Timecount Software | Software für Zeitarbeit | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟩 Funktionen – Was kann die Software?

Zeiten erfassen & überwachen:

• Mitarbeiter App mit GPS- und QR-Code-Check-In/Out für externe Mitarbeitende (auch offline nutzbar per App)
• Automatische Compliance-Prüfung (Arbeitszeitgesetz, iGZ/DGB-Tarifwerke) für eine effiziente Zeiterfassung
• Überstunden- und Zuschlagsberechnung gemäß Kundenvorgaben und Tarifwerken mit automatischer Bruttolohnberechnung

Einsätze planen & steuern:

• Drag-&-Drop-Schichtplaner mit Qualifikationen und Verfügbarkeiten sowie flexiblem Abgleich
• Frühwarnsystem bei Unter-/Überbesetzung und kritischen Fristen (z.B. Höchstüberlassungsdauer) für kurzfristige Einsätze
• Push-Benachrichtigungen für neue Einsätze und Änderungen via App mit allen Einsatzinformationen

Administration & Compliance:

• Digitale Personalakte mit Zertifikats- und Qualifikationsmanagement und Ablauferinnerungen
• Abwesenheits-Workflow mit Genehmigungsprozess für Urlaubsanträge
• Self-Service-Portal für externe Mitarbeitende (Stundenübersicht, Urlaubsanträge) mit Timecount

Daten & Abrechnung:

• Direkte Schnittstellen zu Lohnsystemen (DATEV, SAP, Personio) für die Lohnabrechnung
• CSV/XML/IDX-Export für Payroll und Zeitwirtschaft
• Mandantenfähigkeit für mehrere Niederlassungen/Tochtergesellschaften in unserer Software

Analyse & Integration:

• Echtzeit-Reporting für Personalplaner und Disponenten (Auslastung, Fehlzeiten, Zeitkonten)
• REST-API und Webhooks für Echtzeit-Integrationen mit Drittsystemen
• KI-gestützte Plausibilitätsprüfungen für automatisch erfasste Zeiten

🟨 Besonderheiten – Was macht Timecount einzigartig?

Zeitarbeitsspezifische Compliance-Engine integriert vollständig die iGZ/DGB-Tarifwerke mit automatischer Überprüfung und Warnsystem für AÜG-Einhaltung (Höchstüberlassungsdauer, Equal-Pay-Fristen). Dies verhindert teure Compliance-Verstöße und reduziert den manuellen Prüfaufwand für Personaldienstleister der Zeitarbeitsbranche erheblich.

Mobile-First mit Offline-Funktionalität ermöglicht die Zeiterfassung auch ohne Netzverbindung, mit automatischer Synchronisierung bei Wiederverbindung. Die Timecount Mitarbeiter App mit der Kombination aus GPS-Tracking und QR-Code-Option bietet mehr Flexibilität als die Web-only-Lösungen vieler Mitbewerber, was besonders für Zeitarbeitnehmende mit wechselnden Einsatzorten vorteilhaft ist.

Schnelle Implementierung wird mit 4-6 Wochen bis zum Go-Live erreicht, was deutlich schneller ist als der Branchendurchschnitt von 3-6 Monaten. Dies wurde durch erfolgreiche Kundenprojekte wie bei der Zeitarbeit Nord GmbH belegt und führt zu reduzierten Implementierungskosten sowie einem beschleunigten Return on Investment. Der Planungsprozess mit wiederkehrenden Schichten kann so zügig digitalisiert werden.

Einschränkungen bestehen darin, dass sich die Lösung auf die Kernprozesse rund um Zeiterfassung und Abrechnung, Einsatzplanung und Compliance konzentriert. Für tiefergehende Integrationen in Bewerbermanagement, Faktura oder komplexe Provisionsabrechnungen sind Schnittstellen zu Drittsystemen erforderlich. Die Software für Zeitarbeit bietet weniger Funktionstiefe in diesen angrenzenden Bereichen im Vergleich zu umfassenderen ERP-Lösungen.

🟥 Empfehlung – Wer sollte Timecount wählen?

Mittelständische Personaldienstleister mit 50-500 Zeitarbeitnehmenden profitieren besonders von Timecount, wenn sie eine moderne, mobile Lösung für ihre operativen Prozesse suchen. Die intuitive Benutzeroberfläche und die schnelle Implementierung ermöglichen eine zügige Digitalisierung ohne übermäßigen Schulungsaufwand oder lange Projektlaufzeiten.

Zeitarbeitsbetriebe mit vielen wechselnden Einsatzorten finden in Timecount eine passende Lösung durch die mobile App mit Offline-Funktionalität. Die kombinierte GPS- und QR-Code-Erfassung erhöht die Zuverlässigkeit der erfassten Zeiten und reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen externen Mitarbeitenden, Einsatzunternehmen und Disposition bei kurzfristigen Einsätzen.

Unternehmen im Schichtbetrieb mit komplexen Zeitarbeits-Tarifstrukturen können mit der spezialisierten Compliance-Engine von Timecount den administrativen Aufwand für die korrekte Abrechnung nach iGZ/DGB-Tarifwerk erheblich reduzieren. Die automatische Berechnung von Zuschlägen und die Überwachung von Equal-Pay-Fristen minimieren Fehlerrisiken bei der Erstellung der Dienstpläne.

Personaldienstleister im Umstieg von manuellen oder Excel-basierten Prozessen erhalten mit Timecount eine strukturierte, aber nicht überkomplexe Einstiegslösung. Der modulare Aufbau erlaubt eine schrittweise Digitalisierung, beginnend mit den dringlichsten Prozessen wie Zeiterfassung und Personalplanung. Die Software hilft bei der effizienten Koordination der notwendigen Informationen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Priorisierung von Benutzerfreundlichkeit und mobilem Zugriff für die täglichen Kernprozesse
• Bedarf an zeitarbeitsspezifischer Compliance-Automatisierung (iGZ/DGB, AÜG)
• Schnelle Implementierungszeit und niedrige technische sowie finanzielle Einstiegshürden
• Verfügbarkeit guter Schnittstellen zu bestehenden Lohn- und ERP-Systemen

Details zur Zeitarbeit: Timecount

Spezialisierte Ausrichtung kennzeichnet Timecount als eine Software für Zeitarbeit, die gezielt für die operativen Kernprozesse von Personaldienstleistern entwickelt wurde. Im Gegensatz zu generischen Zeiterfassungslösungen oder umfassenden ERP-Systemen konzentriert sich die Anwendung auf die spezifischen Anforderungen der Zeitarbeitsbranche, von der Zeiterfassung über die Personalplanung bis hin zur Compliance und Abrechnungsvorbereitung.

Konsequent intuitive Benutzerführung steht im Zentrum der Software-Philosophie, was sich in kurzen Einarbeitungszeiten für alle Nutzergruppen niederschlägt. Die Benutzeroberfläche wurde für verschiedene Rollen optimiert – von externen Mitarbeitenden über Personalplaner bis hin zu HR und Lohnbuchhaltung – und ermöglicht so eine effiziente Nutzung ohne lange Schulungsphasen. Die Timecount Mitarbeiter App für Zeitarbeitnehmende folgt demselben Prinzip und wurde für die Bedürfnisse dieser Nutzergruppe optimiert.

Kompakte Alternativlösung positioniert sich Timecount im Vergleich zu umfassenderen ERP-Lösungen wie zvoove als schlankere, fokussiertere Option mit potenziell schnellerer Amortisation bei geringerer Komplexität. Unsere Software eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre operativen Prozesse digitalisieren möchten, ohne ein komplexes Gesamtsystem implementieren zu müssen, und die Wert auf mobile Prozesse und moderne Benutzerführung legen.

Wissenswertes zum Anbieter: Timecount GmbH

Agile Entwicklung und regelmäßige Updates charakterisieren die Timecount GmbH mit Sitz in München, die 2015 gegründet wurde und heute etwa 50 Mitarbeitende beschäftigt. Das Unternehmen setzt auf einen modernen Entwicklungsansatz, der besonders bei häufigen Änderungen in Tarifwerken und der Gesetzgebung relevant ist, da Anpassungen schnell implementiert werden können.

Kundenorientierte Produktentwicklung erfolgt in Zusammenarbeit mit einem Kundenbeirat aus Personaldienstleistern, wodurch die Praxisrelevanz neuer Funktionen sichergestellt wird. Als spezialisierter Anbieter für die Zeitarbeit positioniert sich das Unternehmen zwischen generischen Zeiterfassungslösungen und umfassenden Branchen-ERPs und konzentriert sich auf die digitale Transformation der operativen Prozesse im Personaldienstleistungssektor mit flexiblen Berechnungslogiken.

Technische Details & Integration

Cloud-Architektur mit Microservices bildet die Grundlage der Timecount-Software, wodurch automatische Updates ohne Ausfallzeiten möglich sind. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Weiterentwicklung mit schneller Implementierung neuer Funktionen und regulatorischer Anforderungen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Die moderne Architektur unterstützt zudem die Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen und Konzernstrukturen.

Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten stehen durch REST-APIs, Webhooks und standardisierte Schnittstellen zu gängigen Lohn- und ERP-Systemen zur Verfügung. Die Anbindung an DATEV, SAP, Personio und weitere Systeme ist bereits vorgesehen, während die offene API-Struktur auch kundenspezifische Integrationen ermöglicht. Für den Datenaustausch werden branchenübliche Formate wie CSV, XML und IDX unterstützt, was den Erhalt von Informationen aus verschiedenen Quellen vereinfacht.

DSGVO-konforme Datenhaltung wird durch die Speicherung in deutschen Rechenzentren (ISO/IEC 27002) gewährleistet, mit All-In-Transit/At-Rest-Verschlüsselung und regelmäßigen Sicherheitsaudits. Die mandantenfähige Architektur stellt sicher, dass Daten verschiedener Niederlassungen oder Tochtergesellschaften sauber getrennt bleiben, während gleichzeitig übergreifende Auswertungen möglich sind.

Kosten & Preismodell

Software-as-a-Service bildet die Grundlage des Preismodells von Timecount, mit monatlichen Nutzerlizenzen und Staffelpreisen je nach Nutzerzahl und gebuchten Modulen. Dieses Modell ermöglicht eine flexible Skalierung der Lösung mit dem Unternehmenswachstum und vermeidet hohe Anfangsinvestitionen.

Einmalige Setup-Fee fällt zusätzlich zu den laufenden Lizenzgebühren an und deckt die Kosten für die Initialeinrichtung, Grundkonfiguration und Datenmigration. Die Gesamtkosten (TCO) umfassen neben den Lizenzgebühren auch mögliche Kosten für individuelle Schnittstellen und interne Ressourcen während der Implementierung der Software für Zeitarbeit.

Individuelle Angebotserstellung ist notwendig, da keine öffentliche Preisliste verfügbar ist. Die Gesamtkosten variieren je nach Unternehmensgröße, Modulauswahl und Integrationsanforderungen. Für eine genaue Kosteneinschätzung empfiehlt sich eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Anbieter unter Angabe der spezifischen Anforderungen und Nutzeranzahl im Bereich Zeitwirtschaft und Personalplanung.

Migration & Umstieg auf Timecount

Strukturierter Implementierungsprozess in drei Phasen – Analyse, Datenmigration und Go-Live mit Hypercare – dauert typischerweise 4-8 Wochen. Dies ist deutlich schneller als bei umfangreichen ERP-Lösungen, erfordert jedoch eine gute Vorbereitung und klare Priorisierung der zu implementierenden Funktionen. Die Analyse-Phase identifiziert die spezifischen Anforderungen und legt den Planungsprozess fest.

Datenqualität als kritischer Erfolgsfaktor beeinflusst maßgeblich den Aufwand und die Dauer der Migration. Die Bereinigung und Aufbereitung der Stammdaten aus Altsystemen oder Excel-Tabellen sollte frühzeitig beginnen. Für die Datenmigration werden standardisierte Import-Vorlagen bereitgestellt, die eine strukturierte Übernahme von Mitarbeitenden-, Kunden- und Einsatzdaten ermöglichen.

Change Management und Nutzereinbindung sind entscheidend für die erfolgreiche Umstellung. Für die Implementierung werden typischerweise ein Key-User (idealerweise aus Disposition/HR) und ein IT-Ansprechpartner mit etwa 20 Stunden pro Woche benötigt, bei größeren Projekten zusätzlich ein Projektleiter. Die frühzeitige Einbindung der Endanwender und die Benennung von Super-Usern als erste Ansprechpartner fördern die Akzeptanz und beschleunigen die Einarbeitung in die Erstellung von wiederkehrenden Dienstplänen.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Hohe Benutzerakzeptanz durch moderne, intuitive Oberfläche und mobilfähige Lösung. Die Software wurde speziell für die Bedürfnisse von Zeitarbeitsunternehmen entwickelt und berücksichtigt die täglichen Arbeitsabläufe der verschiedenen Nutzergruppen.

Spezialisierte Zeitarbeits-Compliance mit automatischer Berücksichtigung von iGZ/DGB-Tarifwerken, AÜG-Regelungen und Arbeitszeitgesetzen reduziert Risiken und manuelle Prüfaufwände erheblich.

Schnelle Implementierung mit typischerweise 4-6 Wochen bis zum Go-Live beschleunigt den ROI im Vergleich zu umfangreicheren Lösungen mit längeren Projektlaufzeiten.

Mobile-First-Ansatz mit Offline-Funktionalität ermöglicht zuverlässige Zeiterfassung auch bei wechselnden Einsatzorten und in Bereichen mit schlechter Netzabdeckung, basierend auf den Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden.

Modulare Erweiterbarkeit erlaubt einen schrittweisen Einstieg und die gezielte Digitalisierung der dringlichsten Prozesse ohne sofortige Komplettumstellung, inklusive der Verwaltung offener Schichten.

Einarbeitungsaufwand für komplexere Module wie die Schichtplanung ist trotz intuitiver Oberfläche nicht zu unterschätzen und erfordert dedizierte Schulungszeit für Disponenten und Personalplaner.

Zusatzkosten für tiefergehende Integrationen können entstehen, wenn spezifische Schnittstellen zu hauseigenen Systemen oder Nischenlösungen erforderlich sind, die nicht durch die Standardkonnektoren abgedeckt werden.

Weniger Funktionstiefe in angrenzenden Bereichen wie Faktura, vollumfängliches Bewerbermanagement oder komplexe Provisionsabrechnungen im Vergleich zu umfassenden ERP-Lösungen.

Abhängigkeit von der API-Qualität bei der Integration mit bestehenden Systemen kann die Umsetzungsgeschwindigkeit und den Implementierungsaufwand beeinflussen.

Individuelle Anpassbarkeit ist im Vergleich zu On-Premise-Lösungen eingeschränkter, da es sich um eine standardisierte Cloud-Lösung handelt.

Häufig gestellte Fragen zu Timecount

Ist Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Ja, in Deutschland besteht gemäß dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Das BAG hat entschieden, dass bereits nach geltendem Recht eine Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit besteht, abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Für Zeitarbeitsunternehmen ist die gesetzeskonforme Erfassung besonders relevant, da sie sowohl dem Arbeitszeitgesetz als auch den spezifischen Regelungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) unterliegen.

Timecount unterstützt diese gesetzliche Anforderung durch automatisierte Zeiterfassung mit Compliance-Prüfung gegen das Arbeitszeitgesetz und die relevanten Tarifwerke. Die Software dokumentiert Arbeitszeiten lückenlos und warnt bei drohenden Verstößen gegen Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten, was insbesondere bei wechselnden Einsätzen und verschiedenen Kundentarifwerken in der Zeitarbeit komplex sein kann.

Können Vorgesetzte Zeiten für Mitarbeitende erfassen oder korrigieren?

Ja, Timecount ermöglicht Disponenten und Vorgesetzten sowohl die nachträgliche Erfassung als auch die Korrektur von Arbeitszeiten für Mitarbeitende. Diese Funktion ist mit einem mehrstufigen Berechtigungskonzept ausgestattet, das genau regelt, wer Änderungen vornehmen darf. Jede Änderung wird im System protokolliert und bleibt nachvollziehbar, wodurch die notwendige Transparenz gewährleistet wird.

Typische Szenarien für Korrekturen umfassen vergessene Buchungen, technische Probleme bei der Zeiterfassung oder nachträgliche Anpassungen aufgrund von Kundenrückmeldungen. Die Software bietet dabei verschiedene Möglichkeiten: von der kompletten Neuerfassung über die Korrektur einzelner Parameter bis hin zur Genehmigung pendenter Zeitbuchungen. Für Zeitarbeitsunternehmen ist diese Flexibilität besonders wichtig, da die Abstimmung zwischen externen Mitarbeitenden, Einsatzunternehmen und internen Personalplanern häufig Korrekturbedarf mit sich bringt.

Können Zeiterfassung mit der Lohnabrechnung verbunden werden?

Ja, Timecount bietet standardisierte Schnittstellen zu gängigen Lohnabrechnungssystemen wie DATEV, SAP und Personio. Die erfassten und geprüften Zeitdaten können direkt in die Lohnabrechnung exportiert werden, was den manuellen Übertragungsaufwand eliminiert und Fehlerquellen reduziert.

Die Software berechnet automatisch Überstunden, Zuschläge und Auslösen gemäß den hinterlegten Tarifwerken und Kundenvorgaben. Besonders für Zeitarbeitsunternehmen mit komplexen Abrechnungsmodellen bietet die Integration erhebliche Vorteile: Die zeitarbeitsspezifischen Berechnungslogiken für iGZ/DGB-Tarifwerke, Equal-Pay-Regelungen und Branchenzuschlagstarife werden automatisch angewendet und die Ergebnisse strukturiert für die Lohnbuchhaltung aufbereitet. Der Export erfolgt in branchenüblichen Formaten (CSV, XML, IDX), wodurch eine nahtlose Übernahme in die verschiedenen Lohnsysteme gewährleistet wird.

Was versteht man unter digitaler Zeiterfassung?

Unter digitaler Zeiterfassung versteht man die elektronische Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten, die das manuelle Führen von Zeitkarten oder Stundenaufzeichnungen ersetzt. Sie umfasst verschiedene Methoden wie Terminal-Buchungen, Browser-basierte Eingaben oder mobile Apps mit Check-in/Check-out-Funktionen.

In modernen Systemen wie Timecount geht digitale Zeiterfassung weit über das bloße Registrieren von Kommen und Gehen hinaus. Sie beinhaltet die automatische Berechnung von Arbeitszeitsalden, die Zuordnung von Zeiten zu Projekten oder Kostenstellen, die Prüfung gegen gesetzliche und tarifliche Vorgaben sowie die Vorbereitung der Daten für die Lohnabrechnung. Für Zeitarbeitsunternehmen ist besonders wertvoll, dass Einsatzzeiten bei verschiedenen Kundenunternehmen mit unterschiedlichen Konditionen erfasst und korrekt zugeordnet werden können.

Durch KI-gestützte Plausibilitätsprüfungen können zudem Erfassungsfehler oder ungewöhnliche Muster identifiziert werden, was die Datenqualität erhöht und administrative Nacharbeiten minimiert. Die Integration in den gesamten Workflow von der Personalplanung bis zur Abrechnung schafft einen durchgängig digitalen Prozess ohne Medienbrüche.

Welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung gibt es bei Timecount?

Timecount bietet verschiedene flexible Erfassungsmethoden, die den unterschiedlichen Anforderungen in der Zeitarbeit gerecht werden:

Die Mitarbeiter App mit GPS- und QR-Code-Check-In/Out ist besonders für externe Mitarbeitende an wechselnden Einsatzorten geeignet. Sie funktioniert auch im Offline-Modus und synchronisiert automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Durch die GPS-Validierung wird sichergestellt, dass Mitarbeitende tatsächlich am Einsatzort sind, während die QR-Code-Option zusätzliche Sicherheit bietet.

Web-basierte Erfassung ermöglicht die Zeitbuchung direkt im Browser, ideal für Mitarbeitende mit Computerzugang oder für administrative Kräfte, die überwiegend an festen Arbeitsplätzen tätig sind. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet und passt sich an verschiedene Endgeräte an.

Terminal-Lösungen können für Einsatzorte mit vielen Mitarbeitenden und festen Ein-/Ausgängen angebunden werden. Timecount unterstützt die Integration verschiedener Hardware-Terminals über standardisierte Schnittstellen.

Nachträgliche Erfassung und Korrektur durch Disponenten oder Vorgesetzte ergänzt die Möglichkeiten für Szenarien, in denen die direkte Erfassung nicht möglich war oder Anpassungen erforderlich sind. Dieser Prozess ist mit entsprechenden Genehmigungsworkflows und Nachvollziehbarkeit abgesichert.

Das Self-Service-Portal für externe Mitarbeitende bietet zudem die Möglichkeit, erfasste Zeiten einzusehen, Stundenzettel zu kontrollieren und bei Bedarf Korrekturen anzustoßen, was die Transparenz erhöht und Nachfragen reduziert.