Staffcloud Software | HR Software | Personaldienstleister | Zeitarbeit Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Personalplanung & Disposition:

• Drag & Drop-Schichtplanung mit automatischem Abgleich von Verfügbarkeiten und Qualifikationen
• Echtzeit-Übersicht aller offenen und besetzten Schichten für optimale Einsatzplanung
• KI-basierte Schichtvorschläge zur Effizienzsteigerung bei der Personaleinsatzplanung
• Berücksichtigung von Arbeitszeitgesetzen und Pausenregelungen für rechtssichere Planung

Mobile Mitarbeiter-Anbindung:

• Mitarbeiter App für iOS/Android mit Push-Benachrichtigungen bei neuen Einsatzangeboten
• Self-Service für Schichteinsicht, Urlaubsanträge und Verfügbarkeitsangaben
• Mobile Zeiterfassung via App für präzise Dokumentation der Arbeitszeiten
• Chat-Funktion für direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Disponenten

Qualifikationsmanagement:

• Verwaltung von Zertifikaten, Schulungsnachweisen und Sprachkenntnissen aller Arbeitskräfte
• Automatische Warnung bei unpassender Qualifikation für Einsätze in sensiblen Branchen wie Pflege oder Gesundheitswesen
• Erinnerungssystem für ablaufende Dokumente und Zertifikate mit automatischer Benachrichtigung

Dokumenten- & Compliance-Management:

• Digitale Erfassung und Verwaltung wichtiger Personal- und Einsatzdokumente
• Audit-Logs für Nachweise bei Kontrollen, besonders wichtig für Personaldienstleister
• Hinterlegung und Überprüfung von branchenspezifischen Tarifen für korrekte Vergütung in der Zeitarbeit

Rekrutierung & Bewerbermanagement:

• Strukturierter Bewerbungsprozess mit Status-Tracking innerhalb der Staffcloud Software
• Verwaltung von Bewerberdaten mit Qualifikations-Matching für optimale Projektzuordnung
• Auto-Matching zur effizienten Bewerberauswahl für Projekte in Event Services und anderen Branchen

Auswertung & Integration:

• KPI-Dashboard mit zentralen Kennzahlen (No-Show-Rate, Auslastung, etc.)
• Standard-Berichte zu Kosten, Einsatzstunden und Performance der Mitarbeiter
• Schnittstellen zu gängigen Lohnabrechnungssystemen (Abacus, SAP)
• REST-API und Webhooks für Integration in bestehende Systemlandschaften

🟨 Besonderheiten – Was macht Staffcloud einzigartig?

Schweizer Datensicherheit und Hosting zeichnet Staffcloud durch ISO27001-zertifizierte Rechenzentren in der Schweiz mit höchsten Datenschutzstandards aus. Für Personaldienstleister in der Zeitarbeit stellt dies ein entscheidendes Plus bei der Verarbeitung sensibler Mitarbeiterdaten dar.

Spezialisierung auf Zeitarbeit-Prozesse hebt Staffcloud von generischen Planungstools ab. Die HR Software bietet vordefinierte Workflows speziell für die Arbeitnehmerüberlassung inklusive branchentypischer Dokumentenvorlagen und Tarifstrukturen für verschiedene Branchen wie Gesundheitswesen, Pflege oder Event Services.

KI-gestützte Einsatzoptimierung ermöglicht durch intelligente Planungsalgorithmen die Berücksichtigung von Mitarbeiterhistorie und Leistungsdaten. Der Hersteller gibt an, dass sich Leerlaufzeiten dadurch um bis zu 30% reduzieren lassen, was die Effizienz der Personaleinsatzplanung deutlich steigert und die Rentabilität für Personaldienstleister erhöht.

Einschränkungen bestehen trotz umfangreicher Schnittstellen darin, dass Staffcloud keine vollständige Payroll-Lösung bietet – für die finale Lohnabrechnung wird weiterhin ein separates System benötigt. Zudem ist die Report-Funktionalität für anspruchsvolle Ad-hoc-Analysen teilweise limitiert, was bei der Verwaltung großer Mitarbeiterteams mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen herausfordernd sein kann.

🟥 Empfehlung – Wer sollte Staffcloud wählen?

Mittelständische Zeitarbeitsfirmen mit 10-200 Mitarbeitern sind besonders geeignet für den Einsatz von Staffcloud. Das System bietet eine optimale Balance zwischen flexibler Einsatzplanung und hoher Compliance-Sicherheit für Personaldienstleister, die Wert auf Schweizer Datenhoheit legen.

Mehrstandort-Personaldienstleister profitieren von der mandantenfähigen Architektur von Staffcloud. Die Software ermöglicht die Verwaltung mehrerer Standorte oder Tochterfirmen in einem System mit zentraler Steuerung und Datenauswertung für effiziente Personaleinsatzplanung.

Zeitarbeitsfirmen mit hohem Mobilisierungsgrad erhalten mit Staffcloud ein Tool, das optimal für Unternehmen geeignet ist, deren Mitarbeiter primär dezentral/mobil arbeiten. Besonders die starke App-Integration und die digitalen Self-Service-Funktionen ermöglichen effiziente Arbeitsmodelle in der Zeitarbeit.

Personaldienstleister im Gesundheitswesen und der Pflege können mit Staffcloud spezifische Anforderungen dieser Branchen abdecken. Die Software berücksichtigt besondere Qualifikationsanforderungen und regulatorische Vorgaben in diesen sensiblen Bereichen, was sie besonders wertvoll für Personalvermittlung im Pflegesektor macht.

Entscheidende Auswahlkriterien:

1. Benötigen Sie ein System mit Schweizer Datenhaltung und hohen Datenschutzstandards?
2. Ist eine enge Integration in bestehende ERP- oder Lohnabrechnungssysteme erforderlich?
3. Wie wichtig ist Ihnen eine mobile Mitarbeiter-App für dezentrale Teams?
4. Benötigen Sie erweiterte Analysefunktionen oder reichen Standardreports?
5. Welche Branchen bedienen Sie mit Ihren Arbeitskräften und welche spezifischen Anforderungen bestehen dort?

Details zur Zeitarbeit: Staffcloud

Spezifische Ausrichtung macht Staffcloud zu einer spezialisierten HR Software für die Personaldienstleistungsbranche und die Zeitarbeit. Die Software adressiert die besonderen Herausforderungen der Arbeitnehmerüberlassung, temporären Personaleinsätze und der flexiblen Ressourcenplanung in unterschiedlichen Arbeitsmodellen.

Cloud-only-Konzeption liegt der Architektur von Staffcloud zugrunde. Die Lösung ist ausschließlich als Online-Service verfügbar und bietet keine On-Premise-Variante. Dies ermöglicht kontinuierliche Updates und standortunabhängigen Zugriff auf alle Funktionen der Personalverwaltung und Einsatzplanung für sämtliche Kategorien von Arbeitskräften.

Praxisorientierte Benutzeroberfläche wurde speziell für die täglichen Anforderungen von Disponenten in der Zeitarbeit entwickelt. Die Oberfläche priorisiert häufig benötigte Funktionen wie Einsatzplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung und macht sie mit wenigen Klicks zugänglich. Besonders für Zeit- und Personaldienstleister bietet dies einen erheblichen Effizienzgewinn im Tagesgeschäft bei der Verwaltung von Projekten und Einsätzen.

Wissenswertes zum Anbieter: Smartbridge AG

Spezialisierter Softwareanbieter mit Sitz in Zürich, die Smartbridge AG hat sich auf HR- und Workforce-Lösungen konzentriert. Mit etwa 50 Mitarbeitern zählt das Unternehmen zu den mittelständischen Anbietern, die sich auf den DACH-Raum fokussieren.

Branchenexpertise und Partnerschaften kennzeichnen die Marktpositionierung der Smartbridge AG. Das Unternehmen pflegt enge Beziehungen zu Branchenverbänden wie Swissstaffing und entwickelt seine Produkte in direkter Zusammenarbeit mit Kunden aus der Zeitarbeitsbranche, dem Gesundheitswesen und dem Event-Sektor. Diese Kooperationen fließen direkt in die Weiterentwicklung der Staffcloud Software ein und sorgen für praxisnahe Funktionen, die den Anforderungen verschiedener Branchen entsprechen.

Technische Details & Integration

Moderne Microservice-Architektur bildet das technische Fundament von Staffcloud. Diese Struktur ermöglicht flexible Erweiterungen und regelmäßige Updates ohne Systemunterbrechungen. Das API-first-Konzept mit REST-Schnittstellen und Webhooks vereinfacht die Integration in bestehende Systemlandschaften für Personaldienstleister aller Kategorien.

Browser- und Gerätekompatibilität ist durch die plattformunabhängige Konzeption gewährleistet. Staffcloud unterstützt alle gängigen Browser sowie native Apps für iOS (ab Version 12) und Android (ab Version 8). Dies ermöglicht eine nahtlose Nutzung der Zeiterfassung und anderer Funktionen auf verschiedenen Endgeräten, was besonders für mobile Arbeitskräfte wichtig ist und die flexible Handhabung von Arbeitszeiten verbessert.

Standardisierte Integrationspfade bestehen für etablierte ERP- und Lohnabrechnungssysteme. Staffcloud bietet vorkonfigurierte Schnittstellen zu Abacus und SAP B1, während weitere Integrationen über die dokumentierte API realisierbar sind. Bei komplexen Anforderungen unterstützt der Anbieter bei individuellen Integrationsprojekten, um alle Prozesse nahtlos mit bestehenden Systemen zu verbinden und unnötige Doppelerfassungen zu vermeiden.

Kosten & Preismodell

Nutzungsbasiertes Abo-Modell bildet die Grundlage der Preisstruktur von Staffcloud. Die Software wird als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) mit einer monatlichen Gebühr pro aktivem Nutzer angeboten. Detaillierte Staffelpreise sind nicht öffentlich dokumentiert und müssen direkt beim Anbieter angefragt werden.

Premium-Module mit Zusatzkosten erweitern die Grundfunktionen bei speziellen Anforderungen. Für das Analytics-Modul mit erweiterten Reporting-Funktionen sowie für umfangreiche API-Zugriffe fallen zusätzliche Gebühren an. Die genaue Preisgestaltung variiert je nach Unternehmensgröße und Nutzungsumfang der Personaldienstleister und sollte im Vergleich mit alternativen Lösungen evaluiert werden.

Implementierungsbudget sollte bei der Kalkulation der Gesamtkosten berücksichtigt werden. Die Grundimplementierung und Standardschulungen sind teilweise in der Jahresgebühr enthalten, während individuelle Anpassungen und Datenmigrationen häufig separat berechnet werden. Für mittelständische Zeitarbeitsfirmen ist mit einem initialen Aufwand zu rechnen, der sich je nach Komplexität und Datenvolumen unterscheidet.

Migration & Umstieg auf Staffcloud

Strukturiertes Migrationsvorgehen mit einem typischen Zeitrahmen von 3-4 Monaten charakterisiert den Umstieg auf Staffcloud. Der Prozess gliedert sich in Analyse- und Konzeptionsphase (2-4 Wochen), Konfiguration und Tests (4-6 Wochen) sowie Migration und Schulung (2-4 Wochen) der Mitarbeiter zur effektiven Nutzung aller Funktionen.

Datenübernahme durch Standard-Templates ermöglicht die strukturierte Überführung von Stammdaten. Staffcloud stellt CSV-Import-Vorlagen für gängige Datenkategorien bereit, während komplexere Migrationen über die API realisiert werden können. Die Qualität der Ausgangsdaten hat erheblichen Einfluss auf den Aufwand der Datenmigration und die spätere Effizienz der Einsatzplanung, weshalb eine gründliche Datenvorbereitung empfehlenswert ist.

Ressourcenbedarf für erfolgreiche Implementierung umfasst typischerweise einen internen Projektleiter, 1-2 IT-Supporter sowie die Beteiligung von Fachanwendern für Anforderungsdefinition und Tests. Die Anwender-Schulung erfolgt über Remote-Webinare, eine E-Learning-Plattform oder Onsite-Workshops, je nach Präferenz und Unternehmensgröße des Personaldienstleisters. Diese Investition zahlt sich durch optimierte Prozesse und bessere Übersicht in der täglichen Arbeit aus.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Intuitive Bedienung ermöglicht eine schnelle Einarbeitung neuer Nutzer. Die auf Zeitarbeitsprozesse optimierte Oberfläche reduziert den Schulungsaufwand und steigert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Disponenten, die täglich mit der Software arbeiten und mit einem Klick wichtige Informationen abrufen können.

Schweizer Datenhoheit bietet maximale Sicherheit für sensible Personalinformationen. Die ISO27001-zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz gewährleisten höchste Datenschutzstandards, was besonders für Personaldienstleister mit strengen Compliance-Anforderungen relevant ist.

Spezialisierte Branchenfunktionen für die Zeitarbeit differenzieren Staffcloud von generischen Planungstools. Vorgefertigte Workflows und Templates für unterschiedliche Branchen wie Pflege, Event Services oder Caterings beschleunigen die Implementierung und optimieren die täglichen Prozesse. Auch spezielle Anforderungen von Event Locations können berücksichtigt werden.

Effiziente mobile Prozesse unterstützen dezentrale Arbeitsmodelle in der Zeitarbeit. Die leistungsfähige Mitarbeiter-App mit umfassenden Self-Service-Funktionen ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und Zeiterfassung auch bei verteilten Teams und flexiblen Arbeitszeiten.

Fehlende Payroll-Integration erfordert die Anbindung separater Lohnabrechnungssysteme. Obwohl Staffcloud Schnittstellen zu gängigen Payroll-Lösungen bietet, ist keine vollständige End-to-End-Integration vorhanden, was bei der Verwaltung zahlreicher Arbeitskräfte einen zusätzlichen Prozessschritt bedeutet.

Eingeschränkte Reporting-Flexibilität bei komplexen Ad-hoc-Analysen. Für anspruchsvolle Auswertungen ist möglicherweise das kostenpflichtige Analytics-Modul erforderlich, und selbst damit bleiben die Möglichkeiten für Power-User teilweise limitiert.

Begrenzte Support-Zeiten ohne 24/7-Verfügbarkeit. Der Schweizer und deutsche Support operiert während Standardgeschäftszeiten, was bei dringenden Problemen außerhalb dieser Zeiten problematisch sein kann für Personaldienstleister mit Einsätzen rund um die Uhr.

Migrationsaufwand für Bestandsdaten sollte nicht unterschätzt werden. Je nach Qualität und Umfang der Daten aus Altsystemen kann die Überführung erhebliche interne Ressourcen binden, bevor die volle Effizienz der Einsatzplanung erreicht wird. Eine sorgfältige Planung der Datenmigration ist daher essentiell für den Projekterfolg.

Häufig gestellte Fragen zu Staffcloud

Wie funktioniert StaffCloud?

Staffcloud arbeitet als cloud-basierte HR Software für Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen. Disponenten planen Einsätze per Drag & Drop unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Arbeitskräfte. Mitarbeiter erhalten Einsatzangebote per App, können diese bestätigen und ihre Arbeitszeiten digital erfassen. Das System dokumentiert alle relevanten Prozesse und bereitet Daten für die Lohnabrechnung auf. Die Plattform ermöglicht einen zentralen Überblick über alle Einsätze, Kunden und Mitarbeiter, wodurch die Personaleinsatzplanung deutlich effizienter wird und nichts mehr vergessen wird.

Wie hoch ist das Fahrgeld für Zeitarbeit?

Staffcloud selbst legt keine Fahrgelder fest, sondern bietet die Infrastruktur zur Verwaltung dieser Zusatzleistungen. Die Höhe des Fahrgeldes wird vom jeweiligen Personaldienstleister entsprechend gesetzlicher Vorgaben, Tarifverträge oder interner Richtlinien bestimmt. Die Software ermöglicht die konfigurierbare Erfassung und Abrechnung von Fahrtkosten nach verschiedenen Modellen (Pauschalen oder kilometerbasiert). Typischerweise bewegen sich Fahrgelder zwischen 0,20€ und 0,30€ pro Kilometer oder werden als Pauschale gezahlt. In Staffcloud können diese Konditionen individuell pro Kunde oder Einsatz hinterlegt und automatisch bei der Zeiterfassung berücksichtigt werden.

Wie viel verdient eine Zeitarbeitsfirma pro Stunde?

Die Marge einer Zeitarbeitsfirma variiert je nach Branche, Qualifikationsniveau der Arbeitskräfte und regionalen Marktbedingungen. Typischerweise liegt sie zwischen 20-40% auf den Stundenlohn der überlassenen Mitarbeiter. In der Pflege oder im Gesundheitswesen können die Margen aufgrund des Fachkräftemangels höher ausfallen. Staffcloud selbst beeinflusst diese Marge nicht direkt, hilft jedoch durch effizientere Prozesse und bessere Auslastung, die Rentabilität zu optimieren. Die Software gibt Personaldienstleistern einen besseren Überblick über Kosten und Erträge je Mitarbeiter und Einsatz, sodass unprofitable Projekte schneller identifiziert werden können.

Welche Zeitarbeit zahlt am meisten?

Die Vergütung in der Zeitarbeit unterscheidet sich stark nach Branche, Region und Qualifikation. Überdurchschnittliche Vergütungen finden sich oft in spezialisierten Bereichen wie IT, Gesundheitswesen/Pflege und im technischen Engineering. Personaldienstleister, die auf Fachkräfte in Mangelberufen spezialisiert sind, zahlen typischerweise höhere Gehälter. Besonders im Bereich Pflege und Event Services haben sich die Vergütungen in den letzten Jahren positiv entwickelt. Staffcloud selbst hat keinen direkten Einfluss auf die Vergütungshöhe, ermöglicht jedoch transparente Dokumentation der vereinbarten Konditionen und unterstützt Personaldienstleister bei der effizienten Verwaltung unterschiedlicher Tarifstrukturen und Arbeitsmodelle.

Was brauche ich für eine Zeitarbeitsfirma?

Für den Betrieb einer Zeitarbeitsfirma werden eine behördliche Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung, ausreichendes Startkapital, Branchenkenntnisse und eine effiziente Verwaltungsstruktur benötigt. Softwareseitig ist ein spezialisiertes HR-Software-System wie Staffcloud empfehlenswert, das Personalverwaltung, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Vertragsmanagement abdeckt. Zusätzlich sind ein Lohnabrechnungssystem sowie Tools für Rekrutierung und Bewerberakquise essenziell. Nicht zuletzt benötigt die Zeitarbeitsfirma eine funktionierende Website zur Darstellung der Dienstleistungen und zur Gewinnung neuer Kunden und Bewerber. Staffcloud bietet hierfür alle notwendigen Funktionen zur effizienten Personalverwaltung und Einsatzplanung, um den administrativen Aufwand zu minimieren und den Fokus auf das Kerngeschäft zu legen.

Ist Zeitarbeit lukrativ?

Die Rentabilität einer Zeitarbeitsfirma hängt von verschiedenen Faktoren ab: Spezialisierungsgrad, regionales Marktumfeld, Branchenfokus und operativer Effizienz. Personaldienstleister mit Nischenfokus, etwa im Gesundheitswesen, der Pflege oder bei spezialisierten technischen Berufen, erzielen tendenziell höhere Margen als solche mit austauschbaren Arbeitskräften. Eine spezialisierte Software wie Staffcloud kann durch Prozessoptimierung, effizientere Einsatzplanung und reduzierten Verwaltungsaufwand die Profitabilität verbessern, insbesondere durch die Minimierung von Leerlaufzeiten und optimierte Personaleinsatzplanung. Durchschnittliche Gewinnmargen liegen je nach Branche zwischen 3% und 12% vom Umsatz. Mit dem richtigen Tool für die Personalverwaltung und einer klaren Fokussierung auf spezifische Branchen oder Dienstleistungen lassen sich diese Margen durch Effizienzsteigerung und strategische Positionierung am Markt oft verbessern.