Patientenverwaltung & Dokumentation: Digitale Patientenakte mit vollständiger Behandlungshistorie, automatischer Erfassung von Allergien, Diagnosen und Befunden. Das integrierte Dokumentenmanagement ermöglicht Scanning mit OCR-Verschlagwortung für Befunde, Röntgenbilder und externe Unterlagen. Die Diktierfunktion beschleunigt die Befunderstellung direkt während oder nach der Behandlung.
Terminmanagement & Praxisorganisation: Intelligenter Terminkalender mit automatischen Pufferzonen zwischen Behandlungen und Farbkodierung nach Behandlungsarten. Patienten können Termine selbstständig über ein Webportal buchen. Der automatisierte Recall-Service informiert per SMS oder E-Mail über fällige Vorsorgeuntersuchungen und Nachtermine.
Abrechnung & Finanzen: Abrechnung nach GKV, PKV und GOÄ mit integrierten Plausibilitätsprüfungen zur Fehlervermeidung. Das System bietet KI-gestützte Abrechnungsempfehlungen zur Optimierung der Gebührenziffern (derzeit in der Pilotphase). Umsatz- und Budget-Controlling erfolgt über anpassbare Dashboards mit Echtzeitdaten.
Digitale Vernetzung: Vollständige Telematikinfrastruktur-Anbindung für E-Rezept, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und elektronischen Arztbrief via KIM. Der Versichertenstammdatenabgleich läuft über die elektronische Gesundheitskarte. Schnittstellen zu Laborsystemen und Abrechnungsdienstleistern nutzen Standards wie HL7, GDT und REST-API.
Qualitätsmanagement & Analyse: QM-Modul zur Prozessdokumentation und Vorbereitung auf Audits. Business-Intelligence-Funktionen liefern Standard-Reports und individuelle Kennzahlen zur Praxissteuerung. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht MVZ die zentrale Verwaltung mehrerer Standorte mit getrennten Abrechnungen.
Zusatzfunktionen: Telemedizin-Modul für Videosprechstunden nach gesetzlichen Vorgaben. Mobile App für Ärzte und medizinische Fachangestellte mit Terminübersicht und Kurzbefunden für unterwegs.
API-First-Architektur mit Microservices unterscheidet DENSoffice von etablierten monolithischen Systemen. Die Container-basierte Technologie ermöglicht die schnelle Bereitstellung neuer Funktionen und die standardisierte Anbindung von Drittsystemen ohne proprietäre Schnittstellen. Updates erfolgen kontinuierlich und automatisch im Hintergrund, ohne aufwendige Installationsprozesse oder Systemausfälle. Diese Architektur bietet langfristige Flexibilität bei der Integration neuer Technologien.
ISO 27001-zertifizierte deutsche Cloud-Infrastruktur hebt das Sicherheitsniveau über die reine DSGVO-Konformität hinaus. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und das nach internationalen Standards zertifizierte Informationssicherheits-Managementsystem schaffen professionelle Rahmenbedingungen. Server-Hardware, Backups und Wartung laufen vollautomatisiert ohne Eingriff der Praxis. Das Rechenzentrum erfüllt die strengen Anforderungen für medizinische Daten nach deutschem Recht.
Modulares Lizenzmodell nach tatsächlichem Bedarf vermeidet starre Paketpreise. Praxen zahlen für das Basis-System und buchen nur benötigte Module wie Abrechnung, Qualitätsmanagement oder Telemedizin hinzu. Bei veränderten Anforderungen lassen sich Module erweitern oder reduzieren. Die Lizenzierung erfolgt pro aktiven Nutzer, nicht pro installiertem Arbeitsplatz, was Flexibilität bei temporären Personalwechseln schafft.
KI-gestützte Abrechnungsoptimierung in der Pilotphase gehört zu den Innovationen im deutschen Praxissoftware-Markt. Das System erkennt durch maschinelles Lernen Optimierungspotenziale bei Gebührenziffern und warnt vor Plausibilitätsfehlern, bevor Rechnungen zur Kassenärztlichen Vereinigung gehen. Diese Funktion befindet sich noch in der Erprobung mit ausgewählten Praxen.
Einschränkungen: Die Cloud-Architektur setzt eine stabile Internetverbindung voraus. In Regionen mit schwacher Netzanbindung können Performance-Probleme auftreten. Die Datenmigration aus älteren Systemen mit proprietären Formaten kann komplex werden und erfordert sorgfältige Planung. Praxen mit hochspezialisierten Nischen-Workflows sollten die Abbildbarkeit ihrer Prozesse vorab detailliert prüfen.
Moderne Facharztpraxen mit 1-5 Ärzten finden in DENSoffice eine passende Lösung, wenn digitale Arbeitsabläufe ohne eigene IT-Infrastruktur gewünscht sind. Zahnarzt-, Augenarzt- oder Orthopädie-Praxen, die auf zeitgemäße Technik setzen und von automatisierten Prozessen profitieren möchten, gehören zur Kernzielgruppe. Die Cloud-Architektur entlastet von Hardware-Verwaltung und ermöglicht den Fokus auf medizinische Kernaufgaben.
Kleine MVZ und Praxisgemeinschaften mit bis zu 20 Behandlungsplätzen nutzen die Mandantenfähigkeit für zentrale Verwaltung bei getrennten Abrechnungen. Die Cloud-Lösung macht standortübergreifendes Arbeiten mit gemeinsamen Ressourcen praktikabel. Praxisgemeinschaften mit geteilten Räumen und Geräten, aber individueller Abrechnung, profitieren von dieser Flexibilität besonders.
Praxen im digitalen Wandel mit dem Ziel, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und die Telematikinfrastruktur vollständig zu nutzen, erhalten eine zukunftsorientierte Basis. Die Integration von Online-Terminbuchung, automatischem Recall und Videosprechstunde ist systemseitig vorbereitet. Für Praxen, die Patienten digital anbinden möchten, bietet DENSoffice die erforderlichen Werkzeuge.
IT-affine Teams ohne eigene IT-Abteilung können DENSoffice mit grundlegenden Computerkenntnissen nutzen, ohne Administrator-Expertise aufbauen zu müssen. Updates und Wartung erfolgen automatisch durch den Anbieter. Der deutschlandweite Support mit Vor-Ort-Service-Möglichkeit ergänzt die Selbstständigkeit der Anwender bei komplexeren Fragestellungen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Moderne Technologie-Basis prägt die Architektur von DENSoffice. Die Microservices-Struktur auf Docker- und Kubernetes-Containern mit Java/Kotlin im Backend und aktuellen JavaScript-Frameworks im Frontend ermöglicht schnelle Weiterentwicklung und hohe Ausfallsicherheit. Diese technologische Ausrichtung unterscheidet sich deutlich von monolithischen Altsystemen vieler Wettbewerber.
Die Software deckt durchgängige Workflows von der Patientenaufnahme über die Behandlung bis zur Abrechnung aus einer einheitlichen Oberfläche ab. Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemkomponenten entfallen. Automatisierung im Fokus zeigt sich durch Recall-Mechanismen, Plausibilitätsprüfungen und KI-Empfehlungen, die nach Herstellerangaben manuelle Tätigkeiten um bis zu 30 Prozent reduzieren können.
Die primäre Ausrichtung liegt auf ambulanten Facharztpraxen im mittleren Größensegment. Hausarztpraxen, zahnmedizinische Praxen sowie Augenheilkunde und Orthopädie bilden Schwerpunkte. Großkliniken mit OP-Management oder stationären Bereichen gehören nicht zur Zielgruppe.
Die DENS GmbH aus Hamburg entwickelt seit 2005 IT-Lösungen für ambulante Medizin- und Dentalpraxen. Mit rund 80 Mitarbeitern positioniert sich das Unternehmen als innovativer Anbieter im mittleren Preissegment zwischen kostengünstigen Einstiegslösungen und etablierten Marktführern wie CGM ALBIS.
Der Entwicklungsansatz setzt auf agile Methoden mit direktem Feedback-Loop zwischen Anwendern und Entwicklern. Regelmäßige Community-Meetups ermöglichen Praxen die Einbringung von Anforderungen. Updates erscheinen mehrmals monatlich statt in großen jährlichen Releases. Diese Nähe zu Anwendern und schnelle Reaktionsfähigkeit gehören zum Selbstverständnis des Unternehmens, das als Challenger etablierte Strukturen aufbrechen möchte.
Zertifizierungen und Compliance umfassen ISO 27001 für die Cloud-Infrastruktur, gematik-Zertifizierung für die Telematikinfrastruktur-Anbindung sowie DSGVO-Konformität und MDR-Konformität als Medizinprodukt. Diese Zertifizierungen bilden die regulatorische Grundlage für den Einsatz in deutschen Arztpraxen.
Die offene Schnittstellenarchitektur basiert auf umfassenden REST-APIs für alle Kernfunktionen, dokumentiert nach OpenAPI-Standard. Dies ermöglicht die Anbindung von Online-Terminportalen, Telemedizin-Tools und Business-Intelligence-Systemen durch Drittanbieter. Standards wie HL7, GDT, KIM, eGK und xDT-Formate werden unterstützt, um den Austausch mit Laborsystemen, Abrechnungsdienstleistern und anderen medizinischen IT-Systemen zu gewährleisten.
Die Cloud-Lösung läuft auf deutschen Servern mit automatischen Backups und kontinuierlichen Sicherheitsupdates. Eine On-Premise-Installation ist verfügbar, bildet aber nicht den Hauptfokus der Produktentwicklung. Anwender sollten bei On-Premise-Interesse die Konditionen und Update-Prozesse gesondert klären.
Basis-Abonnement: Ab circa 99 Euro pro Nutzer und Monat (netto) für die Grundfunktionen der Praxissoftware. Die Lizenzierung erfolgt pro aktivem Nutzer, nicht pro installiertem Arbeitsplatz.
Zusätzliche Module: Funktionserweiterungen wie erweiterte Abrechnungsfunktionen, Qualitätsmanagement oder Telemedizin kosten zusätzlich zwischen 20 und 50 Euro pro Modul und Monat. Die genaue Staffelung hängt vom gewählten Modulumfang ab.
Einmalige Einrichtung: Initiale Konfiguration, Datenmigration und Schulung schlagen mit 1.000 bis 3.000 Euro zu Buche, abhängig von Praxisgröße und Komplexität der Altdaten.
TCO-Betrachtung: Über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren kann die Cloud-Lösung günstiger sein als On-Premise-Systeme, da Server-Hardware, Wartungsverträge und lokale Backup-Infrastruktur entfallen. Bei der Kalkulation sollten jedoch auch Kosten für Internet-Upgrades und das Summieren mehrerer Module berücksichtigt werden. Die Datenmigration aus komplexen Altsystemen kann die Einrichtungskosten übersteigen, wenn umfangreiche Datenbereinigung erforderlich wird.
Die On-Premise-Variante hat ein separates Preismodell, dessen Details individuell angefragt werden müssen. Transparenz und Update-Konditionen sind dort weniger standardisiert als bei der Cloud-Lösung.
Realistische Zeitplanung für die Umstellung variiert nach Praxisgröße erheblich. Kleine Praxen mit einfachen Strukturen benötigen zwei bis vier Wochen, mittlere Praxen vier bis acht Wochen, kleine MVZ sollten acht bis zwölf Wochen oder mehr einplanen. Diese Zeiträume umfassen Datenmigration, Systemkonfiguration und Schulung des Teams.
Datenmigration als kritischer Erfolgsfaktor stellt oft die größte Herausforderung dar. Die Qualität der Altdaten ist häufig problematisch, mit Duplikaten, inkonsistenten Formatierungen oder unvollständigen Datensätzen. Eine gründliche Datenbereinigung vor der Migration ist zeitaufwendig, aber notwendig. Ein Parallelbetrieb beider Systeme über zwei bis vier Wochen reduziert Risiken und ermöglicht schrittweise Gewöhnung.
Change-Management im Team entscheidet maßgeblich über den Migrationserfolg. Der "Super-User"-Ansatz, bei dem technisch affine Mitarbeiter zu internen Ansprechpartnern geschult werden, hat sich bewährt. Die Schulung sollte mindestens einen Tag Basistraining plus einen halben Tag Vertiefung pro Mitarbeiter umfassen. Aktive Kommunikation über Gründe und Vorteile der Umstellung reduziert Widerstände im Team. Die ersten Wochen nach Go-Live erfordern erhöhte Aufmerksamkeit und Unterstützungsbereitschaft durch den Anbieter.
DENS bietet deutschlandweiten Support mit Vor-Ort-Service-Möglichkeit während der kritischen Anfangsphase. Die Erreichbarkeit und Reaktionszeiten sollten vorab vertraglich festgelegt werden, insbesondere für die ersten Monate nach Umstellung.
Browserbasierte Cloud-Lösung ohne lokale Installation ermöglicht den Zugriff von verschiedenen Endgeräten. Mitarbeiter können von jedem Arbeitsplatz mit Internetzugang auf das System zugreifen. Die Kompatibilität mit gängigen Browsern wie Chrome, Firefox und Edge ist gegeben, wobei Chrome für optimale Performance empfohlen wird.
Die Mobile App für Ärzte und medizinische Fachangestellte bietet Terminübersicht und Zugriff auf Kurzbefunde unterwegs. Der vollständige Funktionsumfang der Mobile App sollte vor Vertragsabschluss geprüft werden, da mobile Oberflächen typischerweise reduzierte Funktionen im Vergleich zur Desktop-Version bieten.
Systemanforderungen beschränken sich bei der Cloud-Lösung auf ausreichende Internetbandbreite und aktuelle Browser-Versionen. Eine dedizierte Internetverbindung mit Backup-Lösung wird für kritische Praxisabläufe empfohlen. Bei der On-Premise-Variante kommen Server-Hardware-Anforderungen hinzu, die individuell mit dem Anbieter zu klären sind.
Die Verfügbarkeitsgarantie (SLA) und konkrete Reaktionszeiten bei Störungen sollten vertraglich fixiert werden. Typische Cloud-Anbieter garantieren 99,5 bis 99,9 Prozent Verfügbarkeit. Die genauen SLA-Konditionen von DENSoffice sind vor Vertragsabschluss zu erfragen.
Vorteile:
Zukunftssichere Technologie durch moderne Microservices-Architektur und kontinuierliche Updates ohne manuelle Installation. Die API-First-Struktur ermöglicht flexible Erweiterungen.
Hohe Datensicherheit durch ISO 27001-zertifizierte deutsche Cloud-Infrastruktur mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und automatischen Backups nach medizinischen Datenschutzstandards.
Zeitersparnis durch Automatisierung bei Recall-Prozessen, Plausibeitsprüfungen und KI-gestützten Abrechnungsempfehlungen, die manuelle Routinetätigkeiten reduzieren.
Flexibles Lizenzmodell ohne starre Paketpreise ermöglicht bedarfsgerechte Modulwahl und Anpassung bei veränderten Anforderungen.
Vollständige TI-Integration für E-Rezept, E-AU und elektronischen Arztbrief via KIM deckt gesetzliche Digitalisierungsvorgaben ab.
Standortunabhängiges Arbeiten durch Cloud-Architektur erleichtert MVZ-Strukturen und flexible Arbeitsmodelle ohne VPN-Komplexität.
Herausforderungen:
Internetabhängigkeit als systemisches Risiko macht die Praxis bei Verbindungsausfällen handlungsunfähig. Backup-Verbindungen oder mobile Hotspots sind erforderlich.
Geringerer Marktanteil als etablierte Systeme wie Medistar oder Albis könnte langfristige Unsicherheit bezüglich Produktkontinuität bedeuten.
Datenmigration aus Altsystemen kann bei proprietären Formaten oder qualitativ schlechten Altdaten komplex und teurer als kalkuliert werden.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für hochspezialisierte Nischen-Workflows im Vergleich zu vollständig individualisierbaren Systemen.
Laufende Kosten summieren sich bei mehreren Modulen und wachsenden Nutzerzahlen, während On-Premise-Systeme nach Anschaffung geringere Folgekosten haben können.
Fehlende Langzeiterfahrungen mit KI-Funktionen, da diese sich noch in der Pilotphase befinden und ihr praktischer Nutzen erst belegt werden muss.
Ja, eine On-Premise-Installation ist verfügbar, bildet aber nicht den Hauptfokus der Produktentwicklung. Die meisten Innovationen und schnellsten Updates erfolgen für die Cloud-Variante. Preise, Update-Prozesse und Support-Konditionen für On-Premise unterscheiden sich und sollten individuell angefragt werden. Praxen, die lokale Installation bevorzugen, sollten die langfristige Roadmap für diese Variante beim Anbieter erfragen.
Die Software richtet sich an ambulante Facharztpraxen aller Richtungen. Schwerpunkte liegen auf Zahnmedizin, Augenheilkunde, Orthopädie und allgemeinmedizinischen Praxen. Die Abbildung fachspezifischer Besonderheiten sollte vor Vertragsabschluss geprüft werden. Weniger geeignet ist DENSoffice für Großkliniken mit OP-Management, stationäre Einrichtungen oder hochspezialisierte chirurgische Zentren mit komplexen Workflow-Anforderungen.
Das System enthält integrierte Prüfregeln für GKV-, PKV- und GOÄ-Abrechnung mit automatischen Fehlerwarnungen vor Einreichung. Plausibilitätsprüfungen reduzieren Ablehnungen durch die KV. Schnittstellen zu allen gängigen Abrechnungsdienstleistern sind vorhanden. Die KI-gestützte Abrechnungsoptimierung befindet sich in der Pilotphase und erkennt Optimierungspotenziale bei Gebührenziffern. Praxen sollten die Qualität der Abrechnungsmodule für ihre spezifische Fachgruppe im Test verifizieren.
Grundlegende Computerkenntnisse sind Voraussetzung. Der Anbieter empfiehlt mindestens einen Tag Basisschulung plus einen halben Tag Vertiefung pro Mitarbeiter. Der "Super-User"-Ansatz mit internen Ansprechpartnern hat sich bewährt. Online-Schulungen und Video-Tutorials ergänzen die Präsenzschulungen. In den ersten Wochen nach Go-Live sollte erhöhte Support-Verfügbarkeit vertraglich gesichert sein. Die intuitive Benutzeroberfläche reduziert die Einarbeitungszeit im Vergleich zu älteren Systemen.
Das ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentrum erfüllt höchste Sicherheitsstandards für medizinische Daten. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt Daten bei Übertragung und Speicherung. Automatische Backups und Disaster-Recovery-Mechanismen sind implementiert. Die Server stehen in Deutschland und unterliegen deutschem Datenschutzrecht. DSGVO-Konformität und MDR-Konformität als Medizinprodukt sind zertifiziert. Praxen sollten dennoch einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und die Sicherheitskonzepte dokumentieren.
Bei Verbindungsausfall ist der Zugriff auf das System nicht möglich. Offline-Funktionen sind bei der Cloud-Variante nicht verfügbar. Praxen sollten eine Backup-Internetverbindung (zweiter Anbieter, mobile Hotspots) vorhalten. Kritische Notfalldaten können lokal vorgehalten werden. Der Anbieter empfiehlt redundante Internetanbindung für geschäftskritische Umgebungen. Die On-Premise-Variante bietet höhere Ausfallsicherheit bei lokalen Netzwerkproblemen, erfordert aber eigene Server-Infrastruktur mit entsprechenden Wartungsaufwänden.
