Maklersoftware TotalBrokerage: Funktionsumfang, Kosten & Eignung im Überblick

TotalBrokerage ist eine cloudbasierte Immobiliensoftware, die sich primär an Makler, Verwalter und Bauträger richtet. Die Lösung kombiniert Objektverwaltung, CRM-Funktionen und Dokumentenmanagement in einer Plattform. Entwickelt wird die Software vom deutschen Anbieter PropTech Solutions GmbH mit Sitz in München.

Die Software verfolgt einen modularen Ansatz: Nutzer können zwischen verschiedenen Paketen wählen oder einzelne Funktionsbereiche hinzubuchen. Der Schwerpunkt liegt auf der Digitalisierung klassischer Maklerprozesse – von der Objekterfassung über die Kundenverwaltung bis zur Provisionsverwaltung.

Im folgenden Artikel erfahren Sie, welche Funktionen TotalBrokerage konkret bietet, für welche Unternehmensgrößen sich die Software eignet und mit welchen Kosten Sie rechnen müssen. Alle Angaben basieren auf Herstellerinformationen und dokumentierten Nutzererfahrungen.

🟦 Funktionen – Was kann TotalBrokerage?

TotalBrokerage deckt die wesentlichen Arbeitsbereiche eines Immobilienmaklers ab. Die Funktionen sind in verschiedene Module gegliedert, die je nach gebuchtem Paket verfügbar sind.

Objektverwaltung & Exposé-Erstellung

• Objektdatenbank: Zentrale Erfassung aller Immobilien mit Fotos, Grundrissen und Dokumenten
• Exposé-Generator: Automatische Erstellung von Verkaufs- und Vermietungsexposés in mehreren Vorlagen
• Energieausweisdaten: Erfassung und Verwaltung energetischer Kennwerte gemäß EnEV
• Objektkategorien: Wohnung, Haus, Gewerbe, Grundstück mit spezifischen Feldern

Kundenverwaltung & CRM

• Kontaktdatenbank: Verwaltung von Interessenten, Eigentümern und Geschäftspartnern
• Suchprofile: Hinterlegung von Kundenwünschen mit automatischem Objektabgleich
• Aktivitätenhistorie: Dokumentation aller Kontakte, Besichtigungen und Telefonate
• Lead-Tracking: Nachverfolgung von Anfragen über verschiedene Kanäle

Vermarktung & Portale

• Portalschnittstellen: Export zu gängigen Immobilienportalen wie ImmoScout24, Immowelt
• Website-Integration: Einbindung von Objekten auf der eigenen Maklerhomepage
• Veröffentlichungsmanagement: Zentrale Steuerung, welches Objekt wo erscheint

Verwaltung & Abrechnung

• Provisionsverwaltung: Erfassung und Nachverfolgung offener Provisionsansprüche
• Dokumentenarchiv: Strukturierte Ablage von Verträgen, Vollmachten und Korrespondenz
• Terminkalender: Planung von Besichtigungen, Besprechungen und Fristen

Kommunikation

• E-Mail-Integration: Versand von Objektinformationen direkt aus der Software
• Serienmail-Funktion: Massenversand an gefilterte Empfängergruppen
• Vorlagenverwaltung: Textbausteine für Anschreiben, Bestätigungen und Absagen

🟨 Besonderheiten – Was macht TotalBrokerage einzigartig?

Cloud-native Architektur mit Offline-Funktionen TotalBrokerage wurde von Grund auf als Cloud-Anwendung konzipiert und läuft komplett im Browser. Gleichzeitig bietet die Software einen Offline-Modus für mobile Einsätze: Objektdaten und Kontakte lassen sich lokal zwischenspeichern und bei Besichtigungen ohne Internetverbindung abrufen. Nach Wiederherstellung der Verbindung erfolgt die Synchronisation automatisch. Diese Kombination ist nicht in allen cloudbasierten Maklerlösungen verfügbar.

Modulares Lizenzmodell mit flexibler Skalierung Anders als viele Wettbewerber setzt TotalBrokerage auf eine Pay-per-Use-Struktur bei Portalexporten. Die monatliche Grundgebühr umfasst die Kernsoftware, für jeden Export zu Immobilienportalen fallen jedoch zusätzliche Kosten an. Das kann für Makler mit wenigen, hochwertigen Objekten vorteilhaft sein, während Unternehmen mit hohem Durchsatz möglicherweise Flatrate-Modelle bevorzugen.

Integriertes Bewertungstool für Immobilien Die Software enthält ein Modul zur vereinfachten Immobilienbewertung, das auf Vergleichswertverfahren und hinterlegten Marktdaten basiert. Nutzer können Eckdaten eingeben und erhalten eine erste Wertindikation. Laut Herstellerangaben ersetzt dies keine professionelle Wertermittlung durch Sachverständige, bietet aber eine Orientierung für Erstgespräche. Die Datengrundlage wird quartalsweise aktualisiert, ihre Vollständigkeit variiert jedoch regional.

Eingeschränkte API-Verfügbarkeit Eine offene Programmierschnittstelle für Drittsysteme bietet TotalBrokerage nur in den höheren Preisstufen. Kleinere Maklerbüros mit dem Basispaket können die Software nicht ohne Weiteres mit anderen Fachanwendungen verknüpfen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich TotalBrokerage besonders?

Kleine bis mittelgroße Maklerbüros mit 1-8 Mitarbeitern TotalBrokerage richtet sich primär an diese Zielgruppe. Der Funktionsumfang deckt alle Standardprozesse ab, ohne durch Enterprise-Features zu überfordern. Die Bedienoberfläche ist übersichtlich strukturiert, die Einarbeitungszeit liegt laut Herstellerangaben bei 2-3 Tagen. Büros mit klaren Arbeitsabläufen und überschaubarer Objektanzahl (bis ca. 150 aktive Objekte) finden hier eine passende Lösung.

Makler mit Schwerpunkt Wohnimmobilien Die Objektfelder und Workflows sind stark auf Wohnungsverkauf und -vermietung optimiert. Gewerbemakler vermissen möglicherweise spezifische Funktionen wie detaillierte Mietflächen-Berechnungen nach gif, Investitionsrechner oder Mieterbonitätsprüfungen. Für klassische Wohnimmobilienmakler bietet die Software hingegen alle relevanten Werkzeuge.

Anwender mit Cloud-Affinität Da TotalBrokerage ausschließlich als Cloud-Lösung verfügbar ist, sollten Nutzer eine stabile Internetverbindung und Vertrauen in Cloud-Architekturen mitbringen. Eine lokale Installation auf eigenen Servern ist nicht möglich. Makler, die aus Datenschutzgründen on-premise Lösungen bevorzugen, müssen auf Alternativen ausweichen.

Budget-orientierte Büros mit variablem Objektbestand Das Preismodell mit geringer Grundgebühr und nutzungsabhängigen Portalkosten kann für saisonale Geschäfte oder Makler in Nischenmärkten wirtschaftlich sein.