Mobile Baustelle: Mobile Zeiterfassung mit GPS-Standortnachweis und Fotodokumentation für lückenlosen Baufortschritt, Vollständige Offline-App mit automatischer Synchronisation beim nächsten Netzkontakt, Digitale Baustellendokumentation mit Abnahmeprotokollen und Notizen direkt am Objekt
Kalkulation & Angebotswesen: Maler-spezifische Kalkulationsvorlagen für m²-basierte Preismodelle und Rüstzeiten, KI-gestützte Materialverbrauchsprognose auf Basis historischer Projektdaten zur Reduzierung von Verschnitt, One-Click-Angebotserstellung vom kalkulierten Auftrag zum versandfertigen PDF ohne Medienbruch
Auftragsabwicklung & Verwaltung: Zentrale Auftragsverwaltung mit Statusverfolgung von der Angebotsphase bis zur finalen Abrechnung, Digitale Rechnungsstellung per E-Mail mit direkter DATEV- und Lexware-Anbindung, Nachtragsverwaltung für revisionssichere Erfassung von Zusatzleistungen und Änderungswünschen
Ressourcen & Materialplanung: Einsatz- und Schichtplanung nach Mitarbeiterqualifikationen und Verfügbarkeiten, Materiallagerverwaltung mit Echtzeit-Bestandsübersicht und automatischen Nachbestell-Hinweisen, UGL-Schnittstelle für direkten Datenaustausch mit Fachgroßhändlern bei Bestellungen und Preisaktualisierungen
Organisation & Controlling: CRM-Kundenhistorie mit allen Angeboten und Aufträgen pro Kunde sowie automatischen Wartungserinnerungen, Deckungsbeitrags-Reporting mit Soll-Ist-Vergleichen für Zeit und Kosten je Projekt, No-Code-Workflow-Designer zur individuellen Anpassung betriebsinterner Abläufe ohne Programmierkenntnisse
KI-gestützte Materialoptimierung unterscheidet mexXsoft X2 grundlegend von Wettbewerbern, die mit pauschalen Schätzwerten arbeiten. Das System analysiert vergangene Aufträge des Betriebs und lernt kontinuierlich dazu. Die Materialverbrauchsprognose wird mit jedem abgeschlossenen Projekt präziser und berücksichtigt betriebsindividuelle Faktoren wie Mitarbeiterverhalten oder typische Objektbedingungen. Diese datenbasierte Kalkulation reduziert Farbüberschüsse messbar und senkt die Materialkosten nachhaltig.
Echte Baustellentauglichkeit durch robuste Offline-Funktionalität hebt die mobile App deutlich von rein cloud-abhängigen Lösungen ab. Zeitbuchungen, Fotos und Dokumentationen werden lokal auf dem Gerät gespeichert und arbeiten völlig unabhängig von Mobilfunkempfang. Sobald wieder Netzverbindung besteht, erfolgt die Synchronisation automatisch im Hintergrund. App-Store-Bewertungen bestätigen die Zuverlässigkeit dieser Funktion – besonders wertvoll in Kellern, ländlichen Gebieten oder bei temporären Netzausfällen auf Großbaustellen.
No-Code-Workflow-Designer speziell für Malerprozesse ermöglicht die Anpassung der Software an betriebsindividuelle Abläufe ohne externe Programmierer. Ob spezielle Abnahmeprotokolle für gewerbliche Auftraggeber, individuelle Qualitätschecks nach DIN-Normen oder mehrstufige Freigabeprozesse – die visuelle Oberfläche macht Anpassungen auch für technisch weniger versierte Anwender zugänglich. Dies spart nicht nur Kosten für externe Customizing-Dienstleistungen, sondern erlaubt auch kurzfristige Prozessoptimierungen.
Branchenvorlagen statt generischer Handwerkersoftware bedeuten sofortige Einsatzbereitschaft ab Tag 1. Vorkonfigurierte Kalkulationsmodelle berücksichtigen verschiedene Untergründe, typische Rüstzeiten für unterschiedliche Objekttypen und branchenspezifische Materialkataloge. Die m²-basierte Kalkulation entspricht der Malerpraxis und erfordert keine zeitaufwendige Grundkonfiguration wie bei allgemeinen ERP-Systemen.
Einschränkungen sollten bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden: Das Reporting-Modul bietet derzeit weniger Flexibilität als etablierte Systeme wie HERO – komplexe Controlling-Anforderungen erfordern häufig manuelle Exporte zu Excel oder externen Analysetools. Eine integrierte Lohnabrechnung fehlt vollständig, sodass Daten an externe Lohnsysteme übergeben werden müssen. Die ausschließliche Verfügbarkeit als Cloud-Lösung schließt Betriebe mit strikten On-Premise-Anforderungen aus.
Kleine bis mittelständische Malerbetriebe mit 2-50 Mitarbeitern profitieren von der flexiblen Skalierbarkeit des Systems. Kleinbetriebe können mit sofort nutzbaren Branchenvorlagen starten, ohne wochenlange Konfigurationsprojekte durchlaufen zu müssen. Wachsende Betriebe schätzen die modulare Erweiterbarkeit – zusätzliche Funktionen lassen sich bei Bedarf hinzubuchen, ohne das Gesamtsystem wechseln zu müssen. Die Investition amortisiert sich in dieser Betriebsgröße üblicherweise innerhalb von 12-24 Monaten durch reduzierte Verwaltungszeiten und optimierte Materialkalkulation.
Betriebe mit vielen Außeneinsätzen und wechselnden Baustellen finden in der robusten Offline-App einen erheblichen Effizienzgewinn. Die GPS-gestützte Zeiterfassung direkt am Objekt eliminiert nachträgliche Stundenzettel-Erfassungen im Büro. Fotodokumentation und Notizen werden unmittelbar beim Baufortschritt angelegt, was Gedächtnislücken und fehlende Nachweise bei späteren Reklamationen verhindert. Für Betriebe, die täglich mehrere Teams auf unterschiedlichen Objekten koordinieren, bedeutet dies eine spürbare Reduzierung des administrativen Aufwands.
Betriebe mit Optimierungspotenzial bei der Materialkalkulation profitieren besonders von der KI-gestützten Verbrauchsprognose. Bei größeren Auftragsvolumen führen bereits kleine prozentuale Einsparungen bei Farbe und Material zu erheblichen Kostenvorteilen. Das System ist besonders wertvoll für Betriebe, die bisher mit pauschalen Zuschlägen kalkulieren und durch datenbasierte Präzision ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern möchten. Die historische Datenanalyse liefert zudem transparente Erkenntnisse über tatsächliche Verbräuche verschiedener Mitarbeiter oder Objekttypen.
Digitalisierungsbereite Inhaber ohne eigene IT-Abteilung können mexXsoft X2 als Cloud-SaaS-Lösung ohne komplexe IT-Infrastruktur einsetzen. Der deutschsprachige Support (Mo-Fr, 8-17 Uhr) per Telefon und Ticketsystem wird durch eine Online-Akademie mit Video-Tutorials und regelmäßigen Webinaren ergänzt. Die intuitive Benutzeroberfläche und die durchdachte Onboarding-Begleitung ermöglichen auch technisch weniger versierten Teams einen erfolgreichen Einstieg. Regelmäßige automatische Updates in der Cloud eliminieren manuelle Installationsaufwände.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Cloud-basierte Komplettlösung für den gesamten Geschäftsprozess vom ersten Kundeninteresse bis zur finalen Abrechnung charakterisiert mexXsoft X2. Die Software bildet typische Maler-Workflows digital ab und konzentriert sich dabei auf zwei zentrale Aspekte: die mobile Baustelle mit GPS-gestützter Zeiterfassung sowie die maler-spezifische Kalkulation mit m²-basierten Preismodellen. Anders als generische Handwerkersoftware oder branchenübergreifende ERP-Systeme verzichtet mexXsoft X2 auf überflüssige Funktionen und fokussiert konsequent auf die tatsächlichen Anforderungen von Malerbetrieben, Stuckateuren und Trockenbauern.
Die technische Architektur basiert auf einem modernen Microservices-Ansatz mit Progressive Web App für Browser sowie nativen mobilen Apps für iOS und Android ab Version 12. Der Offline-First-Ansatz der mobilen Anwendung unterscheidet die Software fundamental von vielen Wettbewerbern: Alle kritischen Funktionen arbeiten ohne Internetverbindung weiter und synchronisieren Daten automatisch bei wiederhergestellter Verbindung. Dies macht die Software besonders robust für den rauen Baustellenalltag mit wechselnden Netzabdeckungen.
Modularer Aufbau ermöglicht flexible Einstiegsszenarien und sukzessive Erweiterungen. Betriebe können mit Basisfunktionen starten und bei wachsenden Anforderungen zusätzliche Module wie erweiterte CRM-Funktionen, Serviceverträge oder spezielle Reporting-Erweiterungen hinzubuchen. Die Lizenzierung skaliert mit der Nutzerzahl und dem Funktionsumfang. Durch die REST-API lassen sich bei Bedarf auch Drittsysteme anbinden, wobei dies meist externe Entwickler erfordert. Die Standardschnittstellen zu DATEV, Lexware und SAP Business One sowie das UGL-Format für Großhandelsanbindungen decken jedoch bereits die wichtigsten Integrationsbedarfe ab.
Die mexXsoft GmbH mit Sitz in Berlin wurde 2015 gegründet und beschäftigt etwa 60 Mitarbeiter. Anders als Anbieter branchenübergreifender Softwarelösungen fokussiert sich mexXsoft konsequent auf Handwerks-ERP für Maler, Stuckateure und Trockenbauer. Diese Spezialisierung spiegelt sich in den vorkonfigurierten Branchenvorlagen und der maler-spezifischen Funktionslogik wider. Die Entwicklung erfolgt überwiegend mit einem Inhouse-Team in Deutschland, was kurze Kommunikationswege und praxisnahe Weiterentwicklung ermöglicht.
Direkte Zusammenarbeit mit Malerinnungen und Fachbetrieben prägt die Produktentwicklung. Der Anbieter verfolgt eine "Handwerk 4.0"-Philosophie mit besonderem Fokus auf KI-Innovation und mobile Lösungen für die digitale Baustelle. Support erfolgt in deutscher Sprache von Montag bis Freitag zwischen 8 und 17 Uhr per Telefon, E-Mail und Ticketsystem. Ergänzend bietet die Online-Akademie Video-Tutorials, Webinare und regelmäßige Nutzer-Community-Events zum Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern.
Hosting ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren gewährleistet DSGVO-Konformität und erfüllt strenge Datenschutzanforderungen. Zwei-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Penetrationstests und verfügbare Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) sind Standard. Externe und interne Datenschutzbeauftragte sowie Datenschutz-Folgenabschätzungen bei neuen Features runden das Sicherheitskonzept ab. Für Malerbetriebe, die sensible Kundendaten und Geschäftsinformationen verarbeiten, bietet dies eine solide rechtliche Grundlage.
REST-API ermöglicht Integrationen mit Drittsystemen für spezifische Anforderungen, die über Standardschnittstellen hinausgehen. Die vorhandenen Anbindungen zu DATEV, Lexware und SAP Business One decken typische Buchhaltungsszenarien ab und vermeiden Doppelerfassungen. Besonders praxisrelevant ist die UGL-Schnittstelle für den Datenaustausch mit Fachgroßhändlern – Bestellungen können direkt aus der Software ausgelöst und Preise automatisch aktualisiert werden. Dies reduziert manuelle Übertragungsfehler und beschleunigt Beschaffungsprozesse.
Agile Entwicklung mit 3-4 größeren Feature-Releases pro Jahr sowie regelmäßigen kleineren Updates charakterisiert den Entwicklungsrhythmus. Updates werden automatisch in der Cloud ausgerollt, sodass Anwender stets die aktuelle Version nutzen, ohne manuelle Installationen durchführen zu müssen. Dies eliminiert den typischen Wartungsaufwand lokaler Softwareinstallationen und stellt sicher, dass neue Funktionen zeitnah allen Nutzern zur Verfügung stehen.
SaaS-Abomodell mit monatlicher Lizenzierung pro Nutzer bildet die Preisgrundlage. Typische Kosten bewegen sich zwischen 30 und 80 EUR pro Nutzer und Monat, abhängig vom gewählten Modulumfang. Staffelpreise bei höheren Nutzerzahlen reduzieren die Pro-Kopf-Kosten für größere Betriebe. Die meisten Verträge sind monatlich kündbar oder mit kurzen Laufzeiten von 12 Monaten ausgestattet, was Flexibilität bei veränderten Anforderungen bietet.
Einmalige Onboarding-Pauschale zwischen 1.000 und 5.000 EUR für kleinere Betriebe deckt initiale Systemkonfiguration, Datenimport und Grundschulung ab. Bei größeren Rollouts mit intensiver Prozessberatung können 10.000 bis 20.000 EUR anfallen. Hinzu kommen Schulungskosten für die Mitarbeiter sowie gegebenenfalls Hardware-Investitionen für Tablets oder Smartphones zur mobilen Nutzung. Die Gesamtkosten über drei Jahre (Total Cost of Ownership) sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden, wobei auch interne Personalressourcen für die Projektbegleitung einzukalkulieren sind.
Erste ROI-Effekte durch schnellere Zeiterfassung und reduzierten Büroaufwand zeigen sich erfahrungsgemäß bereits nach 3-6 Monaten. Die vollständige Amortisation durch Effizienzgewinne und Materialeinsparungen tritt üblicherweise innerhalb von 12-24 Monaten ein. Versteckte Kosten können bei aufwendigen Datenmigrationen aus komplexen Altsystemen oder individuellen API-Integrationen entstehen. Konkrete Staffelpreise, Mindestlaufzeiten und Kosten für individuelle Anpassungen sollten direkt beim Anbieter erfragt werden, da diese je nach Verhandlung variieren können.
Typische Implementierungsdauer beträgt 2-4 Wochen für Kleinbetriebe mit 2-10 Mitarbeitern und überschaubarer Datenmigration. Mittelständische Betriebe mit 10-50 Mitarbeitern sollten 6-12 Wochen einplanen, besonders wenn individuelle Workflows über den No-Code-Designer konfiguriert werden. Die größte zeitliche Herausforderung liegt nicht in der Software selbst, sondern in der Datenbereinigung im Altsystem und der Anpassung interner Prozesse. Doppelte Kundenstammdaten, unvollständige Artikelinformationen oder inkonsistente Auftragsdaten im bisherigen System verzögern die Migration erheblich.
Basisimport von Stammdaten aus CSV- oder Excel-Dateien gehört zum Standard. Kunden, Materialien und offene Aufträge lassen sich in strukturierter Form übernehmen. Für Migrationen aus verbreiteten Altsystemen wie WinWorker existieren teilweise spezialisierte Migrationstools oder Services, die den Prozess beschleunigen. Eine vollautomatische Komplettübernahme komplexer Projekthistorien mit allen Verknüpfungen ist jedoch unrealistisch – manuelle Nacharbeit und Plausibilitätsprüfungen bleiben notwendig. Der Anbieter sollte frühzeitig über vorhandene Altsysteme informiert werden, um Aufwand und Machbarkeit realistisch einschätzen zu können.
Kritische Erfolgsfaktoren beginnen mit dem sichtbaren Commitment der Geschäftsleitung. Wenn die Führung hinter der Digitalisierung steht und dies klar kommuniziert, steigt die Akzeptanz bei skeptischen Mitarbeitern erheblich. Gründliche Datenaufbereitung vor der Migration spart später Ärger und Nacharbeiten. Umfassende Schulung aller Endnutzer – nicht nur eine einmalige Kickoff-Schulung, sondern kontinuierliche Begleitung in den ersten Wochen – verhindert Frustration und Rückfall in alte Gewohnheiten. Die frühzeitige Einbindung digitalaffiner Mitarbeiter als Multiplikatoren schafft interne Unterstützung und erleichtert die Verbreitung von Best Practices im Team.
Vorteile:
Bis zu 20% weniger Verwaltungsaufwand durch digitale Zeiterfassung direkt auf der Baustelle und zentrale Auftragsverwaltung, die Zettelwirtschaft und doppelte Dateneingaben eliminiert
15% schnellere Abrechnung dank One-Click-Rechnungsstellung mit automatischer DATEV-Anbindung, wodurch der Zeitraum zwischen Leistungserbringung und Zahlungseingang verkürzt wird
Messbare Materialersparnis durch KI-gestützte Verbrauchsprognose, die aus historischen Projektdaten lernt und präzisere Kalkulationen als pauschale Zuschläge ermöglicht
GoBD- und MiLoG-konforme Prozesse für Zeiterfassung und Belegarchivierung minimieren Compliance-Risiken bei Betriebsprüfungen und Mindestlohn-Kontrollen
Echte Baustellentauglichkeit dank robuster Offline-App, die unabhängig von Mobilfunkempfang arbeitet – besonders wertvoll in Kellern, Tiefgaragen oder ländlichen Gebieten
No-Code-Anpassungen ermöglichen betriebsindividuelle Workflow-Optimierungen ohne teure externe Programmierer oder lange Wartezeiten auf Customizing-Projekte
Herausforderungen:
Reporting-Modul noch ausbaufähig – komplexe Controlling-Anforderungen mit individuellen Auswertungen erfordern häufig manuelle Exporte zu Excel oder externen Business-Intelligence-Tools
Keine integrierte Lohnabrechnung erhöht administrativen Aufwand durch Datentransfer zu externen Lohnsystemen oder Steuerberatern, was zusätzliche Schnittstellen erfordert
Nur als Cloud-Lösung verfügbar – Betriebe mit strikten On-Premise-Anforderungen aus Datenschutz- oder Sicherheitsgründen sind ausgeschlossen
Nutzerakzeptanz bei älteren Mitarbeitern kann herausfordernd sein – Change Management und geduldige Schulungsbegleitung sollten nicht unterschätzt werden
SLA-Details nicht öffentlich einsehbar – konkrete Verfügbarkeitsgarantien, Reaktionszeiten bei Störungen und Kompensationsregelungen müssen im Vertrag individuell geklärt werden
Ja, die mobile App speichert alle relevanten Daten – Zeitbuchungen, Fotos, Notizen und Abnahmeprotokolle – lokal auf dem Gerät und arbeitet völlig unabhängig von Netzempfang. Sobald wieder eine Internetverbindung verfügbar ist, erfolgt die Synchronisation automatisch im Hintergrund. Dies ist einer der größten praktischen Vorteile gegenüber rein online-basierten Konkurrenzlösungen und wird in App-Store-Bewertungen regelmäßig als besonders zuverlässig hervorgehoben.
Für einen Kleinbetrieb mit 2-10 Mitarbeitern und überschaubarer Datenmigration sind 2-4 Wochen realistisch. Mittelständische Betriebe mit 10-50 Mitarbeitern sollten 6-12 Wochen einplanen, besonders wenn individuelle Workflows konfiguriert und umfangreiche Stammdaten migriert werden müssen. Die größte Zeitinvestition liegt nicht in der Software-Installation selbst, sondern in der Datenbereinigung im Altsystem, der Mitarbeiterschulung und der Anpassung interner Prozesse an die neuen digitalen Abläufe.
Stammdaten wie Kunden, Artikel und Materialien lassen sich in der Regel per CSV- oder Excel-Import übernehmen. Für verbreitete Altsysteme wie WinWorker existieren teilweise spezialisierte Migrationsservices, die den Prozess strukturieren. Eine 100%-automatische Übernahme komplexer Projekthistorien mit allen Verknüpfungen und Dokumenten ist jedoch unrealistisch – planen Sie manuelle Nacharbeit und Plausibilitätsprüfungen ein. Klären Sie frühzeitig mit dem Anbieter, welche Migrationshilfen für Ihr spezifisches Altsystem verfügbar sind.
Die monatliche Lizenz liegt typischerweise zwischen 30 und 80 EUR pro Nutzer, abhängig vom gewählten Modulumfang. Hinzu kommt eine einmalige Onboarding-Pauschale zwischen 1.000 und 20.000 EUR, die von Betriebsgröße und Implementierungskomplexität abhängt. Zusätzlich sollten Kosten für Hardware (Tablets oder Smartphones für mobile Nutzung) und interne Personalressourcen für die Projektbegleitung eingeplant werden. Konkrete Staffelpreise bei höheren Nutzerzahlen und spezifische Mindestlaufzeiten erfragen Sie am besten direkt beim Anbieter.
Ja. Die Software wird ausschließlich in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren gehostet. Standard-Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) sind verfügbar, externe und interne Datenschutzbeauftragte sind benannt. Regelmäßige Penetrationstests und Datenschutz-Folgenabschätzungen bei neuen Features gehören zum Sicherheitskonzept. Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffsrechte schützen vor unbefugtem Zugriff. Dies bietet eine solide rechtliche Grundlage für Malerbetriebe, die sensible Kundendaten verarbeiten.
Das System ist modular aufgebaut – zusätzliche Funktionen wie erweiterte CRM-Module, Serviceverträge oder zusätzliche Nutzerlizenzen können jederzeit hinzugebucht werden. Die REST-API ermöglicht auch Integrationen mit Drittsystemen für spezifische Anforderungen, erfordert dann aber meist externe Entwickler. Standardschnittstellen zu DATEV, Lexware, SAP Business One und Fachgroßhändlern (UGL-Format) sind bereits integriert und decken die häufigsten Integrationsbedarfe ab.
