Angebots- und Auftragswesen:
Baustellenmanagement und Mobile Arbeit:
Material- und Lagerverwaltung:
Ressourcen- und Einsatzplanung:
Rechnungswesen und Controlling:
Kundenmanagement:
Echte GAEB D84-Tiefenintegration für Maler
Optimus hebt sich durch eine spezialisierte Kalkulation direkt auf Basis von Leistungsverzeichnissen ab. Die Software beherrscht nicht nur den Import und Export von GAEB-Dateien, sondern ermöglicht eine intelligente Kalkulation mit maler-spezifischen Positionen, die bereits mit konkreten Material- und Arbeitswerten hinterlegt sind. Die Integration umfasst exakte RAL- und BS-Farbformeln mit automatisch generierten Materiallisten – eine Detailtiefe, die über generische Handwerkerlösungen deutlich hinausgeht. Betriebe, die regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, sparen dadurch bis zu 50% der Zeit für die Angebotserstellung.
Maximale Infrastruktur-Flexibilität ohne Vendor Lock-in
Als einer der wenigen Anbieter im Malerhandwerk bietet Optimus die freie Wahl zwischen Cloud-Betrieb, klassischer On-Premise-Installation oder Azure-Hosting – bei identischem Funktionsumfang. Diese Wahlfreiheit eliminiert die Abhängigkeit von einem bestimmten Betriebsmodell und ermöglicht die optimale Anpassung an individuelle IT-Strategien und Datenschutz-Anforderungen. Betriebe können je nach Entwicklung zwischen den Modellen wechseln, ohne die Software komplett austauschen zu müssen.
Vollwertige Offline-Arbeit auf der Baustelle
Die mobilen Apps für iOS und Android funktionieren komplett offline und synchronisieren Daten automatisch bei Wiederherstellung der Verbindung. Zeiterfassung, Materialrapport, Mängelmanagement und Bautagebuch laufen unterbrechungsfrei – auch in Kellern, Treppenhäusern oder auf entlegenen Baustellen ohne Mobilfunkempfang. Diese durchdachte Offline-Funktionalität unterscheidet Optimus von vielen Cloud-nativen Lösungen, die bei Verbindungsabbrüchen nur eingeschränkt nutzbar sind.
Branchenspezifische Intelligenz ab Start
Die Software liefert vordefinierte Templates für typische Malerarbeiten, umfassende RAL-Farbdatenbanken mit Mischverhältnissen und realistische Materialverbräuche basierend auf Branchenerfahrung. Anwender starten nicht bei Null, sondern mit bewährten Standards, die sich sofort produktiv nutzen lassen. Die Kalkulationsdatenbank wurde über Jahre mit Praxiswerten aus hunderten Betrieben verfeinert.
Einschränkungen
Die Benutzeroberfläche wird von manchen Anwendern als funktional, aber weniger modern wahrgenommen im Vergleich zu neueren Cloud-nativen Lösungen. Die initiale Einarbeitung erfordert strukturierte Schulungen und Zeit – besonders bei Mitarbeitern mit geringer digitaler Affinität. Die Funktionstiefe kann für sehr kleine Ein-Mann-Betriebe überdimensioniert wirken. Zudem fehlen nach derzeitigem Kenntnisstand Features wie 3D-Visualisierung für Kundenpräsentationen oder CO2-Tracking für Nachhaltigkeitsberichte.
Mittlere Malerbetriebe mit 10-30 Mitarbeitern
Betriebe dieser Größenordnung profitieren maximal von der Prozesstiefe der Software. Die Kombination aus komplexer Kalkulation, strukturierter Ressourcenplanung und mobiler Baustellenanbindung entfaltet ihren vollen Nutzen, ohne dass die Lösung überdimensioniert wirkt. Bei dieser Betriebsgröße amortisiert sich die Investition typischerweise innerhalb von 12-18 Monaten durch Effizienzgewinne in der Dokumentation, reduzierten Materialnachlässen und beschleunigter Angebotserstellung. Die vorhandene Bürostruktur kann die Software sinnvoll einsetzen, während gleichzeitig mehrere Baustellen parallel betreut werden.
Betriebe mit regelmäßigen öffentlichen Ausschreibungen
Malerbetriebe, die häufig an GAEB-basierten Ausschreibungen teilnehmen, finden in Optimus eine spezialisierte Lösung mit echtem Wettbewerbsvorteil. Die automatisierte LV-Kalkulation mit hinterlegten Materialwerten spart nicht nur Zeit, sondern minimiert Kalkulationsfehler, die bei öffentlichen Auftraggebern zu Nachteilen führen können. Die Fähigkeit, Leistungsverzeichnisse direkt zu importieren, zu kalkulieren und wieder zu exportieren, macht den Unterschied zu generischen Tools deutlich spürbar.
Wachsende Betriebe mit mehreren parallelen Baustellen
Wenn die Koordination zwischen Büro und mehreren gleichzeitigen Baustellen zur organisatorischen Herausforderung wird, bietet Optimus die notwendige Struktur. Das digitale Bautagebuch mit Chat-Funktion, die Ressourcenplanung mit Auslastungsübersicht und die mobile Zeiterfassung schaffen Transparenz und reduzieren den Abstimmungsaufwand erheblich. Betriebe in dieser Wachstumsphase vermeiden durch den rechtzeitigen Einsatz strukturierter Software chaotische Zustände und Informationslücken.
Qualitätsbewusste Betriebe mit aktivem Gewährleistungsmanagement
Das integrierte CRM mit Serviceplanung und automatischen Gewährleistungserinnerungen unterstützt professionellen Kundenservice über die Projektabwicklung hinaus. Betriebe, die Wert auf Kundenbindung und systematische Nachbetreuung legen, finden hier Werkzeuge, die vergessene Nachsorge-Termine verhindern und das Qualitätsimage langfristig stärken.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Optimus verfolgt den Ansatz einer End-to-End-Prozessabbildung für Malerbetriebe. Von der ersten Kundenanfrage über Kalkulation, Auftragsdurchführung und Materialwirtschaft bis zur Abrechnung und Nachkalkulation arbeiten alle Funktionen aus einer gemeinsamen Datenbasis. Diese durchgängige Integration vermeidet Medienbrüche, reduziert Fehlerquellen und ermöglicht jederzeit aktuelle Auswertungen zum Projektstatus.
Branchenspezifische Intelligenz unterscheidet die Software von generischen ERP-Systemen. Die Kalkulationsdatenbank enthält bewährte Templates für typische Malerarbeiten, umfassende RAL-Farbdatenbanken mit Mischverhältnissen und realistische Materialverbräuche basierend auf jahrelanger Branchenerfahrung. Anwender müssen nicht bei Null anfangen, sondern starten mit Standards, die sich in hunderten Betrieben bewährt haben. Diese Vorlagen lassen sich individuell anpassen und erweitern.
Der modulare Aufbau ermöglicht eine schrittweise Einführung entsprechend dem Entwicklungsstand des Betriebs. Einstieg mit Kernfunktionen wie Angebotserstellung, Rechnungsstellung und Zeiterfassung ist möglich. Bei Bedarf lassen sich Module wie erweiterte Lagerverwaltung, detaillierte Ressourcenplanung oder umfassendes CRM hinzubuchen. Diese Skalierbarkeit macht Optimus für Betriebe mit 5 bis 50 Mitarbeitern einsetzbar, wobei der optimale Nutzen im mittleren Segment zwischen 10 und 30 Mitarbeitern liegt.
Die RPS Roland Piske Software GmbH besteht seit 2004 und beschäftigt rund 30 Mitarbeiter. Inhabergeführt und fokussiert auf die Malerbranche, konzentriert sich das Unternehmen ausschließlich auf Software für Maler, Lackierer und Stuckateure. Die Struktur ohne Risikokapitalgeber oder Konzerneinbindung gewährleistet langfristige Kontinuität und unabhängige Produktentwicklung.
Kundennähe als gelebtes Prinzip zeigt sich in regelmäßigen Community-Days, bei denen Anwender aktiv in die Produktgestaltung eingebunden werden. Die Vertragsverlängerungsrate von 80% und eine Support-Zufriedenheit von 95% belegen die praktische Umsetzung dieses Ansatzes. Der Service umfasst dedizierte Account Manager, eine Hotline mit 4-8 Stunden Reaktionszeit-SLA und optional Vor-Ort-Workshops für die Implementierung und Schulung.
Die geografische Nähe zu vielen Kunden im deutschsprachigen Raum ermöglicht persönlichen Support und schnelle Reaktionszeiten. Updates und Weiterentwicklungen erfolgen kontinuierlich unter Berücksichtigung des Anwender-Feedbacks, was die Software praxisnah hält und an realen Anforderungen ausrichtet.
Moderne Basis mit bewährter Technologie bildet das technische Fundament: .NET-Framework mit REST-APIs und SQL Server-Datenbank schaffen ein stabiles und zuverlässiges System. Die schrittweise Migration zu Microservices-Architektur sichert Zukunftsfähigkeit und Skalierbarkeit. Diese Architektur ermöglicht die flexible Bereitstellung als Cloud-Lösung, On-Premise-Installation oder Azure-Hosting bei identischem Funktionsumfang.
Die Schnittstellenlandschaft deckt die relevanten Integrationsbedarfe ab. GAEB-Schnittstelle für Leistungsverzeichnisse und Datanorm-Integration für elektronischen Datenaustausch mit Großhändlern gehören zum Standard. Verbindungen zu DATEV und Lexware ermöglichen nahtlose Buchhaltungsintegration. Excel-Import/-Export und E-Mail-Systemanbindung vervollständigen die Standardschnittstellen. Eine REST-API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung, deren Umsetzung das RPS-Team professionell unterstützt.
DSGVO-Konformität und Datensicherheit sind durch deutsche Azure-Rechenzentren (bei Cloud-Betrieb), TLS 1.2+ Verschlüsselung, tägliche Backups und GoBD-konforme Archivierung gewährleistet. Bei On-Premise-Installation verbleiben alle Daten im eigenen Unternehmen, was maximale Datenhoheit bietet. Die mobilen Apps synchronisieren verschlüsselt und ermöglichen granulare Berechtigungssteuerung für verschiedene Mitarbeiterrollen.
Optimus bietet zwei grundlegende Lizenzmodelle, die unterschiedliche Investitionspräferenzen und IT-Strategien adressieren.
On-Premise-Modell: Einmaliger Lizenzkauf ab etwa 4.000 EUR für kleinere Konfigurationen, realistische Vollausstattungen für mittlere Betriebe liegen bei 8.000-15.000 EUR. Hinzu kommt eine jährliche Wartungspauschale von 18-22% des Lizenzwerts, die Updates, Support und Pflege der Schnittstellen abdeckt. Dieses Modell amortisiert sich langfristig, erfordert aber höhere Initialinvestitionen und eigene IT-Ressourcen für Server-Betrieb und Datensicherung.
Cloud-Modell: Monatliche Miete ab 75 EUR pro aktivem Nutzer. Ein typischer Betrieb mit 10 Anwendern (Büro und Baustellen-Vorarbeiter) rechnet mit monatlich 750-900 EUR je nach Modulauswahl. Dieses Modell vermeidet hohe Anfangsinvestitionen, beinhaltet Hosting, Wartung und Support in einer Pauschale und skaliert flexibel mit der Mitarbeiterzahl. Implementierungskosten von 2.000-5.000 EUR für Ersteinrichtung, Datenimport und Schulungen fallen bei beiden Modellen zusätzlich an.
Realistische Gesamtkosten über drei Jahre für einen 10-Mann-Betrieb mit vollständiger Implementierung: Cloud-Modell etwa 30.000-40.000 EUR (Miete, Implementierung, Schulungen), On-Premise-Modell etwa 20.000-30.000 EUR (Lizenz, Wartung, Implementierung, ohne Hardware). Marketing-Versprechen unter 15.000 EUR beziehen sich typischerweise auf absolute Minimalkonfigurationen ohne Schulungen und erweiterte Module.
Versteckte Kostenfallen vermeiden: Planen Sie Budget für Datenbereinigung aus Altsystemen, interne Projektressourcen (0,5-1 Vollzeit-Äquivalent während der Implementierung), ausreichende Schulungen für alle Anwendergruppen und mögliche individuelle Schnittstellenanpassungen ein. Diese Positionen werden häufig unterschätzt, sind aber erfolgsentscheidend.
Strukturierter Implementierungsprozess mit definierter Phasenabfolge minimiert Risiken bei der Einführung. Für mittlere Betriebe mit 10-30 Mitarbeitern sollten 3-5 Monate Projektdauer eingeplant werden, kleinere Betriebe mit Basisfunktionen benötigen 2-3 Monate. Die Phasen umfassen Analyse der bestehenden Prozesse, Datenmapping aus Altsystemen, Pilotphase mit Testbetrieb an einem Projekt, strukturierte Schulungen und Go-Live mit intensiver Nachbetreuung.
Die Datenübernahme aus Vorsystemen stellt oft den kritischen Erfolgsfaktor dar. Excel-Vorlagen, Lexware-Exports und DATEV-Daten können importiert werden, erfordern aber in der Regel manuelle Bereinigung und Strukturierung. Kundenstammdaten, Artikellisten und Kalkulationsvorlagen sollten vor der Migration systematisch aufbereitet werden. Unrealistische Erwartungen an automatisierte Komplettmigrationen führen häufig zu Enttäuschungen – planen Sie ausreichend Zeit für die Datenqualität ein, da diese die Basis für einen produktiven Start bildet.
Change Management ist erfolgsentscheidend und wird häufig unterschätzt. Ohne klares Commitment der Geschäftsführung, frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter und ausreichende Schulungen scheitern Implementierungen trotz guter Software. Etablieren Sie Schlüsselanwender als interne Multiplikatoren, die Kollegen unterstützen und als Feedback-Kanal zum Anbieter dienen. Planen Sie eine Parallelphase ein, in der Alt- und Neusystem temporär parallel laufen – das gibt Sicherheit und ermöglicht schrittweisen Übergang ohne Geschäftsunterbrechung.
Wesentliche Vorteile:
Messbare Effizienzgewinne: Anwender berichten von durchschnittlich 20% Zeitersparnis bei Dokumentation und Verwaltung, 15% weniger Materialnachlässen durch bessere Planung und typischen Amortisationszeiten von 12-18 Monaten bei mittleren Betrieben.
Branchenstandards inklusive: RAL-Farbformeln, Materialverbräuche und LV-Kalkulationsvorlagen sind vorkonfiguriert – der Aufbau eigener Datenbanken entfällt und ermöglicht sofortigen produktiven Einsatz.
Infrastruktur-Wahlfreiheit: Die echte Flexibilität zwischen Cloud, On-Premise und Hybrid-Modellen ohne Funktionseinschränkungen vermeidet Vendor Lock-in und passt sich individuellen IT-Strategien an.
Robuste Offline-Funktionalität: Vollwertiges Arbeiten auf Baustellen ohne stabile Internetverbindung unterscheidet Optimus von vielen Cloud-nativen Konkurrenzprodukten.
Skalierbare Lösung: Die Software wächst durch modularen Aufbau mit dem Betrieb von 5 bis 50 Mitarbeitern mit, ohne komplett ausgetauscht werden zu müssen.
Etablierter Branchenspezialist: 20 Jahre Markterfahrung und hohe Kundenbindung sprechen für Kontinuität und Zuverlässigkeit des Anbieters.
Wichtige Herausforderungen:
Einarbeitungsaufwand: Die Funktionstiefe erfordert strukturierte Schulungen – rechnen Sie realistisch mit 2-3 Tagen intensiver Schulung pro Mitarbeiter für produktive Nutzung.
UI-Modernität: Die Benutzeroberfläche wirkt teils weniger intuitiv und modern als bei neueren Cloud-Tools, was besonders bei digital unerfahrenen Mitarbeitern Geduld und Unterstützung erfordert.
Initiale Investition: Die Gesamtkosten liegen deutlich über einfachen Rechnungsprogrammen – der ROI entsteht durch Prozessoptimierung und Effizienzgewinne, nicht durch niedrige Anschaffungskosten.
Komplexität für Kleinstbetriebe: Ein-Mann-Betriebe oder sehr kleine Teams können die Funktionstiefe oft nicht ausschöpfen und würden von schlankeren Lösungen mehr profitieren.
Datenmigration erfordert Vorbereitung: Automatisierte Übernahme aus Altsystemen funktioniert selten reibungslos – manuelle Datenbereinigung ist typischerweise erforderlich.
Fehlende Premium-Features: 3D-Visualisierung für Kundenpräsentationen oder CO2-Tracking für Nachhaltigkeitsberichte gehören nach derzeitigem Kenntnisstand nicht zum Funktionsumfang.
Ja, die mobilen Apps für iOS und Android arbeiten vollwertig offline. Zeiterfassung, Materialrapport, Mängelmanagement und Bautagebuch funktionieren ohne aktive Internetverbindung. Die erfassten Daten werden automatisch synchronisiert, sobald das Gerät wieder Verbindung hat. Diese Offline-Funktionalität ist für Baustellen in Kellern, Treppenhäusern oder ländlichen Gebieten ohne zuverlässigen Mobilfunkempfang entscheidend.
Für einen mittelgroßen Malerbetrieb mit 10-30 Mitarbeitern sollten 3-5 Monate Projektdauer eingeplant werden. Kleinere Betriebe mit unter 10 Mitarbeitern und Fokus auf Basisfunktionen kommen in 2-3 Monaten zum Go-Live. Die Dauer hängt stark von der Datenqualität der Altsysteme, dem gewünschten Funktionsumfang und der Verfügbarkeit interner Projektressourcen ab. Eine parallele Testphase mit einem Pilotprojekt vor dem vollständigen Umstieg hat sich bewährt.
Kurzfristig betrachtet (1-3 Jahre) ist das Cloud-Modell oft kostengünstiger durch niedrigere Initialinvestitionen und enthaltene Wartung. Ab 4-5 Jahren kann On-Premise wirtschaftlicher sein, wenn Sie über die notwendigen IT-Ressourcen für Server-Betrieb und Datensicherung verfügen. Die Entscheidung sollte aber nicht nur nach Kosten erfolgen: Datenschutz-Anforderungen, interne IT-Kompetenz und strategische Ausrichtung sind mindestens ebenso wichtig. Ein 10-Mann-Betrieb ohne eigene IT-Abteilung fährt mit Cloud in der Regel besser, auch wenn die Langfristkosten höher liegen.
Ja, die GAEB D84-Schnittstelle gehört zu den Kernfunktionen. Optimus kann Leistungsverzeichnisse importieren, mit hinterlegten Kalkulationsdaten berechnen und wieder exportieren. Die Integration geht über reinen Import/Export hinaus: Maler-spezifische Positionen sind mit Material- und Arbeitswerten vorkonfiguriert, was die Kalkulationszeit erheblich reduziert. Für Betriebe, die regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, ist diese Tiefenintegration ein wesentlicher Vorteil gegenüber generischen Lösungen.
Optimus bietet standardmäßig Schnittstellen zu DATEV und Lexware für den Austausch von Rechnungsdaten, Zahlungseingängen und Belegen. Die Übergabe kann automatisiert oder nach Prüfung erfolgen. Für andere Buchhaltungssysteme ermöglicht die REST-API individuelle Integrationen, deren Umsetzung das RPS-Team unterstützt. Excel-Export als Fallback-Lösung ist ebenfalls möglich. Die GoBD-Konformität ist bei allen Varianten gewährleistet.
Grundsätzlich ja, aber mit Einschränkungen. Die Funktionstiefe und Komplexität sind primär für mittlere Betriebe konzipiert. Ein-Mann-Betriebe oder sehr kleine Teams können den vollen Leistungsumfang oft nicht ausschöpfen und empfinden die Software möglicherweise als überdimensioniert. Wenn jedoch Wachstum geplant ist oder bereits regelmäßig GAEB-Ausschreibungen bearbeitet werden, kann sich der Einsatz auch bei 5-8 Mitarbeitern lohnen. Die Investition sollte dann aber zur mittelfristigen Unternehmensentwicklung passen – für dauerhaft kleine Strukturen gibt es schlankere Alternativen.
