ChatGPT & Claude für Helpdesk: KI die wirklich hilft
Kennen Sie das?
E-Mail von Herrn Meier: „Meine Internetverbindung bricht ständig ab und ich kann nicht arbeiten. Das ist jetzt das dritte Mal diese Woche!" Sie wissen, dass es eine bekannte Schwachstelle im WLAN-Treiber ist und eine Anleitung zur Behebung existiert. Aber wie formulieren Sie die Antwort so, dass Herr Meier sich ernst genommen fühlt, nicht frustriert wird, und gleichzeitig die Standardlösung akzeptiert? Sollten Sie sich für die wiederholten Ausfälle entschuldigen? Wie viel Technik-Jargon ist angemessen? Sie überlegen Minuten lang, feilen an Sätzen, löschen, schreiben neu.
Das Problem ist nicht die Zeit. Das Problem ist die psychische Belastung durch die Angst, eine negative Reaktion zu provozieren oder nicht die richtige Empathie zu zeigen.
Das können ChatGPT und Claude ändern - wenn Sie wissen wie.
ChatGPT kennen Sie - Claude sollten Sie kennenlernen
Beide Tools funktionieren für die folgenden Prompts. Aber es gibt Unterschiede, die für professionelle Nutzung wichtig sind.
Der praktische Unterschied
Stellen Sie sich vor, Sie geben diesen Prompt ein: "Schreib eine Antwort an den Kunden wegen der WLAN-Probleme"
ChatGPT-Verhalten: Liefert SOFORT eine Antwort - egal ob der Prompt vage ist. Ergebnis: Oft generisch. "Sehr geehrter Herr XY, vielen Dank für Ihre Anfrage..." Wenn Sie vergessen wichtige Details zu nennen, merken Sie es erst beim Lesen.
Claude-Verhalten: Fragt nach oder macht kluge Annahmen. "Handelt es sich um einen Erstfall oder wiederholte Störung? Soll ich einen konkreten Zeitrahmen für die Lösung nennen? Ist das Problem bereits bekannt?" Ergebnis: Passt besser, weil es mitdenkt.
Wann welches Tool?
ChatGPT passt wenn:
- Sie gelegentlich KI nutzen (1-2x pro Woche)
- Sie präzise Prompts schreiben können
- Sie jeden Text ohnehin nochmal komplett umschreiben → Kostenlos, bekannt, funktioniert
Claude passt wenn:
- Sie KI täglich nutzen wollen (5+ Prompts/Tag)
- Sie auch mal vage Anweisungen geben
- Sie wollen dass der erste Entwurf schon nah am Ziel ist → Besseres Deutsch, versteht Kontext, stellt Rückfragen
Für Helpdesk empfehlen wir Claude - weil Ihre Kommunikation professionell klingen muss, nicht "von KI generiert".
Aber: Probieren Sie beide. Die Prompts funktionieren in beiden Tools.
💡 Noch unsicher welches Tool für Sie passt? → Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen - Wir zeigen Ihnen ChatGPT vs. Claude mit Ihren konkreten Aufgaben.
| ChatGPT | Claude | |
|---|---|---|
| Versteht Ihre Anfrage | Wortwörtlich – macht was Sie sagen | Intent-basiert – macht was Sie meinen |
| Bei vagen Prompts | Antwortet selbstbewusst (auch wenn es rät) | Zeigt Unsicherheit oder fragt nach |
| Textqualität Deutsch | Grammatikalisch korrekt, klingt übersetzt | Klingt wie ein Muttersprachler |
| Wenn etwas unklar ist | Füllt Lücken mit Annahmen (die oft falsch sind) | Benennt die Lücke oder trifft kluge Annahmen |
| Wenn Sie nachbessern | Ändert oft zu viel auf einmal | Passt gezielt an, lässt den Rest intakt |
| Beispiel: "Mach den Text kürzer" | Schreibt komplett neu (neue Formulierungen) | Streicht Sätze, behält Ihre Wortwahl |
| Bei Unsicherheit | Klingt überzeugend (auch wenn's falsch ist) | Gibt zu wenn etwas unklar ist |
| Passt zu Ihrer Arbeitsweise wenn | Sie wissen genau was Sie wollen | Sie entwickeln die Lösung im Gespräch |
Prompt 1: Standardprobleme empathisch erklären
Das Problem:
Immer wieder dieselben Lösungen für immer wieder dieselben Probleme erklären, aber jedes Mal so tun, als wäre es ein einzigartiger Fall. Die Gefahr, genervt oder monoton zu wirken, obwohl man es nicht ist. Tonfall und Empathie müssen stimmen. Zu technisch wirkt herablassend. Zu einfach wirkt unprofessionell. Kein Mitgefühl wirkt abweisend. Ein falsches Wort und der Kunde fühlt sich nicht verstanden.
Beispiel-Situation: Kunde meldet zum wiederholten Mal WLAN-Abbrüche, obwohl Standardlösung schon kommuniziert wurde.
Der Prompt (kopieren Sie ihn 1:1):
Ich bin Helpdesk-Mitarbeiter. Ein Kunde meldet zum wiederholten Mal ein Problem, für das ich eine Standardlösung habe.
[PROBLEM-BESCHREIBUNG DES KUNDEN HIER EINFÜGEN]
[STANDARDLÖSUNG DIE ICH ANBIETEN KANN]
Schreibe eine Antwort die:
1. Anerkennt, dass das Problem mehrfach auftritt (ohne Schuld zuzuweisen)
2. Die Lösung erklärt in verständlicher Sprache (kein Fachchinesisch)
3. Nächste Schritte konkret benennt ("Ich mache X bis Y-Uhr")
4. Ton: Geduldig und verständnisvoll, aber nicht übertrieben entschuldigend
Wichtig: Keine Floskeln wie "Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten" oder "Vielen Dank für Ihr Verständnis".
Wenn die Lösung unsicher ist: Schreibe "Ich prüfe das mit dem Team und melde mich bis [konkretes Datum/Uhrzeit]"Warum dieser Prompt funktioniert:
- "Ich bin Helpdesk-Mitarbeiter" → Gibt Kontext (KI weiß welche Perspektive)
- Nummerierte Struktur → KI weiß was rein muss
- "kein Fachchinesisch" → Verhindert technische Überkomplexität
- "Wenn die Lösung unsicher ist" → Gibt Fallback-Option bei Unsicherheit
Häufiger Fehler: Vager Prompt wie "Schreib professionelle Antwort" → KI rät, landet bei Standardformulierungen die nicht zu Ihrem Ton passen.
Der Nutzen: Sie bekommen einen Entwurf der:
- ✅ In IHREM Ton ist (helpdesk-spezifisch)
- ✅ Keine Floskeln hat
- ✅ Konkret ist (keine Schwammigkeiten)
- ✅ Sie nur noch anpassen müssen (Namen, Daten einfügen)
Nicht "spart 10 Minuten" - sondern: Keine Formulierungs-Grübelei mehr.
💡 Im Advanced-Kurs: Wir erstellen 5-8 Varianten dieses Prompts für unterschiedliche Situationen in Ihrer Rolle.
Prompt 2: Eskalations-Prävention formulieren
Das Problem:
Wenn eine Lösung länger dauert oder nicht direkt verfügbar ist, muss proaktiv kommuniziert werden, um Eskalationen zum Management zu vermeiden. Dies erfordert präzise, beruhigende, aber realistische Formulierungen. Zu viele Versprechen binden Sie. Zu vage und der Kunde bleibt ungeduldig. Keine klare Ansage und er kontaktiert Ihren Chef. Die Wortwahl entscheidet, ob er sich geduldig oder ignoriert fühlt.
Beispiel-Situation: Wartungsarbeiten verzögern sich um mehrere Stunden, der Kunde hat wichtigen Termin und wartet auf Status.
Der Prompt:
Ich bin Helpdesk. Ein Problem kann nicht wie geplant gelöst werden und ich muss den Kunden proaktiv informieren, bevor er eskaliert.
[URSPRÜNGLICHE ZUSAGE]
[AKTUELLER STATUS / VERZÖGERUNGSGRUND]
[NEUER REALISTISCHER ZEITRAHMEN]
Schreibe eine E-Mail die:
1. Anerkennt was versprochen wurde
2. Erklärt sachlich warum es länger dauert (keine Ausreden)
3. Nennt konkreten neuen Zeitpunkt (kein "schnellstmöglich")
4. Bietet Alternative an falls vorhanden
5. Ton: Transparent und verlässlich (nicht defensiv)
Wichtig: Keine Übertreibung der Schwierigkeiten. Keine Phrasen wie "Wir tun unser Bestes".
Wenn Alternative unklar: Schreibe "Ich kläre ob [Alternative] möglich ist und melde mich bis [Uhrzeit]"Warum funktioniert das: Die Struktur zwingt Sie, alle entscheidenden Informationen bereitzustellen, bevor die KI schreibt. Das Ergebnis ist deshalb konkret statt schwammig.
Häufiger Fehler: Prompt ohne Zeitangaben → KI schreibt "baldmöglichst" oder "schnellstmöglich" → wirkt unzuverlässig.
Der Nutzen: Ihre Nachricht klingt proaktiv und kompetent. Der Kunde sieht, dass Sie die Kontrolle haben, auch wenn etwas schief läuft. Das verhindert Eskalationen.
💡 Claude-Tipp: Claude versteht auch vage Prompts besser - probieren Sie beide.
📞 Wollen Sie diese Prompts für Ihre konkreten Situationen anpassen lassen? → Advanced-Kurs buchen (49€, 90 Min) - Sie bekommen 15+ Helpdesk-spezifische Prompts zum Mitnehmen.
Prompt 3: Anleitungen für Laien verständlich machen
Das Problem:
Interne technische Anleitungen sind oft zu komplex. Diese müssen für Endbenutzer übersetzt werden, ohne wichtige Schritte wegzulassen oder zu vereinfachen, was zu neuen Fehlern führen könnte. Jeder Kunde hat ein anderes technisches Verständnis. Zu langwierig und der Kunde liest es nicht. Zu kurz und wichtige Details fehlen. Falsches Framing und der Kunde denkt, er sei zu dumm. Muss wasserdicht und narrensicher sein.
Beispiel-Situation: Neue VPN-Einrichtung, die für unerfahrene Nutzer dokumentiert werden muss.
Der Prompt:
Ich bin Helpdesk. Ich habe eine technische Anleitung, die ich für einen Endbenutzer ohne IT-Kenntnisse verständlich machen muss.
[TECHNISCHE ANLEITUNG HIER EINFÜGEN]
Schreibe eine Schritt-für-Schritt-Anleitung die:
1. Jeden Schritt nummeriert und einzeln erklärt
2. Screenshots oder klickbare Elemente benennt ("Klicken Sie auf den Button 'Verbinden' rechts oben")
3. Warnt vor typischen Fehlerquellen ("Wichtig: Nicht auf 'Abbrechen' klicken")
4. Sprache: Einfach aber nicht herablassend ("Sie finden..." statt "Man findet...")
Wichtig: Keine Annahmen über Vorwissen. Kein "einfach" oder "schnell" (was für mich einfach ist, ist es nicht für alle).
Wenn ein Schritt unklar bleiben könnte: Füge hinzu "Falls [Problem], dann [Lösung]"Warum funktioniert das: Die KI wird angewiesen, jeden Schritt explizit zu machen und typische Stolpersteine zu benennen. Das reduziert Rückfragen drastisch.
Häufiger Fehler: Keine Fehlerquellen angeben → Kunde macht typischen Fehler → ruft zurück → Sie erklären nochmal.
Der Nutzen: Eine Anleitung, die tatsächlich funktioniert. Weniger Rückfragen bedeutet weniger Zeitdruck im Tagesgeschäft.
Prompt 4: Stimmungsbild aus Support-Tickets analysieren
Das Problem:
Manuelle Durchsicht von vielen Tickets, um ein Gefühl für wiederkehrende Probleme oder Kundenfrustrationen zu bekommen, ist zeitaufwändig und subjektiv. Die Identifikation von Trends oder "gefühlten" Engpässen ist schwierig. Falsche Interpretation von Einzelfällen als Trend. Fehlende Nuancen bei der Gefühlswahrnehmung. Nur die "lauten" Stimmen wahrnehmen und die "leisen" ignorieren.
Beispiel-Situation: Wöchentliches Meeting zur Besprechung der Top-Probleme. Vorab müssen Ticket-Texte gesichtet und zusammengefasst werden.
Der Prompt:
Ich bin Helpdesk. Ich muss für ein Team-Meeting die wichtigsten Probleme der letzten Woche identifizieren.
[TICKET-TEXTE ODER ZUSAMMENFASSUNGEN HIER EINFÜGEN - 20-50 Tickets]
Analysiere die Tickets und erstelle:
1. Top 3 häufigste Probleme (mit Anzahl der Nennungen)
2. Top 3 Probleme mit höchster Frustration (auch wenn selten)
3. Gibt es ein neues Problem, das sich andeutet? (mehr als 2 Nennungen in letzter Woche)
4. Ton der Kunden: Neutral, frustriert oder eskaliert?
Wichtig: Unterscheide zwischen "oft genannt" und "emotional aufgeladen". Zähle nicht nur Keywords, sondern bewerte die Dringlichkeit im Ton.
Wenn unklar: Gib an welche Tickets mehrdeutig waren und warum.Warum funktioniert das: Die KI bekommt die Aufgabe, sowohl quantitativ (Häufigkeit) als auch qualitativ (Emotion) zu analysieren. Das ist genau das, was Sie manuell machen würden - nur schneller.
Häufiger Fehler: Nur nach Keywords suchen → übersieht emotionale Eskalationen die anders formuliert sind.
Der Nutzen: Sie gehen ins Meeting mit einer fundierten Übersicht statt mit einem Bauchgefühl. Das erhöht Ihre Glaubwürdigkeit und hilft bei der strategischen Priorisierung.
💡 Next Level: Im Advanced-Kurs lernen Sie, wie Sie diese Prompts mit Excel/Word verbinden.
🎯 Bereit für den nächsten Schritt? → Beginner-Kurs buchen (0€) - Kostenfreier Einstieg mit ChatGPT → Advanced-Kurs buchen (49€) - Helpdesk-spezifisch mit Claude + Excel-Integration
Über Copy-Paste hinaus: KI die automatisch läuft
Alle Prompts oben: Sie geben manuell ein, KI antwortet. Was wenn das automatisch passiert?
Reales Automatisierungs-Beispiel für Helpdesk:
Scenario: Automatische Entwürfe für Standard-Anfragen
Wie es läuft: E-Mail mit spezifischen Keywords (z.B. "Passwort zurücksetzen") wird erkannt → Zapier/Make triggert → Claude erstellt Antwort-Entwurf basierend auf vorab definierten Bausteinen und dem spezifischen Kontext der E-Mail → Entwurf landet im Ticketsystem als Vorschlag → Support-Mitarbeiter prüft, personalisiert und sendet.
Was Sie brauchen:
- Zapier/Make Account (~15€/Monat)
- Claude API Zugang (~10€/Monat bei 50-100 Anfragen pro Woche)
- 3-5 Tage Setup (inkl. Training der KI auf spezifische Antworten)
Wann es sich lohnt: Ab 30 Anfragen/Woche macht es Sinn. Darunter: Manuell ist schneller.
Kosten: Setup + Training: Auf Anfrage (Custom AI Integration) Laufend: ~25€/Monat (Tools) + Ihre Zeit für Freigabe
Das ist KEINE Zukunftsmusik. Das läuft heute bei 3 unserer Kunden.
🔧 Interesse an Automatisierung für Helpdesk? → Automatisierungs-Beratung buchen - Half-day Workshop: Wir analysieren Ihre Workflows und zeigen was sich lohnt (mit realistischen Kosten).
Unsere KI-Services
1. KI-Kurs Beginner (ChatGPT-Grundlagen)
Dauer: 60 Minuten Preis: 0€
Was Sie lernen:
- ChatGPT Account erstellen
- Diese 4 Prompts + 6 weitere
- Wie Sie eigene Prompts schreiben
- Häufige Fehler vermeiden
Für wen: Sie haben noch nie mit KI gearbeitet und wollen testen ob es für Sie passt.
2. KI-Kurs Advanced (Claude für Helpdesk)
Dauer: 90 Minuten Preis: 49€
Was Sie lernen:
- Claude-spezifische Funktionen (besser als ChatGPT für Profis)
- 15+ helpdesk-spezifische Prompts
- Excel/Word-Integration (Daten automatisch übernehmen)
- Eigene Prompt-Bibliothek aufbauen
Für wen: Sie wollen KI täglich nutzen, nicht nur testen. Sie brauchen professionelle Qualität in Ihrer Kommunikation.
Unterschied zu Beginner:
- Mehr Prompts (15+ vs 10)
- Helpdesk-spezifisch (nicht generisch)
- Claude-Features (Excel-Integration, besseres Deutsch)
- Template-Bibliothek zum Mitnehmen
3. Automatisierungs-Beratung
Dauer: Half-day Workshop Preis: Auf Anfrage
Was wir machen:
- Analysieren Ihre Workflows
- Finden Automatisierungs-Potenzial (was lohnt sich, was nicht)
- Erstellen Roadmap mit Aufwand/Nutzen
- Zeigen Beispiele aus Ihrer Branche
Ergebnis: Klarer Plan was automatisierbar ist + Realistische Kosten
4. Custom AI Integration
Aufwand: Projekt-basiert Preis: Auf Anfrage
Was wir bauen:
- KI-Workflows in Ihre Software integriert
- Automatische Abläufe (wie oben beschrieben)
- Anbindung an Ticketsystem, E-Mail, Excel, etc.
Beispiele:
- Automatische Ticket-Kategorisierung
- E-Mail-Entwürfe für Standard-Anfragen
- Wöchentliche Ticket-Analysen
Voraussetzung: Automatisierungs-Beratung (damit wir wissen was Sie brauchen)
Noch unsicher?
Kostenfreie 30-Min KI-Analyse buchen
Wir zeigen Ihnen:
- ChatGPT oder Claude - was passt zu Ihrer Arbeitsweise?
- Welcher Kurs macht Sinn (Beginner/Advanced)?
- Welche Ihrer Prozesse lassen sich automatisieren?
- Realistische Kosten + Nutzen
Kosten: 0€ Dauer: 30 Minuten Format: Video-Call
Danach entscheiden Sie ob Beginner-Kurs (0€), Advanced-Kurs (49€), oder nichts.