Kontakt- & Objektverwaltung: Zentrales CRM-System mit 360-Grad-Kundenansicht für alle Kontakte, Leads und Objekte. Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht revisionssichere Ablage aller relevanten Unterlagen. Das integrierte Eigentümerportal bietet transparente Statusberichte und direkte Kommunikationsmöglichkeiten. Pipeline-Management mit Opportunity-Tracking unterstützt die systematische Erfolgsmessung.
Marketing & Portale: Multi-Channel-Inseratautomatisierung verteilt Objekte automatisch auf ImmoScout24, Immowelt, Immonet und weitere Portale. Website-Integration bindet Live-Immobilien-Feeds mit Suchfunktion ein. E-Mail-Marketing mit automatisierten Serienmails und Kampagnen-Tracking erleichtert die Lead-Pflege. Chat- und Anfrage-Center bündelt die Interessentenkommunikation zentral.
Prozesse & Workflows: Terminplanung mit Besichtigungs-Workflows und digitalem Check-in strukturiert den Besichtigungsprozess. Digitale Vertragsunterzeichnung via eSigning ermöglicht papierlose Abschlüsse. Aufgaben- und Erinnerungs-Management stellt sicher, dass kein Follow-up vergessen wird. Automatisierte Besichtigungs-Nachbereitung mit Feedback-Schleifen dokumentiert alle Rückmeldungen systematisch.
Reporting & Mobile: Reporting-Dashboard visualisiert KPIs zu Leadquellen, Conversion-Raten und Umsatzentwicklung. Native Mobile App für iOS und Android funktioniert als vollwertiges Arbeitsinstrument im Außendienst. Automatisierte Bewertungsempfehlungen basieren auf aktuellen Marktdaten. Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen wie DATEV und Lexware vereinfachen die Finanzverwaltung.
Von Maklern für Makler entwickelt – Das Gründerteam besteht aus ehemaligen Immobilienmaklern mit jahrelanger Praxiserfahrung. Diese Branchenkenntnis prägt die gesamte Produktphilosophie: Workflows sind nicht theoretisch konstruiert, sondern bilden den realen Makleralltag ab. Von der Objektakquise über die Besichtigungsorganisation bis zur Eigentümerkommunikation – jede Funktion entstand aus echtem Anwenderbedarf. Das Ergebnis ist eine Software, die tatsächlich für Maklerprozesse konzipiert wurde, nicht ein nachträglich angepasstes Standard-CRM.
Eigentümerportal als Standardfunktion – Während viele Wettbewerber ein Eigentümerportal als kostenpflichtiges Add-on anbieten, ist es bei 365.immo im Basispaket enthalten. Eigentümer erhalten jederzeit Zugriff auf den aktuellen Vermarktungsstatus ihrer Immobilie, können Interessenten-Feedback nachverfolgen und alle Aktivitäten transparent einsehen. Diese Transparenz schafft Vertrauen und stärkt die Kundenbindung erheblich. Makler berichten, dass die proaktive Information über das Portal Rückfragen deutlich reduziert und das professionelle Image unterstreicht.
Zeitersparnis durch konsequente Automatisierung – Die Software übernimmt zeitraubende Routineaufgaben, die sonst manuell erledigt werden müssen. Portalpflege läuft vollautomatisch über alle wichtigen Immobilienportale, E-Mail-Follow-ups werden durch intelligente Workflows gesteuert, Besichtigungstermine folgen strukturierten Prozessen mit automatischer Vor- und Nachbereitung. Anwender berichten von 40-50% weniger Zeitaufwand bei administrativen Tätigkeiten. Diese gewonnene Zeit kann in wertschöpfende Aktivitäten wie Akquise und Kundenberatung investiert werden.
Cloud-native Architektur mit kontinuierlichen Updates – Die moderne Microservice-Architektur bedeutet, dass Anwender immer mit der aktuellsten Softwareversion arbeiten. Neue Features werden in Zwei-Wochen-Rhythmen ausgerollt, die mobile App synchronisiert sich in Echtzeit, und es entsteht kein IT-Wartungsaufwand. Hosting in ISO 27001-zertifizierten EU-Rechenzentren gewährleistet dabei höchste Sicherheitsstandards und DSGVO-Konformität. Die Verfügbarkeit ist durchgehend hoch, ohne dass lokale IT-Infrastruktur betrieben werden muss.
Einschränkungen – Die Standardisierung hat Grenzen: Sehr spezifische, individuell programmierte Reports oder komplexe Bauträgerprojekte mit über 1000 Einheiten lassen sich nicht oder nur eingeschränkt abbilden. Die API-Dokumentation ist nicht vollständig öffentlich zugänglich, was ambitionierte Eigenintegrationen mit exotischen Drittsystemen erschweren kann. Das Partner- und Integrationsökosystem ist kleiner als bei etablierten Marktführern. Wer maximale Anpassbarkeit oder ein breites Add-on-Spektrum benötigt, sollte diese Limitierungen in die Entscheidung einbeziehen.
Einzelmakler und kleine Maklerbüros mit 1-10 Mitarbeitern – Diese Zielgruppe profitiert besonders von der schnellen Implementierung und intuitiven Bedienung. Wer bisher mit Excel-Listen, Outlook-Kontakten und manuellen Portaleinträgen arbeitet und endlich professionelle Prozesse etablieren möchte, findet hier eine Lösung, die innerhalb von 1-2 Wochen einsatzbereit ist. Der Einstieg erfordert keinen IT-Experten, die monatlichen Kosten bleiben überschaubar, und die Automatisierungspotenziale sind für diese Größenordnung besonders spürbar.
Wachsende Maklerunternehmen mit 10-50 Mitarbeitern – Unternehmen in dieser Wachstumsphase benötigen klare Prozesse, transparente Pipelines und ein zentrales CRM, das Informationssilos verhindert. Die Software skaliert flexibel mit, bietet Rollen- und Rechtemanagement für verschiedene Teamstrukturen und macht Kundeninformationen für alle Berechtigten zugänglich. Die mobile App ermöglicht produktives Arbeiten auch im Außendienst, während das Management über Dashboards den Überblick über alle Aktivitäten behält.
Makler mit Fokus auf exzellente Eigentümerbindung – Wer sich durch erstklassigen Service und Transparenz vom Wettbewerb abheben möchte, findet im integrierten Eigentümerportal ein echtes Differenzierungsmerkmal. Auftraggeber fühlen sich durch die permanente Transparenz besser informiert und entwickeln höheres Vertrauen. Die professionelle Kommunikation über das Portal reduziert gleichzeitig den Aufwand für Statusanfragen und stärkt die langfristige Kundenbindung.
Technikaffine Makler ohne eigene IT-Abteilung – Die Cloud-Lösung eignet sich ideal für Anwender, die moderne Software nutzen möchten, aber keine Server betreiben wollen. Updates erfolgen automatisch, Wartungsaufwand entfällt komplett, und der Zugriff funktioniert von überall – Büro, Homeoffice oder beim Kunden vor Ort. Die intuitive Bedienung ermöglicht die produktive Nutzung ohne umfangreiche IT-Kenntnisse.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Bedarf an integrierter Makler-Prozesskette: Die Software deckt den gesamten Prozess vom Lead bis zum Vertragsabschluss ab, inklusive Portalen, Dokumentenmanagement und Eigentümerkommunikation, ohne dass verschiedene Tools zusammengestückelt werden müssen.
Schnelle Implementierung gewünscht: Innerhalb weniger Wochen produktiv arbeiten, ohne monatelange IT-Projekte oder externe Beratung, spricht für 365.immo gegenüber komplexeren Enterprise-Lösungen.
DSGVO-konforme Cloud-Lösung: Hosting in EU-Rechenzentren mit TLS-Verschlüsselung und Auftragsverarbeitungsvertrag ist gewährleistet, ohne dass eigene Server-Infrastruktur betrieben werden muss.
Wachstumspotenzial und Skalierbarkeit: User-Lizenzen und Funktionen lassen sich monatlich flexibel anpassen, sodass die Software mit dem Unternehmen mitwachsen kann, ohne dass bei jeder Expansion ein Systemwechsel droht.
Spezialisierte Komplettlösung – 365.immo wurde von Grund auf für Immobilienmakler entwickelt und ist keine nachträglich angepasste Standard-CRM-Software. Der gesamte Maklerprozess wird digital abgebildet: vom ersten Kontakt über die Objektakquise, Vermarktung und Besichtigung bis zum Vertragsabschluss. Diese durchgängige Prozesskette unterscheidet die Software von generischen Lösungen, die nur Teilbereiche abdecken. Die Workflows sind nicht theoretisch konstruiert, sondern spiegeln den realen Arbeitsalltag von Immobilienmaklern wider.
Der klare Fokus auf Automatisierung zeitraubender Routineaufgaben prägt die gesamte Funktionsphilosophie. Portalpflege läuft vollautomatisch über alle relevanten Immobilienportale, E-Mail-Follow-ups werden durch intelligente Workflows gesteuert, Termine inklusive Vor- und Nachbereitung folgen strukturierten Prozessen. Diese Automatisierung führt nach Anwenderberichten zu 40-50% Zeitersparnis bei administrativen Tätigkeiten. Die gewonnene Zeit kann in wertschöpfende Aktivitäten wie Akquise, Kundenberatung und Netzwerkpflege investiert werden.
Der Mobile-First-Ansatz unterscheidet 365.immo von vielen Wettbewerbern. Die native App für iOS und Android ist kein abgespecktes Zusatzmodul, sondern vollwertiges Arbeitsinstrument mit identischer Funktionalität wie die Desktop-Version. Termine erfassen, Objektfotos aufnehmen und hochladen, Dokumente abrufen, Kontakte pflegen – alles funktioniert auch unterwegs mit Echtzeit-Synchronisation. Makler im Außendienst können produktiv arbeiten, ohne ins Büro zurückkehren zu müssen, was die Flexibilität erheblich steigert.
Die Provaria GmbH aus München wurde 2018 von ehemaligen Immobilienmaklern gegründet, die aus eigener Praxis die Schwachstellen bestehender Softwarelösungen kannten. Diese Branchen-DNA prägt die Produktentwicklung bis heute: Features entstehen nicht im Elfenbeinturm, sondern aus echtem Anwenderbedarf. Das etwa 30-köpfige Team arbeitet in agilen Entwicklungssprints mit Zwei-Wochen-Rhythmus, wodurch Kundenfeedback schnell in neue Funktionen umgesetzt wird.
365.immo positioniert sich als moderner Herausforderer etablierter, oft in die Jahre gekommener Branchenlösungen. Die stetig wachsende Kundenbasis und kontinuierliche Investitionen in Produktentwicklung signalisieren eine gesunde Unternehmensentwicklung. Die genauen Marktanteile sind nicht öffentlich, aber die zunehmende Präsenz auf Fachmessen und in Branchenpublikationen zeigt die wachsende Relevanz im deutschsprachigen Markt. Die agile Entwicklungskultur ermöglicht schnellere Innovationszyklen als bei historisch gewachsenen Marktführern.
Moderne Cloud-Native-Architektur – Die Software basiert auf einer Microservice-Architektur, gehostet in ISO 27001-zertifizierten EU-Rechenzentren. Diese technische Grundlage bietet mehrere Vorteile: hohe Systemverfügbarkeit durch redundante Infrastruktur, automatische Skalierung bei wachsenden Datenmengen, keine lokale IT-Infrastruktur notwendig und permanente Aktualität ohne manuelle Updates. Anwender arbeiten immer mit der neuesten Softwareversion, neue Features werden automatisch ausgerollt.
Die wichtigsten Standard-Integrationen sind fertig implementiert: Immobilienportale werden über den OpenEstate-XML-Standard angebunden, Buchhaltungssysteme wie DATEV und Lexware sind verbunden, Website-Feeds können über standardisierte Schnittstellen eingebunden werden. Eine RESTful API existiert für Drittanbieter-Tools und individuelle Integrationen, allerdings ist die öffentliche Dokumentation eingeschränkt. Ambitionierte Eigenentwicklungen oder Anbindungen exotischer Spezialsysteme können dadurch herausfordernd werden und externe Entwickler erfordern.
DSGVO-Konformität und Sicherheit sind durch mehrere Maßnahmen gewährleistet: Datenübertragung erfolgt ausschließlich per TLS 1.2/1.3, ruhende Daten werden verschlüsselt gespeichert, regelmäßige Backups sichern gegen Datenverlust ab. Der standardisierte Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erfüllt die rechtlichen Anforderungen. Hosting ausschließlich in deutschen oder irischen Rechenzentren gewährleistet die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards. Regelmäßige Penetrationstests durch externe Sicherheitsexperten prüfen die Systemsicherheit kontinuierlich.
Transparente Lizenzstruktur – Die Preisgestaltung basiert auf monatlichen Nutzerlizenzen ab etwa 49 € pro User und Monat. Lizenzen können monatlich gebucht werden für maximale Flexibilität oder mit Preisvorteil bei jährlicher Bindung. Die Anzahl der User lässt sich flexibel an Wachstum oder saisonale Schwankungen anpassen, was besonders für wachsende Unternehmen relevant ist. Zusätzlich fallen einmalige Onboarding-Gebühren ab 499 € an, die je nach Komplexität und Datenmigration höher ausfallen können.
Für eine realistische TCO-Betrachtung über 5 Jahre sollte ein 10-Personen-Büro mit etwa 40.000 € Gesamtkosten rechnen – das entspricht rund 8.000 € pro Jahr oder 67 € pro User und Monat inklusive Onboarding, Schulungen und gelegentlicher Integrationen. Versteckte Kosten können bei schlechter Altdatenqualität entstehen, die eine aufwändige Migration erfordert, oder bei Bedarf an spezialisierten Reports, die individuelle Entwicklung benötigen. Spezielle Add-ons oder erweiterte Integrationen verursachen zusätzliche Kosten, die vorab geklärt werden sollten.
Der ROI ergibt sich typischerweise innerhalb von 6-18 Monaten durch mehrere Faktoren: 40-50% eingesparte Arbeitszeit bei administrativen Aufgaben, 15-20% höhere Lead-Conversion-Raten durch strukturierte Prozesse und bessere Eigentümerbindung, die zu Folgeaufträgen führt. Die Investition amortisiert sich schnell, wenn die gewonnene Zeit tatsächlich in akquirierende Tätigkeiten fließt. Makler, die ihre Effizienzgewinne konsequent nutzen, berichten von spürbarer Umsatzsteigerung bereits im ersten Jahr.
Unkomplizierte Datenmigration für Standard-Szenarien – Der Umstieg erfolgt primär via CSV-Import für Kontakte, Objekte und Dokumente. Bei sauberen Altdaten aus verbreiteten Vorgängersystemen ist die technische Migration innerhalb von 1-2 Wochen für Einzelmakler bis 4-8 Wochen für Büros mit bis zu 50 Usern realisierbar. 365.immo stellt ein Migrations-Toolkit bereit und bietet Support durch das Implementierungsteam. Die Cloud-Architektur beschleunigt den Prozess erheblich, da keine lokale Installation oder Server-Migration notwendig ist.
Die Datenqualität der Altdaten ist der kritischste Erfolgsfaktor. Schlechte Datenqualität aus Altsystemen – Duplikate, unvollständige Kontakte, inkonsistente Formatierungen – erfordert vorab eine gründliche Datenbereinigung. Dieser Aufwand wird häufig unterschätzt und kann erhebliche interne Ressourcen oder externe Dienstleister erfordern. Eine strukturierte Vorbereitung mit klarer Datenbereinigungsstrategie vor der Migration spart später Zeit und Frustration. Die Investition in Datenqualität zahlt sich durch einen reibungslosen Start und sofortige Produktivität aus.
Das Change Management für die Nutzerakzeptanz ist ebenso wichtig wie die technische Migration. Entscheidende Erfolgsfaktoren sind: frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in die Auswahlentscheidung, klare Kommunikation der konkreten Vorteile für den Arbeitsalltag jedes Einzelnen, ausreichend Schulungszeit (8-16 Stunden für Key-User, 2-4 Stunden für Endnutzer) und sichtbares Management-Commitment zur neuen Software. Die intuitive Oberfläche von 365.immo hilft dabei, die Einarbeitungshürde niedrig zu halten. Pilotphasen mit ausgewählten Anwendern vor dem Rollout können Akzeptanzprobleme frühzeitig identifizieren.
Vorteile:
Praxisnähe durch Makler-Hintergrund – Das Gründerteam bringt jahrelange eigene Makler-Erfahrung mit, was sich in durchdachten Workflows, relevanten Features und hoher Passform für den Makleralltag zeigt, statt eines generisch angepassten CRM-Systems.
Massive Zeitersparnis bei Routine-Aufgaben – 40-50% weniger Zeit für manuelle Portaleinträge, automatisierte Follow-ups und strukturierte Besichtigungs-Workflows schaffen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten wie Akquise und Kundenberatung.
Wartungsfreie Cloud-Lösung – Keine Server, keine Updates, keine IT-Abteilung notwendig; Anwender arbeiten immer mit der neuesten Version, Features kommen alle 2-4 Wochen automatisch, produktives Arbeiten von überall ist möglich.
Integriertes Eigentümerportal – Standardmäßig enthaltene Transparenzfunktion, die bei Wettbewerbern oft kostenpflichtiges Add-on ist, stärkt Kundenbindung und reduziert Rückfragen erheblich.
Schnelle Implementierung – Innerhalb von 1-2 Wochen (Einzelmakler) bis 4-8 Wochen (mittelgroße Büros) einsatzbereit, ohne monatelange IT-Projekte oder externe Beratungsaufwände.
Vollwertige Mobile App – Native iOS/Android-App mit identischer Funktionalität wie Desktop-Version und Echtzeit-Synchronisation ermöglicht produktives Arbeiten im Außendienst.
Herausforderungen:
Eingeschränkte Individualisierung – Standardisierte Lösung erlaubt keine hochindividuellen Workflows, spezialisierten Report-Designs oder komplexe Bauträger-Projektsteuerung mit über 1000 Einheiten; Enterprise-Lösungen bieten hier mehr Flexibilität.
Limitierte API-Dokumentation – REST-API existiert, aber vollständige Dokumentation ist nicht öffentlich zugänglich, was ambitionierte Eigenintegrationen oder Anbindungen exotischer Drittsysteme erschweren kann.
Überschaubares Partner-Ökosystem – Im Vergleich zu Marktführern wie onOffice oder FlowFact kleineres Netzwerk an Add-on-Partnern und Integrationen, was bei Bedarf an spezialisierten Zusatzlösungen limitierend sein kann.
Junges Unternehmen – Kürzere Marktpräsenz als etablierte Wettbewerber könnte für Anwender relevant sein, die maximale Planungssicherheit über Jahrzehnte suchen.
Fokussierung auf Standard-Maklergeschäft – Sehr spezielle Anforderungen wie komplexe gewerbliche Großprojekte, internationale Multi-Market-Szenarien oder hochspezialisierte Nischenmärkte sind nicht optimal abgedeckt.
Für Einzelmakler oder kleine Büros mit 1-5 Usern und sauberen Altdaten: 1-2 Wochen bis zur produktiven Nutzung. Für Büros mit bis zu 50 Usern, komplexerer Datenmigration und mehreren Schulungsrunden: 4-8 Wochen. Die Cloud-Lösung beschleunigt den Prozess erheblich, da keine lokale Installation oder Server-Konfiguration notwendig ist. Der größte Zeitfaktor ist meist die Datenbereinigung vor der Migration, weniger die technische Implementierung selbst.
365.immo bietet CSV-Import und ein Migrations-Toolkit für gängige Formate. Bei verbreiteten Vorgängersystemen kann das Support-Team mit Erfahrungswerten helfen. Der kritische Punkt: Die Qualität Ihrer Altdaten bestimmt Aufwand und Erfolg der Migration. Eine gründliche Datenbereinigung vorab – Duplikate entfernen, unvollständige Felder ergänzen, Formatierungen vereinheitlichen – ist meist empfehlenswert und spart später erheblich Zeit. Investieren Sie hier frühzeitig, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.
Üblicherweise bieten SaaS-Anbieter wie 365.immo Demo-Zugang oder Testphasen an. Kontaktieren Sie den Vertrieb für eine persönliche Produktdemonstration mit Ihren konkreten Anforderungen oder eine Trial-Lizenz, um die Software mit eigenen Testdaten zu evaluieren. Nutzen Sie die Testphase, um kritische Workflows durchzuspielen und die Intuitivität für Ihr Team zu prüfen. Beziehen Sie auch Key-User aus Ihrem Team frühzeitig in die Testphase ein.
Ja, die native iOS/Android-App ist kein abgespecktes Zusatzmodul, sondern vollwertiges Arbeitswerkzeug mit identischer Funktionalität wie die Desktop-Version. Termine erfassen, Objektfotos aufnehmen und hochladen, Kontakte pflegen, Dokumente abrufen, Notizen erfassen – alles funktioniert auch offline mit späterer Synchronisation. Die Echtzeit-Synchronisation stellt sicher, dass alle Teammitglieder immer auf dem aktuellen Stand sind, unabhängig vom genutzten Gerät.
Basis-Lizenzen starten bei etwa 49 € pro User und Monat. Einmalige Onboarding-Gebühren ab 499 € (je nach Komplexität und Datenmigration auch höher). Für ein 10-Personen-Büro sollten Sie mit etwa 8.000 € pro Jahr Gesamtkosten rechnen inklusive Onboarding und Schulung. Spezielle Add-ons oder individuelle Integrationen können Zusatzkosten verursachen. Fordern Sie ein detailliertes Angebot an, das Ihre spezifischen Anforderungen berücksichtigt, um Überraschungen zu vermeiden.
Gegenüber FlowFact/EstateOffice: 365.immo ist moderner, benutzerfreundlicher und schneller implementiert, bietet aber weniger Anpassungsmöglichkeiten für sehr komplexe Enterprise-Szenarien mit hochindividuellen Prozessen.
Gegenüber onOffice: 365.immo ist fokussierter auf Kern-Maklerprozesse, oft kostengünstiger im Einstieg und schneller einsatzbereit, hat aber ein kleineres Feature-Spektrum und weniger Add-on-Partner.
Kurz zusammengefasst: 365.immo positioniert sich als moderne, schlanke Cloud-Lösung für agile Makler, die schnell produktiv werden wollen. FlowFact und onOffice sind feature-reiche Enterprise-Systeme für etablierte Strukturen mit komplexeren Anforderungen und größeren IT-Budgets.
Fazit: 365.immo eignet sich besonders für Makler und Maklerunternehmen bis etwa 50 Mitarbeiter, die eine moderne, intuitive Cloud-Lösung mit schneller Implementierung suchen. Die Praxisnähe durch den Makler-Hintergrund des Gründerteams, die massive Zeitersparnis durch Automatisierung und das integrierte Eigentümerportal sind echte Stärken. Grenzen zeigen sich bei sehr spezifischen Individualisierungen und im kleineren Partner-Ökosystem verglichen mit etablierten Marktführern. Die Entscheidung sollte auf Basis der konkreten Anforderungen, Wachstumspläne und Präferenzen zwischen Standardisierung und Anpassbarkeit getroffen werden.
