SHK-Software im Vergleich: Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

Die Digitalisierung im SHK-Handwerk erfordert Software, die alle Prozesse von der Angebotserstellung bis zur Abrechnung abdeckt. Moderne SHK-Lösungen verbinden kaufmännische Verwaltung mit technischer Planung und mobiler Auftragserfassung. Dieser Artikel analysiert typische Funktionen, Alleinstellungsmerkmale und Auswahlkriterien für SHK-Softwaresysteme.

🟦 Funktionen – Was kann eine moderne SHK-Software?

Kaufmännische Grundfunktionen

• Angebotserstellung: Automatische Kalkulation mit Materialdatenbanken und Arbeitszeiten
• Auftragsbearbeitung: Vom Angebot über Auftragsbestätigung bis zur Rechnung
• Rechnungswesen: Rechnungsstellung, Mahnwesen und Zahlungsabgleich
• Kundenverwaltung: Kontaktdaten, Wartungsverträge und Objekthistorie
• Materialverwaltung: Lagerverwaltung mit Mindestbeständen und Bestellwesen

Technische Planung

• Heizlastberechnung: Berechnung nach DIN EN 12831 für Heizungsanlagen
• Rohrnetzberechnung: Dimensionierung von Rohrnetzen nach technischen Normen
• CAD-Integration: Anbindung an Planungssoftware für technische Zeichnungen
• Hydraulischer Abgleich: Dokumentation und Berechnung für Fördermittel

Mobile Lösungen

• Digitale Zeiterfassung: Stundenerfassung vor Ort per Smartphone oder Tablet
• Auftragsabwicklung: Zugriff auf Aufträge, Kundeninfos und Serviceverläufe
• Materialerfassung: Verbrauchserfassung direkt beim Kunden
• Fotodokumentation: Vorher-Nachher-Bilder für Auftragsabschluss

Verwaltung & Organisation

• Wartungsplaner: Automatische Erinnerung an fällige Wartungstermine
• Tourenplanung: Optimierung der Fahrtrouten für Servicetechniker
• Dokumentenverwaltung: Zentrale Ablage für Angebote, Verträge und Nachweise

🟨 Besonderheiten – Was unterscheidet SHK-Softwarelösungen?

Branchenspezifische Datenbankanbindung

Die Anbindung an zentrale SHK-Datenbanken wie GAEB, Heinze oder DATANORM bildet eine wesentliche Grundlage. Aktuelle Artikeldaten, Preise und technische Spezifikationen fließen direkt in die Kalkulation ein. Dies spart manuelle Datenpflege und reduziert Fehler bei der Angebotserstellung. Allerdings entstehen oft zusätzliche Lizenzkosten für diese Schnittstellen.

Integration mit Großhandels-Systemen

Moderne Lösungen ermöglichen die direkte Bestellung beim SHK-Großhandel aus der Software heraus. Verfügbarkeiten werden in Echtzeit geprüft, Bestellungen elektronisch übermittelt und Lieferscheine automatisch importiert. Diese nahtlose Integration verkürzt Beschaffungszeiten erheblich. Die Anbindung funktioniert jedoch nur bei teilnehmenden Großhändlern und erfordert entsprechende Vereinbarungen.

Cloud versus On-Premise

Cloud-Lösungen bieten mobilen Zugriff und automatische Updates ohne eigene Serverinfrastruktur. Die monatlichen Abokosten sind planbar, erfordern aber dauerhaft Internetverbindung. On-Premise-Systeme bedeuten höhere Anfangsinvestitionen, bleiben aber vollständig unter eigener Kontrolle. Die Entscheidung hängt von IT-Kompetenz, Budget und Datenschutzanforderungen ab.

Fördermittelmanagement

Spezialisierte SHK-Software unterstützt bei der Beantragung von Fördermitteln für energetische Sanierungen. Automatische Berechnungen, normgerechte Dokumentationen und Export für Förderprogramme erleichtern den administrativen Aufwand. Dieses Feature wird mit zunehmenden Förderprogrammen wichtiger, erfordert aber regelmäßige Aktualisierung der Software.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich welche SHK-Software?

Kleinbetriebe mit bis zu 5 Mitarbeitern profitieren von schlanken Lösungen mit übersichtlichem Funktionsumfang. Der Fokus liegt auf einfacher Bedienung, schneller Angebotserstellung und grundlegender Auftragsverwaltung. Cloud-Lösungen mit monatlicher Abrechnung halten die Anfangsinvestition niedrig und ermöglichen flexibles Wachstum.

Mittlere SHK-Betriebe mit 6-20 Mitarbeitern benötigen umfassendere Systeme mit Lagerverwaltung, Tourenplanung und mehreren Benutzerrollen. Die Integration mobiler Lösungen für Servicetechniker wird zunehmend wichtig. Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnungssystemen reduzieren Doppelerfassungen.

Spezialisierte Planungsbüros legen Wert auf leistungsfähige Berechnungsmodule für Heizlast, Rohrnetzauslegung und hydraulischen Abgleich. Die nahtlose Integration mit CAD-Software und BIM-Systemen steht im Vordergrund. Fördermitteldokumentation sollte automatisiert erfolgen.

Wachstumsorientierte Unternehmen sollten auf Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit achten. Mehrere Standorte, Projektmanagement und detaillierte Auswertungen erfordern modulare Systeme. API-Schnittstellen ermöglichen individuelle Erweiterungen und Integration in bestehende IT-Landschaften.

Wichtige Auswahlkriterien

Branchenspezifischer Funktionsumfang: Prüfen Sie, ob branchentypische Anforderungen wie Heizlastberechnung, Wartungsplanung und GAEB-Integration abgedeckt sind. Universelle Handwerkersoftware erfüllt oft nicht alle SHK-spezifischen Anforderungen.

Mobile Einsatzfähigkeit: Servicetechniker müssen vor Ort auf Auftragsdaten zugreifen und Zeiten erfassen können. Offline-Fähigkeit ist wichtig, da nicht alle Einsatzorte zuverlässige Internetverbindung bieten.

Integrationsmöglichkeiten: Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie DATEV, Großhandelssystemen und technischen Datenbanken vermeiden Medienbrüche. API-Verfügbarkeit schafft Zukunftssicherheit.

Support und Schulung: Spezialisierte SHK-Anbieter kennen branchentypische Prozesse und Herausforderungen. Telefonischer Support während der Arbeitszeit und regelmäßige Updates zu Normänderungen sind unverzichtbar.

Details zur SHK-Software

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