Mandatsverwaltung & Organisation:
Leistungs- & Zeiterfassung:
Honorarmanagement & Fakturierung:
Controlling & Business Intelligence:
Microsoft 365 & Office-Integration:
Kollaboration & Workflow:
Schnittstellen & Integration:
Hochgradige Anpassbarkeit ohne Programmieraufwand
Vertec ermöglicht durch den "Objektmodell-Editor" eine ungewöhnlich tiefe Anpassung an individuelle Kanzleiprozesse. Felder, Masken, Workflows und sogar Datenstrukturen können konfiguriert werden, ohne dass Programmierungen notwendig sind. Diese Flexibilität erlaubt eine passgenaue Abbildung individueller Kanzleistrukturen und Arbeitsweisen, von einfachen Zeiterfassungsprozessen bis hin zu komplexen, mehrstufigen Freigabeverfahren für Anwaltskanzleien jeder Größe.
Nahtlose Integration von CRM und ERP, Projektmanagement und Fakturierung
Anders als bei Insellösungen erhalten Anwälte einen vollständigen Workflow vom Erstkontakt (Lead/Akquise) über Mandatsbearbeitung und Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung in einem System. Diese durchgängige Prozesskette ohne Medienbrüche reduziert Doppelerfassungen, minimiert Fehler und schafft eine zentrale Informationsbasis für alle Mitarbeiter. Das CRM System bildet dabei die Grundlage für effizientes Mandatsmanagement und steigert nachweislich die Effizienz in der täglichen Arbeit.
Hybrides Deployment-Modell mit freier Wahl
Als eine der wenigen Kanzleilösungen bietet Vertec echte Wahlfreiheit zwischen Cloud Abo (ISO27001-zertifizierte Infrastruktur) und On-Premises-Installation bei identischem Funktionsumfang. Die Business Software ist in beiden Varianten als vollwertige Lösung verfügbar. Beide Modelle erhalten die gleichen Updates und bieten dieselben Kernfunktionen. Dies ermöglicht Kanzleien eine flexible IT-Strategie und den später problemlosen Wechsel zwischen den Modellen bei veränderten Anforderungen.
Einschränkungen
Die hohe Flexibilität und der Funktionsumfang bedingen eine gewisse Komplexität. Für Kleinstkanzleien (<5 Mitarbeiter) kann das System überdimensioniert sein. Die Software fokussiert primär auf betriebswirtschaftliche Steuerung und Projektmanagement - für hochspezialisierte juristische Fachfunktionen (z.B. spezifische beA-Integration, spezielle Notariats- oder Zwangsvollstreckungsmodule) sind ggf. Zusatzlösungen erforderlich. Die Einarbeitungszeit ist insbesondere für Administratoren und Customizer spürbar und erfordert eine anfängliche Investition in Schulung und Konfiguration.
Wirtschaftskanzleien mit 10-150 Mitarbeitern
Vertec entfaltet seinen vollen Mehrwert in Kanzleien dieser Größenordnung, die komplexe Mandate betreuen und verschiedene Honorarmodelle umsetzen müssen. Die Business Intelligence-Funktionen bieten Partnern und der Geschäftsführung aussagekräftige Daten für strategische Entscheidungen, während gleichzeitig die operative Effizienz durch strukturierte Prozesse steigt. Die Kombination aus Flexibilität und Standardisierung ermöglicht diesen Kanzleien, gleichzeitig individuell auf Klientenbedürfnisse einzugehen und interne Abläufe zu optimieren.
Interdisziplinäre Beratungsunternehmen (StB/WP/RA)
Wenn eine Kanzlei mehrere Berufsgruppen unter einem Dach vereint, profitiert sie besonders von der Flexibilität der Software. Die individuellen Anforderungen verschiedener Rechtsanwälte und Fachabteilungen lassen sich in einer zentralen Plattform abbilden, ohne auf spezialisierte Einzellösungen angewiesen zu sein. Dies schafft eine gemeinsame Datenbasis und erleichtert abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Durch die einheitliche Prozesssteuerung werden Kommunikationshürden zwischen Fachdisziplinen minimiert und integrierte Beratung gefördert.
Projektbasiert arbeitende Dienstleister mit Stundenabrechnung
Die ausgefeilte Leistungserfassung und Projektverfolgung macht Vertec zur optimalen Lösung für Kanzleien, die primär nach Zeitaufwand abrechnen und Projektprofitabilität genau analysieren müssen. Controlling-Funktionen ermöglichen eine präzise Steuerung der Rentabilität auf Mandats-, Partner- und Mitarbeiterebene. Dienstleister mit komplexen, oft langfristigen Mandatsbeziehungen schätzen besonders die Transparenz über Leistungen, Kosten und Ressourceneinsatz in der Wertschöpfungskette.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Anpassungsfähigkeit: Prüfen, wie gut die Software spezifische Kanzleiprozesse abbilden kann und wie aufwändig Anpassungen sind.
Integrationsfähigkeit: Analysieren, welche bestehenden Systeme (DMS, Buchhaltung, etc.) angebunden werden müssen und ob entsprechende Schnittstellen existieren.
Implementierungsaufwand: Realistisch den Zeit- und Ressourcenbedarf für Einführung, Datenmigration und Mitarbeiterschulung berücksichtigen.
Gesamtkosten: Neben den reinen Lizenzkosten auch Implementierung, Anpassung, Schulung und laufenden Support in die Kostenkalkulation einbeziehen.
Integrierte Gesamtlösung für projekt- und mandatsorientiertes Arbeiten - so lässt sich Vertec Kanzleisoftware am treffendsten beschreiben. Die Software deckt den gesamten Zyklus der Mandatsbearbeitung ab, von der Akquise über die Leistungserbringung bis zur Abrechnung und Analyse. Im Gegensatz zu Spezial- oder Insellösungen bietet Vertec einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem alle kanzleirelevanten Prozesse in einem System zusammenlaufen und Medienbrüche vermieden werden.
Betriebswirtschaftlicher Fokus kennzeichnet die Ausrichtung von Vertec. Während manche Anwaltssoftware primär auf juristische Fachfunktionen oder reine Aktenorganisation abzielt, steht bei Vertec die wirtschaftliche Steuerung der Kanzlei im Mittelpunkt. Die Software ermöglicht eine detaillierte Erfassung aller Leistungen, deren verursachungsgerechte Zuordnung zu Mandaten und anschließende Auswertung. Besonders in Kanzleien, die ihre Profitabilität gezielt steuern möchten, kommt dieser Aspekt zum Tragen.
Modularer Aufbau erlaubt eine schrittweise Implementation und den passgenauen Zuschnitt auf konkrete Anforderungen des Kanzleimanagements. Anwälte können mit den Grundmodulen beginnen und bei Bedarf zusätzliche Funktionen ergänzen. Die Skalierbarkeit der Lösung gewährleistet, dass sowohl kleinere, wachstumsstarke Beratungseinheiten als auch etablierte Wirtschaftskanzleien passende Konfigurationen finden. Besonders geschätzt wird dabei die tiefe Office-Integration, die den Rechtsanwälten und Beratern erlaubt, direkt aus gewohnten Anwendungen wie Outlook heraus mit dem System zu interagieren.
Schweizer Ursprung und über 25 Jahre Erfahrung prägen die Vertec AG als Anbieter spezialisierter Business Software für professionelle Dienstleister. Die von Urs Berli mitgegründete Firma betreut über 1.200 Unternehmen und 35.000 Nutzern primär im deutschsprachigen Raum und hat sich besonders in den Segmenten Wirtschaftskanzleien, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung positioniert. Die langfristige Marktpräsenz spricht für Stabilität und kontinuierliche Weiterentwicklung des Produkts.
Partnerorientierter Vertriebsansatz ermöglicht lokale Betreuung durch ein Netz qualifizierter Implementierungspartner. Dies stellt sicher, dass Kanzleien bei Einführung, Customizing und Support kompetente Ansprechpartner vor Ort haben. Da Vertec seine Kernkompetenz in der Softwareentwicklung sieht, werden Implementierungsprojekte typischerweise mit Partnern durchgeführt, die spezifisches Branchenwissen mitbringen und die individuellen Anforderungen der Kanzlei verstehen. Erfahrene Berater wie Tobias Wielki unterstützen bei der Implementierung und Optimierung der Lösung für juristische Anwender.
Flexible Bereitstellungsoptionen stehen Kanzleien zur Verfügung. Vertec kann sowohl als Cloud Lösung (Software as a Service) als auch als klassische On Premises-Installation auf eigenen Servern betrieben werden. Diese Wahlfreiheit ist besonders für Kanzleien wichtig, die besonderen Wert auf Datensouveränität legen oder spezifische IT-Strategien verfolgen. Bei der Cloud-Variante werden die Daten in ISO27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland oder der Schweiz gehostet, was Datensicherheit und DSGVO-Konformität gewährleistet.
Umfassende Geräteunterstützung ermöglicht den Zugriff auf verschiedene Weise. Der Hauptclient ist eine Windows-Anwendung, die den vollen Funktionsumfang bietet. Zusätzlich existiert ein browserbasierten Web-Client für plattformunabhängigen Zugriff sowie native Mobile Apps für iOS und Android. Letztere sind primär auf Zeiterfassung und Basisinformationen zu Mandaten ausgelegt, während der Web-Client breitere Funktionalität bietet. Das übersichtliche Menü sorgt für intuitive Nutzung auf allen Plattformen. MacOS-Nutzer müssen auf den Web-Client oder eine Virtualisierungslösung zurückgreifen, da kein dedizierter Mac-Client existiert.
API-Offenheit und Integrationstiefe sind zentrale technische Vorteile. Die Software verfügt über zahlreiche Standardschnittstellen zu gängigen Systemen wie DATEV für die Finanzbuchhaltung, Microsoft 365/Office für E-Mail und Dokumente sowie verschiedenen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Darüber hinaus bietet Vertec eine offene REST-API, die individuelle Integrationen mit nahezu allen Drittsystemen ermöglicht. Diese technische Offenheit minimiert Datensilos und erlaubt die Einbettung in bestehende IT-Landschaften. Für das Mandatsmanagement ist besonders die Integration mit SharePoint Online hervorzuheben, die ein effizientes Dokumentenmanagement ermöglicht.
Flexibles Lizenzmodell mit zwei grundlegenden Optionen charakterisiert das Preismodell von Vertec. Kanzleien können zwischen einem Kaufmodell (On Premises) mit einmaliger Lizenzgebühr plus jährlicher Wartung oder einem monatlichen SaaS-Abonnement (Vertec Cloud Abo) wählen. Die genauen Preise werden nicht öffentlich ausgewiesen und sind individuell anzufragen, da sie von Nutzerzahl, Modulauswahl und spezifischen Anforderungen abhängen.
Modulbasierte Preisgestaltung ermöglicht die bedarfsgerechte Zusammenstellung. Das Grundmodul enthält typischerweise die Kernfunktionen wie Mandatsverwaltung und Zeiterfassung, während zusätzliche Module wie erweitertes CRM, ERP-Funktionalitäten, Business Intelligence oder spezielle Integrationen separat lizenziert werden können. Für das Spesenerfassung-Modul und die Fristenverwaltung fallen beispielsweise zusätzliche Kosten an. Bei Kauflizenzen ist mit einer jährlichen Wartungsgebühr von ca. 15-20% der Lizenzkosten zu rechnen, die Updates und Basisupport abdeckt.
Gesamtkosten kalkulieren ist wichtig für eine realistische Budgetplanung. Neben den reinen Lizenz- oder Abo-Kosten fallen typischerweise Aufwände für Implementierung, Customizing, Schulung und Datenmigration an. Diese können je nach Komplexität der Anforderungen und Größe der Kanzlei erheblich variieren. Im Branchenvergleich positioniert sich Vertec im mittleren bis oberen Preissegment für professionelle Kanzleisoftware – günstiger als hochspezialisierte Enterprise-Lösungen, aber teurer als einfache Zeiterfassungs- oder Basis-Kanzleitools.
Strukturierter Einführungsprozess gliedert sich in mehrere Phasen. Typischerweise beginnt die Software Einführung mit einer Analyse der vorhandenen Kanzleiprozesse und Datenstrukturen, gefolgt von einer Konzeptionsphase, in der die optimale Konfiguration und notwendige Anpassungen festgelegt werden. Nach der technischen Installation bzw. Bereitstellung erfolgen Customizing, Datenmigration, Tests und Schulungen, bevor das System produktiv geht. Die Gesamtdauer variiert je nach Kanzleigröße und Komplexität zwischen einem und mehreren Monaten.
Datenübernahme aus Altsystemen ist ein kritischer Aspekt jeder Migration. Der Aufwand hängt stark vom Vorgängersystem und der Datenqualität ab. Stammdaten wie Mandanten- und Klienteninformationen lassen sich meist einfacher migrieren als historische Leistungsdaten oder offene Posten. Vertec und seine Partner bieten Import-Tools und Unterstützung bei der Datenkonvertierung, dennoch sollte dieser Schritt sorgfältig geplant werden, um Datenverluste oder Inkonsistenzen zu vermeiden.
Parallelbetrieb und schrittweise Einführung haben sich in der Praxis bewährt. Viele Kanzleien beginnen mit Kernfunktionen wie der Zeiterfassung und CRM, bevor komplexere Module wie Faktura oder Business Intelligence aktiviert werden. Ein begrenzter Parallelbetrieb mit dem Altsystem während der kritischen Umstellungsphase reduziert Herausforderungen und gibt Anwälten und Mitarbeitern Zeit, sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Die Einarbeitungszeit variiert je nach Nutzergruppe - Standardanwender benötigen typischerweise wenige Tage, während Administratoren und Power-User mit mehreren Wochen kontinuierlicher Lernkurve rechnen sollten.
Vorteile:
Hochgradige Anpassbarkeit ermöglicht die passgenaue Abbildung individueller Kanzleiprozesse ohne Programmieraufwand, was zu einer höheren Akzeptanz bei den Anwendern und effizienteren Abläufen führt.
Durchgängige Prozesskette vom Erstkontakt über Mandatsbearbeitung bis zur Fakturierung in einem integrierten System reduziert Medienbrüche und minimiert Doppelerfassungen.
Detaillierte Auswertungsmöglichkeiten liefern fundierte Entscheidungsgrundlagen für das Kanzleimanagement und ermöglichen eine datengestützte Steuerung der Profitabilität.
Tiefe Office-Integration erleichtert den Arbeitsalltag der Anwender durch nahtlose Verbindung mit vertrauten Werkzeugen wie Outlook, Word und Excel.
Hybrides Deployment-Modell bietet Wahlfreiheit zwischen Cloud und On Premises bei identischem Funktionsumfang, was langfristige Flexibilität in der IT-Strategie sichert.
Mandatszentrierung aller Prozesse und Daten schafft einen 360°-Blick auf Mandate und Klienten, der die Bearbeitungsqualität und Mandantenbindung stärkt.
Herausforderungen:
Erhebliche Komplexität und Funktionstiefe des ERP- und CRM-Systems bedingt eine nicht zu unterschätzende Einarbeitungszeit, besonders für Administratoren und bei umfangreichen Anpassungen.
Implementierungsaufwand zu Beginn erfordert sorgfältige Planung und ausreichende Ressourcen für Analyse, Customizing, Datenmigration und Schulung.
Kostenniveau im mittleren bis oberen Segment kann für kleinere Kanzleien eine Hürde darstellen, insbesondere wenn umfangreiche Anpassungen erforderlich sind.
Begrenzte Mobile-Funktionalität im Vergleich zum Desktop-Client schränkt die vollumfängliche Nutzung unterwegs ein, was in zunehmend mobileren Arbeitsumgebungen relevant ist.
Eingeschränkte Mac-Unterstützung erfordert von Apple-Nutzern die Verwendung des Web-Clients oder einer Virtualisierungslösung, was die Benutzererfahrung beeinträchtigen kann.
Juristische Spezialfunktionen für hochspezialisierte Bereiche wie Notariat oder Zwangsvollstreckung sind nicht vollständig integriert und erfordern ggf. zusätzliche Fachanwendungen.
Die "Magic 5 Anwaltskanzleien" bezeichnen die fünf größten und umsatzstärksten Wirtschaftskanzleien Deutschlands. Dazu zählen typischerweise Freshfields Bruckhaus Deringer, Clifford Chance, Linklaters, Allen & Overy und Hengeler Mueller. Diese internationalen Großkanzleien haben besondere Anforderungen an ihre Software-Systeme und nutzen meist enterprise-fähige Lösungen mit umfangreichen Anpassungen. Vertec ist durch seine Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit auch für größere Kanzleien unterhalb dieser Top-Tier geeignet, die eine ähnliche Prozesstiefe benötigen, aber mit geringerem Implementierungsaufwand.
JUPUS als alternative Kanzleisoftware positioniert sich preislich im mittleren Segment und ist mit Vertec grundsätzlich vergleichbar. Die genauen Kosten für JUPUS werden wie bei Vertec individuell kalkuliert und hängen von Faktoren wie Nutzerzahl, Funktionsumfang und gewähltem Lizenzmodell ab. Typischerweise bewegen sich die monatlichen Kosten pro Anwender zwischen 60 und 120 Euro, abhängig vom Funktionsumfang. JUPUS fokussiert sich stärker auf juristische Spezialfunktionen, während Vertec seine Stärken besonders im Bereich CRM, ERP und betriebswirtschaftlicher Steuerung hat. Bei der Entscheidung zwischen beiden Systemen sollten Kanzleien ihre individuellen Anforderungen an Prozesse und Funktionen in den Vordergrund stellen.
Für Mac-Nutzer existieren nur wenige vollwertige kostenlose Kanzleisoftware-Lösungen. JurCase und LawFirm bieten Basis-Versionen mit eingeschränktem Funktionsumfang an, die auf macOS laufen. Diese kostenlosen Varianten eignen sich jedoch primär für Einzelanwälte oder Kleinstkanzleien mit einfachen Anforderungen. Für professionelle Nutzung in Mac-Umgebungen empfehlen sich browserbasierte Lösungen wie Vertec (über den Web-Client) oder cloudbasierte Systeme wie Legal OS und Clio, die plattformunabhängig funktionieren. Vollumfängliche kostenlose Mac-Lösungen mit Funktionen wie Mandatsmanagement, Zeiterfassung, Fristen-Verwaltung und Rechnungsstellung existieren praktisch nicht, da die Entwicklung und Pflege solcher Spezialanwendungen erhebliche Investitionen erfordert.
Die Kosten für Anwaltssoftware variieren erheblich je nach Funktionsumfang, Anbieter und Lizenzmodell. Einfache Lösungen mit Grundfunktionen für Einzelanwälte beginnen bei etwa 20-30 Euro pro Monat. Mittelklasse-Lösungen wie Vertec oder vergleichbare Systeme bewegen sich typischerweise zwischen 60-150 Euro pro Anwender und Monat, abhängig vom Funktionsumfang. Bei On Premises-Lösungen kommen einmalige Lizenzkosten von etwa 800-2.000 Euro pro Nutzer plus jährliche Wartungskosten (15-20% der Lizenzkosten) hinzu. Enterprise-Lösungen für große Wirtschaftskanzleien können deutlich teurer sein.
Neben den reinen Software-Kosten sollten Kanzleien auch Kosten für Implementierung (typischerweise 100-200% der Lizenzkosten), Schulung, Datenübernahme und eventuell notwendige Hardware-Anpassungen in ihre Budgetplanung einbeziehen. Besonders bei umfangreichen Business Software-Lösungen mit CRM und ERP-Funktionalität wie Vertec ist eine solide Budgetplanung unerlässlich, um unerwartete Kostenentwicklungen zu vermeiden.
Die Implementierungsdauer hängt von der Kanzleigröße und Komplexität der Anforderungen ab. Für kleine bis mittlere Kanzleien ist mit 1-3 Monaten vom Projektstart bis zum produktiven Einsatz zu rechnen. Bei größeren Wirtschaftskanzleien oder umfangreichen Anpassungen kann der Prozess auch 3-6 Monate in Anspruch nehmen. Die zeitintensivsten Faktoren sind typischerweise das Customizing auf spezifische Bedürfnisse, Datenmigration und Mitarbeiterschulung. Vertec-Partner wie Tobias Wielki unterstützen bei der Implementierung und sorgen für eine effiziente Umsetzung.
Vertec bietet zahlreiche Standardschnittstellen und eine offene API, die vielfältige Integrationsszenarien ermöglicht. Zu den häufigsten Integrationen gehören: Microsoft 365/Office für E-Mail-, Kalender- und Dokumentenfunktionen; DATEV und andere Buchhaltungssysteme für die Finanzbuchhaltung; DMS-Systeme wie SharePoint Online, iManage oder ELO für die Dokumentenverwaltung und Aktenablage. Die Tiefe und der Aufwand der Integration hängen vom jeweiligen Drittsystem ab. In manchen Fällen sind standardisierte Konnektoren verfügbar, in anderen Fällen ist individuelle Integrationsarbeit erforderlich. Die meisten gängigen Business Software-Systeme lassen sich mit vertretbarem Aufwand anbinden. Eine präzise Abstimmung der Anforderungen vor der Implementation ist entscheidend für den Erfolg der Integration.
