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Projektzeiterfassung | Zeiterfassung fĂŒr Projekte | Lösungen | Probleme | Zeiterfassungssoftware

Zeiterfassung: Das Problem – und die Lösungen im Vergleich

Zeiterfassung ist ein Reizthema. Mitarbeiter sind in der Regel schwer genervt davon. Doch das Management benötigt so realistische Zeiten wie nur möglich, um die ProfitabilitĂ€t von Projekten sicherzustellen und optimieren zu können.Viele FĂŒhrungskrĂ€fte sind deshalb auf der Suche einer Lösung, die es ihren Mitarbeitern so leicht wie möglich macht, ihre Zeiten fĂŒr Kunden/Mandanten und Projekte zu erfassen. Das kann gut gelingen, wenn man das eigentliche Problem im Prozess der Zeiterfassung verstanden hat – und sich klar ist ĂŒber sein Ziel.

 

So spielt sich Zeiterfassung in Unternehmen wirklich ab

Nennen wir das Kind gleich beim Namen: Die erfassten Projektzeiten haben in 90% aller Unternehmen nur sehr wenig mit der RealitĂ€t zu tun. Aber warum?Die Zeiten entstehen durch den Mix aus verschiedenen DatenqualitĂ€ten. Manche Mitarbeiter erfassen eben besser und andere schlechter. Im Grunde gibt es ĂŒberall die selben drei Typen von Zeiterfassern:

„Gewissenhafte“
Investieren tÀglich 10-20 Minuten in Zeiterfassung, behalten immer die Uhr im Auge, notieren sich hÀndisch Anfangs- und Endzeitpunkte der unterschiedlichen Projektarbeiten, zÀhlen die Zeiten am Ende des Tages zusammen und tragen sie dann in der Agentursoftware ein.

Fazit: Best Case und zugleich die absolute Ausnahme; die Genauigkeit solcher Zeiten liegt laut Harvard Business Revue und der Studie TIME IS MONEY bei durchschnittlich 67%. Nicht großartig, aber in Ordnung.

„Nachholer“
Erfassen ihre Zeiten bestenfalls alle 1-2 Tage am Ende des Arbeitstages, im Normalfall aber am Ende der Woche, schĂ€tzen ihre Zeiten nach GefĂŒhl oder tragen willkĂŒrlich ein, investieren 5-10 Minuten pro Session.

Fazit: Der Normalfall. Die Genauigkeit der Zeiten liegt laut Studie zwischen 48% und 55%.

„Rebellen“
Erfassen keine Zeiten, werden höchstens zum Monatsende pro forma vom Controlling dazu gezwungen.

Fazit: HĂ€ufiger in großen Unternehmen anzutreffen. Die Zeiten sind mit maximal 36% Genauigkeit schlicht unbrauchbar.

Das Problem? Zeiterfassung macht nur Sinn, wenn regelmĂ€ĂŸig, flĂ€chendeckend und realistisch erfasst wird. Summen auf Projekten werden bereits durch wenige Phantasiezeiten und LĂŒcken so sehr verfĂ€lscht, dass daraus die falschen SchlĂŒsse gezogen werden.

Aber gehen wir ruhig einmal von einem Unternehmen ohne Rebellen und Nachholer aus. Sind Zeiten, die am Ende des Tages geschĂ€tzt werden, denn wirklich so ungenau? Leider ja. Einer der GrĂŒnde: Wir Menschen sind eben keine Maschinen. Wer sich voll auf seine Arbeit konzentriert, verliert das ZeitgefĂŒhl. Ungeliebte Aufgaben erscheinen uns im RĂŒckblick lĂ€nger. Jeder kennt das GefĂŒhl, wenn mal ein Tag einfach nicht vorbeigehen möchte. Im Umkehrschluss merken wir auch nicht, wie die Zeit verfliegt, wenn uns eine Aufgabe Spaß macht.

 

Wer Mitarbeitern die Schuld gibt, denkt zu kurz

Falsche SchĂ€tzungen entstehen aber nicht allein durch menschliches ZeitgefĂŒhl. Die grĂ¶ĂŸte Rolle spielen fehlende Anreize, sich beim Erfassen von Zeiten MĂŒhe zu geben. WĂ€hrend zum Beispiel Freelancer von Haus aus motiviert sind, jede Minute ihrer Arbeitszeit korrekt zu erfassen, sieht es bei Angestellten ganz anders aus. Sie mĂŒssen ihre Arbeitszeiten nicht den Kunden in Rechnung stellen oder die ProfitabilitĂ€t ihrer Projekte im Überblick behalten. Ihr Geld kommt so oder so am Ende des Monats.

Sind Angestellte deshalb berechnende KrĂ€fteschoner, die immer nur das Nötigste tun? NatĂŒrlich nicht. Wenn wir uns Motivationstheorien ansehen, heißt es dort, dass Menschen dann fĂŒr Aufgaben motiviert sind, wenn sie Feedback bekommen. Das einzig mögliche Feedback auf Zeiterfassung ist: „Mach endlich!“. Es kommt auch nur dann, wenn man noch nichts erfasst hat. Niemand außer dem Mitarbeiter selbst kann beurteilen, ob er seine Zeiten gut geschĂ€tzt hat. Denn nur er selbst kann wissen, wie lange er fĂŒr eine Aufgabe wirklich gebraucht haben könnte. Es wird also nie jemand vorbeikommen, einem auf die Schulter klopfen und sagen: „gut erfasst!“.

Was ist die Folge? Nun, der Mensch ist ein Nutzenmaximierer und Mitarbeitern mangelt es meist nicht an Arbeit. Wenn ich beim Zeiten erfassen nichts gewinnen kann und nur ĂŒberprĂŒft wird, ob ich ĂŒberhaupt Zahlen in die Felder geschrieben habe – dann wĂ€re es doch unökonomisch und fast schon dĂ€mlich, wenn ich auch noch Zeit investiere und mir den Kopf ĂŒber die richtigen Zeiten zerbreche.

Ich werde meine Energie lieber in Aufgaben stecken, deren QualitĂ€t beurteilt werden kann. Aufgaben, fĂŒr die ich wertgeschĂ€tzt und auf lange Sicht auch befördert werden kann.

 

Falsche Erwartungen – falsche Zeiten

FĂŒr die Zeiterfassung bedeutet das: Irgendetwas eintragen, Hauptsache acht Stunden. Und genauso machen das die meisten Mitarbeiter auch. Womit wir bei der dritten Ursache fĂŒr falsche Zeiten sind: Die 8-Stunden-Maxime.

NatĂŒrlich muss man VerstĂ€ndnis dafĂŒr haben, wenn GeschĂ€ftsfĂŒhrer sich wĂŒnschen, dass ihre Mitarbeiter acht von acht Stunden am Tag auf Projekten arbeiten. Gerade in großen Unternehmen kommt es vor, dass die Frage der Auslastung zum Politikum wird. Was wir aber alle wissen: Manchmal sind es nur zwei bis drei Stunden – und manchmal dafĂŒr mehr als 10 Stunden. ProjektgeschĂ€ft eben. Dennoch hört man immer mal von GeschĂ€ftsfĂŒhrern, die ihre Mitarbeiter offen auffordern acht Stunden zu erfassen oder zumindest suggerieren: „Je mehr du erfasst, desto besser“.

Das macht keinen Sinn. Auch nicht mit dem Argument Abrechnung. Kunden bezahlen nicht einfach mehr, weil man mehr in die Rechnung schreibt, sondern weil man Argumente fĂŒr das Mehr hat. Was geschieht, wenn man die Erwartung 8 Stunden an seine Mitarbeiter weitergibt? Man vermittelt ihnen das GefĂŒhl, es ginge bei Zeiterfassung um Leistungskontrolle oder um die ÜberprĂŒfung ihrer Anwesenheit.

Die Folge: Es werden selbstverstĂ€ndlich jeden Tag acht Stunden auf Projekten verteilt. Was jeder in seiner Zeiterfassungssoftware ĂŒberprĂŒfen kann: Mit der Acht als Richtwert neigt man als Mitarbeiter dazu, seine Stunden entweder relativ gleich zu verteilen (Tendenz: vier Projekte Ă  ca. zwei Stunden) oder zumindest möglichst rund zu erfassen (Stunden- oder Halbstundenschritte). VerstĂ€ndlich, denn das ist schneller ausgerechnet und geht dann schön auf. Wer aber schon mal ein paar Tage lang „gewissenhaft“ erfasst hat, weiß genau:

– das jeweils dringendste Projekt dominiert meistens klar und hat einen grĂ¶ĂŸeren Teil des Tages eingenommen
– der Anteil der Projektarbeit liegt niemals bei 100% – an gut geplanten Tagen sind 80% möglich, der Normalfall sind 50-60%
– glatte Stunden und halbe Stunden auf Projekten treten natĂŒrlich genauso oft auf, wie jede andere Stundenzahl

Die geraden Zeiten mögen ĂŒbrigens wie das geringste Problem aussehen. Aber wenn man sich jeden Tag des Jahres bei jedem Projekt um 15-30 Minuten verschĂ€tzt, lĂ€ppert sich das im Big Picture schnell auf sechsstellige BetrĂ€ge.

 

Die 3 SĂ€ulen des Zeiterfassungsproblems

Fassen wir zusammen: Ein verschwindend geringer Teil der Mitarbeiter erfasst seine Zeiten gewissenhaft, ein anderer Teil dafĂŒr gar nicht. Der Großteil schĂ€tzt seine Stunden rĂŒckblickend. Falsch sind die Zeiten aus drei GrĂŒnden:

  1. menschliches ZeitgefĂŒhl (angenehme Aufgaben erscheinen kĂŒrzer etc.)
  2. keine Anreize, sich MĂŒhe zu geben (irgendetwas eintragen reicht)
  3. Erwartungshaltung acht Stunden (Aufstocken von Zeiten)

Die Folge: GeschĂ€ftsfĂŒhrer und Controller bekommen Stundensummen, die nichts mit der RealitĂ€t zu tun haben. Sie können damit also weder ihre Projekte und Ressourcen profitabler planen, noch auf Controlling basierte, strategische Entscheidungen treffen, um Umsatz und Kosten zu optimieren.

NatĂŒrlich könnte sich der ein oder andere jetzt denken: „Unsinn, soviel macht das nicht aus. Meine Unternehmen lĂ€uft auch gut mit den ach-so-falschen Zeiten.“ Dabei sollte man eher sagen: „Trotz der Zeiten“. Ja, Unternehmen laufen trotzdem – weil viele GeschĂ€ftsfĂŒhrer und FĂŒhrungskrĂ€fte begnadete VerkĂ€ufer sind. Und weil viele talentierte Mitarbeiter gute Arbeit leisten und auch Überstunden schieben, wenn es sein muss.

Die Chance mit guter Zeiterfassung Gewinne deutlich zu steigern, wird aber fast in jeder Branche verpasst: Agenturen, IT-Dienstleister, Unternehmensberatungen, Kanzleien sowie Architektur- und IngenieurbĂŒros nehmen sich hier wenig bis nichts.

 

Wie man das Problem lösen kann

Projektzeiten erfassen besteht im Prinzip aus zwei Komponenten:

  1. Dem Ermitteln der Zeiten, also der Frage: wie viele Stunden auf welchem Projekt?
  2. Dem tatsÀchlichen Eintragen der ermittelten Zeiten

Instrumente, das Eintragen entweder zu erleichtern oder zu erzwingen, gibt es tatsĂ€chlich zur GenĂŒge. Aber selbst eine lĂŒckenlose Erfassung wird vollkommen wertlos, wenn die Mitarbeiter beim Ermitteln der Zeiten allein gelassen werden. Der Prozess wird sich dann immer abspielen, wie oben beschrieben.

Wirksame Lösungen des Problems setzen beim Ermitteln der Zeiten an. Sie setzen entweder Anreize dazu, vereinfachen das Ermitteln oder unterstĂŒtzen dabei.

Werfen wir abschließend einen kurzen Blick auf die relevantesten LösungsansĂ€tze und ihre Vor- bzw. Nachteile.

 

Zeiten schÀtzen und in eine Software eintragen

Die ĂŒberwiegende Mehrheit aller Unternehmen lĂ€sst ihre Mitarbeiter Zeiten in eine Software tippen. Diese geschĂ€tzten Zeiten spiegeln die RealitĂ€t nicht wider. Der Prozess verkommt zu einer zeitaufwendigen Farce und erzeugt Overhead in Form von Ermahnungsmails und FĂŒhrungskrĂ€ften, die ihren Kollegen hinterherlaufen oder sich im Rahmen von Planung, Kalkulation und Abrechnung eigene Zeiten ausdenken mĂŒssen. Daumen runter.

 

Software mit Stoppuhrfunktion

Anbieter von Stoppuhrsoftware haben das Problem der falschen SchĂ€tzungen erkannt und wollen den User beim Ermitteln seiner Zeiten unterstĂŒtzen. Deshalb kann er vor und nach jeder projektrelevanten AktivitĂ€t auf einen Start-/Stoppbutton klicken. Was richtig gedacht ist, erweist sich im Alltag aber als nicht praktikabel: Die Zeiterfassung wird dauerprĂ€sent und kostet letztlich fast mehr Zeit als Gewissenhafte beim hĂ€ndischen Notieren von Uhrzeiten aufbringen.

Das ist nur fĂŒr Freelancer bzw. Menschen mit Anreizen zu empfehlen – und auch nur dann, wenn sie nicht zu oft zwischen ihren verschiedenen Projekten springen.

Stoppuhr Hardware

Anbieter von Stoppuhr Hardware haben verstanden, dass Menschen sich beim Stoppen ihrer Zeiten leichter tun, wenn sie ihre HĂ€nde dabei benutzen können. Die verschiedenen Lösungen gehen von drehbaren Buttons oder Buzzern bis zu wendbaren WĂŒrfeln und bieten haptisch wie optisch eine angenehme Erfahrung. Sind Zeiten erfasst, können sie ebenfalls in eine Software gebucht werden. Das Problem, dass sie im Verlauf des Tages permanent bedient werden mĂŒssen, haben sie mit Stoppuhrsoftware gemeinsam. FĂŒr Zeiterfassungsmuffel kann man das nicht empfehlen. Rein digitalen Stoppuhren ist die Hardware dennoch ĂŒberlegen, auch aufgrund ihrer Erinnerungsfunktion auf dem Schreibtisch. Speziell bei designaffinen Freelancern ist das durchaus beliebt.

 

Sanktionen / Flexibler Gehaltsanteil

Man munkelt hier sowohl von augenzwinkernden Strafen wie Kuchenbacken oder Marathonlaufen, als auch von Eskalationsmodellen, an deren Ende die Entlassung steht. Interessant ist auch das Modell von Unternehmen, die ihren Mitarbeitern einen Teil des Gehalts immer nur in AbhĂ€ngigkeit der von ihnen erfassten Stunden auszahlt. TrĂ€gt man also 100% der Arbeitszeit auf Projekten ein, bekommt man 100% des flexiblen Anteils. Das ergibt komplette Phantasiezeiten – die 8-Stunden-Maxime lĂ€sst grĂŒĂŸen.

Alle Lösungen in diese Richtung bringen Mitarbeiter ohne Zweifel dazu, regelmĂ€ĂŸig Zeiten einzutragen. Auf das Ermitteln der Zeiten, also auf die Frage, ob die Zeiten einigermaßen realistisch sind, haben sie nicht den geringsten Einfluss.

 

AufklÀrung / Beteiligung am Unternehmenserfolg

Wer sich die MĂŒhe macht, seinen Mitarbeitern den Sinn der Zeiterfassung wirklich zu erklĂ€ren und die MissverstĂ€ndnisse in Bezug auf Leistungskontrolle ausrĂ€umt, kann das Zeiterfassungsproblem tatsĂ€chlich lösen. Dazu gehört aber, Mitarbeitern zu zeigen wie vielfĂ€ltig sie selbst von genaueren Zeiten profitieren. Die Vorteile reichen von der Vermeidung von Überstunden und Leerlauf bis hin zu Investitionen in die Agenturausstattung und Kultur. Damit dieser Ansatz wirksam werden kann, muss er dann allerdings auch glaubhaft gelebt werden. An eventuellen Gewinnen, die ja noch von weiteren Faktoren abhĂ€ngen, mĂŒssen alle teilhaben können. Dazu braucht es nicht mal Virtual Shares, variable VergĂŒtung oder Aktien. Ein kleiner Bonus, ein wenig Sonderurlaub oder ein grĂ¶ĂŸeres Weihnachtsgeschenk können durchaus motivieren, wenn der Zusammenhang zu guter Zeiterfassung transparent gemacht wird.

 

Traffic Manager als Controller

In Deutschland weitgehend unbekannt – im Ausland durchaus bekannt: der „Traffic Manager“. Einfach erklĂ€rt, eine Art Ressourcenplaner, der permanent durch das Unternehmen schwirrt und checkt, was die Mitarbeiter gerade auf dem Tisch haben. Da er mit allen Kollegen permanent in Austausch steht und ihre Timings und Prognosen dokumentiert, ist er zum Zeiterfasser fĂŒr ganze Teams prĂ€destiniert. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine externe Person mit eigenen Anreizen kĂŒmmert sich um das Ermitteln und Eintragen von Zeiten. Das bedeutet fĂŒr Mitarbeiter quasi eine Abschaffung der Zeiterfassung. Nachteile: Traffic Manager haben einen so undankbaren wie anspruchsvollen Job – gerade, wenn man ihren Kompetenzbereich um Zeiterfassung erweitert. Im Umgang mit den Mitarbeitern brauchen sie soziales Geschick und ein paar Jahre Berufserfahrung. Eine etwas teure, aber sehr intelligente Lösung, die das Problem bei der Wurzel packt.

 

Automatische Zeiterfassung

Das Problem, dass Mitarbeiter sich beim Ermitteln der Zeiten nie anstrengen werden, löst automatische Zeiterfassung mit einem Software Client. Er misst automatisch die Dauer aller AktivitĂ€ten und bereitet die kumulierten Zeiten auf. Die automatisch gemessenen Zeiten werden ohne mentale Anstrengung den Projekten zugewiesen und dort fĂŒr den User zusammengezĂ€hlt. So mĂŒssen sich Mitarbeiter wĂ€hrend des Tages nicht um die Zeiterfassung kĂŒmmern – was weniger Unterbrechungen und damit mehr ProduktivitĂ€t bedeutet. Nach getaner Arbeit erfassen sie dann mit demselben Aufwand, den sie ansonsten fĂŒr das reine Eintragen der Zeiten hĂ€tten. Wenn man so möchte, ist automatische Zeiterfassung wie ein Traffic Manager, der fĂŒr den Mitarbeiter eine Stoppuhr bedient und so das Ermitteln der Zeiten fĂŒr ihn ĂŒbernimmt.

Ganz egal fĂŒr welche Lösung man sich letztlich entscheidet – um eines kommt man sicher nicht herum: Man muss seinen Mitarbeitern den Sinn von Zeiterfassung gut erklĂ€ren. MissverstĂ€ndnisse mĂŒssen aufgelöst und eventuelle Ängste zerstreut werden. Nur wenn beide Seiten, Mitarbeiter und Management, die Vorteile prĂ€ziser Projektzeiten wirklich verstehen, können alle gemeinsam mehr herausholen – fĂŒr das Unternehmen und sich selbst.

Wir hoffen dass wir Ihnen mit diesem Artikel eine Hilfe bei der Auswahl der richtigen Zeiterfassungssoftware geben konnten. Wenn Sie sich noch unsicher sind können Sie sich gerne an unsere Eperten von Systemhaus.com wenden, die Ihnen in Form einer kostenlosen Beratung weiterhelfen.