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ChatGPT & Claude für Lagerverwaltung: KI die wirklich hilft

Opening Hook

Eine dringende E-Mail vom Vertrieb: Kunde X braucht Teillieferung von Artikel Y bis morgen, obwohl Sie wissen, dass Artikel Y erst übermorgen eintrifft. Wie formulieren Sie die Absage? Zu direkt wirkt ablehnend und unflexibel. Zu viele Entschuldigungen klingen unsicher. Sie müssen eine Lösung anbieten, die realistisch ist, den Kunden nicht vergrault und den Vertrieb nicht gegen sich aufbringt, ohne dass es am Ende Ihr Problem wird. Sie überlegen 15 Minuten, wie Sie das diplomatisch und verbindlich, aber ohne falsche Versprechen formulieren.

Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist: Die Kommunikation muss präzise, verbindlich und gleichzeitig kundenorientiert sein, ohne unrealistische Erwartungen zu wecken oder Schuldzuweisungen auszulösen.

Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.

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ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen

Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.

Der praktische Unterschied

Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Antwort an den Kunden wegen der Lieferverzögerung"

ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort - egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrter Herr XY, vielen Dank für Ihre Anfrage..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.

Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Welche Art von Verzögerung? Erstmalige Meldung oder wiederholtes Problem? Soll ich Alternativlösung anbieten?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.

Wann welches Tool?

ChatGPT passt wenn:

Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
Sie präzise Prompts schreiben können
Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert

Claude passt wenn:

Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts/Tag)
Sie auch mal vage Anweisungen geben
Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, integriert mit Excel/Word

Für Lagerverwaltung empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation professionell klingen muss, nicht "von KI generiert".

Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.

💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen - Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.

	ChatGPT	Claude
Versteht Ihre Anfrage	Wortwörtlich – macht was Sie sagen	Intent-basiert – macht was Sie meinen
Bei vagen Prompts	Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät)	Zeigt Unsicherheit oder fragt nach
Textqualität Deutsch	Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt	Klingt wie ein Muttersprachler
Wenn etwas unklar ist	Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind)	Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen
Wenn Sie nachbessern	Ändert oft zu viel auf einmal	Passt gezielt an, lässt den Rest intakt
Beispiel: "Mach den Text kürzer"	Schreibt komplett neu (neue Formulierungen)	Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl
Bei Unsicherheit	Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist)	Gibt zu wenn etwas unklar ist
Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn	Sie wissen genau was Sie wollen	Sie entwickeln die Lösung im Gespräch

Prompt 1: Lieferverzögerungen kundenfreundlich kommunizieren

Das Problem:

Die Nachricht einer Verzögerung ist nie gut. Die Herausforderung ist, Verständnis zu erzeugen und gleichzeitig professionell zu bleiben, ohne die Schuld auf jemand anderen zu schieben oder falsche Hoffnungen zu wecken. Es ist ein Balanceakt zwischen Ehrlichkeit und Kundenbindung.

Zu direkt wirkt unflexibel und kann Kunden verärgern. Zu viele Entschuldigungen wirken wenig professionell. Eine vage Formulierung führt zu weiteren Nachfragen. Falsche Versprechen schaden der Glaubwürdigkeit.

Beispiel-Situation: Vertrieb fragt nach Teillieferung von Artikel, der erst in zwei Tagen verfügbar ist; muss Kunde X absagen.

Der Prompt:

Ich bin in der Lagerverwaltung. Ein Kunde erwartet eine Lieferung, die wir nicht im versprochenen Zeitrahmen liefern können.

[KUNDENNAME]
[ARTIKEL/BESTELLUNG]
[URSPRÜNGLICHES LIEFERDATUM]
[NEUES REALISTISCHES LIEFERDATUM]
[GRUND FÜR VERZÖGERUNG - falls bekannt]

Schreibe eine E-Mail-Antwort die:
1. Sachlich das neue Lieferdatum nennt (keine Entschuldigungsfloskeln wie "tut uns furchtbar leid")
2. Konkret den Grund erklärt (falls bekannt - sonst: "aufgrund unvorhergesehener Umstände")
3. Eine Alternativlösung anbietet (Teillieferung, Ersatzartikel, oder "keine Alternative verfügbar")
4. Ton: Verbindlich und sachlich, aber kundenorientiert (nicht distanziert)

Wichtig: Keine Versprechen ohne konkrete Daten. Keine Schuldzuweisungen an Lieferanten/Spediteure.
Wenn keine Alternativlösung existiert: Schreibe "Aktuell haben wir keine Ausweichmöglichkeit"

Warum dieser Prompt funktioniert:

"Ich bin in der Lagerverwaltung" → KI weiß, dass Sie zwischen Kunde und internen Prozessen vermitteln
Nummerierte Struktur → KI kennt Prioritäten: Datum zuerst, dann Grund, dann Lösung
"keine Entschuldigungsfloskeln" → Verhindert "wir bitten vielmals um Entschuldigung"
"Wenn keine Alternativlösung existiert" → Gibt ehrliche Formulierung statt falscher Hoffnungen

Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib Absage für Lieferung" → KI generiert Standard-Entschuldigungstext mit "schnellstmöglich" und "größte Mühe" statt verbindlicher Information.

Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:

✅ Professionell klingt ohne übertrieben entschuldigend zu wirken
✅ Konkrete Informationen liefert statt Floskeln
✅ Realistische Erwartungen setzt
✅ Sie nur noch personalisieren müssen (Namen, Daten prüfen)

Nicht "spart 10 Minuten" - sondern: Keine Formulierungs-Grübelei mehr bei schlechten Nachrichten.

💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 5-8 Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Verzögerungsgründe und Kundentypen.

Prompt 2: Interne Kommunikation zu Bestandsabweichungen erläutern

Das Problem:

Erklärungen für Inventurdifferenzen oder Bestandsabweichungen müssen oft gegenüber der Buchhaltung oder Management geliefert werden. Diese Erklärungen müssen fundiert, nachvollziehbar und transparent sein, ohne ins Detail über interne Fehler zu gehen oder den Eindruck mangelnder Kontrolle zu erwecken.

Zu oberflächlich wirkt unprofessionell. Zu detailliert kann interne Schwachstellen offenlegen. Eine missverständliche Formulierung kann zu falschen Schlussfolgerungen führen.

Beispiel-Situation: Abweichung im Bestand eines hochpreisigen Artikels; Erklärung für das Management verfassen.

Der Prompt:

Ich bin Lagerverwaltung und muss eine Bestandsabweichung intern erklären.

[ARTIKEL/ARTIKELNUMMER]
[SOLL-BESTAND laut System]
[IST-BESTAND nach Inventur]
[DIFFERENZ]
[VERMUTETER GRUND - falls bekannt: z.B. Fehlbuchung, Schwund, Falsche Entnahme]

Schreibe eine interne Meldung an [BUCHHALTUNG/MANAGEMENT] die:
1. Die Abweichung sachlich darstellt (Zahlen, Artikel, Zeitraum)
2. Mögliche Ursachen benennt (ohne Spekulationen - falls unklar: "wird aktuell geprüft")
3. Konkrete nächste Schritte nennt (z.B. "Nachprüfung Wareneingangsbuchungen", "Rücksprache mit Kommissionierung")
4. Ton: Transparent und lösungsorientiert (nicht defensiv oder beschönigend)

Wichtig: Keine voreiligen Schuldzuweisungen. Keine vagen Formulierungen wie "könnte sein dass".
Wenn Ursache unklar: Schreibe "Die genaue Ursache klären wir aktuell und melden uns bis [Datum]"

Warum das funktioniert:

Sachliche Darstellung zuerst → Fakten vor Interpretation
"wird aktuell geprüft" → Ehrlich bei Unsicherheit statt Spekulation
Konkrete nächste Schritte → Zeigt Kontrolle und Handlungsfähigkeit
"Transparent und lösungsorientiert" → Definiert den richtigen Ton

Häufiger Fehler: Prompt "Erkläre Bestandsdifferenz" ohne Kontext → KI schreibt entweder zu technisch oder zu entschuldigend, trifft nicht den richtigen Ton für interne Kommunikation.

Der Nutzen: Sie bekommen eine Erklärung die:

✅ Fundiert wirkt ohne zu viel Detailtiefe
✅ Handlungskompetenz zeigt
✅ Transparent ist ohne Schwächen überzubetonen
✅ Management-tauglich formuliert ist

💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Prompts besser - probieren Sie beide.

📞 Wollen Sie diese Prompts für Ihre konkreten Situationen anpassen lassen? → Advanced-Kurs buchen (49€, 90 Min) - Sie bekommen 15+ Lagerverwaltung-spezifische Prompts zum Mitnehmen.

Prompt 3: Anfrage für eilige Sonderlieferung bewerten und vorschlagen

Das Problem:

Wenn eine eilige Bestellung reinkommt, muss oft schnell eine Machbarkeitsanalyse gemacht und eine Antwort mit möglichen Lösungen (z.B. Express-Versand, Teillieferung, Lieferant drücken) formuliert werden. Diese muss realistisch, kostenbewusst und lösungsorientiert sein.

Zu schnell 'Nein' sagen verärgert den Vertrieb und den Kunden. 'Ja' sagen ohne Prüfung führt zu Problemen. Eine unklare Kommunikation verschwendet Zeit und sorgt für Missverständnisse.

Beispiel-Situation: Vertrieb will kurzfristigen Auftrag für 'heute noch' versenden, obwohl dieser nicht vorrätig ist oder spezielle Verpackung braucht.

Der Prompt:

Ich bin Lagerverwaltung. Der Vertrieb fragt nach einer eiligen Sonderlieferung.

[KUNDENNAME]
[GEWÜNSCHTER ARTIKEL/MENGE]
[GEWÜNSCHTER LIEFERTERMIN]
[AKTUELLER STATUS - z.B. "nicht vorrätig", "Artikel da aber spezielle Verpackung fehlt"]

Erstelle eine Antwort mit Machbarkeitsanalyse die:
1. Prüft ob Liefertermin realistisch ist (JA/NEIN mit Begründung)
2. Alternativlösungen auflistet (Express-Versand, Teillieferung, späterer Termin mit konkretem Datum)
3. Zusatzkosten transparent macht (z.B. "Express-Versand +X€" oder "keine Zusatzkosten")
4. Ton: Lösungsorientiert aber ehrlich (kein falsches "machen wir möglich")

Wichtig: Keine unrealistischen Versprechen. Wenn nicht machbar: Konkrete Alternative mit realem Datum nennen.
Wenn Express-Versand möglich aber teuer: Kosten transparent kommunizieren und Entscheidung an Vertrieb/Kunde geben.

Warum das funktioniert:

Machbarkeitsanalyse-Struktur → KI denkt systematisch durch (Ist-Zustand, Optionen, Kosten)
Alternativlösungen auflisten → Nie nur "Ja" oder "Nein", immer Optionen
Zusatzkosten transparent → Vermeidet böse Überraschungen
"Entscheidung an Vertrieb/Kunde geben" → Sie informieren, andere entscheiden über Kosten

Häufiger Fehler: Prompt "Prüf ob Lieferung möglich ist" → KI antwortet nur mit Ja/Nein, keine Alternativen, keine Kostentransparenz.

Der Nutzen: Sie bekommen eine Analyse die:

✅ Alle Optionen zeigt (nicht nur die naheliegende)
✅ Kosten transparent macht
✅ Entscheidungsgrundlage liefert statt Entscheidung zu treffen
✅ Vertrieb professionell bedient ohne falsche Hoffnungen

💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel/Word verbinden.

Prompt 4: Arbeitsanweisungen für neue Prozesse klar formulieren

Das Problem:

Neue Kollegen oder Prozessänderungen erfordern klare, unmissverständliche Arbeitsanweisungen. Diese müssen präzise und vollständig sein, aber nicht überladen, damit sie auch wirklich gelesen und verstanden werden. Das Finden des richtigen Detaillierungsgrades ist schwierig.

Zu kurz birgt Interpretationsspielräume. Zu lang schreckt vom Lesen ab. Unklare Formulierungen führen zu Fehlern in der Ausführung und unnötigem Rückfragenaufwand.

Beispiel-Situation: Anweisung für die korrekte Bearbeitung von Retouren nach einer Systemumstellung für alle Mitarbeiter erstellen.

Der Prompt:

Ich bin Lagerverwaltung und muss eine Arbeitsanweisung für meine Mitarbeiter schreiben.

[PROZESSNAME - z.B. "Retouren-Bearbeitung nach Systemumstellung"]
[ZIELGRUPPE - z.B. "alle Lagermitarbeiter", "nur Kommissionierung"]
[WICHTIGSTE ÄNDERUNGEN/SCHRITTE - Stichpunkte]

Schreibe eine Arbeitsanweisung die:
1. Überblick gibt: Was ist neu/anders? (max 2 Sätze)
2. Schritt-für-Schritt-Ablauf erklärt (nummeriert, max 6-8 Schritte)
3. Häufige Fehlerquellen benennt (was NICHT tun)
4. Ansprechpartner bei Problemen nennt ([NAME/ABTEILUNG])
5. Ton: Klar und direktiv, aber nicht bevormundend (wie erfahrener Kollege erklärt)

Wichtig: Kurze Sätze (max 15 Wörter). Keine Fachbegriffe ohne Erklärung.
Pro Schritt: 1 Handlung (nicht "Prüfen Sie X und dann Y" sondern "1. Prüfen Sie X" "2. Dann Y")

Warum das funktioniert:

Überblick zuerst → Mitarbeiter wissen sofort worum es geht
Max 6-8 Schritte → Zwingt zur Fokussierung aufs Wesentliche
"1 Handlung pro Schritt" → Verhindert überladene Anweisungen
Häufige Fehlerquellen → Präventiv, spart Rückfragen
"wie erfahrener Kollege erklärt" → Definiert den richtigen Ton

Häufiger Fehler: Prompt "Schreib Anleitung für Retouren" → KI schreibt entweder zu technisch (unverständlich) oder zu vage (Interpretationsspielraum), oft ohne Struktur.

Der Nutzen: Sie bekommen eine Anweisung die:

✅ Sofort verstanden wird (klare Sprache, Struktur)
✅ Vollständig ist ohne überladen zu sein
✅ Fehler präventiv verhindert
✅ Sie direkt ausdrucken und verteilen können

🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Profession-spezifisch mit Claude + Excel-Integration

Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft

Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?

Reales Automatisierungs-Beispiel für Lagerverwaltung:

Scenario: Standard-Antwort-Entwürfe für Lieferstatus-Anfragen

Wie es läuft: E-Mail mit Betreff 'Lieferstatus Artikel X' eines Kunden kommt rein → API-Integration prüft Status im ERP-System → Claude erstellt Entwurf mit aktuellem Lieferdatum und optionaler Ausweichlösung → landet im Postfach zur Prüfung.

Was Sie brauchen:

Zapier/Make Account (~15€/Monat)
Claude API Zugang (~10€/Monat bei 10-20 Anfragen pro Tag)
3-5 Tage Setup

Wann es sich lohnt: ab 10 ähnlichen Anfragen/Tag Darunter: Manuell ist schneller.

Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: ~25€/Monat (Tools) + Ihre Zeit für Freigabe

Das ist KEINE Zukunftsmusik. Das läuft heute bei 3 unserer Kunden.

🔧 Interesse an Automatisierung für Lagerverwaltung? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten).

Unsere KI-Services

1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)

Dauer: 60 Minuten Preis: 0€

Was Sie lernen:

ChatGPT Account erstellen
Diese 4 Prompts + 6 weitere
Wie Sie eigene Prompts schreiben
Häufige Fehler vermeiden

Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.

→ Beginner-Kurs buchen

2. KI-Kurs Advanced (Claude für Lagerverwaltung)

Dauer: 90 Minuten Preis: 49€

Was Sie lernen:

Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Profis)
15+ profession-spezifische Prompts
Excel/Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen

Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kommunikation.

Unterschied zu Beginner:

Mehr Prompts (15+ vs 10)
Profession-spezifisch (nicht generisch)
Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch)
Template-Bibliothek zum Mitnehmen

→ Advanced-Kurs buchen

3. Automatisierungs-Beratung

Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage

Was wir machen:

Analysieren Ihre Workflows
Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
Erstellen Roadmap mit Aufwand/Nutzen
Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche

Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist + Realistische Kosten

→ Beratung anfragen

4. Custom AI Integration

Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage

Was wir bauen:

KI-Workflows in Ihre Software integriert
Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
Anbindung an WMS, ERP, E-Mail, Excel

Beispiele:

Automatische Antwort-Entwürfe für Lieferstatus
Mindestbestand-Meldungen mit Bestellvorschlag
Etiketten-Generierung bei Wareneingang

Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)

→ Integration anfragen

Noch unsicher?

Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen

Wir zeigen Ihnen:

ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
Welcher Kurs macht Sinn (Beginner/Advanced)?
Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
Realistische Kosten + Nutzen

Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call

→ Jetzt Analyse buchen

Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts.