SDS-Kassensysteme® | Kassensoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Verkaufs- & Kassenprozesse: Touch-optimierte Artikelschnellwahl mit intuitiver Bedienoberfläche für beschleunigte Kassenvorgänge. Split-Payment ermöglicht flexible Aufteilung auf Bar, Karte und Gutscheine in einem einzigen Vorgang. Bonierung mit automatischen Lauftext-Warnhinweisen bei Rabattlimits zur Fehlervermeidung. GoBD-konforme Storno- und Retourenprozesse mit vollständiger Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge.

Artikel- & Warenwirtschaft: Zentrale Stammdatenverwaltung für Artikel, Preise und Warengruppen über alle Filialen hinweg von einer Stelle aus. Varianten- und Preisgruppenverwaltung mit automatischen Staffelpreisen, Happy-Hour-Aktionen und kundenspezifischen Rabatten. Nahtlose Waagen- und Scannerintegration mit eichfähigen Lösungen für den Lebensmittelhandel.

Kunden & Loyalty: Kundendatenbank mit integriertem Treueprogramm für Punktesysteme, Rabattstaffeln und detaillierte Kaufhistorie. Gutschein- und Coupon-Management zur Ausgabe, Einlösung und Kontrolle von Aktionsgutscheinen. Komplette Bon-Historie zur Nachverfolgung aller Kundentransaktionen.

Mitarbeiter & Organisation: Schichtmanagement mit sicherer PIN- oder RFID-Anmeldung und automatischen Schichtabrissen. Personalkostenübersicht für Transparenz über Arbeitszeiten und Produktivität. Detaillierte Rechte- und Rollenverwaltung zur Zugriffskontrolle nach Funktionsebene.

Controlling & Auswertungen: Echtzeit-Dashboard mit aktuellen Umsatzzahlen, Topsellern und Warengruppen-Performance auf einen Blick. Flexible Reports für Tages-, Wochen- und Monatsauswertungen mit Export-Funktion zu Excel oder CSV. Filialvergleich und Benchmark-Analysen für zentrale Übersicht über alle Standorte.

Gastronomie-Spezifik: Table-Management mit Tischreservierung, grafischem Tischplan und Kellner-Zuweisung. Restaurant-Workflow inklusive Bon-Weiterleitung an Küche oder Bar sowie Splitten von Rechnungen am Tisch.

Compliance & Sicherheit: BSI-zertifizierte TSE-Integration zur reibungslosen Erfüllung der Kassensicherungsverordnung ohne Zusatzaufwand. GoBD-konforme Archivierung mit automatischer revisionssicherer Datenspeicherung. Offline-Modus mit automatischer Synchronisation für unterbrechungsfreien Betrieb auch bei Internetausfall.

🟨 Besonderheiten – Was macht SDS-Kassensysteme® einzigartig?

Native BSI-zertifizierte TSE-Integration bildet einen zentralen Unterschied zu vielen Wettbewerbern. Die Technische Sicherheitseinrichtung ist direkt im System verankert, was externe Hardware-Module oder zusätzliche Cloud-Dienste überflüssig macht. Diese Integration bedeutet Rechtssicherheit ab dem ersten Betriebstag, reduzierten Wartungsaufwand und keine versteckten TSE-Zusatzgebühren, die bei anderen Lösungen oft erst nach Vertragsabschluss sichtbar werden.

Zwölf vorkonfigurierte Branchen-Templates verkürzen die Implementierungszeit erheblich. Ob Bäckerei, Metzgerei, Mode-Einzelhandel oder Restaurant – die Templates bringen bereits branchentypische Workflows, Artikelstrukturen und Berichtswesen mit. Diese Vorkonfiguration reduziert die Einrichtungszeit um bis zu 40 Prozent und minimiert den Bedarf an teurer externer Beratung, da grundlegende Geschäftsprozesse bereits abgebildet sind.

Echte Offline-Fähigkeit mit automatischer Synchronisation sichert den Geschäftsbetrieb unabhängig von der Netzwerkstabilität. Bei Internetausfall läuft das Kassensystem unterbrechungsfrei weiter, alle Transaktionen werden lokal gespeichert und synchronisieren sich automatisch nach Wiederherstellung der Verbindung. Diese Funktionalität erweist sich besonders in ländlichen Gebieten oder bei instabiler Internetverbindung als geschäftskritisch, da kein Umsatzverlust durch technische Ausfälle entsteht.

Flexible Betriebsmodelle zwischen On-Premise, Cloud und Hybrid vermeiden Vendor-Lock-in-Situationen. Anwender entscheiden selbst, wo ihre Daten liegen – im eigenen Rechenzentrum, in der Cloud oder in gemischter Form. Diese Wahlfreiheit ermöglicht Anpassung an individuelle IT-Strategien, Datenschutzanforderungen und budgetäre Präferenzen zwischen CapEx- und OpEx-Modellen.

Einschränkungen: Die Web- und Tablet-Oberfläche befindet sich noch in der Entwicklung, der aktuelle Fokus liegt klar auf Windows-Clients. Für rein mobile oder plattformunabhängige Strategien existieren am Markt besser geeignete Alternativen. Die Kosten können sich bei umfangreichem Modulbedarf schnell summieren, weshalb eine detaillierte Bedarfsanalyse vor Vertragsabschluss empfehlenswert ist.

🟩 Empfehlung – Wer sollte SDS-Kassensysteme® wählen?

Filialisten im Einzelhandel mit 5 bis 50 Standorten profitieren besonders von der zentralen Stammdatenverwaltung. Die Möglichkeit, Preise, Aktionen oder neue Artikel für alle Filialen gleichzeitig zu pflegen, reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Die Mandantenfähigkeit in Kombination mit Filialvergleichen im Reporting bietet die nötige Kontrolle über dezentrale Strukturen, ohne dass jeder Standort individuell administriert werden muss.

Gastronomie mit festen Standorten wie Cafés, Restaurants oder Bistros findet in der Lösung einen durchdachten Partner für den operativen Alltag. Das integrierte Table-Management, die Bon-Weiterleitung an Küche und Bar sowie die Offline-Fähigkeit sind auf gastronomiespezifische Anforderungen zugeschnitten. Besonders Betriebe ohne durchgehend stabile Internetverbindung oder mit bewusster Präferenz für geringere Cloud-Abhängigkeit finden hier passende Funktionalität.

Lebensmittelhandwerk wie Bäckereien und Metzgereien erhält mit der Waagen-Integration, spezifischen Branchen-Templates und schneller Touch-Bedienung Werkzeuge für den Verkaufsalltag. Die GoBD-Compliance ist in diesen Branchen aufgrund häufiger Prüfungen besonders wichtig. Die Artikelschnellwahl bewährt sich in Stoßzeiten, wenn schnelle Bedienung über Kundenzufriedenheit entscheidet.

Franchisegeber mit zentralem Produktmanagement können Standards über viele Standorte hinweg durchsetzen. Die zentrale Artikelpflege und Kampagnensteuerung vereinfachen das Management heterogener Partnerstrukturen. Neue Franchisepartner lassen sich dank vorkonfigurierter Templates zügig onboarden, was die Time-to-Market neuer Standorte verkürzt.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Compliance-Anforderungen: TSE und GoBD müssen out-of-the-box verfügbar sein, ohne dass nachträgliche Zertifizierungen oder externe Module nötig werden
• Offline-Betrieb als geschäftskritisches Kriterium: Netzausfälle dürfen nicht zum Betriebsstillstand führen, besonders in Gegenden mit unstabiler Verbindung
• Windows-basierte IT-Infrastruktur: Vorhandenes Know-how für .NET und SQL-Umgebungen oder Zusammenarbeit mit entsprechend qualifizierten IT-Partnern
• Flexibilität bei Finanzierungsmodellen: Wahlfreiheit zwischen Kauflizenz (CapEx) und Abonnement (OpEx) entsprechend der Unternehmensplanung

Details zur Kassensysteme: SDS-Kassensysteme®

Client-Server-Architektur auf Basis von Windows, .NET und SQL Server bildet das technische Fundament der Lösung. Diese erprobte Technologie-Kombination verspricht hohe Stabilität und richtet sich gezielt an Betriebe mit bestehender Windows-Infrastruktur. Die Architektur hat sich über Jahre in produktiven Umgebungen bewährt und bietet robuste Performance auch bei größeren Transaktionsvolumen.

API-First-Design mit REST- und SOAP-Schnittstellen ermöglicht offene Integration in bestehende Systemlandschaften. Die Anbindung an ERP-Systeme wie DATEV oder Lexware, E-Commerce-Plattformen wie Shopify oder JTL sowie individuelle Drittsysteme ist technisch vorgesehen. Diese Offenheit vermeidet Datensilos und erlaubt durchgängige Prozesse vom Verkauf bis zur Buchhaltung.

Die Hardware-Kompatibilität umfasst marktübliche Bondrucker, Scanner, Waagen, EC-Terminals nach ZVT-Standard und Kassenschubladen. Diese breite Geräteunterstützung senkt Investitionskosten, da vorhandene Hardware häufig weitergenutzt werden kann. Die Lösung unterstützt sowohl Budget-Hardware für Einsteiger als auch professionelle Geräte für anspruchsvolle Umgebungen.

Wissenswertes zum Anbieter: SDS-Kassensysteme®

Seit 1996 am Markt aktiv mit circa 50 Mitarbeitern und Hauptsitz in Stuttgart, positioniert sich SDS als etablierter Mittelständler mit Fokus auf den D-A-CH-Raum. Die lange Unternehmenshistorie spricht für wirtschaftliche Stabilität und kontinuierliche Weiterentwicklung über Technologiezyklen hinweg. Diese Beständigkeit minimiert das Risiko von Produktabkündigungen oder Strategieschwenks, die bei jungen Anbietern häufiger vorkommen.

SCRUM-basierte Entwicklung mit Beta-Clubs bindet Kunden aktiv in die Produktentwicklung ein. Dieser Ansatz sichert hohe Praxisrelevanz neuer Funktionen, da sie auf echten Anwenderbedürfnissen basieren statt auf theoretischen Anforderungen. Das bundesweite Partnernetzwerk ergänzt die zentrale Hotline um Vor-Ort-Support für Hardware-Installation und Notfalleinsätze, was besonders für Betriebe ohne eigene IT-Abteilung relevant ist.

Technische Details & Integration

Mandantenfähigkeit und Cluster-Fähigkeit machen die Lösung skalierbar für verteilte Standorte. Für größere Installationen wird SQL Server Standard empfohlen, um Performance und Zuverlässigkeit bei steigenden Datenmengen zu gewährleisten. Die Architektur unterstützt sowohl kleine Einzelbetriebe als auch mittelgroße Filialketten mit unterschiedlichen Anforderungsprofilen.

TLS 1.2-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffsrechte und DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsverträge bilden die Sicherheitsarchitektur. Standardmäßig verfügbare AVV-Verträge vereinfachen die Compliance-Dokumentation gegenüber Datenschutzbehörden. Die granulare Rechteverwaltung ermöglicht Zugriffskontrolle nach Funktionsebene und schützt sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.

Die Roadmap umfasst einen erweiterten Web-Client und KI-gestützte Warenkorbanalyse. Circa ein großes Release pro Jahr wird durch regelmäßige Minor-Updates ergänzt, die Bugfixes und kleinere Verbesserungen bringen. Diese kontinuierliche Weiterentwicklung zeigt langfristiges Engagement des Anbieters für Produktpflege und Innovation.

Kosten & Preismodell

Kauflizenzen starten ab 499 € pro Kassenstation für On-Premise-Installationen, während SaaS-Modelle ab 39 € monatlich verfügbar sind. Diese Flexibilität zwischen CapEx- und OpEx-Finanzierung ermöglicht Anpassung an unterschiedliche Budgetstrukturen. Bei SaaS-Modellen ist zu beachten, dass die Gesamtkosten über 3 bis 5 Jahre die Kauflizenz übersteigen können, dafür entfallen Vorabinvestitionen und Wartungsverträge.

Zusatzmodule kosten zwischen 10 und 49 € monatlich je nach Funktionsumfang. Loyalty-Programme, Mobile Order oder Digital Signage erweitern die Basisfunktionalität, summieren sich aber bei hohem Modulbedarf. Eine transparente Bedarfsanalyse vor Vertragsabschluss verhindert Kostenüberraschungen und hilft, das tatsächlich benötigte Leistungspaket zu definieren.

Die TCO-Betrachtung sollte Wartungskosten (typisch 18 Prozent p.a. auf die Lizenz), Hardware-Refresh-Zyklen (alle 5 Jahre) und Partner-Support-Leistungen einkalkulieren. On-Premise-Varianten erfordern zudem interne IT-Ressourcen oder externe Dienstleister für Betrieb und Wartung, während SaaS-Modelle diese Aufwände in die monatliche Gebühr einpreisen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis erweist sich für die Zielgruppe als angemessen, sofern der Funktionsumfang zum tatsächlichen Bedarf passt.

Migration & Umstieg auf SDS-Kassensysteme®

Datenmigration erfolgt primär per CSV- oder Excel-Import für Artikel- und Kundenstammdaten aus Altsystemen. Die Qualität der Altdaten ist kritischer Erfolgsfaktor – unvollständige oder inkonsistente Daten erfordern manuelle Bereinigung vor Import. Eine Datenanalyse im Vorfeld identifiziert Problembereiche und reduziert den Aufwand während der eigentlichen Migration.

Pilotphasen mit einem Teststandort haben sich bewährt, um Prozesse ohne Betriebsrisiko zu validieren. Typischerweise benötigt das Setup 1 bis 3 Tage, gefolgt von 1 bis 2 Tagen Mitarbeiterschulung. Nach erfolgreicher Pilotphase lassen sich 2 bis 5 weitere Standorte pro Woche rollieren, abhängig von verfügbaren Ressourcen und Komplexität der Standorte.

Erforderliche Ressourcen umfassen einen internen Projektleiter zur Koordination, Key-User aus den Fachbereichen zur Validierung von Prozessen sowie einen IT-Administrator mit Windows Server- und SQL-Kenntnissen. Externe Partner mit Implementierungserfahrung beschleunigen das Projekt und vermeiden typische Anfängerfehler. Der realistische Zeitrahmen für Filialketten mit 10 Standorten liegt bei 2 bis 3 Monaten von Projektstart bis Komplettabnahme, inklusive Pilotphase und schrittweisem Rollout.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Rechtssicherheit und Compliance ohne Zusatzaufwand – Integrierte TSE und GoBD-Konformität sparen Nerven und vermeiden potenzielle Bußgelder bei Betriebsprüfungen
• Hohe Ausfallsicherheit durch echten Offline-Modus – Netzwerkprobleme führen nicht zu Umsatzverlusten, da das System lokal weiterläuft und später synchronisiert
• Schnelle Inbetriebnahme durch Branchen-Templates – Vorkonfigurierte Workflows reduzieren Beratungstage und senken Projektkosten spürbar
• Flexible Betriebsmodelle – Wahlfreiheit zwischen On-Premise, Cloud und Hybrid vermeidet Vendor-Lock-in und passt sich an IT-Strategien an
• Zentrale Stammdatenverwaltung für Filialisten – Einmalige Pflege von Artikeln und Preisen für alle Standorte spart Zeit und verhindert Inkonsistenzen
• Umfassende Hardware-Kompatibilität – Weiternutzung vorhandener Peripherie senkt Investitionskosten bei Migration

Herausforderungen:

• Modulkosten können sich summieren – Bei umfangreichem Funktionsbedarf ist eine detaillierte Kostenkalkulation vor Vertragsabschluss erforderlich
• Windows-Abhängigkeit schränkt Flexibilität ein – Nicht optimal für Betriebe mit plattformunabhängigen Strategien oder reinem Mobile-First-Ansatz
• Web- und Mobile-Oberflächen noch eingeschränkt – Aktueller Fokus auf Desktop-Clients limitiert Nutzung auf Tablets oder von unterwegs
• Eingeschränktes integriertes CRM – Für umfassendes Kundenbeziehungsmanagement ist häufig eine Drittlösung erforderlich
• Skalierungsgrenzen bei Großkonzernen – Ab circa 500 Kassenplätzen stoßen Architektur und Support an Grenzen
• Lernkurve für komplexe Funktionen – Trotz intuitiver Basis-Bedienung erfordern erweiterte Features wie Filialreporting Einarbeitung

Häufig gestellte Fragen zu SDS-Kassensysteme®

Eignet sich SDS-Kassensysteme® für Großkonzerne mit mehreren hundert Standorten?

Die Lösung ist auf KMU mit 5 bis 100 Kassenplätzen optimiert. Ab circa 500 Kassen stoßen sowohl die Architektur als auch die Support-Strukturen an Grenzen. Großkonzerne mit sehr komplexen Anforderungen, internationalen Standorten oder hochspezifischen Branchenanforderungen finden bei Enterprise-Anbietern passendere Lösungen.

Wie schnell amortisiert sich die Investition in das Kassensystem?

Bei Betrieben mit 3 bis 5 Kassenplätzen liegt die typische Amortisationszeit bei 12 bis 18 Monaten. Die tatsächliche Dauer hängt von mehreren Faktoren ab: Fehlerreduktion bei Abrechnungen, Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse, Vermeidung von Compliance-Bußgeldern und reduzierter Schulungsaufwand durch intuitive Bedienung. Filialisten mit zentraler Verwaltung erreichen oft schnellere Amortisation durch eingesparte Reisekosten und Administrative.

Ist ein Wechsel zwischen On-Premise und Cloud-Betrieb später möglich?

Die Hybrid-Architektur erlaubt flexible Migration zwischen Betriebsmodellen. Ein Wechsel von On-Premise zu Cloud oder umgekehrt ist technisch möglich und wird vom Anbieter unterstützt. Diese Flexibilität stellt einen echten Vorteil gegenüber reinen Cloud-Lösungen dar, bei denen Unternehmen dauerhaft an ein Betriebsmodell gebunden sind. Die Migration erfordert Planung und temporäre Doppelbelastung, ist aber deutlich einfacher als ein kompletter Systemwechsel.

Welche Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware sind verfügbar?

Standardmäßig werden DATEV und Lexware unterstützt, die im deutschen Mittelstand weit verbreitet sind. Über die REST- und SOAP-APIs lassen sich weitere Buchhaltungssysteme anbinden, was jedoch zusätzlichen Entwicklungsaufwand bedeutet. Für gängige Steuerberater-Lösungen existieren in der Regel vorkonfigurierte Exportformate, die den täglichen Datenaustausch vereinfachen.

Wie funktioniert der Support bei technischen Problemen?

Der Support ist über Hotline, E-Mail und Ticketsystem erreichbar. Für kritische Ausfälle existieren Eskalationsprozesse mit verkürzten Reaktionszeiten. Das bundesweite Partnernetzwerk bietet ergänzend Vor-Ort-Support für Hardware-Probleme oder komplexe Störungen. SLA-Vereinbarungen mit garantierten Reaktionszeiten sind gegen Aufpreis verfügbar, was für Betriebe mit hoher Verfügbarkeitsanforderung sinnvoll ist.

Können bestehende Bondrucker und EC-Terminals weiterverwendet werden?

In den meisten Fällen ja, sofern die Geräte den ZVT-Standard unterstützen. Eine Kompatibilitätsprüfung vor Projektstart klärt, ob vorhandene Hardware weitergenutzt werden kann oder Neuanschaffungen nötig sind. Die breite Geräteunterstützung minimiert typischerweise die Hardware-Investition bei Migration von anderen Kassensystemen. Bei sehr alter oder exotischer Hardware kann Austausch trotzdem wirtschaftlicher sein als aufwendige Integration.