Content für Kundenverwaltungsprogramm

🟦 Funktionen – Was kann easyWerkstatt?

Auftragsmanagement

• Reparaturaufträge erfassen: Schnelle Erfassung von Kundenfahrzeugen und Reparaturwünschen in wenigen Klicks.
• Auftragsfortschritt verfolgen: Echtzeit-Übersicht über Status aller laufenden Arbeiten im Betrieb.
• Kostenkalkulation: Automatische Berechnung von Arbeitszeiten, Teilen und Gesamtkosten pro Auftrag.

Kundenverwaltung

• Kundendatenbank: Zentrale Speicherung aller Kundendaten mit Fahrzeughistorie und Kontaktinformationen.
• Fahrzeugstammdaten: Verwaltung technischer Daten, Erstzulassung, Kilometerstand und Servicetermine.
• Kommunikationshistorie: Dokumentation aller Kontakte, Angebote und durchgeführten Reparaturen.

Terminplanung

• Werkstattkalender: Übersichtliche Terminplanung für Hebebühnen und Mechaniker-Kapazitäten.
• Terminbestätigungen: Automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS an Kunden.
• Ressourcenplanung: Zuweisung von Aufträgen an verfügbare Mitarbeiter und Werkstattplätze.

Lagerverwaltung

• Teilebestand: Überwacht Lagerbestände von Verschleißteilen, Ölen und Zubehör.
• Nachbestellung: Warnungen bei Unterschreitung von Mindestbeständen für wichtige Artikel.
• Lieferantenanbindung: Direkter Zugriff auf Teilekataloge für schnelle Bestellungen.

Rechnungswesen

• Angebotserstellung: Professionelle Kostenvoranschläge mit wenigen Klicks generieren.
• Rechnungsstellung: Automatische Erstellung von Rechnungen nach Auftragsabschluss.
• Zahlungsverfolgung: Übersicht über offene Forderungen und Mahnwesen.

🟨 Besonderheiten – Was macht easyWerkstatt einzigartig?

Spezialisierung auf KFZ-Werkstätten

easyWerkstatt wurde ausschließlich für die Bedürfnisse von Autowerkstätten entwickelt. Die Software berücksichtigt branchenspezifische Anforderungen wie die Verwaltung von Fahrzeugdaten nach Hersteller und Typ, die Integration von Reparaturzeiten nach AW-Werten sowie die Verknüpfung mit Teilekatalogen. Anders als generische Handwerkersoftware sind Funktionen wie Hebebühnen-Planung und TÜV-Erinnerungen direkt integriert. Allerdings bedeutet diese Spezialisierung auch, dass die Software für andere Branchen ungeeignet ist.

Cloud-basiert mit Offline-Fähigkeit

Das System arbeitet vollständig cloudbasiert und ermöglicht den Zugriff von mehreren Standorten sowie von unterwegs. Mechaniker können über Tablet-Geräte direkt an der Hebebühne Arbeitszeiten erfassen und Materialverbrauch dokumentieren. Für Situationen ohne Internetverbindung bietet easyWerkstatt einen Offline-Modus, der Daten lokal speichert und bei Wiederherstellung der Verbindung automatisch synchronisiert. Die Cloud-Architektur bedeutet jedoch Abhängigkeit vom Anbieter und erfordert ausreichende Internetbandbreite.

Integration mit Partnersystemen

easyWerkstatt bietet Schnittstellen zu über 15 Teilehändlern und Großhändlern der Automobilbranche. Werkstätten können direkt aus dem System heraus Preise vergleichen und Teile bestellen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen. Zusätzlich existieren Anbindungen zu DATEV für die Buchhaltung sowie zu gängigen Zahlungsdienstleistern. Die Integrationsmöglichkeiten sind auf den deutschsprachigen Raum fokussiert – internationale Lieferanten werden nur begrenzt unterstützt.

Anpassbare Workflows

Die Software erlaubt die Konfiguration von Arbeitsabläufen entsprechend der individuellen Betriebsorganisation. Werkstätten können eigene Checklisten für Inspektionen erstellen, Standard-Textbausteine für häufige Reparaturen hinterlegen und Preislisten für Pauschalen definieren. Diese Flexibilität reduziert Routineaufwand erheblich. Allerdings erfordert die initiale Konfiguration Zeit und Einarbeitung – kleinere Betriebe nutzen oft nur einen Bruchteil der Möglichkeiten.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich easyWerkstatt besonders?

Kleine bis mittelgroße KFZ-Werkstätten mit 2-15 Mitarbeitern Diese Betriebe profitieren besonders von der übersichtlichen Oberfläche und der schnellen Einarbeitung. Die integrierte Kundenverwaltung ersetzt Papier-Karteikarten und Excel-Listen, während die Terminplanung Doppelbuchungen verhindert. Der Funktionsumfang deckt alle wesentlichen Prozesse ab, ohne durch Komplexität zu überfordern.

Werkstätten mit mehreren Standorten oder Filialen Der cloudbasierte Ansatz ermöglicht standortübergreifenden Zugriff auf Kundendaten und zentrale Lagerverwaltung. Geschäftsführer erhalten Echtzeit-Einblick in die Auslastung aller Standorte und können Ressourcen flexibel umverteilen. Die zentrale Datenhaltung vermeidet Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Systemen.

Betriebe, die Digitalisierung ohne IT-Abteilung umsetzen wollen easyWerkstatt benötigt keine lokale IT-Infrastruktur und keinen dedizierten Administrator. Updates erfolgen automatisch, Backups werden vom Anbieter verwaltet. Die Installation beschränkt sich auf Browser-Zugang oder mobile App. Für Werkstätten ohne technisches Personal ist dies ein entscheidender Vorteil.

Werkstätten mit Modernisierungsbedarf in der Kundenkommunikation Betriebe, die professionellere Angebote und Rechnungen versenden möchten oder digitale Terminbestätigungen anbieten wollen, finden hier geeignete Werkzeuge. Die Software unterstützt den Wandel vom papierbasierten zum digitalen Kundenkontakt schrittweise.

Wichtige Auswahlkriterien

Spezialisierung auf Automobilbranche: Werkstätten sollten prüfen, ob die branchenspezifischen Funktionen ihren Anforderungen entsprechen. Betriebe mit Nebentätigkeiten in anderen Bereichen benötigen möglicherweise zusätzliche Software.

Integrationsanforderungen: Die Kompatibilität mit bereits genutzten Systemen (Buchhaltung, Lieferanten, Zahlungsanbieter) sollte vorab geklärt werden. Nicht alle benötigten Schnittstellen sind standardmäßig verfügbar.

Skalierbarkeit: Größere Werkstätten oder Ketten sollten prüfen, ob das Preismodell und die Performance bei höheren Nu