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Großer Ratgeber für Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software
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FAQ - Das sind 5 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Welche Gehalts- und Lohnbestandteile muss ich gegenüber meinen Mitarbeitern abrechnen?
Sind Sie aufgrund eines Tarifvertrages oder der abgeschlossenen Arbeitsverträge verpflichtet, Ihren Mitarbeitern einen besonderen Gehaltsbestandteil zu zahlen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie von Ihrer neuen Gehaltsabrechnungssoftware bei der Abrechnung eben dieses Bestandteils auch unterstützt werden. Andernfalls erreichen Sie nicht die von Ihnen angestrebte Erleichterung bei der Abrechnung und Sie müssen sich mit einem mehr oder weniger aufwendigen Trick behelfen.
Für wie viele Mitarbeiter will ich Gehalt und Lohn abrechnen?
Es gibt Software nur für kleine, mittlere oder größere Unternehmen. Damit einher geht auch die Fähigkeit , mit den anfallenden Abrechnungsdaten umgehen zu können. Weiterhin unterscheiden sich die Software-Lösungen auch im Umfang ihren mitgelieferten Funktionen. Je größer ein Unternehmen ist, desto höher sind auch die Anforderungen an die eingesetzte Software. Nicht zuletzt drückt sich der höhere Funktionsumfang auch in einem deutlich höheren Anschaffungspreis und höheren Wartungs- und Servicekosten aus.
Reicht mir ein Online-Support oder will ich einen telefonisch erreichenbaren Support?
Die in unserem Vergleich aufgenommenen Abrechnungsprogramme unterscheiden sich hinsichtlich der Formen und Konditionen des Software-Supports erheblich. Bei weitverbreiteten Softwarelösungen finden Sie schnell und günstig fachkundige Hilfe im Internet, so in Foren oder Blogs, in denen andere Nutzer ihre Erfahrungen und Erkenntnisse teilen. Daneben bieten die Hersteller eine Übersicht in Form von FAQs, eines wiki oder Tutorials, aber auch durch individuelle Unterstützung via Telefon oder Email, etc. Diese unterschiedlichen Formen unterscheiden sich im wesentlichen in ihren Kosten und ihrer Verfügbarkeit. Internet, FAQs, tutorials etc. sind in der Regel immer und kostenlos verfügbar. Telefon- und Email-Support dagegen aufpreispflichtig und zeitlich auf die Hauptgeschäftszeiten begrenzt.
Erfahren Sie hier, welche Vorteile und Nachteile eine webbasierte Cloud-Software gegenüber einer Installations-Software hat!
Die klassische Buchhaltung als eigene Abteilung und mit stationär installierter Software (sog. onPremise-Software) ist weit verbreitet und wird auch in den nächsten Jahren und Jahrzehnten weiter anzutreffen sein. In den letzten Jahren haben aber neue Arbeitsmodelle in die Unternehmenswelt Einzug gehalten, insbesondere die Arbeit im Homeoffice bzw. das Outsourcen an externe Dienstleister (selbständige Buchhalter oder Steuerberater). Für diese Form der Buchhaltung besonders geeignet ist die cloud- und insbesondere die browserbasierte Softwarelösung. Eine besondere Hochphase bzw. Bedeutung erlebt diese Software-Art in der aktuellen Corona-Krise. Prognosen gehen davon aus, dass diese Entwicklung auch noch danach anhalten wird, weil die Unternehmen die Vorteile aktiv miterleben konnten.
Brauche ich eine Abrechnungs-Software, die mich auch bei der Abrechnung spezieller Lohnarten wie Akkordlohn, Baulohnabrechnung, Minijobs unterstützt?
Nicht wenige Unternehmen knüpfen die Vergütung Ihrer Mitarbeiter an besondere Umstände der Arbeitsleistung, wie Stückzahl oder Arbeitszeit, oder sind in Branchen tätig, die besondere Lohnbestandteile für ihre Beschäftigten anbieten. Gehören auch Sie zu den Unternehmern, die ihren Mitarbeitern solche Bestandteile zahlen, dann muss Ihre neue Abrechnungs-Software auch mit solchen Faktoren umzugehen in der Lage sein.
Empfehlungen
Im Rahmen unserer ausführlichen Tests und Vergleiche haben wir einen sehr guten Eindruck von verschiedenen Software-Lösungen im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang erhalten. Hierzu zählen insbesondere die Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Programme von ADDISON LoBu, SAGE und Datev. Wir können Ihnen binnen 24h eine Sofort-Empfehlung geben, wenn Sie uns Ihre Software-Anforderungen in unserem Download-Formular hinterlassen.
Ratgeber
Lesen Sie hier, was eine gute Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software zu leisten im Stande sein sollte?
Was sollten Kleinunternehmen bei der Auswahl geeigneter Lohnabrechnungssoftware beachten?
Besonders wichtig: Ein Abrechnungsassistent! Ein Kleinunternehmen hat nur wenige Mitarbeiter und deshalb übernimmt naturgemäß ein einzelner Mitarbeiter mehrere Funktionen, wie kaufmännische Geschäftsführung, Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung. In diesem Fall beschäftigt sich der Mitarbeiter nur einen Teil seiner Arbeitszeit mit einer einzelnen Materie. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung bedarf jedoch aufgrund häufiger Gesetzesänderungen besonderer Aufmerksamkeit. Deshalb sollte ein Kleinunternehmer besonderen Wert auf einen stets aktuellen Abrechnungsassistenten in seiner neuen Gehaltsabrechnungssoftware legen.
Welche Vorteile bieten kostenpflichtige Lohn- & Gehaltsabrechnungsprogramme im Vergleich zu kostenlosen Freeware-Lösungen?
Kostenlose Software, sog. Freeware ist für Existenzgründer und kleine Unternehmen attraktiv, da dieses Softwareprodukt von seinen Programmierern den Usern kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Unseres Erachtens war das allerdings auch schon der einzige Vorteil dieser Softwaregattung. Freeware-Angebote stehen ihren kostenpflichtigen Verwandten an Funktionalität in mehr oder weniger großem Umfang nach. Besondere Funktionen erfordern einen höheren Programmieraufwand. Ein weiterer Nachteil ist die fehlende Vertragsbindung eines Anbieters. Es mangelt somit an Sicherheit, möglichen Regressansprüchen und Ansprüchen auf regelmäßige Updates der Software. Außerdem sind Sicherheitsaspekte wie bei kostenpflichtigen Vollversionen nicht immer optimal umgesetzt und wenn doch, werden sie nicht immer aktualisiert. Es ist empfehlenswert, das Nutzen-Risiko gut abzuwägen.
Zeit ist Geld: Das Fazit
Bei der Anschaffung von Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software müssen Sie darauf achten, dass sich diese in Ihre vorhandene Personalverwaltungs-Software (Human Resources Software), Buchhaltungs-Software oder gar ERP-System integrieren lässt und über alle notwenigen Schnittstellen wie bspw. die DATEV-Schnittstelle verfügt. Die Preise der in unserem Vergleich enthaltenen Software-Lösungen unterscheiden sich nach Zielgruppe, Softwareart, Unternehmensgröße sowie der benötigten Lizenzen. Sind Sie sich bei Ihrer endgültigen Entscheidung für oder gegen eine Software unschlüssig? Dann können Sie sich durch unsere unabhängigen Berater jederzeit in einem kostenlosen Telefonat beraten lassen. Haben Sie jetzt keine Zeit für eine kostenlose telefonische Beratung? Dann können Sie gleich hier einen Termin für Ihre persönliche, kostenlose und unverbindliche Beratung vereinbaren.
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Buchhaltungssoftware und Steuerberatersoftware
Welche Funktionen Ihr Lohnprogramm umfassen sollte, damit Sie bzw. Ihr HR Team entlastet werden
Eine Lohnabrechnungssoftware sollte Ihnen bzw. Ihrem HR-Team die tägliche Arbeit erleichtern und diese effektiver machen. Daher sollte das Lohnabrechnungsprogramm einige Funktionen bieten, wie:
die Erstellung der Lohnabrechnungen
die Wahl zwischen allen erforderlichen Lohnarten
Schnittstellen zu Datev, Krankenkassen, zum Finanzamt, etc.
automatische Übertragung von Meldungen, bspw. an die Krankenkassen und das Finanzamt
die Erstellung von Statistiken und Berichten
die Verwaltung von Krankheit, Abwesenheiten, etc.
die Erfassung von Arbeitszeiten
das Erstatten von Auslagen
u.v.m.
Eine professionelle Lohnabrechnungssoftware ermöglicht es Ihnen bspw. weg von einer Excel-Liste zu kommen, was Quellen für Fehler reduziert und vor allem den zeitlichen Aufwand verringert. Ebenso ermöglicht ein modernes Lohn-Programm die Automatisierung von Prozessen und Abläufen in Ihrem Unternehmen, so dass auch hier eine schlankere Verwaltung möglich ist.
So kann eine professionelle Lohnabrechnung Software die Arbeitsstunden Ihres HR-Teams reduzieren, die damit bspw. mehr Zeit für Prozesse zur Einstellung von Personal haben oder wichtige Statistiken erstellen können. Vergleichen Sie die Lohnabrechnungsprogramme noch heute und nutzen Sie unseren kostenfreien Preiskalkulator, um den besten Preis zu erhalten.
Finden Sie die richtige Lohnabrechnungssoftware, die alle wichtigen Schnittstellen beinhaltet
Damit alle Daten an die richtigen Stellen übermittelt werden und kein zusätzlicher Aufwand verursacht wird, ist es wichtig, dass Ihre Lohnabrechnungssoftware alle wichtigen Schnittstellen enthält. Mit den richtigen Schnittstellen benötigen Sie meist keinen Im- oder Export der Daten und können Daten direkt in andere Systeme übermitteln.
Achten Sie daher, dass Ihr neues Lohnprogramm folgende Schnittstellen hat:
zum Controlling
zu Datev
zur Finanzbuchhaltung
zur Kanzleiorganisation
zum Personalmanagementsystem/HR-Software
zum Zeiterfassungssystem
zu ERP-Systemen
zum Finanzamt für Lohnsteueranmeldungen (ELSTER) sowie Lohnsteuerbescheinigungen und den Empfang der Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
zu Sozialversicherungsträgern für die Versendung von Pflichtmitteilungen und Beitragsnachweisen
zur Bundesagentur für Arbeit für die Beitragsnachweise
zur Deutsche Rentenversicherung Bund für die Beitragsnachweise
zu den Berufsgenossenschaften für die Beitragsnachweise
Je nachdem, was davon für Ihr Unternehmen zutrifft, sollte Ihre Gehaltssoftware den Datenübertrag einfach, korrekt und auf Basis der gesetzlichen Anforderungen ermöglichen.
Zwischen welchen Lohnarten Sie innerhalb vom Lohnabrechnungsprogramm wählen können sollten
Damit die Offline- oder Online-Lohnabrechnung vollständig ist, sollte Ihre Lohnabrechnungssoftware alle gängigen Lohnarten beherrschen.
Lohnarten können - je nachdem welche Sie in Ihrer täglichen Arbeit benötigen - Folgendes sein:
Direktversicherungen
Einmalzahlungen
Fahrgeld
Lohnberechnung (Brutto- und Nettolohn)
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
Lohnsteuer
Provisionen
Sonderzahlungen
Sozialabgaben
VWL
Zuschläge für Überstunden und Feiertage
u.v.m.
Mit einem modernen System können Sie innerhalb der Lohnabrechnungsprogramme alle erforderlichen Parameter (bspw. auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld) erfassen und die Offline- oder Online-Lohnabrechnung korrekt durchführen. Auch können Sie Provisionen erfassen und der Gehaltsabrechnung beifügen.
Was ist eine digitale Abrechnung für Löhne/Gehälter im Rahmen einer Lohnsoftware überhaupt?
Lohnabrechnungen wurden häufig über bisherige Lohnabrechnungssoftware auf Papier erstellt und an die Mitarbeiter versendet. Das Drucken, Kuvertieren und Versenden hat Zeit, Papier, Umschläge und Porto gekostet. Moderne Lohnsoftware stellt das manuelle Erstellen auf die Möglichkeiten des digitalen Zeitalters um.
Neuartige Lohnsoftware digitalisiert den Versand und macht es möglich, dass die Lohnabrechnung über die Lohnabrechnungsprogramme digital zum Mitarbeiter gesendet wird. Die Abrechnungen werden über die Lohnsoftware per Email verschickt. Mitarbeiter können die Daten mit einem Sicherheitsverfahren abrufen, so dass die Zusendung aus der Lohnsoftware die hohen Anforderungen des Datenschutzes erfüllt.
Digitale Lohnabrechnung - von welchen Vorteilen Sie profitieren können
Eine professionelle und digitale Lohnabrechnung durch eine Lohnabrechnungssoftware bringt viele Vorteile für Ihr Unternehmen. So können Sie bei der Anschaffung einer Lohnsoftware profitieren von:
automatischen Prozessen
rechtskonformen Meldungen an Krankenkasse, Sozialversicherungen, etc.
Zeitersparnis bei der Erstellung von Abrechnungen durch hinterlegte Werte für Stundenlohn, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, etc.
Datenschutz der sensiblen Daten
Reduzierung von Papiereinsatz und Schonung der Umwelt
Reduzierung der benötigten Archivflächen
Einsparung von Papier- und Portokosten
Einsparung des Zeit- und Kostenaufwands bei der Entsorgung
u.v.m.
Eine Online Lohnabrechnung spart nicht nur Ressourcen sondern sehr viel Zeit und damit auch Kosten für das Personal. Sei es für das Drucken, das Kuvertieren, das Aufgeben, das Bearbeiten von Rückläufern bei Nichtzustellung oder anderen Aufgaben rund um den manuellen Versand der Abrechnungen.
Nutzen Sie ebenfalls die Vorteile der Lohnabrechnung online und machen Sie einen neutralen Vergleich. Unser kostenfreier Produktkalkulator erstellt Ihnen einen Leistungsvergleich der für Sie interessanten Anbieter und Ihnen macht das Vergleichen einfacher.
Warum die für Sie in Frage kommenden Lohnprogramme unbedingt ein GKV-Zertifikat haben sollten
Da es sich bei Gehaltsdaten um sensible und meldepflichtige Daten handelt, sollten Sie auf Korrektheit und hohe Datensicherheit achten. Hat das Lohnabrechnungsprogramm ein GKV-Zertifikat, liegen diesem Plausibilitätsprüfungenzugrunde. Ebenfalls gibt es eine Automatisierung aller relevanten Prozesse innerhalb der Entgeltabrechnung. Auch das Meldeverfahren und die Datenübermittlung anhand der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV)wird erfüllt, wenn das GKV-Zertifikat vergeben wurde.
Achten Sie daher auf ein gültiges GKV-Zertifikat bei Ihrer neuen Software. So stellen Sie sicher, dass Ihre Übertragungen korrekt übermittelt werden.