CWA SmartProcess ist eine webbasierte Qualitätsmanagement-Software der CWA GmbH aus Bochum, die seit über 20 Jahren KMU und Konzerne bei der Umsetzung von Managementsystemen unterstützt. Die Lösung deckt alle Kernbereiche des Qualitätsmanagements ab – von der Dokumentenlenkung über Audit- und Maßnahmenmanagement bis hin zu Risikomanagement und Lieferantenbewertung. Über 400 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen nutzen die Software, um normkonforme Prozesse zu etablieren und kontinuierliche Verbesserung zu leben.

Die Plattform richtet sich an Qualitätsverantwortliche, QM-Beauftragte und Führungskräfte, die ein strukturiertes und nachvollziehbares Managementsystem aufbauen wollen. Durch modularen Aufbau und bewussten Verzicht auf Überfrachtung positioniert sich CWA SmartProcess als praxisnahe Alternative zu komplexen Enterprise-Lösungen.

🟦 Funktionen – Was kann CWA SmartProcess?

CWA SmartProcess bietet ein breites Funktionsspektrum, das die wesentlichen QM-Prozesse abdeckt. Die Funktionen sind in übersichtliche Module gegliedert, die je nach Bedarf aktiviert werden können.

Dokumentenlenkung & Prozessmanagement

Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage mit Versionierung, Freigabeworkflows und automatischer Verteilung
Prozessmodellierung: Visuelle Darstellung von Abläufen mit Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Dokumenten
Organigramm-Verwaltung: Pflege von Organisationsstrukturen mit Rollen- und Rechtevergabe
Formularverwaltung: Zentrale Bereitstellung und Versionierung von Formularvorlagen

Audit & Compliance

Auditplanung: Terminierung von internen und externen Audits mit Ressourcenzuordnung
Audit-Durchführung: Checklisten-gestützte Erfassung von Feststellungen während der Begehung
Maßnahmenverfolgung: Systematische Nachverfolgung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen mit Terminüberwachung
Rechtskataster: Verwaltung rechtlicher Anforderungen mit Zuordnung zu relevanten Prozessen

Risiko- & Chancenmanagement

Risikoidentifikation: Strukturierte Erfassung von Risiken mit Bewertungsmatrix
Risikobewertung: Einstufung nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung
Maßnahmenableitung: Verknüpfung von Risiken mit konkreten Maßnahmen zur Reduktion

Reklamations- & Abweichungsmanagement

Reklamationsbearbeitung: Erfassung von Kundenreklamationen mit Klassifizierung und Sofortmaßnahmen
8D-Report: Strukturierte Problemlösung nach 8D-Methodik mit Teamzuordnung
Fehleranalyse: Ursachenermittlung und statistische Auswertung von Abweichungsmustern

Lieferanten- & Partnerqualifikation

Lieferantenbewertung: Systematische Bewertung nach definierten Kriterien mit Punktesystem
Freigabeprozess: Workflow-gestützte Qualifikation neuer Lieferanten

🟨 Besonderheiten – Was macht CWA SmartProcess einzigartig?

Konsequente Praxisorientierung statt Feature-Überflutung CWA SmartProcess verzichtet bewusst auf Funktionen, die in der täglichen QM-Arbeit selten genutzt werden. Die Benutzeroberfläche ist auf die häufigsten Anwendungsfälle optimiert und bietet keine verwirrende Fülle an Einstellungsoptionen. Diese Fokussierung macht die Einarbeitung deutlich schneller als bei komplexen Enterprise-Lösungen. Allerdings fehlen dadurch auch spezialisierte Funktionen für hochregulierte Branchen wie Pharma oder Medizintechnik, die erweiterte Validierungsanforderungen haben.

Integrierter Berater-Support während der Einführung Anders als viele Softwareanbieter kombiniert CWA Technologie mit Beratungsleistung. Bei der Implementierung werden Unternehmen nicht nur technisch geschult, sondern auch methodisch begleitet – von der Prozessanalyse bis zur Auditorbereitung. Diese Kombination aus Software und Know-how-Transfer beschleunigt die Zertifizierungsvorbereitung erheblich. Der enge Begleitungsansatz bedeutet jedoch auch höhere Initialkosten und weniger Flexibilität für Unternehmen, die bereits über reife QM-Strukturen verfügen.

Langjährige Stabilität und regionale Nähe Mit über 20 Jahren Markterfahrung und Standort in Deutschland bietet CWA Kontinuität und persönlichen Support in deutscher Sprache. Updates erfolgen evolutionär statt disruptiv, was für stabile Prozesse sorgt, aber auch bedeutet, dass moderne UX-Trends langsamer adaptiert werden. Die Datenverarbeitung erfolgt nach deutschem Datenschutzstandard auf Servern in Deutschland.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich CWA SmartProcess besonders?

Mittelständische Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitern in klassischen Branchen Diese Zielgruppe profitiert am stärksten von der ausgewogenen Balance zwischen Funktionsumfang und Bedienbarkeit. Unternehmen aus Maschinenbau, Metallverarbeitung oder Dienstleistung finden hier ein vollständiges QM-System ohne die Komplexität von SAP-Modulen. Die Implementierung dauert typischerweise 3-6 Monate und führt zu direkt nutzbaren Strukturen.

Unternehmen vor der Erstzertifizierung nach ISO 9001 Wer erstmals ein Managementsystem aufbaut und eine Zertifizierung anstrebt, erhält mit CWA SmartProcess nicht nur Software, sondern auch methodische Unterstützung. Die vordefinierten Templates und Prozessvorlagen beschleunigen den Aufbau erheblich. Das Beraterteam kennt die Prüfanforderungen und bereitet gezielt auf Audits vor.

Qualitätsbeauftragte ohne dediziertes IT-Team Die Lösung ist so konzipiert, dass QM-Verantwortliche die Systemkonfiguration weitgehend selbst vornehmen können. Es braucht keine Programmierkenntnisse für Anpassungen von Workflows oder Formularen. Der Hersteller-Support reagiert schnell und spricht die Sprache der QM-Praxis, nicht der IT-Abteilung.

KMU mit begrenztem Budget für Digitalisierung Im Vergleich zu Enterprise-Lösungen liegt CWA SmartProcess im mittleren Preissegment und bietet transparente Lizenzmodelle ohne versteckte Implementierungskosten. Die Kombination aus Software und Beratung rechtfertigt die Investition durch schnellere Time-to-Value.