Qualitätsmanagement-Software Lumiform

🟦 Funktionen – Was kann Lumiform?

Prüfungen & Inspektionen

• Digitale Checklisten: Erstellen und durchführen von Prüfungen per App auf Smartphone oder Tablet
• Vorlagenbibliothek: Zugriff auf über 12.000 vorgefertigte Prüfvorlagen für unterschiedliche Branchen
• Foto-Dokumentation: Fotos direkt in Checklisten aufnehmen und automatisch mit Standort versehen
• Offline-Modus: Inspektionen ohne Internetverbindung durchführen und später synchronisieren

Aufgaben & Maßnahmenmanagement

• Automatische Maßnahmen: Aus erkannten Mängeln werden direkt Aufgaben an Verantwortliche erstellt
• Eskalationsstufen: Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen bei überfälligen Aufgaben
• Statusverfolgung: Nachvollziehen aller Maßnahmen vom Erstellen bis zur Erledigung

Reporting & Analyse

• Echtzeit-Dashboards: Überblick über alle laufenden Prüfungen und offene Mängel
• Automatische Berichte: PDF-Reports werden nach Prüfung automatisch generiert und versendet
• Trend-Analysen: Auswertung wiederkehrender Mängel und Qualitätsentwicklung über Zeiträume
• Kennzahlen-Tracking: Messbare KPIs wie Erledigungsquote oder Durchschnittszeiten

Kommunikation & Zusammenarbeit

• Team-Kommentare: Direkte Kommunikation zu Prüfpunkten innerhalb der Plattform
• E-Mail-Integration: Automatischer Versand von Berichten an definierte Empfänger
• Benutzer-Rollen: Differenzierte Zugriffsrechte für Prüfer, Verantwortliche und Management

🟨 Besonderheiten – Was macht Lumiform einzigartig?

Intuitive mobile App mit schnellem Einstieg

Lumiform setzt konsequent auf Benutzerfreundlichkeit. Die mobile App ermöglicht es Mitarbeitern, ohne aufwändige Schulung sofort Prüfungen durchzuführen. Der Aufbau folgt einem klaren Frage-Antwort-Prinzip, das auch ungeübten Nutzern den Einstieg erleichtert. Besonders praktisch: Die Offline-Funktionalität sorgt dafür, dass Inspektionen auch in Produktionshallen oder Außenbereichen ohne Netzabdeckung problemlos durchgeführt werden können. Eine Einschränkung besteht bei sehr komplexen Prüfabläufen mit umfangreichen Verzweigungen – hier können spezialisierte Branchenlösungen detailliertere Möglichkeiten bieten.

Umfangreiche Vorlagenbibliothek spart Implementierungszeit

Mit über 12.000 vorgefertigten Checklisten aus verschiedenen Branchen können Unternehmen häufig direkt starten, ohne Prozesse von Grund auf neu abbilden zu müssen. Die Vorlagen decken Bereiche wie Arbeitssicherheit, Lebensmittelhygiene, Facility Management oder Einzelhandel ab und lassen sich individuell anpassen. Dies reduziert die Implementierungszeit erheblich. Allerdings bedeutet die große Auswahl auch, dass Unternehmen zunächst die passenden Vorlagen identifizieren müssen – bei hochspezialisierten Anforderungen kann eine Eigenentwicklung trotzdem notwendig sein.

Logic-Builder für dynamische Prüfabläufe

Der integrierte Logic-Builder ermöglicht es, Checklisten mit bedingter Logik zu versehen. Abhängig von Antworten werden weitere Fragen eingeblendet oder übersprungen, was Prüfungen effizienter macht. Diese Funktion ist besonders wertvoll bei risikobasiserten Inspektionen, wo bei kritischen Antworten automatisch vertiefte Prüfschritte folgen. Die Konfiguration erfordert jedoch ein gewisses Verständnis der Prozesslogik und ist in der Komplexität begrenzt im Vergleich zu vollwertigen Workflow-Engines spezialisierter QM-Systemen.

Schnelle Implementierung durch Cloud-basierte Architektur

Als reine Cloud-Lösung ist Lumiform innerhalb weniger Tage einsatzbereit, ohne lokale Installation oder IT-Infrastruktur. Updates erfolgen automatisch, und die Skalierung bei wachsenden Nutzerzahlen geschieht nahtlos. Diese Architektur bedeutet jedoch auch eine vollständige Abhängigkeit vom Anbieter und seiner Plattformverfügbarkeit. Für Unternehmen mit strengen Datenlokalisierungsanforderungen oder dem Bedürfnis nach On-Premise-Lösungen ist dies eine Einschränkung.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Lumiform besonders?

Mittelständische Produktionsbetriebe finden in Lumiform eine praktische Lösung für standardisierte Qualitätsprüfungen auf der Fertigungsfläche. Die mobile App ermöglicht Schichtleitern und Qualitätsprüfern die schnelle Dokumentation von Rundgängen, Maschinenchecks und Produktkontrollen. Die automatische Maßnahmenverfolgung stellt sicher, dass erkannte Abweichungen zeitnah behoben werden, ohne dass parallele Excel-Listen oder Papierdokumentation nötig sind.

Facility Management und Gebäudetechnik profitieren besonders von der Kombination aus mobilen Inspektionen und Aufgabenmanagement. Wartungsteams können Begehungen strukturiert durchführen, Mängel fotografisch dokumentieren und direkt Reparaturaufträge erstellen. Die Vorlagenbibliothek enthält spezifische Checklisten für Brandschutzprüfungen, Aufzugswartungen oder Hygienekontrollen, die sich schnell an eigene Standards anpassen lassen.

Einzelhandel und Gastronomie mit mehreren Standorten nutzen Lumiform für einheitliche Qualitäts- und Compliance-Prüfungen. Filialleiter können tägliche Öffnungs- und Schließroutinen digital abarbeiten, Hygiene-Checks dokumentieren und Lieferantenkontrollen durchführen. Das zentrale Dashboard gibt der Geschäftsführung einen Echtzeit-Überblick über die Einhaltung von Standards an allen Standorten.

Dienstleistungsunternehmen mit Qualitätszertifizierungen (ISO 9001, ISO 14001) verwenden Lumiform zur Strukturierung interner Audits und zur Nachweisführung. Die lückenlose Dokumentation aller Prüfungen und die automatische Berichterstellung erleichtern sowohl die Vorbereitung auf externe Audits als auch das kontinuierliche Monitoring von Qualitätszielen.

Auswahlkriterien für Lumiform:

• Anzahl mobiler Prüfungen: Je mehr Inspektionen außerhalb des Büros stattfinden, desto höher der Nutzen der mobilen App
• Standardisierungsgrad: Unternehmen mit wiederkehrenden, gleichartigen Prüfabläufen profitieren mehr als solche mit hochindividuellen Prozessen
• Teamgröße: Besonders geeignet für 5-