Objekt- & Kontaktmanagement: Zentrale Verwaltung aller Objekte, Interessenten und Eigentümer mit automatischer Dublettenprüfung, die doppelte Datenpflege verhindert. Das KI-gestützte Matching ordnet Objekte automatisch passenden Interessenten zu und erreicht dabei eine Trefferquote von 85 Prozent.
Marketing & Vermarktung: Multi-Channel-Veröffentlichung mit direktem Echtzeit-Export zu ImmoScout24, Immowelt, eBay Kleinanzeigen und weiteren Portalen ohne zusätzliche Middleware. Der Exposé-Editor bietet professionelle Vorlagen mit Bild- und Textbausteinen sowie Ein-Klick-PDF-Export für Print und Digital.
Marketing-Automatisierung: Newsletter und E-Mail-Kampagnen lassen sich direkt aus dem System erstellen und versenden, mit integriertem Tracking von Öffnungs- und Klickraten für messbare Marketingerfolge.
Prozess-Management: Automatisierte Arbeitsabläufe bilden den gesamten Vermittlungsprozess von der Akquise bis zum Abschluss ab. Automatische Erinnerungen und Folgetermine sorgen dafür, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
Terminverwaltung: Synchronisation mit Outlook und Google Calendar sowie Online-Terminbuchung für Kunden, die direkt verfügbare Besichtigungstermine buchen können.
Dokumentenmanagement: Revisionssichere Ablage aller Unterlagen mit integrierter eIDAS-konformer E-Signatur für rechtsverbindliche digitale Unterschriften ohne Papierweg.
Mobile Arbeit: Vollzugriff auf alle Daten über die Mobile App mit Offline-Modus, der auch Besichtigungen ohne Internetverbindung ermöglicht.
Analyse & Reporting: Individuelle Dashboards mit Übersicht zu Vermittlungsquoten, Durchlaufzeiten und Umsatz – konfigurierbar nach den wichtigsten Kennzahlen des jeweiligen Büros.
Finanzierungsrechner: Integrierte Kalkulation von Finanzierungsraten direkt im Exposé als Add-On-Modul verfügbar.
Integration & Schnittstellen: Anbindung an Buchhaltungssysteme wie DATEV und Lexware für nahtlose Rechnungsstellung. Offene REST-API und Webhooks ermöglichen individuelle Anbindungen von Drittsystemen.
360°-Touren: Einbindung virtueller Rundgänge via iframe von Anbietern wie Matterport oder immoviewer direkt in Exposés.
OpenImmo-Standard: Export im OpenImmo-Format als Standard für maximale Kompatibilität mit anderen Systemen und Portalen.
Workflow-Designer: Eigene Prozesse lassen sich individuell anpassen und automatisieren, ohne auf Standardvorgaben beschränkt zu sein.
Eigenentwickelte KI-Matching-Engine unterscheidet Immformer von Wettbewerbern, die auf Standard-KI-Lösungen setzen. Die Machine-Learning-Engine analysiert nicht nur klassische Suchkriterien wie Preis und Quadratmeterzahl, sondern lernt kontinuierlich aus vergangenen erfolgreichen Vermittlungen. Die Algorithmen erkennen Muster in erfolgreichen Matches und verbessern sich mit jeder Transaktion. Das Ergebnis dieser Eigenentwicklung zeigt sich in der Praxis: 85 Prozent Trefferquote bei der automatischen Zuordnung von Objekten zu Interessenten. Makler berichten von bis zu 40 Prozent eingesparter Zeit, die zuvor für manuelle Recherche und Abgleiche aufgewendet wurde.
Moderne Microservice-Architektur auf Basis von Container-Technologie (Docker/Kubernetes) hebt Immformer von monolithischen Altsystemen ab. Diese technologische Grundlage bringt konkrete Vorteile im Arbeitsalltag: Höhere Ausfallsicherheit, da einzelne Module unabhängig voneinander laufen können. Schnellere Updates ohne Komplettabschaltung des Systems – neue Funktionen lassen sich in laufendem Betrieb einspielen. Flexible Skalierung bei wachsender Nutzerzahl ohne Performanceeinbußen. Besonders für Franchise-Netzwerke oder wachsende Maklerbüros bietet diese Architektur Zukunftssicherheit.
Direkte Portal-Synchronisation ohne Umweg über Drittanbieter-Middleware unterscheidet Immformer von vielen Konkurrenzsystemen. Die wichtigsten Immobilienportale sind direkt angebunden, was Echtzeit-Synchronisation ermöglicht. Änderungen an Objektdaten werden sofort auf allen Plattformen aktualisiert. Weniger Fehlerquellen durch wegfallende Zwischenschritte und keine zusätzlichen Middleware-Kosten. Diese direkte Integration reduziert typische Probleme wie verzögerte Updates oder Synchronisationsfehler.
Einschränkungen sind bei der Entscheidungsfindung wichtig zu berücksichtigen. Vorkonfigurierte Anbindungen zu regionalen Maklerverbundsystemen wie VDIV-MLV fehlen – hier wäre individuelle API-Entwicklung notwendig. Eine ISO 27001-Zertifizierung liegt nicht vor, was bei Großkunden zum Ausschlusskriterium werden kann. Die Marktverbreitung ist deutlich geringer als bei etablierten Platzhirschen, wodurch das Partnernetzwerk kleiner ausfällt und weniger öffentliche Referenzen verfügbar sind.
Wachsende Maklerbüros mit 5-20 Mitarbeitern profitieren besonders vom Funktionsumfang der Software. Teams, die aus Excel-Listen und einfachen CRM-Systemen herauswachsen, finden hier eine professionelle Lösung. Die Prozessautomatisierung und das KI-Matching entfalten ihr volles Potenzial, ohne dass ein dediziertes IT-Team erforderlich wäre. Besonders geeignet für Büros, in denen mehrere Makler parallel an vielen Objekten arbeiten und die manuelle Zuordnung zu zeitraubend wird.
Technologieaffine Maklerverbünde mit 3-5 Standorten finden in Immformer eine moderne Plattform für standardisierte Prozesse. Zusammenschlüsse, die Wert auf aktuelle Technologie legen und ihre Arbeitsabläufe vereinheitlichen wollen, können die Cloud-Architektur für standortübergreifendes Arbeiten nutzen. Die API-Offenheit erlaubt individuelle Erweiterungen für spezifische Verbundanforderungen.
Digitalisierungs-Pioniere im Wohnimmobilienbereich mit Fokus auf maximale Automatisierung schöpfen das volle Potenzial aus. Makler, die KI-Matching und Multi-Channel-Marketing konsequent einsetzen wollen, finden hier die entsprechenden Werkzeuge. Ideal bei mindestens 20 aktiven Objekten und 100 Interessenten, die parallel verwaltet werden – ab diesem Volumen zahlt sich die Automatisierung deutlich aus.
Einzelmakler ohne ausgeprägte IT-Affinität sollten die Einarbeitungszeit realistisch einschätzen. Der Einrichtungsaufwand und die Funktionsvielfalt können für sehr kleine Büros überdimensioniert sein. Makler mit starkem Fokus auf regionale Verbundsysteme müssen mit Integrationsaufwand rechnen. Reine Hausverwaltungen ohne Vermittlungsschwerpunkt finden möglicherweise spezialisierte Verwaltungssoftware passender.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Technologische Grundlage bildet eine moderne Java/Spring Boot Microservices-Architektur, gehostet auf AWS in europäischen Rechenzentren. Das System kombiniert relationale PostgreSQL-Datenbanken für strukturierte Stammdaten mit NoSQL-Datenbanken für optimale Performance bei unterschiedlichen Anwendungsfällen. Diese hybride Datenbankstrategie ermöglicht schnelle Abfragen auch bei großen Datenmengen.
Das Frontend nutzt aktuelle Frameworks für eine responsive Benutzeroberfläche, die sowohl auf Desktop-Rechnern als auch auf Tablets flüssig läuft. Die Entwicklung folgt einem quartalsweisen Release-Zyklus für neue Features, ergänzt durch laufende Bugfixes bei kritischen Problemen. Eine aktive User-Group hat direkten Einfluss auf die Roadmap – Anwender können Funktionswünsche einbringen und über Priorisierungen mitentscheiden.
Besondere Features wie die 360°-Tour-Einbindung funktionieren über Standard-iframes und sind mit allen gängigen Anbietern kompatibel. Der integrierte Workflow-Designer erlaubt individuelle Prozessanpassungen ohne Programmierung – Teams können ihre bewährten Abläufe digital abbilden. Der OpenImmo-Export als Standard garantiert Kompatibilität mit anderen Systemen und erleichtert zukünftige Systemwechsel oder temporäre Parallelnutzung während Migrationsphasen.
Unternehmenshintergrund: Die SOLUTIONGROUP ist seit 2005 am Markt und beschäftigt etwa 50 Mitarbeiter. Der Fokus liegt auf Software für die Immobilien- und Finanzbranche im deutschsprachigen Raum. Im Gegensatz zu internationalen Großanbietern kennt das Team die spezifischen Anforderungen des DACH-Marktes aus langjähriger Erfahrung.
Marktposition und Entwicklung: Als etablierter Nischenanbieter betreut das Unternehmen über 200 Maklerunternehmen mit mehr als 1.000 aktiven Nutzern. Diese Zahlen liegen deutlich unter denen der Marktführer wie onOffice oder FlowFact, zeigen aber stabiles Wachstum. Die Entwicklungsphilosophie setzt auf agile Scrum-Teams, eigene Hackathons und engen Kundendialog über User-Groups. Der Fokus liegt auf Innovation und technologischer Modernität statt auf maximaler Marktbreite. Diese Strategie zeigt sich in der Bereitschaft, neue Technologien wie KI-Matching früh zu integrieren, während größere Anbieter aufgrund ihrer Installationsbasis vorsichtiger agieren müssen.
Cloud-Infrastruktur und Sicherheit basieren auf AWS-Rechenzentren in Frankfurt für DSGVO-konforme Datenhaltung. Die Datenübertragung erfolgt durchgängig per TLS 1.2 oder höher verschlüsselt. Eine integrierte eIDAS-konforme E-Signatur ermöglicht rechtsverbindliche digitale Unterschriften. Wichtig zu beachten: Eine ISO 27001-Zertifizierung liegt derzeit nicht vor, was bei Großkunden mit strengen Compliance-Anforderungen zum Ausschlusskriterium werden kann.
API-Realität in der Praxis: REST-API und Webhooks sind vorhanden und ermöglichen individuelle Integrationen. Die Dokumentation wird von Anwendern als ausbaufähig beschrieben – einige Endpunkte sind nur auf direkte Anfrage dokumentiert. Der Integrationsaufwand für komplexere Anbindungen kann dadurch höher ausfallen als zunächst erwartet. Standardintegrationen mit DATEV und Lexware sind vorkonfiguriert und lassen sich ohne Programmierung aktivieren.
Deployment-Optionen: Die Cloud-First-Variante wird vom Hersteller empfohlen und ist am besten unterstützt. On-Premise-Installation via Docker ist für Unternehmen mit besonderen Datenschutzanforderungen möglich. Hybrid-Szenarien kombinieren Cloud-Betrieb mit lokaler Datenhaltung besonders sensibler Informationen – relevant für Büros mit speziellen Compliance-Vorgaben.
Lizenzierung und Grundpreise: Das SaaS-Modell startet bei etwa 99 Euro pro User und Monat für die Basisversion. Gestaffelte Preise bei höheren Nutzerzahlen reduzieren die Kosten pro Arbeitsplatz – ab 10 Usern sind Verhandlungen über Mengenrabatte üblich. Flexible Up- und Downgrades ermöglichen Anpassungen bei Teamveränderungen ohne lange Kündigungsfristen.
Realistische Gesamtkosten (TCO): Über einen Zeitraum von 3-5 Jahren sollten 150-250 Euro pro User und Monat kalkuliert werden. Diese Summe umfasst nicht nur die Lizenzgebühren, sondern auch Implementierungskosten, laufenden Support und typische Add-On-Module. Die Spanne erklärt sich durch unterschiedlich komplexe Implementierungen und individuellen Add-On-Bedarf.
Versteckte Kosten beachten: Die Datenmigration aus Altsystemen wird häufig unterschätzt, besonders bei komplexen historischen Datenbeständen. Individuelle API-Anbindungen für spezielle Drittsysteme können mehrere Tausend Euro kosten. Add-On-Module wie der Finanzierungsrechner erhöhen die monatlichen Kosten – hier sollte bereits bei der Budgetplanung ein Puffer eingeplant werden.
Realistische Projektdauer: Bei Standardfällen mit gut aufbereiteten Quelldaten dauert die Implementierung 6-9 Wochen. Komplexe Datenmigrationen oder viele individuelle Anpassungen können den Zeitraum auf 3-6 Monate verlängern. Die größte Variable ist die Qualität der zu migrierenden Daten – inkonsistente oder unvollständige Altdaten verlängern das Projekt erheblich.
Kritische Erfolgsfaktoren beginnen mit sauberen Quelldaten als größtem Risikofaktor. Eine Datenbereinigung vor der Migration spart später erhebliche Zeit. Klare Prozessdefinitionen vor Projektstart verhindern spätere kostspielige Änderungen. Aktives Change-Management im Team ist unverzichtbar – neue Software funktioniert nur, wenn das Team sie akzeptiert und konsequent nutzt. Ein interner Projektleiter mit mindestens 0,5 FTE während der Implementierung koordiniert Aufgaben und hält den Zeitplan.
Empfohlener Ablauf: Eine Pilotphase mit 2-3 aufgeschlossenen Early Adopters testet die Funktionen im echten Arbeitsalltag. Deren Feedback fließt in Anpassungen ein, bevor der Rollout auf das gesamte Team erfolgt. Schrittweises Ausrollen verhindert Überforderung und ermöglicht es, Probleme in kleinem Rahmen zu lösen. Kontinuierliche Weiterbildung über die initialen zwei Workshops hinaus sichert langfristig die effektive Nutzung – viele Teams unterschätzen den Schulungsbedarf.
Vorteile:
Signifikante Zeitersparnis durch KI-Matching von bis zu 40 Prozent weniger manueller Sucharbeit bei der Interessentenzuordnung – diese Zeit steht für wertschöpfende Tätigkeiten zur Verfügung.
Moderne zukunftssichere Technologie mit Microservice-Architektur ermöglicht schnelle Updates und flexible Skalierung ohne Systemumstellung bei wachsender Teamgröße.
End-to-End-Prozessabbildung von der Akquise bis zum Abschluss in einem System reduziert Medienbrüche und doppelte Datenpflege.
Direkte Portal-Anbindungen ohne Middleware-Umwege sorgen für Echtzeit-Synchronisation und reduzieren typische Schnittstellenfehler.
Integrierte E-Signatur mit eIDAS-Konformität ermöglicht vollständig digitale Prozesse ohne Papierweg und Scanaufwand.
Mobile App mit Offline-Modus erlaubt produktives Arbeiten auch ohne Internetverbindung bei Besichtigungen in Gebieten mit schlechtem Empfang.
Herausforderungen:
Steilere Lernkurve als bei einfacheren Systemen – die Funktionsvielfalt kann neue Nutzer überfordern, die Oberfläche wirkt zunächst überladen.
Support-Reaktionszeiten bis zu 48 Stunden bei 24x5-Verfügbarkeit ohne Wochenend-Support können bei dringenden Problemen frustrierend sein.
Geringere Marktverbreitung bedeutet kleineres Partner-Ökosystem, weniger öffentliche Referenzen und möglicherweise schwierigere Personalsuche bei Neueinstellungen.
Fehlende ISO 27001-Zertifizierung kann bei Großkunden oder öffentlichen Auftraggebern zum K.O.-Kriterium werden.
API-Dokumentation ausbaufähig – individuelle Integrationen können mehr Zeit und Budget als geplant erfordern.
Keine vorkonfigurierten Verbundsystem-Anbindungen erfordern bei regionalen Maklerverbünden zusätzlichen Integrationsaufwand.
Der Hersteller gibt eine Amortisationszeit von 6-12 Monaten an. Praxiswerte aus mittleren Implementierungen liegen realistischer bei 12-24 Monaten. Die Zeitersparnis durch KI-Matching und Prozessautomatisierung ist der Haupttreiber. Je höher das Objektvolumen und je größer das Team, desto schneller zahlt sich die Investition aus. Einzelmakler mit wenigen Objekten benötigen länger bis zum Break-even als Büros mit 10+ Mitarbeitern und 50+ parallelen Objekten.
Immformer punktet mit modernerer Technologie und stärkerem KI-Fokus. Die Microservice-Architektur ist zukunftssicherer als monolithische Altsysteme. Die etablierten Player bieten dafür größeren Feature-Umfang aus jahrelanger Entwicklung und ein ausgereifteres Partner-Ökosystem. Mehr Schnittstellen zu regionalen Systemen und breitere Community-Unterstützung sind weitere Vorteile der Marktführer. Immformer eignet sich für Teams, die Wert auf moderne Technologie und Automatisierung legen. Etablierte Systeme passen besser zu Büros, die maximale Marktabdeckung und breites Partner-Netzwerk benötigen.
Die Software ist DSGVO-konform mit Hosting in AWS-Rechenzentren in Frankfurt. TLS-Verschlüsselung schützt alle Datenübertragungen. Die eIDAS-konforme E-Signatur ermöglicht rechtsverbindliche digitale Unterschriften. Wichtige Einschränkung: Eine ISO 27001-Zertifizierung liegt nicht vor. Diese Norm wird von Großkunden und öffentlichen Auftraggebern häufig gefordert. Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen sollten diesen Punkt vor Vertragsabschluss klären und möglicherweise einen Zeitplan zur Zertifizierung vereinbaren.
Der Aufwand hängt stark von der Qualität der Quelldaten ab. Saubere, strukturierte Daten aus modernen Systemen lassen sich in 2-4 Wochen migrieren. Inkonsistente oder unvollständige Altdaten aus Excel-Sammlungen können 8-12 Wochen Bereinigungsarbeit erfordern. Die größten Herausforderungen sind uneinheitliche Adressformate, doppelte Datensätze und historische Dokumentenbestände ohne klare Zuordnung. Eine Datenbereinigung vor der Migration ist die wichtigste Maßnahme zur Zeitersparnis. Der Anbieter bietet Migrations-Services an, die aber entsprechend kalkuliert werden müssen.
Der Finanzierungsrechner lohnt sich für Büros mit Kaufimmobilien-Schwerpunkt – Interessenten schätzen direkte Finanzierungsszenarien im Exposé. Erweiterte Reporting-Module bringen Mehrwert für größere Teams ab 10 Mitarbeitern mit Management-Bedarf an detaillierten KPIs. Premium-Support mit kürzeren Reaktionszeiten ist für zeitkritische Büros ohne eigene IT-Ressourcen sinnvoll. Zusätzliche Portal-Anbindungen für Nischen-Plattformen rechnen sich bei spezifischen Zielgruppen. Die Kosten für Add-Ons sollten bereits bei der initialen Budgetplanung berücksichtigt werden – nachträgliche Erweiterungen erhöhen die monatlichen Kosten dauerhaft.
Die Software ist primär auf Wohnimmobilien ausgerichtet. Grundfunktionen wie Objekt- und Kontaktmanagement funktionieren auch für Gewerbe. Spezialisierte Gewerbe-Features wie Mieterstammbaum, Flächenmanagement nach gif-Standard oder Investment-Kalkulationen fehlen jedoch. Makler mit reinem Gewerbe-Fokus finden spezialisierte Alternativen passender. Für gemischte Büros mit Wohnimmobilien-Schwerpunkt und gelegentlichen Gewerbe-Objekten ist das System nutzbar – die Gewerbe-Funktionalität bleibt aber grundlegend.
