Projektmanagement-Software: Merlin Project im Überblick

Merlin Project ist eine Projektmanagement-Software für macOS, iOS und iPadOS. Die Lösung richtet sich an Teams und Projektmanager, die im Apple-Ökosystem arbeiten. Der deutsche Hersteller ProjectWizards GmbH entwickelt die Software seit über 30 Jahren kontinuierlich weiter. Die Anwendung deckt klassisches und agiles Projektmanagement ab – von Gantt-Diagrammen bis Kanban-Boards.

Im Gegensatz zu plattformübergreifenden Lösungen konzentriert sich Merlin Project ausschließlich auf Apple-Geräte. Diese Fokussierung ermöglicht eine tiefe Integration in macOS und iOS, bedeutet aber auch eine Einschränkung für gemischte IT-Umgebungen. Die Software eignet sich für Einzelnutzer und Teams, die ihre Projekte strukturiert planen, verfolgen und auswerten möchten.

🟦 Funktionen – Was kann Merlin Project?

Projektplanung und Strukturierung

• Projektstrukturplan (PSP): Hierarchische Gliederung von Projekten in Teilaufgaben und Arbeitspakete
• Gantt-Diagramme: Visuelle Zeitplanung mit Balkendarstellung und Abhängigkeiten zwischen Vorgängen
• Kanban-Boards: Agile Aufgabenverwaltung mit anpassbaren Spalten und Swim Lanes
• Mindmaps: Kreative Projektentwicklung durch visuelles Brainstorming und Ideenstrukturierung

Ressourcen- und Kapazitätsmanagement

• Ressourcenzuweisung: Zuteilung von Mitarbeitern und Material zu Aufgaben mit Auslastungsanzeige
• Kapazitätsauswertung: Visualisierung von Über- und Unterlastung einzelner Teammitglieder
• Kostenplanung: Budget-Tracking mit geplanten und tatsächlichen Kosten je Ressource

Zeiterfassung und Fortschritt

• Ist-Zeiten erfassen: Protokollierung von Arbeitszeiten direkt an Aufgaben
• Fortschrittsverfolgung: Prozentuale Fertigstellung mit Soll-Ist-Vergleich
• Meilensteine: Definition von Projektphasen und kritischen Entscheidungspunkten

Zusammenarbeit und Kommunikation

• Projektserver: Zentrale Plattform für Team-Kollaboration und Datenaustausch
• Synchronisation: Automatischer Abgleich zwischen Mac, iPhone und iPad über iCloud
• Kommentare und Anhänge: Dokumentation direkt an Aufgaben mit Dateiverwaltung

Reporting und Auswertung

• Berichte: Vordefinierte und anpassbare Reports zu Projektstatus, Kosten und Ressourcen
• Export-Optionen: Ausgabe in PDF, Excel, Microsoft Project und weitere Formate
• Dashboards: Übersichtliche Kennzahlen-Visualisierung für Projektcontrolling

🟨 Besonderheiten – Was macht Merlin Project einzigartig?

Native macOS-Integration mit Apple-Design

Merlin Project folgt konsequent den macOS-Designrichtlinien und nutzt Apple-spezifische Technologien wie Handoff, Spotlight-Suche und Touch Bar. Die Software fühlt sich für Mac-Nutzer vertraut an und integriert sich nahtlos in den Arbeitsablauf. Features wie Dark Mode, iCloud-Synchronisation und Drag-and-Drop zwischen Apple-Anwendungen sind selbstverständlich implementiert. Diese tiefe Integration hat jedoch ihren Preis: Nutzer außerhalb des Apple-Ökosystems können nicht mit der Software arbeiten, was die Teamzusammenstellung einschränkt.

Hybrides Projektmanagement-Konzept

Die Software vereint klassische und agile Methoden in einer Anwendung ohne Methodenwechsel. Dasselbe Projekt lässt sich als Gantt-Chart, Kanban-Board oder Mindmap darstellen – die Daten bleiben synchron. Projektmanager können mit Wasserfallplanung beginnen und einzelne Arbeitspakete agil umsetzen. Diese Flexibilität erfordert allerdings methodisches Verständnis: Teams müssen selbst entscheiden, welcher Ansatz für welchen Projektteil geeignet ist.

Deutscher Anbieter mit lokalem Support

ProjectWizards hat seinen Sitz in Deutschland und bietet Support auf Deutsch. Die Software erfüllt DSGVO-Anforderungen und Daten können auf eigenen Servern gehostet werden. Updates und Weiterentwicklung erfolgen seit über drei Jahrzehnten kontinuierlich. Der Nachteil: Die Community und das Angebot an Schulungen sind kleiner als bei globalen Marktführern, englischsprachige Ressourcen dominieren das verfügbare Material.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Merlin Project besonders?

Apple-fokussierte Unternehmen und Agenturen Firmen, die ausschließlich oder überwiegend mit Mac-Hardware arbeiten, profitieren von der nativen Integration. Kreativagenturen, Designstudios und Softwareentwickler im Apple-Umfeld erhalten ein Werkzeug, das sich nahtlos in ihre bestehende Infrastruktur einfügt. Die Einschränkung auf macOS ist hier kein Nachteil, sondern ermöglicht optimale Performance.

Mittelständische Projektteams mit 5-30 Mitarbeitern Teams dieser Größe benötigen strukturierte Planung ohne Enterprise-Komplexität. Merlin Project bietet ausreichend Funktionstiefe für professionelles Projektmanagement, ohne Nutzer mit überdimensionierten Features zu überfordern. Die Kombination aus Desktop-Software und mobilem Zugriff unterstützt flexible Arbeitsmodelle.

Projektmanager mit Methodenmix Anwender, die zwischen klassischer und agiler Planung wechseln müssen, finden hier eine integrierte Lösung. Statt mehrere Tools zu kombinieren, bildet Merlin Project verschiedene Perspektiven auf dieselben Projektdaten ab. Besonders für Unternehmen in der agilen Transformation bietet dies eine Brücke.

Qualitätsbewusste Anwender mit DSGVO-Fokus Organisationen mit hohen Datenschutzanforderungen schätzen den deutschen Anbieter und die Möglichkeit lokaler Datenhaltung. Öffentliche Auftraggeber, Beratungen und Gesundheitseinrichtungen erfüllen leichter Compliance-Vorgaben, wenn Daten im eigenen Rechenzentrum bleiben.

Wichtige Auswahlkriterien für die Entscheidung:

• IT-Infrastruktur: Ist Ihr Team vollständig auf Apple-Geräte eingestellt oder nutzen Sie gemischte Systeme?
• Projektmethodik: Benötigen Sie Flexibilität zwischen Wasserfall und Agilität oder eine Speziallösung?
• Teamgröße: Arbeiten Sie mit 2-3 Personen oder benötigen Sie Enterprise-Features für Großprojekte?
• Budget: Passt eine Kauflizenz plus optionalem Server-Abo zu Ihrer Investitionsplanung?

Details zur Projektmanagement-Software

Merlin Project bietet verschiedene Ansichten für unterschiedliche Projektphasen und Nutzerrollen. Der Projektstrukturplan ermöglicht die hierarchische Gliederung komplexer Vorhaben in