SHK-Software Content: eFLEXS Field Service

🟦 Funktionen – Was kann eFLEXS Field Service?

Auftragsabwicklung & Disposition

• Digitale Auftragsverwaltung: Alle Aufträge zentral erfassen, planen und überwachen in Echtzeit
• Integrierte Tourenplanung: Optimale Routenberechnung für Servicetechniker mit Zeitfenster-Berücksichtigung
• Mobile Auftragsbearbeitung: Techniker erfassen Arbeitszeiten, Material und Berichte direkt vor Ort
• Statusverfolgung: Transparente Übersicht über alle Auftragsstatus von Anfrage bis Abrechnung

Stammdaten & Verwaltung

• Kundendatenbank: Zentrale Verwaltung von Kundendaten, Anlagen und Wartungsverträgen
• Geräteverwaltung: Dokumentation aller installierten Heizungen, Klima- und Sanitäranlagen mit Wartungshistorie
• Lieferantenanbindung: Integration von Großhändlern für Materialbeschaffung und Preisabrufe
• Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage von Plänen, Zertifikaten und Projektdokumenten

Kaufmännische Funktionen

• Automatische Rechnungsstellung: Erzeugung von Rechnungen direkt aus mobilen Auftragsberichten
• Angebotserstellung: Kalkulation und Erstellung von Angeboten mit Materialstammdaten
• Nachkalkulation: Vergleich von Soll- und Ist-Zeiten für Wirtschaftlichkeitsanalyse
• Finanzbuchhaltung-Schnittstelle: Export für DATEV und andere Buchhaltungssysteme

Service & Wartung

• Wartungsplaner: Automatische Erinnerungen und Terminplanung für wiederkehrende Wartungen
• Störungsmeldungen: Schnelle Erfassung und Priorisierung von Notdiensteinsätzen

🟨 Besonderheiten – Was macht eFLEXS Field Service einzigartig?

Branchenspezialisierung für SHK-Betriebe

eFLEXS Field Service wurde speziell für die Anforderungen von SHK-Handwerkern entwickelt und bildet die gesamte Wertschöpfungskette ab. Die Software kennt die Besonderheiten von Heizungs-, Klima- und Sanitärinstallationen und bietet entsprechende Vorlagen für Wartungsprotokolle, Prüfberichte und branchenspezifische Dokumentationen. Allerdings fehlen tiefgreifende Funktionen für große Bauprojekte oder komplexe TGA-Planungen, sodass sich die Lösung primär auf Service- und Montagebetriebe fokussiert.

Offline-Fähigkeit der mobilen App

Die mobile Anwendung für Techniker funktioniert auch ohne Internetverbindung vollständig. Servicemitarbeiter können in Kellern oder abgelegenen Objekten Aufträge bearbeiten, Zeiten erfassen und Fotos dokumentieren. Sobald wieder eine Verbindung besteht, synchronisiert die App automatisch alle Daten mit dem Hauptsystem. Diese Funktion ist für SHK-Betriebe mit häufigen Außeneinsätzen essenziell.

Schlankes Cloud-Konzept ohne aufwendige IT-Infrastruktur

Als webbasierte Cloud-Lösung benötigt eFLEXS keine lokalen Server oder komplexe IT-Infrastruktur. Updates erfolgen automatisch, die Wartung übernimmt der Anbieter. Für kleinere Betriebe reduziert dies IT-Aufwand und Kosten erheblich. Die Kehrseite: Betriebe mit speziellen Datenschutzanforderungen oder dem Wunsch nach vollständiger Datenkontrolle haben keine On-Premise-Option.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich eFLEXS Field Service besonders?

Kleine bis mittelgroße SHK-Betriebe mit 5-30 Mitarbeitern

Die Software bietet ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Funktionsumfang und Bedienbarkeit. Betriebe, die von Excel-Listen oder Papier-Auftragsscheinen umsteigen möchten, finden hier einen strukturierten Einstieg in die Digitalisierung ohne überfrachtet zu werden.

Servicebetriebe mit hohem Wartungsanteil

Der integrierte Wartungsplaner und die automatische Terminerinnerung eignen sich besonders für Betriebe mit vielen Wartungsverträgen. Die Verbindung von Gerätestammdaten mit Wartungshistorie ermöglicht eine professionelle Kundenbindung.

Mobile Teams ohne festen Büroarbeitsplatz

Techniker, die täglich beim Kunden arbeiten, profitieren von der ausgereiften mobilen App mit Offline-Funktionalität. Die direkte Rückmeldung vom Einsatzort beschleunigt die Abrechnung und Disposition erheblich.

Wichtige Auswahlkriterien für eFLEXS Field Service:

• Cloud-Affinität: Akzeptanz für cloudbasierte Systeme muss im Team vorhanden sein
• Standardprozesse: Betriebe sollten weitgehend standardisierte Abläufe haben, da Individualisierungen begrenzt sind
• Integrationsbedarf: Prüfen Sie vorab, ob Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltung und Ihren Lieferanten verfügbar sind
• Wachstumsperspektive: Die Skalierbarkeit reicht für mittelgroße Betriebe, bei stark wachsenden Unternehmen Entwicklungskapazität des Anbieters berücksichtigen

Details zur SHK-Software

eFLEXS Field Service ist eine cloud-basierte Branchensoftware, die speziell auf die Bedürfnisse von SHK-Handwerksbetrieben zugeschnitten wurde. Der Funktionsumfang deckt die typischen Prozesse von der Kundenanfrage über die Auftragsdisposition bis zur Abrechnung ab. Im Kern verbindet die Software eine zentrale Bürosoftware mit einer mobilen App für Servicetechniker.

Die zentrale Verwaltung umfasst eine Kundendatenbank mit Anlagenhistorie, eine Disposition für Aufträge und Termine sowie kaufmännische Funktionen wie Angebotserstellung und Rechnungslegung. Besonders durchdacht ist die Geräteverwaltung: Jede installierte Heizung oder Klimaanlage wird mit Seriennummer, Installationsdatum und Wartungsintervallen erfasst. Techniker sehen beim nächsten Einsatz sofort die Wartungshistorie und können gezielt Ersatzteile vorbereiten.

Die mobile Komponente läuft auf Smartphones und Tablets mit iOS oder Android. Techniker erhalten ihre Tagesaufträge digital, navigieren zum Kunden und erfassen vor Ort Arbeitszeiten, verbrauchtes Material und Fotos. Ein digitales Unterschriftenfeld ermöglicht die Auftragsbestätigung direkt beim Kunden. Die Offline-Fähigkeit stellt sicher, dass auch in Kellern ohne Mobilfunkempfang alle Funktionen verfügbar bleiben.

Die Benutzeroberfläche orientiert sich an modernen Web-Standards und ist übersichtlich strukturiert. Neue Mitarbeiter finden