Smarty | Software für Psychotherapeuten | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Smarty Praxissoftware?

Die Smarty Praxisverwaltungssoftware bietet eine umfassende Lösung für den Praxis-Alltag von Psychotherapeuten, Ärzten und verwandten Fachbereichen mit spezialisierten Funktionen für verschiedene Arbeitsbereiche.

Terminmanagement: Online-Terminbuchung mit automatischen Wartelisten, E-Mail/SMS-Erinnerungen und Ressourcenplanung für Praxisräume. Der integrierte Terminkalender ermöglicht eine effiziente Terminplanung und Terminvergabe für Patienten. Die Praxissoftware unterstützt die Verwaltung komplexer Termine für Psychotherapeuten und Ärzte gleichermaßen.

Patientenverwaltung: Digitale Patientenakte mit strukturierter Dokumentation von Anamnese, Verlauf und Befunden. Die Praxisverwaltungssoftware unterstützt DSGVO-konforme Versionierung mit Änderungsprotokoll und sichert alle Patientendaten verschlüsselt. Das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) ermöglicht die automatische Übernahme von Patientenstammdaten.

Therapiespezifische Dokumentation: Vorgefertigte Vorlagen für Verhaltenstherapie, Tiefenpsychologie und weitere Verfahren der Psychotherapie. Strukturierte Sitzungsnotizen mit Schlagwort-Tagging erleichtern die Dokumentation für Psychotherapeuten und Psychiater erheblich. Das Praxisverwaltungsprogramm berücksichtigt die besonderen Anforderungen der Psychiatrie und Anästhesie.

Videosprechstunde: KBV-zertifizierte, verschlüsselte Teletherapie mit Servern in Deutschland. Die Video-Funktionen sind nahtlos in die Patientenakte integriert, ohne externe Tools zu benötigen. Psychotherapeuten können ihre Video-Termine direkt über das System abrechnen.

Abrechnung: Automatisierter Export von GOÄ/EBM-Rechnungen mit direkter Schnittstelle zu Abrechnungsdienstleistern. Die Smarty Praxissoftware erstellt Auslastungs- und Honorarstatistiken für einen detaillierten Überblick über die Praxis-Leistungen. Anästhesisten, Neurologen und Psychiater profitieren von spezialisierten Abrechnungsmodulen.

Patientenportal: Sicherer Zugang für Patienten zur Terminbuchung, Befundabruf und Hausaufgaben-Verwaltung über eine benutzerfreundliche Anwendung. Das Portal verbessert die Kommunikation zwischen Praxis und Patienten nachhaltig.

Mobile Funktionen: iOS Smarty und Android Apps ermöglichen Ärzten und Psychotherapeuten den mobilen Zugriff auf Terminkalender und Patientendaten. Die Micro Smarty Version optimiert die mobile Nutzung für kleinere Praxen.

Automatisierung: Wiedervorlagen für Follow-ups, automatische Erinnerungs-Workflows und strukturierte Hausaufgaben-Verwaltung optimieren die Praxis-Prozesse. Diese Funktionen reduzieren den administrativen Aufwand für Psychotherapeuten und Ärzte spürbar.

IT-Sicherheit & Backup: Tägliche verschlüsselte Backups mit 30-Tage-Aufbewahrung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ISO 27001-zertifizierte IT-Sicherheit. Der Datenschutz entspricht den hohen Anforderungen für Patientendaten in Deutschland.

Schnittstellen: REST-API mit Webhook-Unterstützung und FHIR-Basis für zukünftige TI-Anbindungen an die Telematikinfrastruktur. Das System unterstützt das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) für eine effiziente Patientenverwaltung.

🟨 Besonderheiten – Was macht Smarty einzigartig?

Vollintegrierte KBV-zertifizierte Videosprechstunde unterscheidet die Smarty Praxissoftware von anderen Anbietern. Die Teletherapie ist nicht nur technisch integriert, sondern auch bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung als zertifizierter Videodienstanbieter gelistet. Psychotherapeuten und Ärzte benötigen keine separaten Verträge oder externe Tools und können Videositzungen direkt mit den Krankenkassen abrechnen - ein entscheidender Vorteil für die Praxis.

Der deutsche Mittelweg in der Softwarearchitektur kombiniert die regulatorische Tiefe etablierter deutscher Praxisverwaltungssysteme mit moderner Cloud-Technologie. Die New Media Company GmbH bietet die Abrechnungssicherheit traditioneller Systeme bei gleichzeitiger Benutzerfreundlichkeit internationaler Cloud-Lösungen. Diese Balance macht Smarty zu einer attraktiven Praxissoftware für moderne Psychotherapeuten.

Quartalsweise Weiterentwicklung mit direktem Anwenderfeedback kennzeichnet die agile Entwicklung der Praxisverwaltungssoftware. Das Team der New Media Company GmbH & Co. KG beschäftigt Psychotherapeuten in beratender Funktion und entwickelt die Software kontinuierlich nach Nutzerbedürfnissen weiter. Diese praxisnahe Entwicklung berücksichtigt die spezifischen Anforderungen von Psychotherapeuten, Psychiatern und Neurologen.

Moderne API mit Webhook-Unterstützung ermöglicht automatische Benachrichtigungen an externe Systeme. Während etablierte Anbieter meist auf veraltete Schnittstellen setzen, bietet die Smarty Praxissoftware eine OpenAPI 3.0-konforme REST-API für individuelle Automatisierungen. Dies erleichtert die Integration mit anderen Praxissystemen erheblich.

iOS Smarty Integration optimiert die mobile Nutzung speziell für Apple-Geräte, was bei vielen Ärzten und Psychotherapeuten beliebt ist. Die nahtlose Integration zwischen Desktop- und mobiler Anwendung verbessert die Effizienz im Praxisalltag.

Einschränkungen bestehen bei der FHIR-Schnittstelle, die noch nicht vollumfänglich ausgebaut ist. Dies könnte zukünftige TI-Integrationen wie die elektronische Patientenakte limitieren. Die Software eignet sich primär für kleinere bis mittelgroße Praxen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Smarty wählen?

Einzelpraxen und kleine Gemeinschaftspraxen mit 1-5 Behandlern profitieren besonders von der niedrigen Einstiegshürde und schnellen Implementierung der Praxisverwaltungssoftware. Diese Zielgruppe benötigt eine All-in-One-Lösung ohne hohe Anfangsinvestition und schätzt die integrierte Videosprechstunde für moderne Arbeitsweisen. Psychotherapeuten in dieser Größenordnung finden in Smarty eine passende Praxissoftware.

Neu gegründete oder modernisierungswillige Praxen finden in der Smarty Praxisverwaltungssoftware eine zukunftsfähige Lösung. Psychotherapeuten, die von Anfang an digitale, DSGVO-konforme Prozesse etablieren wollen, erhalten die Kombination aus regulatorischer Sicherheit und modernen Workflows. Die Software unterstützt sowohl die Bedürfnisse von Psychiatern als auch Anästhesisten.

Teletherapie-affine Therapeuten nutzen die nahtlose Integration der KBV-zertifizierten Videosprechstunde optimal. Psychiater, Neurologen und Anästhesisten, die Video-Termine anbieten möchten, vermeiden durch die integrierte Lösung Medienbrüche und Zusatzkosten. Die Praxissoftware ermöglicht eine einheitliche Dokumentation für alle Behandlungsformen.

Technikaffine Praxen mit Automatisierungswunsch können die offene API für individuelle Anbindungen nutzen. Beispiele sind die Verknüpfung mit der Praxis-Website oder Buchhaltungstools für optimierte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen. Diese Funktionen machen Smarty zu einer flexiblen Praxisverwaltungssoftware.

Entscheidende Auswahlkriterien für Praxissoftware:

• Regulatorische Sicherheit: DSGVO-Konformität, Datenschutz und deutsches Hosting versus internationale Tools
• Integration versus Best-of-Breed: Vollintegrierte Lösung versus Kombination spezialisierter Anwendungen
• Anpassbarkeit: Konfiguration innerhalb der Software versus externe Programmierung
• Kostentransparenz: Klare Preis-Struktur versus versteckte Zusatzkosten bei SMS-Kontingenten oder API-Nutzung

Details zur Praxis-Software für Psychotherapeuten: Smarty

Smarty positioniert sich als moderne Praxisverwaltungssoftware, die speziell für die Bedürfnisse von Psychotherapeuten, Psychiatern und verwandten Fachbereichen entwickelt wurde. Das Praxisverwaltungssystem berücksichtigt die Psychotherapie-Richtlinie des G-BA und die Anforderungen des § 203 StGB für den sicheren Umgang mit Patientendaten. Die Praxissoftware entspricht den hohen Standards des deutschen Gesundheitswesens.

Die Microservices-Architektur basiert auf PostgreSQL und NoSQL-Komponenten, wodurch die Software sowohl strukturierte Stammdaten als auch flexible Therapie-Dokumentation optimal verwaltet. Major-Updates erscheinen quartalsweise, während Minor-Updates alle 2-4 Wochen automatisch im Hintergrund eingespielt werden. Diese kontinuierliche Entwicklung macht Smarty zu einer zukunftssicheren Praxisverwaltungssoftware.

Der Fokus liegt auf praxisnahen Workflows für niedergelassene Psychotherapeuten und Ärzte. Spezialisierte Vorlagen für Verhaltenstherapie, Tiefenpsychologie und andere Verfahren unterstützen die tägliche Dokumentation. Die integrierte Lösung vereint Terminmanagement, Patientenakte, Abrechnung und Videosprechstunde in einem Praxisverwaltungsprogramm.

Systemvoraussetzungen für die optimal Nutzung umfassen Windows 11 Pro oder vergleichbare Betriebssysteme, Intel Core Prozessoren der aktuellen Generation und eine Internetverbindung mit mindestens 25 Mbit/s für die Videosprechstunde. Die 64-Bit Architektur gewährleistet optimale Performance bei der Verarbeitung großer Datenmengen.

Wissenswertes zum Anbieter: New Media Company GmbH & Co. KG

Die New Media Company GmbH & Co. KG wurde 2014 gegründet und beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter am Hauptsitz München. Das inhabergeführte Unternehmen ist seit mehreren Jahren profitabel und verfolgt eine produktgetriebene Strategie ohne Abhängigkeit von Risikokapital. Der Hersteller hat sich als Testsieger in verschiedenen Praxismanagement-Vergleichen etabliert.

Die Entwicklungsphilosophie zeichnet sich durch direkte Zusammenarbeit mit Psychotherapeuten und Praxismanagern aus, die in beratender Funktion zur Produktentwicklung beitragen. Diese praxisnahe Entwicklung spiegelt sich in der detaillierten API-Dokumentation und der Bereitschaft wider, auf Nutzerfeedback einzugehen. Die New Media Company GmbH arbeitet eng mit dem Deutschen Psychotherapeuten Netzwerk (DPNW) zusammen.

Kooperationen und Zusammenarbeit bestehen mit verschiedenen Ausbildungsinstituten für Psychotherapeuten sowie Fachverbänden der Psychiatrie und Anästhesie. Für Praxen ab 5 Lizenzen wird ein persönlicher Customer Success Manager als fester Ansprechpartner benannt. Der Anbieter führt regelmäßig Umfragen zur Benutzerfreundlichkeit durch und bezieht diese Angaben in die Weiterentwicklung ein.

Technische Details & Integration

Smarty basiert auf einer modernen Single-Page-Application (SPA), die eine flüssige, desktop-ähnliche Bedienung im Browser ermöglicht. Das Hosting erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung für maximale IT-Sicherheit und Datenschutz-Konformität. Die Praxisverwaltungssoftware erfüllt alle Anforderungen des SGB V für die Verarbeitung von Patientendaten.

Die REST-API folgt dem OpenAPI 3.0-Standard und bietet öffentlich zugängliche Swagger-Dokumentation mit interaktiven Beispielen. Besonders fortschrittlich ist die Webhook-Unterstützung, die externe Systeme aktiv über Ereignisse wie neue Online-Termine benachrichtigt. Dies übertrifft das übliche "Polling"-Verfahren etablierter Wettbewerber und macht Smarty zu einer modernen Praxissoftware.

TI-Integration (Telematikinfrastruktur) ermöglicht die Anbindung an das deutsche Gesundheitsnetzwerk für das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und andere TI-Dienste. Die KBV-Zertifizierung der Videosprechstunde wird jährlich erneuert und ist für die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen zwingend erforderlich.

Sicherheitsmaßnahmen umfassen jährliche Penetration-Tests durch externe Dienstleister und detaillierte Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Die Micro Smarty Version bietet zusätzliche Sicherheitsfeatures für kleinere Praxen mit besonderen Datenschutz-Anforderungen.

Kosten & Preismodell

Das Preis-Modell von Smarty basiert auf monatlichen Nutzerlizenzen zwischen 49-79 Euro pro Anwender für die Vollversion. Für Verwaltungsmitarbeiter ohne therapeutische Funktionen sind günstigere Admin-Lizenzen verfügbar. Staffelpreise greifen typischerweise ab 10 Lizenzen, was die Software für größere Praxen attraktiver macht.

Einmalige Kosten entstehen für Setup und Datenmigration (500-1.000 Euro) sowie Schulungen. Eine Beispielrechnung für eine 2-Therapeuten-Praxis über 3 Jahre ergibt: Einmalige Kosten 1.200 Euro plus jährlich 1.656 Euro Lizenzen = Gesamt-TCO von etwa 6.200 Euro. Die Micro Smarty Version für Einzelpraxen ist günstiger kalkuliert.

Versteckte Kosten können bei SMS-Kontingenten für Terminerinnerungen, komplexen Datenmigrationen aus Altsystemen und individueller API-Programmierung entstehen. Die Smarty Praxissoftware selbst verursacht keine unerwarteten Zusatzkosten, jedoch sollten externe Dienstleistungen kalkuliert werden. iOS Smarty Apps sind in den Lizenzgebühren enthalten.

Preis-Leistungs-Verhältnis wird durch die integrierte KBV-zertifizierte Videosprechstunde und umfassende Funktionen für Psychotherapeuten, Psychiater und Neurologen gerechtfertigt. Die Praxisverwaltungssoftware bietet mehr Leistungen als viele kostengünstigere Alternativen.

Migration & Umstieg auf Smarty

Der Umstellungsprozess dauert bei Einzelpraxen typischerweise 2-3 Wochen, bei Gemeinschaftspraxen 6-10 Wochen. Die Projektphasen umfassen Kick-off, Datenmigration, Konfiguration, Schulung und eine zweiwöchige Hypercare-Phase mit intensivem Support. Psychotherapeuten erhalten während dieser Zeit umfassende Unterstützung beim Wechsel der Praxissoftware.

Datenmigration erfolgt über CSV-Import für strukturierte Daten aus anderen Praxisverwaltungssystemen. Unstrukturierte Altdaten aus Word-Dokumenten können nur als PDF-Anhänge übernommen werden, was die spätere Auswertbarkeit einschränkt. Ein interner Projektverantwortlicher sollte 5-8 Stunden pro Woche während der Implementierung einplanen.

Kritischer Erfolgsfaktor ist die konsequente Nutzung im gesamten Team. Mischbetrieb mit Papierakten führt häufig zum Scheitern des Projekts. Eine klare Cut-off-Regelung und gezieltes Change-Management für erfahrene Psychotherapeuten sind essentiell. Die Benutzerfreundlichkeit der Software erleichtert die Akzeptanz bei Ärzten und Praxisteams.

Test-Phase ermöglicht Praxen, die Software vor dem endgültigen Wechsel ausführlich zu evaluieren. Während dieser Zeit können alle Funktionen der Praxisverwaltungssoftware getestet und die Eignung für die spezifischen Bedürfnisse überprüft werden.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Regulatorische Sicherheit durch DSGVO-konforme Datenhaltung in Deutschland und KBV-zertifizierte Videosprechstunde für sichere Abrechnung. Der Datenschutz entspricht den höchsten Standards für Patientendaten.

Integrierte Vollständigkeit vermeidet Medienbrüche zwischen Terminbuchung, Dokumentation, Video-Therapie und Abrechnung in einem Praxisverwaltungssystem. Diese Integration macht die tägliche Arbeit für Psychotherapeuten und Ärzte effizienter.

Moderne Technologie mit offener API ermöglicht individuelle Automatisierungen und Anbindung externer Tools. Die iOS Smarty Apps bieten mobilen Zugriff auf alle wichtigen Funktionen.

Praxisnahe Entwicklung durch direkte Einbindung von Psychotherapeuten in die Produktentwicklung und quartalsweise Updates. Diese Zusammenarbeit gewährleistet, dass die Software den realen Bedürfnissen entspricht.

Niedrige Einstiegshürde ohne hohe Anfangsinvestition oder komplexe On-Premise-Installation macht Smarty für kleine und mittlere Praxen zugänglich.

Spezialisierung auf Psychotherapeuten, Psychiater, Neurologen und Anästhesisten mit fachspezifischen Funktionen und Dokumentationsvorlagen.

Herausforderungen:

Anbieter-Abhängigkeit bei reiner SaaS-Lösung ohne Möglichkeit des eigenständigen Betriebs bei Unzufriedenheit mit dem Hersteller.

Begrenzte Anpassbarkeit im Vergleich zu On-Premise-Systemen, die durch IT-Dienstleister tiefgreifend modifiziert werden können.

FHIR-Limitierung durch noch nicht vollständig ausgebaute Schnittstelle für zukünftige TI-Integration und elektronische Patientenakte.

Kostenfallen bei SMS-Kontingenten und individueller API-Programmierung durch externe Dienstleister können den Preis für die Praxissoftware erhöhen.

Reporting-Funktionen sind weniger umfangreich als bei spezialisierten Business-Intelligence-Tools für größere Praxisverbünde.

Skalierungsgrenze bei sehr großen Praxen mit mehr als 20 Behandlern könnte die Performance beeinträchtigen.

Häufig gestellte Fragen zu Smarty

Was bedeutet Smarty?

Smarty ist der Produktname der Praxisverwaltungssoftware der New Media Company GmbH & Co. KG. Der Name steht für eine intelligente, benutzerfreundliche Lösung für Psychotherapeuten, Ärzte und verwandte Fachbereiche. Die Software kombiniert moderne Cloud-Technologie mit deutschen Compliance-Standards und wurde speziell für die Bedürfnisse der Praxis entwickelt. Die verschiedenen Versionen wie iOS Smarty und Micro Smarty ergänzen das Angebot für unterschiedliche Anwendungsbereiche.

Ist Smarty kostenlos verfügbar?

Nein, Smarty ist keine kostenlose Software. Das Praxisverwaltungsprogramm basiert auf einem monatlichen Lizenzmodell zwischen 49-79 Euro pro Nutzer. Einmalige Kosten für Setup und Migration kommen hinzu. Kostenlose Testphasen werden typischerweise für 30 Tage angeboten, damit Psychotherapeuten und Ärzte die Praxissoftware ausführlich testen können. Die Micro Smarty Version bietet einen günstigeren Einstieg für kleinere Praxen.

Welche kostenlosen Arztsoftware gibt es?

Kostenlose Arztsoftware ist im deutschen Markt selten, da die regulatorischen Anforderungen für Praxisverwaltungssoftware hoch sind. Einige Open-Source-Lösungen existieren, bieten jedoch meist nicht den vollen Funktionsumfang oder die erforderliche Datenschutz-Konformität. Für professionelle Anwendungen in der Praxis empfehlen sich etablierte Praxisverwaltungssysteme wie Smarty, die speziell für die Bedürfnisse von Psychotherapeuten, Ärzten und anderen Gesundheitsberufen entwickelt wurden. Die Investition in eine professionelle Praxissoftware amortisiert sich meist durch Effizienzgewinne und bessere Abrechnung.

Was kostet Praxissoftware im Vergleich?

Praxissoftware-Preise variieren erheblich je nach Funktionsumfang und Zielgruppe. Einfache Systeme kosten 20-40 Euro monatlich, während umfassende Praxisverwaltungssysteme wie Smarty 49-79 Euro pro Anwender verlangen. On-Premise-Lösungen erfordern oft höhere Anfangsinvestitionen von 3.000-10.000 Euro plus jährliche Wartungsverträge. Spezialisierte Software für Psychotherapeuten, Psychiater oder Neurologen liegt preislich im mittleren bis oberen Bereich, bietet dafür aber fachspezifische Funktionen und bessere Integration mit Abrechnungssystemen. Der Preis für eine Praxisverwaltungssoftware sollte immer in Relation zum gebotenen Funktionsumfang und der Zeitersparnis bewertet werden.