Holded | Logistiksoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Kompakter Überblick: Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Lagerverwaltung & Bestandskontrolle:

• Multi-Standort-Verwaltung mit Transfermöglichkeiten zwischen verschiedenen Lagerorten
• Echtzeit-Bestandsübersicht mit automatischen Mindestbestandswarnungen und Nachbestellvorschlägen
• Chargen- und Seriennummernverfolgung für lückenlose Rückverfolgbarkeit
• Barcode-Scanning per mobiler App für Warenein- und -ausgangsbuchungen direkt am Lagerplatz
• Bestandsbewertung nach unterschiedlichen Methoden (FIFO, Durchschnitt)

Auftrags- und Beschaffungsprozesse:

• Auftragsmanagement mit Statusverfolgung vom Eingang bis zur Auslieferung
• Automatisierte Lieferantenbestellungen mit Mehrfachpreisen und Staffelkonditionen
• E-Commerce-Synchronisation mit Shopify, WooCommerce und Prestashop
• Angebotserstellung und Umwandlung in Aufträge ohne Medienbruch
• Lieferantenbewertung und Einkaufsanalysen

Versand & Distribution:

• Lieferschein- und Label-Generierung mit anpassbaren Vorlagen
• Carrier-Anbindung über API-Schnittstellen zu DHL, UPS und weiteren Versanddienstleistern
• Kunden-Tracking-Benachrichtigungen per E-Mail und SMS
• Verpackungsmanagement mit Gewichts- und Volumenkalkulation
• Versandkostenberechnung und -zuordnung

Steuerung & Auswertung:

• KPI-Dashboards für Umschlagshäufigkeit, Lagerreichweite und Deckungsbeiträge
• Workflow-Automatisierung mit automatischen Bestandswarnungen und Genehmigungs-Workflows
• Individuelle Reports mit Export-Funktionen für Excel und CSV
• ABC-Analyse für optimierte Artikelpriorisierung
• Bewegungshistorie für alle Lagervorgänge

Integration & Schnittstellen:

• REST-API und Webhooks für individuelle Systemanbindungen
• Native Integration von Buchhaltung, CRM und Projektmanagement in einer Plattform
• Zapier-Integration für erweiterte Automatisierungen
• Import-/Export-Funktionen für Stammdaten

🟨 Besonderheiten – Was macht Holded einzigartig?

Modulares Pay-as-you-grow-Konzept ermöglicht es Unternehmen, nur für tatsächlich genutzte Funktionen zu zahlen. Module lassen sich jederzeit aktivieren oder deaktivieren, ohne dass die Benutzeroberfläche überfrachtet wird. Dieser Ansatz unterscheidet sich deutlich von klassischen ERP-Systemen, bei denen oft umfangreiche Lizenzpakete mit ungenutzten Funktionen erworben werden müssen. Die Skalierbarkeit erfolgt schrittweise und kontrollierbar, was besonders für wachsende Unternehmen von Bedeutung ist.

Echte All-in-One-Plattform ohne Insellösungen vereint Buchhaltung, CRM, Projektmanagement und Logistik nativ in einer Cloud-Umgebung. Während viele Wettbewerber Logistik-Funktionalitäten nachträglich als Add-ons integriert haben, sind bei Holded alle Prozesse von Grund auf aufeinander abgestimmt. Die Datenkonsistenz vom Kundenauftrag über die Lagerbuchung bis zur Rechnung erfolgt ohne Schnittstellen-Brüche oder manuelle Übertragungen. Dies reduziert Fehlerquellen und schafft durchgängige Transparenz über alle Geschäftsprozesse.

Transparente Produktentwicklung mit Kundeneinfluss zeichnet sich durch eine öffentlich zugängliche Feature-Roadmap aus, bei der Anwender per Voting die Priorisierung neuer Funktionen mitbestimmen können. Diese partizipative Herangehensweise ist im ERP-Segment ungewöhnlich und zeigt echte Kundenorientierung. Monatliche Feature-Releases dokumentieren eine kontinuierliche Weiterentwicklung, die auf tatsächliche Anwenderbedürfnisse reagiert.

Stabilität durch Sage-Zugehörigkeit bietet seit der Übernahme im Juli 2021 langfristige finanzielle Sicherheit und Investitionskraft eines etablierten Softwarekonzerns. Holded bleibt dabei als eigenständige Marke mit eigener Entwicklung erhalten und profitiert gleichzeitig vom globalen Netzwerk und der Marktpräsenz von Sage. Diese Konstellation verbindet die Agilität eines jungen Cloud-Unternehmens mit der Stabilität eines internationalen Players.

Einschränkungen sind klar zu benennen: Holded ist bewusst kein vollwertiges Warehouse Management System. Spezialisierte WMS-Funktionen wie Wave-Picking, dynamisches Slotting, Yard-Management oder komplexe Routenoptimierung innerhalb des Lagers fehlen. Native EDI-Unterstützung für die Zusammenarbeit mit großen Handelsketten ist nicht vorhanden. Die Lösung adressiert grundlegende bis mittlere Logistik-Anforderungen, nicht hochkomplexe Supply-Chain-Prozesse mit mehrstufigen Kommissionierstrategien oder Cross-Docking-Szenarien.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Holded wählen?

Wachsende E-Commerce-Händler mit 50 bis 1.000 Bestellungen täglich finden in Holded eine zentrale Lösung für Lager, Versand und Buchhaltung. Die automatische Synchronisation mit Shop-Systemen verhindert Overselling und eliminiert manuelle Doppelpflegearbeit. Die intuitive Bedienung ermöglicht neue Mitarbeiter ohne umfangreiche IT-Schulungen produktiv einzusetzen. Besonders geeignet für Multi-Channel-Händler, die verschiedene Verkaufskanäle zentral steuern möchten, ohne in komplexe Schnittstellenprogrammierung investieren zu müssen.

Handels- und Distributionsunternehmen mit 5 bis 100 Mitarbeitern profitieren von der Kombination aus Multi-Standort-Verwaltung und integrierter Finanzbuchhaltung. Unternehmen mit mehreren Lagern, die Chargenverfolgung benötigen und Einkaufs- sowie Verkaufsprozesse digitalisieren wollen, erhalten die nötige Übersicht ohne die Komplexität teurer Konzern-ERPs. Die durchgängige Datenintegration von der Bestellung bis zur Bilanz schafft Transparenz und reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen Abteilungen erheblich.

Leichtfertiger mit einfachen Stücklisten können grundlegende Montage- oder Veredelungsprozesse mit überschaubaren Komponenten abbilden. Holded unterstützt einfache Fertigungsstücklisten und koppelt diese direkt mit Einkauf und Lagerbestand. Ausreichend für Light Manufacturing ohne komplexe Produktionssteuerung, Maschinenanbindung oder mehrstufige Fertigungsaufträge. Geeignet für Konfektionierung, Assemblierung oder produktionsnahe Handelstätigkeiten.

Logistikverantwortliche in KMU wie Lagerleiter, Logistikkoordinatoren oder Einkaufssachbearbeiter erhalten eine Lösung, die Echtzeit-Übersicht bietet und Routineaufgaben automatisiert. Die Cloud-basierte Architektur ermöglicht mobilen Zugriff und Zusammenarbeit ohne umfangreiche IT-Infrastruktur. Besonders attraktiv für Unternehmen, die keine dedizierte IT-Abteilung für die Systembetreuung bereitstellen können oder wollen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Funktionstiefe: Reichen grundlegende bis mittlere Lagerfunktionen aus oder werden spezialisierte WMS-Funktionen wie Zone-Picking oder automatisierte Fördertechnik-Steuerung benötigt
• Integrationsbedarf: Welche Systeme müssen angebunden werden und sind die Holded-Schnittstellen dafür ausreichend oder müssen zusätzliche Middleware-Lösungen eingeplant werden
• Skalierbarkeit und Wachstumsperspektive: Wie schnell erfolgt das Unternehmenswachstum und wo liegen die absehbaren Grenzen des Systems bei Datenvolumen und Komplexität
• Total Cost of Ownership: Berücksichtigung nicht nur der Lizenzkosten, sondern auch API-Nutzungslimits, mögliche Integrationskosten und interne Ressourcen für Systembetreuung

Details zur Logistiksoftware: Holded

Browserbasierte Cloud-Lösung auf Basis einer modernen Microservices-Architektur kennzeichnet den technologischen Ansatz von Holded. Die Plattform setzt vollständig auf Cloud-Infrastruktur ohne lokale Installationen oder Server. Als Software-as-a-Service-Lösung entfallen Hardwarekosten, lokale Wartungsaufwände und manuelle Update-Prozesse. Die automatische Skalierung der AWS-Infrastruktur gewährleistet hohe Verfügbarkeit auch bei Lastspitzen. Dieser Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur oder KMU, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten.

Fokus auf Benutzerfreundlichkeit prägt die gesamte Systemphilosophie deutlich erkennbar. Die intuitive Oberfläche mit Drag-&-Drop-Dashboard-Editor ermöglicht auch nicht-technischen Anwendern die Anpassung von Ansichten und Workflows. Die durchschnittliche Einarbeitungszeit liegt nach Anwenderberichten deutlich unter der klassischer ERP-Systeme. Diese Zugänglichkeit wird bewusst gegen extreme Funktionstiefe eingetauscht – ein Trade-off, der für die Zielgruppe KMU in den meisten Fällen sinnvoll ist.

Praxisrelevante Automatisierung reduziert manuelle Tätigkeiten im Tagesgeschäft messbar. Automatische Nachbestellvorschläge bei Unterschreitung von Mindestbeständen, konfigurierbare Workflow-Trigger für Genehmigungs- und Freigabeprozesse sowie E-Mail-Benachrichtigungen bei kritischen Ereignissen entlasten die Mitarbeiter. Anwenderberichte sprechen von bis zu 30% Zeitersparnis bei Bestandsabstimmungen und einer Reduzierung von Fehlbeständen um durchschnittlich 25%. Diese Zahlen sind naturgemäß von den individuellen Ausgangsprozessen abhängig, zeigen aber das Potenzial auf.

Wissenswertes zum Anbieter: Holded Technologies, S.L.

Sage-Zugehörigkeit seit Juli 2021 markiert einen wichtigen Wendepunkt in der Unternehmensgeschichte. Die Übernahme durch den etablierten Softwarekonzern Sage sichert langfristige Stabilität und Investitionskraft, während Holded als eigenständige Marke mit eigener Entwicklung erhalten bleibt. Diese Konstellation bietet Kunden die Sicherheit eines internationalen Konzerns bei gleichzeitiger Agilität eines jungen Cloud-Unternehmens. Das globale Netzwerk von Sage eröffnet Expansionsmöglichkeiten und Synergien, ohne die bisherige Produktphilosophie grundlegend zu verändern.

Spanische Wurzeln mit europäischer Expansion prägen die Entwicklungsgeschichte seit der Gründung 2016 in Barcelona. Holded hat sich zum Marktführer für KMU-ERP-Lösungen in Spanien und Südeuropa entwickelt. Die Expansion in weitere europäische Märkte einschließlich Deutschland läuft, wobei die Hauptexpertise und Referenzbasis weiterhin im südeuropäischen Raum liegt. Die Produktentwicklung erfolgt mit monatlichen Feature-Releases und einer öffentlichen Roadmap, bei der Kunden per Voting Einfluss auf Prioritäten nehmen können – ein Zeichen echter Kundenorientierung in einem Segment, das traditionell eher produktorientiert arbeitet.

Technische Details & Integration

Standard-REST-API mit Webhooks ermöglicht individuelle Systemanbindungen für spezifische Anforderungen. Die offene Architektur unterstützt bidirektionale Datenströme und Echtzeit-Benachrichtigungen bei Systemereignissen. Entwickler-Feedback weist allerdings darauf hin, dass die API-Dokumentation bei komplexeren Anwendungsfällen teilweise lückenhaft sein kann. Community-Foren und Partner-Support können hier helfen, dennoch sollten Unternehmen mit speziellen Integrations-Anforderungen vorab die API-Möglichkeiten konkret prüfen und testen.

Native E-Commerce-Integration zu den Hauptsystemen Shopify, WooCommerce und Prestashop funktioniert gut mit automatischer Synchronisation von Produktdaten, Beständen und Bestellungen. Carrier-Anbindungen gestalten sich differenzierter: Große internationale Versanddienstleister wie DHL und UPS sind über API-Schnittstellen angebunden. Viele regionale deutsche Carrier werden jedoch nur über Multi-Carrier-Plattformen wie Shipcloud oder Sendcloud erreicht, was zusätzliche Abonnements und Wartungsaufwand bedeutet. Die Stabilität dieser indirekten Anbindungen sollte im Einzelfall geprüft werden.

DSGVO-Konformität wird durch EU-Rechenzentren auf AWS-Basis und SSL/TLS-Verschlüsselung gewährleistet. Allerdings fehlen unabhängige Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 speziell für die Holded-Anwendung selbst – nur die zugrundeliegende AWS-Infrastruktur verfügt über entsprechende Zertifikate. Für Unternehmen mit höchsten Compliance-Anforderungen oder aus stark regulierten Branchen kann dies ein relevantes Entscheidungskriterium sein und sollte direkt mit dem Anbieter geklärt werden.

Kosten & Preismodell

Modulares Abonnement-Modell ermöglicht flexibles Preisgestaltung nach tatsächlichem Bedarf. Einzelne Module beginnen bei etwa 9 Euro monatlich, während die Vollsuite mit allen Funktionen ab circa 89 Euro pro Monat verfügbar ist. Das Pay-as-you-grow-Konzept erlaubt die schrittweise Aktivierung weiterer Module mit wachsenden Anforderungen. Eine kostenlose Basisversion existiert für erste Tests, ist jedoch stark limitiert auf 2 Rechnungen und 1 Nutzer – ausreichend für eine grundlegende Funktionsprüfung, nicht aber für realistische Praxistests.

API-Nutzungslimits sollten bei der Kostenplanung berücksichtigt werden. Oberhalb der Freikontingente fallen zusätzliche Kosten für API-Calls an, die bei hohem Bestellaufkommen oder vielen Systemintegrationen überraschend ins Gewicht fallen können. Unternehmen mit intensiver E-Commerce-Anbindung oder automatisierten Prozessen sollten diese Kosten vorab kalkulieren und die konkreten Limits für ihr Lizenzmodell klären.

Preis-Leistungs-Verhältnis positioniert Holded zwischen reinen Inventory-Management-Tools wie Zoho Inventory und etablierten ERP-Systemen wie SAP Business One. Die Preisgestaltung ist transparent und ohne versteckte Grundgebühren, allerdings können die Gesamtkosten bei Einbeziehung von API-Limits und notwendigen Integrationspartnern höher ausfallen als zunächst ersichtlich. Der Mehrwert liegt in der durchgängigen Integration aller Back-Office-Funktionen ohne separate Lizenzen für Buchhaltung, CRM oder Projektmanagement.

Migration & Umstieg auf Holded

Self-Service-Import für Stammdaten ist gut dokumentiert und über CSV- oder Excel-Formate möglich. Artikel, Kunden, Lieferanten und aktuelle Bestände lassen sich mit Standardvorlagen übertragen. Für KMU mit sauberen, strukturierten Stammdaten ist die Datenmigration innerhalb von 1 bis 3 Wochen realisierbar – oft ohne externe Unterstützung. Die Systemdokumentation bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Video-Tutorials für die gängigsten Migrationsszenarien.

Komplexe Datenübernahmen wie historische Bewegungsdaten, detaillierte Chargeninformationen oder offene Bestellungen mit allen Statusdetails erfordern häufig manuelle Nachbearbeitung oder Unterstützung durch Implementierungspartner. Viele Unternehmen entscheiden sich für einen Stichtags-Ansatz: Stammdaten und aktuelle Bestände werden übernommen, während historische Daten im Altsystem archiviert bleiben. Diese Vorgehensweise reduziert Komplexität und Migrationsrisiken erheblich.

Change Management sollte nicht unterschätzt werden, auch wenn die Benutzeroberfläche intuitiv gestaltet ist. Der Wechsel des ERP-Systems betrifft alle Geschäftsprozesse und erfordert Anpassungen in Arbeitsabläufen. Die Benennung von 1 bis 2 internen Key-Usern für Systemkonfiguration, Prozessgestaltung und Anwenderschulung ist essenziell für eine erfolgreiche Einführung. Die Online-Tutorials von Holded sind umfangreich, individuelles Training kann jedoch je nach Teamgröße und Vorkenntnissen sinnvoll sein.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

VORTEILE:

• Schnelle Implementierung und Time-to-Value: Produktive Nutzung oft innerhalb weniger Wochen, deutlich kürzer als bei klassischen ERP-Projekten
• Intuitive Bedienung reduziert Schulungsaufwand: Auch für nicht-technische Mitarbeiter schnell erlernbar ohne monatelange Einarbeitungszeit
• Modulare Skalierbarkeit: System wächst mit dem Unternehmen mit, ohne dass alle Funktionen von Anfang an lizenziert werden müssen
• Vermeidung von Insellösungen: Durchgängige Datenintegration von der Bestellung über das Lager bis zur Bilanz ohne Schnittstellenbrüche
• Reduzierung von Fehlbeständen: Echtzeit-Alerts und automatische Nachbestellvorschläge verbessern Lagerkennzahlen messbar
• Keine lokale IT-Infrastruktur erforderlich: Cloud-basierter Ansatz eliminiert Hardwarekosten und Wartungsaufwände

HERAUSFORDERUNGEN:

• Keine vollwertigen WMS-Funktionen: Wave-Picking, Slotting, Yard-Management fehlen – nicht für hochkomplexe Lagerlogistik geeignet
• Performance-Einbußen bei sehr großen Datenmengen: Gelegentlich berichtete Verzögerungen, die im Einzelfall getestet werden sollten
• Carrier-Anbindungen teilweise über Umwege: Regionale Versanddienstleister oft nur über Multi-Carrier-Plattformen integrierbar mit zusätzlichen Kosten
• Limitierte Rechteverwaltung: Bei sehr komplexen Rollen- und Berechtigungsstrukturen können Grenzen erreicht werden
• Keine native EDI-Unterstützung: Workarounds nötig für elektronischen Datenaustausch mit großen Handelspartnern
• Fehlende Produkt-Zertifizierungen: Keine unabhängigen Sicherheitszertifikate wie ISO 27001 speziell für die Anwendung selbst

Häufig gestellte Fragen zu Holded

Ist Holded auch für 3PL-Logistikdienstleister geeignet?

Nein, das System ist nicht auf die spezifischen Anforderungen von Third-Party-Logistics-Dienstleistern ausgelegt. Funktionen wie Multi-Client-Verwaltung mit mandantenfähiger Trennung, Abrechnung nach Logistikleistungen oder komplexe Yard-Management-Prozesse fehlen. Holded richtet sich an produzierende, handelnde oder versendende Unternehmen, die eigene Bestände verwalten – nicht an Dienstleister, die Lagerleistungen für verschiedene Auftraggeber erbringen.

Welche Versanddienstleister sind direkt angebunden?

API-Anbindungen bestehen zu großen internationalen Carriern wie DHL, UPS und Correos. Viele regionale deutsche Versanddienstleister wie Hermes, DPD oder GLS werden oft über Multi-Carrier-Plattformen wie Shipcloud oder Sendcloud integriert. Diese indirekten Anbindungen bedeuten zusätzliche Abonnementkosten und potenziell erhöhten Wartungsaufwand. Die konkrete Verfügbarkeit und Stabilität sollte für die bevorzugten Carrier im Vorfeld getestet werden.

Wie funktioniert die Datensicherheit und DSGVO-Konformität?

SSL/TLS-Verschlüsselung, DSGVO-Konformität und EU-Rechenzentren auf AWS-Basis sind Standard. Allerdings fehlen unabhängige Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 speziell für die Holded-Anwendung selbst – nur die zugrundeliegende AWS-Infrastruktur verfügt über entsprechende Zertifikate. Für Unternehmen aus stark regulierten Branchen oder mit besonders hohen Compliance-Anforderungen sollten die konkreten Sicherheitsnachweise direkt beim Anbieter angefordert werden.

Kann ich historische Daten aus meinem alten System übernehmen?

Standarddaten wie Artikel, Kunden und Lieferanten lassen sich über CSV-Import übertragen. Komplexe historische Bewegungsdaten, detaillierte Bestellhistorien mit allen Statusänderungen oder Chargen-Lebensläufe erfordern häufig manuelle Nachbearbeitung oder Unterstützung durch Implementierungspartner. Viele Unternehmen entscheiden sich pragmatisch für einen Stichtags-Ansatz: Stammdaten und aktuelle Bestände werden übernommen, historische Daten verbleiben im Altsystem als Archiv.

Wie schnell lässt sich Holded implementieren?

Bei standardisierten KMU-Prozessen ist eine Implementierung in 1 bis 3 Wochen im Self-Service realisierbar. Bei spezifischen Anforderungen, umfangreichen API-Integrationen oder komplexer Datenmigration sollten 1 bis 3 Monate eingeplant werden. Die intuitive Oberfläche verkürzt die Schulungsphase erheblich gegenüber klassischen ERP-Systemen. Dennoch ist die Einplanung von internen Key-Usern für Konfiguration und Anwenderschulung essenziell für den Projekterfolg.

Was passiert mit meinen Daten bei einer Kündigung?

Exportfunktionen ermöglichen den Download von Daten in gängigen Formaten wie CSV oder Excel. Eine detaillierte Exit-Strategie einschließlich Datenformat, Vollständigkeit des Exports und Aufbewahrungsfristen sollte jedoch vor Vertragsschluss geklärt werden. Die konkrete Vorgehensweise und Unterstützung bei einer Datenmigration zu einem anderen System sollte vertraglich geregelt sein, um spätere Abhängigkeiten zu minimieren.