KEVOX Management deckt die zentralen Arbeitsbereiche eines SHK-Betriebs mit spezialisierten Modulen ab. Die Software kombiniert kaufmännische Verwaltung mit technischer Projektplanung.

Angebotserstellung und Kalkulation

Positions-Kalkulation: Erstellt detaillierte Angebote mit Materialien, Löhnen und Zuschlägen automatisch
Nachkalkulation: Vergleicht geplante mit tatsächlichen Kosten nach Projektabschluss für Optimierungen
Mehrstufige Angebote: Verwaltet verschiedene Varianten eines Angebots mit unterschiedlichen Ausbaustufen

Auftragsabwicklung und Projektverwaltung

Auftragsmanagement: Verfolgt alle Aufträge von der Beauftragung bis zur Abnahme zentral
Terminplanung: Plant Einsätze mit Ressourcenverfügbarkeit und automatischen Terminvorschlägen
Materialwirtschaft: Bestellt Materialien projektbezogen und verknüpft sie mit Aufträgen automatisch

Kaufmännische Funktionen

Rechnungsstellung: Erstellt Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen nach VOB oder BGB konform
DATEV-Schnittstelle: Überträgt Buchungsdaten direkt an Steuerberater ohne Medienbrüche
Mahnwesen: Verwaltet offene Posten mit automatischen Mahnläufen nach definierten Fristen

Service und Wartung

Wartungsverträge: Organisiert wiederkehrende Termine mit automatischer Rechnungsstellung jährlich
Störungsmeldungen: Erfasst Notrufe mit Prioritätseinstufung und direkter Technikerbenachrichtigung
Serviceeinsätze: Dokumentiert durchgeführte Arbeiten digital vor Ort mit mobiler App

Dokumentation und Controlling

Projektdokumentation: Sammelt Fotos, Protokolle und Abnahmen in projektbezogenen Ordnern digital
Betriebsauswertungen: Analysiert Umsätze, Deckungsbeiträge und Produktivität nach Zeiträumen
Statistiken: Zeigt Entwicklungen bei Auftragswerten, Kundengruppen und Materialverbräuchen grafisch

🟨 Besonderheiten – Was macht KEVOX Management einzigartig?

Spezialisierung auf SHK-Gewerke mit Branchendatenbanken

KEVOX Management integriert die SIRADOS-Baudatenbank und branchenspezifische Kalkulationsvorlagen direkt in die Angebotserstellung. Die Software kennt typische SHK-Leistungen, Materialpositionen und Zeitansätze aus der Praxis. Das beschleunigt die Kalkulation erheblich, da Betriebe nicht jede Position manuell anlegen müssen. Die Einschränkung: Betriebe mit sehr individuellen Leistungen oder Nischenangeboten müssen eigene Vorlagen aufbauen, was initial Aufwand bedeutet.

Integrierte Mobile-App für Monteure

Die KEVOX-App ermöglicht Monteuren den Zugriff auf Auftragsdaten, Materiallisten und Pläne direkt auf der Baustelle ohne Papier. Arbeitszeiten, Materialverbräuche und Störungsmeldungen werden in Echtzeit erfasst und mit der Büro-Software synchronisiert. Die digitale Unterschrift des Kunden erfolgt direkt auf dem Tablet. Einschränkung: Die App funktioniert nur mit Internetverbindung – auf Baustellen mit schlechtem Mobilfunkempfang kann das zu Verzögerungen führen.

Modulares Lizenzmodell mit flexiblen Erweiterungen

Betriebe kaufen nur die Module, die sie tatsächlich benötigen. Kleinbetriebe starten beispielsweise mit Basis-Auftragsbearbeitung, während größere Unternehmen Wartungsverwaltung, Lagerhaltung und erweiterte Statistiken hinzubuchen. Das System wächst mit den Anforderungen mit. Die Kehrseite: Bei vielen aktiven Modulen wird die Benutzeroberfläche komplexer und erfordert mehr Einarbeitungszeit.

Nahtlose Integration mit Sanitär-Großhändlern

KEVOX verbindet sich mit mehreren Großhändlern über standardisierte Schnittstellen. Verfügbarkeiten, Preise und technische Daten werden in Echtzeit abgefragt, Bestellungen elektronisch übermittelt. Das reduziert Telefonate und beschleunigt die Materialbeschaffung spürbar. Einschränkung: Die Anbindung funktioniert nur mit teilnehmenden Großhändlern – bei lokalen Fachhändlern bleibt oft die manuelle Bestellung.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich KEVOX Management besonders?

SHK-Betriebe mit 5-30 Mitarbeitern und gemischtem Leistungsspektrum

KEVOX Management passt ideal zu Betrieben, die Installation, Wartung und Service kombinieren. Die Software deckt alle Prozesse vom Angebot bis zur Schlussrechnung ab, ohne dass mehrere Einzellösungen nötig sind. Die Mehrbenutzerfähigkeit unterstützt paralleles Arbeiten im Büro und auf der Baustelle gleichzeitig.

Betriebe mit hohem Wartungsanteil und Serviceverträgen

Die integrierte Wartungsverwaltung plant wiederkehrende Termine automatisch und erstellt Rechnungen für Jahresverträge selbstständig. Techniker erhalten ihre Serviceaufträge digital auf dem Tablet. Das reduziert Planungsaufwand im Büro erheblich und verbessert die Termintreue.

SHK-Unternehmen mit Wachstumsambitionen

Das modulare Konzept erlaubt schrittweise Erweiterung der Funktionen. Betriebe, die von reiner Installation in Richtung Komplettlösungen expandieren, finden in KEVOX einen Partner, der mitwächst. Die Statistikfunktionen liefern Kennzahlen für strategische Entscheidungen zur Geschäftsentwicklung.

Handwerker mit Steuerberater-Anbindung über DATEV

Die direkte DATEV-Schnittstelle eliminiert doppelte Erfassung von Rechnungen und reduziert Abstimmungsaufwand mit dem Steuerberater. Betriebe, die monatlich viele Belege verarbeiten, sparen hier erhebliche Zeit.

Wichtige Auswahlkriterien:

Teamgröße: Ab 3 Büroangestellten zahlt sich die Mehrbenutzerfähigkeit aus
Mobile Einsätze: Betriebe mit häufigen Außeneinsätzen profitieren von der Monteur-App maximal
Branchenfokus: Reine SHK-Betriebe nutzen mehr Standardfunktionen als Mischbetriebe mit Elektro oder Bau
IT-Infrastruktur: Cloud-Anbindung und moderne Hardware sind Voraussetzung für optimale Nutzung