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🟦 Funktionen – Was kann SMARTY?

Praxisverwaltung & Organisation

• Terminkalender mit Übersichtsdarstellung – Alle Termine auf einen Blick, mit Filtermöglichkeiten nach Behandler und Raum.
• Patientenverwaltung mit Stammdaten – Zentrale Erfassung aller relevanten Klienteninformationen inklusive Kontaktdaten und Versicherungsstatus.
• Dokumentenverwaltung und Archivierung – Digitale Ablage aller Dokumente mit schneller Suchfunktion und Versionsverwaltung.
• Wartelisten-Management – Systematische Verwaltung von Anfragen mit Priorisierung und automatischer Benachrichtigung bei freien Plätzen.

Abrechnung & Finanzen

• Privatversicherungs-Abrechnung nach GOÄ – Automatisierte Rechnungserstellung gemäß Gebührenordnung für Ärzte mit Ziffernauswahl.
• Kassenabrechnung für gesetzliche Versicherungen – Schnittstelle zu KV-Systemen für psychotherapeutische Leistungen nach EBM.
• Selbstzahler-Rechnungen – Flexible Honorarvereinbarungen mit individuellen Stundensätzen und Zahlungsmodalitäten.
• Offene Posten Verwaltung – Übersicht über ausstehende Zahlungen mit Mahnwesen und Zahlungserinnerungen.

Therapeutische Dokumentation

• Behandlungsnotizen und Verlaufsdokumentation – Strukturierte Erfassung von Sitzungsinhalten mit Vorlagen für unterschiedliche Therapieverfahren.
• Testauswertung und Diagnostik – Integration gängiger psychologischer Testverfahren mit automatischer Auswertung und Normwertvergleich.
• Behandlungsplanung mit Zielvorgaben – Definition therapeutischer Ziele mit Meilenstein-Tracking über den Behandlungsverlauf.
• Berichte und Gutachten – Vorlagenbasierte Erstellung von Befundberichten, Gutachten und Anträgen für Kostenträger.

Kommunikation & Datenschutz

• Sicherer Nachrichtenversand (KIM) – Verschlüsselte Kommunikation mit Kollegen und Institutionen über Kommunikation im Medizinwesen.
• Einwilligungsverwaltung nach DSGVO – Digitale Erfassung und Verwaltung aller datenschutzrechtlichen Einwilligungen mit Versionierung.
• Backup-Funktionen – Automatische Datensicherung mit konfigurierbaren Intervallen und externen Speicheroptionen.

🟨 Besonderheiten – Was macht SMARTY einzigartig?

Spezialisierung auf ambulante Psychotherapie

SMARTY wurde gezielt für niedergelassene Psychotherapeuten und psychologische Praxen entwickelt. Die Software bildet den spezifischen Workflow von der Erstanfrage über Probatorik bis zur Langzeittherapie detailliert ab. Besonders die Antragsverfahren bei Krankenkassen sind bereits vorkonfiguriert, sodass Formulare wie PTV-Anträge systematisch bearbeitet werden können. Diese Fokussierung bedeutet jedoch, dass Praxen mit breiteren Leistungsspektren oder Coaching-Angeboten möglicherweise Zusatzmodule benötigen.

Integriertes Qualitätsmanagement

Die Software enthält laut Herstellerangaben QM-Funktionen, die speziell auf die Anforderungen psychotherapeutischer Praxen zugeschnitten sind. Dokumentationspflichten werden durch Vorlagen und Checklisten systematisch unterstützt. Dabei werden gesetzliche Vorgaben wie Aufklärungspflichten und Dokumentationsfristen berücksichtigt. Die Tiefe dieser QM-Funktionen reicht für kleinere Praxen aus, größere Einrichtungen mit komplexeren Zertifizierungsanforderungen benötigen eventuell ergänzende Lösungen.

Mandantenfähigkeit für Gemeinschaftspraxen

SMARTY ermöglicht die parallele Nutzung durch mehrere Therapeuten in einer Praxis mit individuellen Zugriffsrechten. Jeder Behandler kann seinen eigenen Terminkalender führen, während administrative Aufgaben zentral verwaltet werden. Die Abrechnungsdaten lassen sich nach Therapeuten trennen, was die Abrechnung in Berufsausübungsgemeinschaften vereinfacht. Bei sehr großen Einrichtungen mit komplexen Organisationsstrukturen können allerdings Limitierungen bei der Rechteverwaltung auftreten.

Offline-Fähigkeit mit lokaler Datenhaltung

Im Unterschied zu vielen Cloud-Lösungen arbeitet SMARTY primär mit lokaler Datenhaltung auf dem Praxisrechner. Dies gibt Anwendern volle Kontrolle über ihre sensiblen Patientendaten und ermöglicht die Arbeit auch bei Internetausfällen. Die Daten verbleiben ausschließlich in Deutschland, was zusätzliche Rechtssicherheit bietet. Der Nachteil liegt in der geringeren Flexibilität beim mobilen Zugriff und der Notwendigkeit eigener Backup-Strategien.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich SMARTY besonders?

Niedergelassene Psychotherapeuten in Einzelpraxis profitieren von der übersichtlichen Bedienung und dem durchdachten Workflow für ambulante Psychotherapie. Die Software unterstützt alle gängigen Abrechnungsarten und bietet ausreichend Funktionen, ohne durch Komplexität zu überfordern. Besonders die vorkonfigurierten Antragsvorlagen für Krankenkassen sparen Zeit im Praxisalltag.

Psychotherapeutische Gemeinschaftspraxen mit 2-5 Behandlern finden in der Mandantenfähigkeit einen entscheidenden Vorteil. Jeder Therapeut erhält seinen eigenen Arbeitsbereich, während gemeinsame Ressourcen wie Räume und Wartelisten zentral verwaltet werden. Die getrennte Abrechnung nach Therapeuten erleichtert die wirtschaftliche Auswertung erheblich.

Praxen mit hohem Datenschutzbewusstsein, die Cloud-Lösungen kritisch gegenüberstehen, schätzen die lokale Datenhaltung. Die volle Kontrolle über Speicherorte und Backup-Strategien entspricht höchsten Datenschutzanforderungen. Gleichzeitig ermöglicht die KIM-Integration sichere Kommunikation mit externen Partnern.

Therapeuten mit Kassenzulassung und Privatpatienten nutzen die hybride Abrechnungsfunktion optimal. Die Software beherrscht sowohl die komplexe KV-Abrechnung nach EBM als auch flexible Privatrechnungen nach GOÄ oder individuellen Honorarvereinbarungen. Offene Posten werden übersichtlich dargestellt und lassen sich systematisch nachverfolgen.

Wichtige Auswahlkriterien:

• Praxisgröße: Optimal für Einzel- bis kleine Gemeinschaftspraxen, bei über 5 Behandlern Skalierbarkeit prüfen
• IT-Infrastruktur: Lokale Installation erfordert eigene Server/Rechner und Backup-Konzept
• Behandlungsspektrum: Spezialisiert auf klassische Psychotherapie,