Projektmanagement-Software InLoox: Professionelle PM-Lösung mit Microsoft-Integration

InLoox positioniert sich als etablierte Projektmanagement-Software mit tiefer Microsoft-Integration. Die deutsche Lösung kombiniert klassische PM-Funktionen mit vollständiger Einbindung in Outlook und Teams. Seit über 20 Jahren am Markt, richtet sich InLoox primär an mittelständische Unternehmen und Projektteams, die bereits Microsoft-Produkte nutzen.

Die Software bietet sowohl Cloud- als auch On-Premises-Varianten und deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab – von der Planung über die Ressourcensteuerung bis zum Controlling. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Verknüpfung von E-Mails, Terminen und Dokumenten aus der Microsoft-Welt mit Projektdaten.

🟦 Funktionen – Was kann InLoox?

Projektplanung & Strukturierung

Projektstrukturplan (PSP): Hierarchische Gliederung von Projekten in Phasen, Arbeitspakete und Teilaufgaben mit Drag-and-Drop-Funktion.

Gantt-Diagramme: Visuelle Zeitplanung mit Abhängigkeiten, Meilensteinen und kritischem Pfad für Terminübersicht.

Kanban-Boards: Aufgabenverwaltung nach agilen Methoden mit anpassbaren Spalten und Swimlanes.

Projektvorlagen: Vordefinierte Strukturen für wiederkehrende Projekttypen beschleunigen den Start neuer Vorhaben.

Ressourcen- & Kapazitätsmanagement

Ressourcenplanung: Zuweisung von Mitarbeitern zu Aufgaben mit Auslastungsvisualisierung über mehrere Projekte hinweg.

Zeiterfassung: Stundenerfassung direkt im Projekt oder über mobile App mit Exportfunktion für Abrechnungssysteme.

Urlaubskalender: Integration von Abwesenheiten in die Ressourcenplanung zur realistischen Kapazitätsermittlung.

Zusammenarbeit & Kommunikation

Outlook-Integration: E-Mails werden direkt Projekten zugeordnet, Aufgaben synchronisieren mit Outlook-Tasks.

Teams-Integration: Projektinformationen sind in Microsoft Teams verfügbar, Statusupdates erfolgen direkt im Chat-Kontext.

Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage mit Versionierung, Verknüpfung zu SharePoint oder OneDrive möglich.

Kommentarfunktion: Diskussionen zu Aufgaben und Projekten bleiben kontextbezogen dokumentiert.

Controlling & Reporting

Budget-Tracking: Überwachung von Plankosten, Ist-Kosten und Prognosen mit Warnmeldungen bei Abweichungen.

Dashboards: Anpassbare Übersichten mit Projektstatus, Meilensteinen und KPIs für Management-Reporting.

Standard-Reports: Vorgefertigte Berichte zu Auslastung, Projektstatus und Wirtschaftlichkeit mit Export-Optionen.

Earned Value Analyse: Fortschrittsmessung nach PMI-Standard für Soll-Ist-Vergleiche und Trendanalysen.

🟨 Besonderheiten – Was macht InLoox einzigartig?

Native Microsoft-Integration ohne Medienbrüche

InLoox ist keine eigenständige Insel, sondern dockt direkt an die Microsoft-Umgebung an. E-Mails aus Outlook lassen sich per Klick Projekten zuordnen, Termine synchronisieren bidirektional, und Dokumente werden nahtlos mit SharePoint verknüpft. Diese Integration geht weit über einfache API-Anbindungen hinaus – InLoox agiert als Add-In direkt in Outlook und Teams. Einschränkung: Diese Stärke wird zur Schwäche, wenn Ihr Unternehmen nicht auf Microsoft setzt oder hybride IT-Landschaften nutzt.

Deutscher Anbieter mit lokalem Support

Die InLoox GmbH mit Sitz in München entwickelt und betreibt die Software nach deutschen Datenschutzstandards. Server stehen in Deutschland, Support erfolgt auf Deutsch während deutscher Geschäftszeiten. Für regulierte Branchen oder öffentliche Auftraggeber mit strengen Compliance-Anforderungen ein relevanter Faktor. Einschränkung: Internationale Teams mit mehrsprachigen Anforderungen finden begrenzte Sprachoptionen – Englisch ist verfügbar, weitere Sprachen nur eingeschränkt.

Flexibles Deployment – Cloud oder On-Premises

Anders als viele moderne SaaS-Lösungen bietet InLoox echte Wahlfreiheit beim Betriebsmodell. Die Cloud-Version (InLoox now!) läuft als SaaS, während InLoox PM Server auf eigener Infrastruktur installiert werden kann. Beide Varianten teilen denselben Funktionsumfang, unterscheiden sich aber in Wartungsaufwand und Kontrolle. Einschränkung: On-Premises erfordert eigene Server-Administration und verursacht höhere Initialkosten sowie laufenden IT-Aufwand.

Hybrides Methodenverständnis

InLoox zwingt nicht in eine Methodik, sondern unterstützt klassisches Wasserfallmanagement ebenso wie agile Kanban-Boards. Teams können beide Ansätze parallel nutzen oder je Projekt entscheiden. Diese Flexibilität hilft Organisationen im methodischen Wandel. Einschränkung: Rein agile Teams mit Scrum-Fokus vermissen dedizierte Features wie Sprint-Planning oder Velocity-Tracking – InLoox ist eher klassisch mit agilen Elementen als umgekehrt.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich InLoox besonders?

Zielgruppen mit optimalem Fit

Mittelständische Unternehmen mit Microsoft 365: Firmen mit 20-500 Mitarbeitern, die bereits in Microsoft-Lizenzen investiert haben, profitieren maximal von InLoox. Die vorhandene Infrastruktur wird genutzt, Schulungsaufwand sinkt durch vertraute Oberflächen, und E-Mail-basierte Kommunikation bleibt projektbezogen nachvollziehbar.

Projektdienstleister mit Abrechnungsfocus: Agenturen, Beratungen und Engineering-Firmen, die Zeit- und Kostenerfassung für Kundenabrechnung benötigen, finden in InLoox eine durchgängige Lösung. Die Verknüpfung von Aufwand, Budget und Ressourcen ermöglicht präzise Nachkalkulation und Wirtschaftlichkeitsanalysen.

IT-Abteilungen in klassischen Branchen: Interne IT-Teams in produzierenden Unternehmen, Versicherungen oder im öffentlichen Sektor schätzen die On-Premises-Option und den deutschen Datenschutz. Compliance-Anforderungen sind leichter erfüllbar als bei internationalen Cloud-Anbietern.

Hybride Projektumgebungen: Teams, die von Wasserfall zu agil migrieren oder beide Ansätze parallel fahren, erhalten Flexibilität ohne Tool-Wechsel. Ein Projekt kann in Gantt geplant, ein anderes über Kanban gesteuert werden.

Wichtige Auswahlkriterien

Microsoft-Abhängigkeit prüfen: InLoox entfaltet seine Stärken nur mit Outlook, Teams und idealerweise SharePoint. Organisationen mit Google Workspace, Slack oder anderen Ökosyst