Bedürfnissen der Kunden durch eine customer-driven Roadmap und agile Entwicklungsmethoden. Ein eigenes Innovationslab arbeitet an zukunftsweisenden Funktionen wie KI-gestützten Planungsalgorithmen. Diese Innovationsorientierung unterscheidet Infoniqa von vielen traditionellen Anbietern, die primär bestehende Funktionsweisen digitalisieren, ohne die Prozesse grundlegend zu überdenken.

Bietet Infoniqa als führender Anbieter von SaaS HR Software umfassende Lösungen für Personalmanagement, die sich durch ihre cloudbasierte Architektur und integrierte Ansätze auszeichnen. Die Personalverwaltung erfolgt über moderne, benutzerfreundliche Tools, die passende Mitarbeiter effizient verwalten und die Personalentwicklung unterstützen.

Technische Details & Integration

Moderne Microservices-Architektur bildet das technische Fundament von Infoniqa ONE Time. Diese Architektur gewährleistet hohe Flexibilität bei Anpassungen und ermöglicht kontinuierliche Updates ohne Systemausfälle. Die containerisierten Deployments unterstützen sowohl reine Cloud-Implementierungen als auch hybride Szenarien, falls spezifische Sicherheitsanforderungen lokale Komponenten erfordern.

Die REST-API und Webhook-Unterstützung ermöglichen umfassende Integrationen in bestehende IT-Landschaften. EDI-, XML- und CSV-Schnittstellen decken die Anbindung an verschiedenste Drittsysteme ab, von Jobbörsen bis hin zu spezialisierten CRM-Systemen der Zeitarbeitsbranche. Die DATEVconnect-Zertifizierung gewährleistet nahtlose Integration in die deutsche Lohnbuchhaltungslandschaft.

Cloud-Sicherheit auf höchstem Niveau wird durch ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentren gewährleistet. Die Datenverschlüsselung erfolgt sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand. Regelmäßige Penetrationstests und Sicherheitsaudits sorgen für kontinuierlichen Schutz gegen aktuelle Bedrohungen. Diese cloudbasierte HR Software Architektur ist besonders für Zeitarbeitsunternehmen relevant, die sensible Mitarbeiterdaten verschiedener Kunden verwalten müssen.

Kosten & Preismodell

Das Abo-Modell orientiert sich an der Anzahl aktiver Vertragspartner pro Monat und beginnt bei etwa 8 Euro je Nutzer. Staffelrabatte reduzieren die Kosten pro Nutzer bei größeren Nutzerzahlen erheblich, was mittelgroße und wachsende Unternehmen begünstigt. Module können flexibel hinzugeschaltet werden, sodass Unternehmen nur für tatsächlich benötigte Funktionen zahlen müssen.

Einmalige Implementierungskosten bewegen sich zwischen 5.000 und 15.000 Euro, abhängig von der Komplexität der Tarifverträge und dem Umfang der Datenmigration. Bei umfangreichen Individualisierungen oder komplexen Schnittstellen können diese Kosten deutlich steigen. Die All-inclusive-Natur des Abonnements deckt Hosting, Updates, Wartung und Standard-Support ab, was die Planungssicherheit erhöht.

Die Amortisationszeit liegt typischerweise zwischen einem und drei Jahren, abhängig von der Effizienzsteigerung im Einzelfall. Hauptkostentreiber für den ROI sind die Reduktion von Lohnkorrekturen, verkürzte Abrechnungszyklen und geringerer manueller Aufwand in der Disposition. Das Preis-Leistungs-Verhältnis positioniert sich im mittleren Marktsegment mit überdurchschnittlichem Funktionsumfang für Zeitarbeitsanforderungen.

Migration & Umstieg auf Infoniqa ONE Time

Die Standardimplementierung dauert zwischen 8 und 12 Wochen, kann sich jedoch bei komplexen Tarifverträgen oder umfangreichen Datenmigrationen auf 3 bis 6 Monate verlängern. Kritische Erfolgsfaktoren sind ein klares Management-Commitment, realistische Zeitplanung und die Bereitstellung ausreichender interner Ressourcen für das Projekt. Erfahrene Key-User aus Disposition, HR und Lohnbuchhaltung müssen ausreichend Zeitkapazitäten für Tests und Schulungen einplanen.

Datenmigration aus Altsystemen erfolgt über Standardtemplates für Excel- und SQL-Exporte, wobei die Datenqualität oft der limitierende Faktor ist. Historisch gewachsene Sonderregelungen oder individuelle Arbeitszeitmodelle erfordern sorgfältige Analyse und möglicherweise Prozessanpassungen. Die Parallelphase zwischen Alt- und Neusystem sollte mindestens einen vollständigen Abrechnungszyklus umfassen, um alle Szenarien zu testen.

Change Management und Nutzerakzeptanz entscheiden maßgeblich über den Projekterfolg. Die mobile App und das intuitive Dashboard fördern die Akzeptanz bei Außendienstmitarbeitern, während Disponenten von der verbesserten Übersichtlichkeit profitieren. Frühzeitige Einbindung der späteren Anwender in Testphasen und kontinuierliche Kommunikation über Projektfortschritte sind essentiell für eine erfolgreiche Einführung.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Durchgängige Prozesskette ohne Medienbrüche von der Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung
• Starke AÜG-Compliance mit automatischen Überwachungs- und Warnfunktionen
• Moderne Cloud-Architektur mit deutschen Rechenzentren und höchsten Sicherheitsstandards
• Mobile Funktionalität mit GPS-Check-in und Offline-Modus für flexible Einsätze
• KI-gestützte Optimierung für datenbasierte Schichtplanung und Ressourcenallokation
• Skalierbare Modularität ermöglicht kostengünstigen Einstieg mit Wachstumspotenzial

Herausforderungen:

• Komplexe Initialkonfiguration erfordert erfahrene Consultants und zeitaufwendige Vorbereitung
• Höhere Projektkosten bei individuellen Anpassungen oder komplexen Tarifverträgen
• Steile Lernkurve für Anwender bei der Umstellung von gewohnten Arbeitsweisen
• Vendor-Lock-in-Risiko durch tiefe Integration in das Infoniqa-Ökosystem
• Eingeschränkte Standard-Anbindungen an spezialisierte Nischen-Jobportale
• Support-Antwortzeiten können bei komplexen Anfragen länger ausfallen als erwartet

Häufig gestellte Fragen zu Infoniqa ONE Time

Wie flexibel ist die Lizenzierung bei saisonalen Schwankungen?

Die Lizenzierung orientiert sich an aktiven Vertragspartnern pro Monat und kann grundsätzlich nach oben und unten angepasst werden. Für Zeitarbeitsunternehmen mit starken saisonalen Schwankungen ist dies besonders relevant, da nur für tatsächlich aktive Mitarbeitende Lizenzkosten anfallen. Die genauen Modalitäten für Lizenzanpassungen, einschließlich Kündigungsfristen und Mindestabnahmemengen, müssen jedoch im Einzelfall verhandelt werden.

Bei der Vertragsgestaltung sollten Unternehmen auf flexible Skalierungsklauseln achten, die schnelle Anpassungen an veränderte Mitarbeiterzahlen ermöglichen. Manche Anbieter arbeiten mit rollierenden Dreimonatsdurchschnitten, um kurzfristige Schwankungen abzufedern. Die Kostentransparenz bei Skalierung ist ein wichtiger Verhandlungspunkt, da versteckte Gebühren für Lizenzänderungen das vermeintlich flexible Modell verteuern können.

Welche Qualifikationen benötigen interne Mitarbeitende für die erfolgreiche Nutzung?

Für die erfolgreiche Nutzung von Infoniqa ONE Time benötigen Key-User aus verschiedenen Bereichen unterschiedliche Qualifikationen. Disponenten sollten grundlegende IT-Affinität und Verständnis für digitale Planungsprozesse mitbringen, während tiefere technische Kenntnisse nicht erforderlich sind. Das System ist bewusst benutzerfreundlich gestaltet, um auch bei weniger technikaffinen Mitarbeitenden schnelle Akzeptanz zu erreichen.

HR-Mitarbeitende und Lohnbuchhalter benötigen fundiertes Verständnis der eigenen Prozesse und Entscheidungsbefugnis für Prozessanpassungen. Die Software-Konfiguration erfordert detaillierte Kenntnisse der Tarifverträge und Arbeitszeitregelungen. Für Schnittstellen-Implementierungen oder API-Nutzung der Software sind grundlegende IT-Kenntnisse hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich, da Infoniqa entsprechende Consultingunterstützung anbietet.

Die Schulungskonzepte von Infoniqa berücksichtigen unterschiedliche Wissensstände und bieten sowohl E-Learning-Module als auch Präsenzworkshops. Erfahrungsgemäß benötigen Anwender etwa 16 bis 24 Stunden Training pro Rolle, um die HR Software effizient nutzen zu können.

Wie umfassend ist die Integration mit bestehenden Systemen?

Die Integrationsfähigkeiten von Infoniqa ONE Time sind durch REST-API, EDI-Unterstützung und spezialisierte Schnittstellen wie DATEVconnect sehr umfassend. Standard-Integrationen existieren für gängige Lohnbuchhaltungssysteme und wichtige Jobbörsen. Die Qualität und Verfügbarkeit der API-Dokumentation ermöglicht es IT-Abteilungen oder externen Dienstleistern, zusätzliche Integrationen zu entwickeln.

Für spezialisierte Systeme der Zeitarbeitsbranche oder branchenspezifische Kundenportale können individuelle Schnittstellen erforderlich werden, die zusätzlichen Entwicklungsaufwand bedeuten. Die Webhook-Funktionalität ermöglicht proaktive Benachrichtigungen an Drittsysteme bei Statusänderungen oder wichtigen Ereignissen. Bei der Evaluation sollten Unternehmen ihre spezifischen Integrationsbedürfnisse detailliert prüfen und gegebenenfalls Proof-of-Concepts für kritische Schnittstellen vereinbaren.

Was passiert bei technischen Problemen oder Systemausfällen?

Infoniqa bietet einen 24/5-Helpdesk für Standard-Support und 24/7-Notfallservice für kritische Systemprobleme. Die ISO 27001-zertifizierte Cloud-Infrastruktur gewährleistet hohe Verfügbarkeitsraten, wobei geplante Wartungsarbeiten typischerweise außerhalb der Geschäftszeiten stattfinden. Die Microservices-Architektur reduziert das Risiko von Totalausfällen, da einzelne Komponenten unabhängig voneinander funktionieren können.

Bei den Antwortzeiten gibt es gelegentlich Kritik, insbesondere bei komplexen Fragen, die tieferes fachliches Verständnis erfordern. Unternehmen sollten interne Ansprechpartner definieren und grundlegende Troubleshooting-Fähigkeiten aufbauen, um häufige Probleme selbst lösen zu können. Service-Level-Agreements regeln die verbindlichen Antwort- und Lösungszeiten je nach Schweregrad der Störung.

Für geschäftskritische Anwendungen sollten Unternehmen Notfallpläne entwickeln, die auch manuelle Workarounds für wichtige Prozesse wie Zeiterfassung oder Einsatzplanung beinhalten, falls das System temporär nicht verfügbar ist.

Wie zukunftssicher ist Infoniqa ONE Time angesichts sich ändernder Gesetze?

Die Zukunftssicherheit von Infoniqa ONE Time zeigt sich in der kontinuierlichen Anpassung an sich ändernde gesetzliche Anforderungen, insbesondere im komplexen deutschen Arbeitsrecht. Als etablierter Anbieter mit Fokus auf den DACH-Raum verfügt Infoniqa über entsprechende Expertise und Ressourcen für die zeitnahe Umsetzung von Gesetzesänderungen. Die Cloud-basierte Architektur und die rechtssichere Ausgestaltung ermöglichen zügige Updates ohne aufwendige lokale Installationen.

Die Microservices-Architektur und die modulare Struktur schaffen technische Voraussetzungen für schnelle Anpassungen an neue Anforderungen. Bei grundlegenden Änderungen im AÜG oder neuen Compliance-Anforderungen können jedoch Anpassungen in der Konfiguration oder sogar kostenpflichtige Erweiterungen erforderlich werden. Unternehmen sollten bei der Vertragsgestaltung auf Klauseln zur Behandlung von Gesetzesänderungen achten.

Die professionelle Cloud Lösung und die Teilnahme an Anwender-Communities sowie regelmäßige Kommunikation über die Produkt-Roadmap geben Einblick in geplante Entwicklungen und ermöglichen es Kunden, rechtzeitig auf Änderungen zu reagieren.

Welche Unterstützung gibt es beim Wechsel von einem anderen System?

Infoniqa bietet strukturierte Migrationshilfe mit erfahrenen Consultants und Standardtemplates für die Datenübernahme aus gängigen Zeiterfassungssystemen oder Excel-basierten Lösungen. Der Migrationsprozess beginnt mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse und Datenstrukturen, gefolgt von einem maßgeschneiderten Migrationskonzept. Besondere Aufmerksamkeit gilt der Datenqualität, da Inkonsistenzen in Altsystemen die Migration verzögern können.

Für komplexe Migrationen aus spezialisierten Zeitarbeitssystemen kann zusätzlicher Beratungsaufwand erforderlich werden, der die Implementierungskosten erhöht. Die Parallelphase zwischen Alt- und Neusystem sollte mindestens einen vollständigen Lohnzyklus umfassen, um alle relevanten Szenarien zu testen. Schulungen für die Anwender beginnen idealerweise bereits während der Testphase, um die Umstellung zu erleichtern.

Change Management ist ein kritischer Erfolgsfaktor, der oft unterschätzt wird. Infoniqa unterstützt mit Best-Practice-Empfehlungen und Schulungskonzepten, aber die interne Kommunikation und Motivation der Mitarbeitenden liegt in der Verantwortung des Unternehmens. Die Software ist cloudbasiert und unterstützt die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden durch moderne Tools und transparente Prozesse.