OpenMakler | Maklersoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

OBJEKTVERWALTUNG & VERMARKTUNG:

• Multi-Portal-Publishing: Automatischer Abgleich mit ImmoScout24, Immowelt, Immonet und weiteren Portalen mit einmaliger Dateneingabe und zentraler Synchronisation
• Exposé-Automation: Professionelle Exposés innerhalb von Minuten mit anpassbaren Designvorlagen und automatischer Befüllung aus Objektdaten
• Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage aller Objektunterlagen mit Versionsverwaltung und revisionssicherer Archivierung
• 360°-Touren & Medien: Integration für virtuelle Besichtigungen sowie Einbindung von Google Maps und Streetview-Ansichten

KUNDENVERWALTUNG & LEADMANAGEMENT:

• Integriertes Makler-CRM: Vollständige Kontaktverwaltung mit Lead-Scoring-Funktionen und automatischer Segmentierung nach definierten Kriterien
• Lead-Tracking: Nachvollziehbare Historie aller Kundenkontakte mit Dokumentation von E-Mail-Öffnungen und Interessentenaktivitäten
• Workflow-Engine: Individuelle Prozessketten für Besichtigungen, Angebotserstellung und Vertragsabwicklung mit Automatisierungsregeln
• Aufgaben & Erinnerungen: Automatische Follow-Up-Benachrichtigungen mit frei definierbaren Zeitpunkten und Eskalationsstufen

TÄGLICHE ORGANISATION:

• Kalender-Synchronisation: Bidirektionale Anbindung an Outlook und Google Kalender mit automatischem Abgleich von Terminen
• Mobile App: Vollwertiger Zugriff für Besichtigungen und Objekterfassung vor Ort auf iOS- und Android-Geräten
• Digitale Unterschrift: PDF-Workflow für rechtssichere digitale Vertragsunterzeichnung ohne Medienbruch
• Bonitätsprüfung: Direkte Integration zu CRIF und SCHUFA für schnelle Mieterselbstauskünfte

AUSWERTUNG & REPORTING:

• Live-Dashboard: Echtzeit-Überblick über Pipeline-Status, Verkaufs- und Vermietungsstände sowie Provisionsübersicht
• Reporting & Analytics: Detaillierte Auswertungen zu Vermarktungszeiten, Conversion Rates und Team-Performance mit Exportfunktion

TECHNISCHE FLEXIBILITÄT:

• REST-API & Webhooks: Offene Schnittstellen für individuelle Integrationen und Automatisierungen mit umfassender Dokumentation
• OpenImmo-Standard: Volle Unterstützung für Import und Export im etablierten Branchenstandard

🟨 Besonderheiten – Was macht OpenMakler einzigartig?

Open Source trifft professionelle Software – dieser Ansatz ist im Maklermarkt ungewöhnlich. Der Kern von OpenMakler basiert auf bewährten Open Source-Technologien wie Laravel und PHP. Makler erhalten dadurch maximale Anpassbarkeit an ihre individuellen Prozesse ohne Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter. Die Möglichkeit, eigene Erweiterungen zu entwickeln oder entwickeln zu lassen, öffnet Spielräume für spezifische Anforderungen. Die aktive Community auf GitHub mit über 50 Beiträgen allein in 2024 sorgt für kontinuierliche Verbesserungen und Qualitätssicherung durch viele Augen.

Hybrid-Betrieb für echte Datensouveränität unterscheidet OpenMakler von rein cloudbasierten Lösungen. Makler können zwischen SaaS, On-Premise oder einer hybriden Kombination wählen. Die On-Premise-Variante ermöglicht vollständige Kontrolle über Objektdaten auf eigener Infrastruktur – besonders relevant für Makler mit strengen Compliance-Anforderungen oder institutionellen Kunden. Gleichzeitig bleiben die Cloud-Vorteile wie automatische Updates und mobile Verfügbarkeit bei Bedarf nutzbar. Diese Wahlfreiheit findet sich bei etablierten Branchenlösungen nur selten.

Moderne Microservices-Architektur bildet das technische Fundament. Die containerbasierte Struktur mit Docker ermöglicht nahtlose Integrationen in bestehende IT-Landschaften. Die öffentlich dokumentierte REST-API nach OpenAPI/Swagger-Standard garantiert Planungssicherheit bei eigenen Entwicklungsprojekten. Entwickler finden klare Schnittstellen ohne Black-Box-Effekte. Diese Transparenz erlaubt präzise Einschätzungen zu Integrationsprojekten bereits vor der Implementierung.

Branchennähe durch Verbandspartnerschaften mit IVD und BFW stellt sicher, dass Produktentwicklungen aus der Praxis stammen. Regulatorische Anforderungen wie MaBV fließen proaktiv in die Entwicklung ein, nicht erst nach Inkrafttreten. Die strategische Zusammenarbeit mit Branchenverbänden reduziert das Risiko, dass die Software bei Gesetzesänderungen angepasst werden muss.

Einschränkungen sind ebenfalls zu berücksichtigen. OpenMakler verzichtet bewusst auf eine integrierte automatisierte Wertermittlung – hier sind externe Dienste erforderlich. Die DATEV-Anbindung beschränkt sich auf CSV-Export ohne tiefgehende automatisierte Buchhaltungsintegration. Für die volle Ausschöpfung der Open Source-Vorteile benötigen Makler entweder technisches Know-how im Team oder die Bereitschaft, externe Entwickler einzubinden. Als jüngerer Anbieter mit Gründung 2018 verfügt S.C. System UG über weniger Referenzen als etablierte Marktführer.

🟩 Empfehlung – Wer sollte OpenMakler wählen?

Digital-affine Solo- und Kleinmakler mit 1-5 Mitarbeitern finden in OpenMakler eine besonders passende Lösung. Diese Zielgruppe schätzt moderne Tools, möchte Kosten kontrollieren und benötigt Flexibilität statt starrer Prozesse. Die intuitive Oberfläche ermöglicht einen schnellen Einstieg ohne wochenlange Schulungen. Die Anpassbarkeit wächst mit dem Geschäft – vom Einzelkämpfer bis zum kleinen Team lässt sich die Software skalieren. Die Lizenzkosten ab 49 Euro monatlich bleiben überschaubar, während gleichzeitig professionelle Funktionen wie Multi-Portal-Publishing verfügbar sind.

Mittlere Maklerbüros mit Wachstumsambitionen bis 50 Mitarbeiter profitieren von der Kombination aus professionellen Prozessen und Unabhängigkeit. Diese Büros brauchen strukturierte Workflows und Team-Funktionen, wollen sich aber nicht von teuren Enterprise-Lösungen mit langfristigen Verträgen abhängig machen. Die Skalierbarkeit der Lizenzmodelle und die Möglichkeit individueller Workflows passen zu dynamischen Wachstumsphasen. Die API-Dokumentation erlaubt Integration in bestehende Systeme ohne Kompromisse bei etablierten Prozessen.

Franchisesysteme und Maklerverbünde benötigen eine einheitliche Softwarebasis mit lokalen Anpassungsmöglichkeiten. Die Hybrid-Option erlaubt zentrale Standards bei gleichzeitiger Flexibilität der einzelnen Standorte. Franchisegeber können Basisworkflows vorgeben, während Franchisenehmer standortspezifische Ergänzungen vornehmen. Die Open Source-Basis ermöglicht gruppenweite Entwicklungen, die allen Mitgliedern zugutekommen.

Makler mit besonderen Compliance-Anforderungen finden in der On-Premise-Option eine seltene Alternative. Die Möglichkeit, Daten auf eigenen Servern zu hosten, erfüllt strenge Datenschutzauflagen institutioneller Kunden. Das EU-Hosting bei der SaaS-Variante auf AWS-Servern mit ISO-Zertifizierung bietet ebenfalls hohe Sicherheitsstandards. Makler mit Banken, Versicherungen oder Behörden als Auftraggeber können oft erst durch diese Datensouveränität Verträge abschließen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Anpassbarkeit vor Standardisierung: Der Open Source-Ansatz bietet klare Vorteile, wenn individuelle Prozesse nicht in Software-Korsette gezwängt werden sollen, sondern die Software sich an etablierte Arbeitsweisen anpassen muss
• Kostentransparenz und TCO: Mit Lizenzkosten laut Hersteller 30% unter Branchendurchschnitt und der Möglichkeit, durch Eigenentwicklungen langfristig Kosten zu kontrollieren, ist OpenMakler für kostenbewusste Makler interessant
• Portal-Automatisierung als Zeitsparer: Die Multi-Portal-Schnittstelle amortisiert sich bei täglicher Arbeit mit mehreren Portalen oft innerhalb von 3-6 Monaten durch eingesparte manuelle Datenpflege
• Zukunftssicherheit durch offene Architektur: Die öffentliche Roadmap, moderne Container-Technologie und aktive Community minimieren das Risiko, auf eine veraltete oder eingestellte Lösung zu setzen

Wissenswertes zum Anbieter: S.C. System UG

Die S.C. System UG mit Sitz in Berlin gründete sich 2018 und beschäftigt etwa 15 Mitarbeiter mit Expertise in PropTech und Open Source-Entwicklung. Das junge Unternehmen verfolgt eine agile Entwicklungskultur mit monatlichen Updates und quartalsweisen Major-Releases. Eine CI/CD-Pipeline mit automatisierten Tests sichert die Softwarequalität.

Transparente Weiterentwicklung charakterisiert die Arbeitsweise. Die öffentliche Roadmap über Jira ermöglicht Einblicke in geplante Funktionen. Feature-Requests aus der Community fließen direkt in die Priorisierung ein – Nutzer haben echten Einfluss auf die Produktentwicklung. Die strategischen Partnerschaften mit IVD und BFW sichern Branchennähe und gewährleisten, dass regulatorische Änderungen zeitnah berücksichtigt werden. Diese Zusammenarbeit unterscheidet S.C. System UG von reinen Softwareanbietern ohne Immobilienmarkt-Expertise.

Technische Details & Integration

Technologie-Stack umfasst bewährte und zukunftssichere Komponenten: Laravel für das Backend, Vue.js für das Frontend, MySQL oder PostgreSQL als Datenbanken sowie Docker-Container für die Bereitstellung. Diese Technologien gelten als ausgereift und verfügen über große Entwickler-Communities, was langfristige Wartbarkeit sicherstellt.

Die API-Dokumentation ist öffentlich über OpenAPI/Swagger zugänglich – eine in der Branche seltene Transparenz. Entwickler finden eine umfassende Sandbox für Tests ohne Auswirkungen auf Produktivdaten. Die REST-API folgt Industriestandards und ermöglicht Integrationen mit Drittsystemen wie Buchhaltungssoftware, Marketing-Tools oder individuellen Datenbanken.

Cloud-Infrastruktur basiert auf AWS mit EU-Hosting für DSGVO-Konformität. Die Zertifizierungen nach ISO 27001, 27017 und 27018 belegen systematisches Sicherheitsmanagement. SSL/TLS-Verschlüsselung schützt Datenübertragungen. Die On-Premise-Option nutzt Docker-basierte Installation für volle Datenkontrolle. Makler tragen dabei allerdings die Verantwortung für Betrieb, Backups und Sicherheits-Updates selbst. Diese Variante erfordert IT-Know-how im Team oder externe IT-Unterstützung.

Kosten & Preismodell

Basic-Paket: 49 € pro Monat – enthält Grundfunktionen für Objektverwaltung, CRM und Portal-Anbindung für bis zu 2 Nutzer. Geeignet für Solo-Makler oder sehr kleine Teams mit begrenztem Objektbestand.

Pro-Paket: 99 € pro Monat – erweitert um Marketing-Automatisierung, erweiterte Reporting-Funktionen und erhöhte Nutzer- und Objektlimits. Diese Variante deckt den Bedarf mittlerer Maklerbüros mit 3-10 Mitarbeitern ab.

Enterprise-Paket: Auf Anfrage – individuelle Konfiguration mit unbegrenzten Nutzern, Objekten und Premium-Support mit 4-Stunden-Reaktionszeit. Für größere Büros oder Franchisesysteme mit spezifischen Anforderungen.

On-Premise-Lizenz: Einmalig ab 4.500 € zuzüglich 20% jährliche Wartungspauschale. Diese Investition rechnet sich bei längerer Nutzung und vorhandener IT-Infrastruktur gegenüber monatlichen SaaS-Gebühren. Nach drei Jahren liegt der Break-even-Point bei etwa 5 Nutzern.

Realistische Total Cost of Ownership über drei Jahre für ein 5-Nutzer-Büro: Bei SaaS zwischen 6.000 und 12.000 Euro inklusive Support und Schulung. Hinzu kommen potenzielle Kosten für Datenmigration (realistisch 2.000-5.000 Euro), individuelle Anpassungen und Schulungsaufwand. Die vom Hersteller angegebenen 30% Kostenersparnis gegenüber etablierten Lösungen beziehen sich auf reine Lizenzgebühren ohne Berücksichtigung von Implementierungs- und Anpassungskosten.

Migration & Umstieg auf OpenMakler

Typische Projektdauer liegt bei 2-4 Wochen für Standard-SaaS-Implementierungen. Komplexe On-Premise-Installationen oder umfangreiche Systemintegrationen benötigen 6-12 Wochen. Diese Zeitspannen berücksichtigen Datenübernahme, Systemkonfiguration, Schulung und parallelen Testbetrieb.

Datenübernahme erfolgt über OpenImmo-XML oder CSV/Excel-Import. OpenMakler stellt eine Testumgebung parallel zur Produktivumgebung bereit, sodass Makler die Migration ohne Risiko für laufende Geschäfte durchführen können. Der kritische Erfolgsfaktor ist die Datenqualität im Altsystem – unvollständige oder inkonsistente Datensätze verzögern die Migration erheblich. Makler sollten Budget für Datenbereinigung einplanen, da fehlerhafte Altdaten auch im neuen System Probleme verursachen.

Change Management erfordert frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter. Widerstand gegen neue Software entsteht oft durch mangelnde Information. Eine 2-Tages-Schulung vor Ort kombiniert mit e-Learning-Modulen hat sich bewährt. Die parallele Nutzung von Alt- und Neusystem für 2-4 Wochen gibt Mitarbeitern Sicherheit und erlaubt schrittweise Gewöhnung. Support während dieser Phase sollte großzügig eingeplant werden.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Zeitersparnis bei Portal-Pflege: Herstellerangaben sprechen von 40% Zeitersparnis bei Portal-Pflege und Exposé-Erstellung durch automatisierte Synchronisation
• Schneller Break-even: Die Investition amortisiert sich oft nach 3-6 Monaten durch effizientere Prozesse und eingesparte manuelle Arbeitszeit
• Maximale Flexibilität: Der Open Source-Ansatz ermöglicht Anpassungen ohne Abhängigkeit von Anbieter-Goodwill oder Roadmap-Entscheidungen Dritter
• Hybrid-Option: Echte Datensouveränität durch Wahl zwischen Cloud und On-Premise je nach Compliance-Anforderungen
• Moderne Technologie: Container-basierte Architektur und öffentliche API sichern Zukunftsfähigkeit und Integrationsmöglichkeiten
• Kostentransparenz: Klare Preismodelle ohne versteckte Gebühren, Kostenstruktur bleibt auch bei Wachstum planbar

Herausforderungen:

• Fehlende native Wertermittlung: Keine integrierte automatisierte Immobilienbewertung – externe Bewertungstools oder manuelle Verfahren notwendig
• Begrenzte DATEV-Integration: Nur CSV-Export verfügbar, keine automatisierte bidirektionale Buchhaltungsanbindung für nahtlose Finanzverwaltung
• Technisches Verständnis erforderlich: Voller Nutzen des Open Source-Ansatzes setzt IT-Know-how oder Budget für Entwickler voraus
• Junger Anbieter: Weniger Referenzen und Marktpräsenz als etablierte Lösungen, langfristige Produktstabilität schwerer einzuschätzen
• Community-Marketplace in Entwicklung: Geplant für Q3/2025, aber noch keine bewährten Drittanbieter-Erweiterungen verfügbar
• Umstellungsaufwand: Realistische Einarbeitungszeit von 2 Tagen plus Gewöhnungsphase – kurzfristiger Produktivitätsverlust einzuplanen

Häufig gestellte Fragen zu OpenMakler

Wie unterscheidet sich OpenMakler von FLOWFACT oder FIO Systems?

OpenMakler setzt auf Open Source-Technologie und maximale Anpassbarkeit zu niedrigeren Einstiegskosten. FLOWFACT bietet ein ausgereiftes All-in-One-System mit umfangreichem Funktionsumfang, aber höheren Lizenzgebühren und weniger Flexibilität bei individuellen Anforderungen. FIO Systems punktet mit tieferer Integration in kaufmännische Prozesse und DATEV-Anbindung. Die Wahl hängt von der Priorisierung ab: Flexibilität und Kostenkontrolle sprechen für OpenMakler, maximaler Standard-Funktionsumfang für FLOWFACT, tiefe Buchhaltungsintegration für FIO.

Brauche ich einen eigenen Entwickler für OpenMakler?

Für die Standardfunktionen ist kein Entwickler erforderlich. Die Basisfunktionalität für Objektverwaltung, CRM, Portal-Anbindung und Reporting ist sofort nutzbar ohne Programmieraufwand. Einen Entwickler benötigen Makler nur für tiefgreifende individuelle Anpassungen, komplexe API-Integrationen mit Drittsystemen oder eigene Feature-Entwicklungen. Viele Anwender nutzen OpenMakler erfolgreich ohne technisches Personal und greifen bei Bedarf auf externe Dienstleister zurück.

Wie sicher sind meine Daten bei OpenMakler?

Bei der SaaS-Variante erfolgt Hosting auf AWS-Servern in der EU mit ISO 27001/27017/27018-Zertifizierung. SSL/TLS-Verschlüsselung schützt Datenübertragungen, ein DSGVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag regelt die rechtlichen Aspekte. Regelmäßige Backups und Notfallpläne sind implementiert. Bei On-Premise-Installation behalten Makler volle Kontrolle über ihre Daten auf eigener Infrastruktur, tragen aber auch die Verantwortung für Sicherheitsmaßnahmen, Backups und Updates selbst.

Wie funktioniert der Support bei OpenMakler?

Standard-Support erfolgt via E-Mail und Ticket-System mit 24-Stunden-SLA für Rückmeldungen. Ein Community-Forum bietet Austausch mit anderen Nutzern und Entwicklern. Premium-Support mit 4-Stunden-Reaktionszeit ist für geschäftskritische Anwendungen empfehlenswert. Regelmäßige Webinare vermitteln neue Funktionen und Best Practices. Die Dokumentation ist online verfügbar mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Video-Tutorials.

Kann ich OpenMakler vor dem Kauf testen?

Die meisten Anbieter von Maklersoftware einschließlich OpenMakler bieten Testphasen an. Interessierte sollten direkt beim Anbieter eine Demo-Version oder Testumgebung anfragen. Eine Testphase von 14-30 Tagen mit Zugriff auf alle Funktionen ermöglicht realistische Einschätzungen, ob die Software zu den eigenen Prozessen passt. Während der Testphase sollten konkrete Arbeitsabläufe durchgespielt werden, um Stärken und eventuelle Limitierungen zu identifizieren.

Welche Integrationen sind außer den Immobilienportalen möglich?

Die REST-API ermöglicht grundsätzlich Integrationen mit beliebigen Systemen, die über moderne Schnittstellen verfügen. Dokumentierte Integrationen existieren für E-Mail-Systeme (Outlook, Gmail), Kalender, Bonitätsauskunfteien (SCHUFA, CRIF) und cloudbasierte Speichersysteme. Durch die offene API-Dokumentation können Entwickler Anbindungen an Buchhaltungssoftware, Marketing-Automatisierung, Telefonie-Systeme oder individuelle Datenbanken realisieren. Der Aufwand hängt von der Komplexität der gewünschten Integration ab.