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kanzleisoftware

LawFirm | Kanzleisoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

LawFirm im Überblick + Entscheidungskriterien

LawFirm

  • Umfassende Auswertung
  • Persönliche Videoeinschätzung verfügbar
  • Alle Funktionen - Demos - Beratungen & Vergleiche
Auf Anfrage
Preis ab
3.8
Bewertung
Kanzleisoftware
Branche
Tom Schön
Autor, Tester
Handhabung:
Einsteiger
-
Gewohnheitstier
-
Experte
Automatisierungsgrad:
niedrig
-
mittel
-
hoch
Anbieter ist auch auf:
4,5 h Test
30 Minuten Lesezeit

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Akten- & Dokumentenverwaltung: Intelligentes Dokumentenmanagement mit versionierter Ablage und Volltextsuche über alle Dokumente hinweg. Die Software findet jedes Schriftstück in Sekunden, unabhängig davon, wo es abgelegt wurde. Die PDF/A-konforme Archivierung gewährleistet revisionssichere Langzeitarchivierung mit vollständiger Beweiswerterhaltung und lückenlosen Audit-Logs.

Fristen & Termine: KI-gestützte Fristenerkennung, die automatisch Fristen aus E-Mails, Gerichtsbescheiden und gescannten Dokumenten extrahiert. Wiedervorlagen mit nahtloser beA-Integration sorgen für automatische Übernahme von Gerichtsfristen aus dem elektronischen Rechtsverkehr.

Mandantenverwaltung & Kommunikation: Umfassendes Mandanten-CRM mit vollständiger Aktenhistorie – alle Vorgänge, Dokumente und Kommunikation zu einem Mandanten werden zentral zusammengeführt. Das sichere Mandantenportal ermöglicht DSGVO-konformen, verschlüsselten Dokumentenaustausch ohne Medienbrüche.

Abrechnung & Finanzen: RVG-konforme Rechnungsstellung mit automatischer Gebührenberechnung nach aktuellem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz. Die DATEV-Schnittstelle exportiert Daten direkt für Steuerberater, während das automatisierte Mahnwesen vorkonfigurierte Mahnläufe mit Zahlungsabgleich bereitstellt.

Arbeitsorganisation: Workflow-Engine zur Standardisierung von Prozessen für Aktenanlage, Fristenverwaltung und Korrespondenz. Die mobile App für iOS und Android ermöglicht Fristenprüfung, Zeiterfassung und Aktenzugriff von unterwegs. Die integrierte Zeiterfassung erfasst projektbezogenes Tracking für präzise Leistungsabrechnung.

Elektronischer Rechtsverkehr: Vollständige Integration von beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) und EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) für den sicheren Austausch mit Gerichten und Behörden.

Kommunikation & Zusammenarbeit: E-Mail-Integration mit intelligentem Tagging sortiert eingehende E-Mails automatisch den richtigen Akten zu. Teamfunktionen ermöglichen die Zusammenarbeit mehrerer Anwälte an denselben Akten mit klar definierten Zugriffsrechten.

🟨 Besonderheiten – Was macht LawFirm einzigartig?

KI-gestützte Fristenerkennung als digitaler Assistent

Die Software nutzt Natural Language Processing, um Fristen automatisch aus unstrukturierten Texten zu erkennen – aus E-Mails, PDF-Scans von Gerichtsbescheiden oder eingescannten Dokumenten. Anstatt jede Frist manuell einzutragen, schlägt das System diese proaktiv vor und übernimmt sie auf Wunsch direkt in die Fristenliste. Diese Funktionalität reduziert nicht nur die Arbeitszeit bei der Fristenverwaltung um 20-30%, sondern minimiert auch das Haftungsrisiko durch vergessene oder falsch eingetragene Fristen erheblich. Die KI lernt kontinuierlich aus den Validierungen der Nutzer und wird dadurch mit der Zeit präziser.

Echte Cloud-native Architektur statt aufgewärmter Legacy-Software

Anders als viele etablierte Wettbewerber, die ihre jahrzehntealten On-Premise-Systeme lediglich "in die Cloud gehoben" haben, wurde LawFirm von Grund auf als Cloud-Lösung mit moderner Microservices-Architektur entwickelt. Der praktische Vorteil liegt in der kontinuierlichen Weiterentwicklung: Neue Funktionen werden monatlich automatisch eingespielt – ohne Downtime, ohne IT-Aufwand auf Kundenseite, ohne Versionschaos zwischen verschiedenen Mandanten. Anwender arbeiten immer mit der aktuellsten Version und profitieren sofort von Verbesserungen, die aus dem Anwenderfeedback entstehen. Die technische Basis ermöglicht zudem eine flexible Skalierung – ob die Kanzlei wächst oder schrumpft, die Infrastruktur passt sich automatisch an.

Offene API-Architektur statt Vendor Lock-in

Die umfassend dokumentierte REST-API mit OAuth 2.0-Authentifizierung ermöglicht die Integration in bestehende IT-Landschaften. Ob spezialisierte Notariatstools, individuelle Reporting-Systeme oder branchenspezifische Anwendungen – die Kanzlei kann LawFirm an ihre Prozesse anpassen, nicht umgekehrt. Die API-First-Philosophie bedeutet auch, dass alle Funktionen, die in der Benutzeroberfläche verfügbar sind, auch programmatisch zugänglich sind. Dies ermöglicht Automatisierungen und Integrationen, die weit über vordefinierte Schnittstellen hinausgehen. Für nicht-technische Anwender stehen zusätzlich vorkonfigurierte Zapier-Integrationen zur Verfügung, um gängige Tools ohne Programmierung anzubinden.

Modulares Pay-per-Use-Modell ohne Lizenz-Blockade

Das Preismodell orientiert sich konsequent am tatsächlichen Bedarf: Kanzleien zahlen nur für die Nutzer und Funktionen, die sie wirklich einsetzen. Wächst die Kanzlei, lassen sich weitere Lizenzen innerhalb von Minuten hinzubuchen. Schrumpft das Team temporär oder verlassen Mitarbeiter die Kanzlei, kann nach unten angepasst werden. Es gibt keine hohen Vorabinvestitionen in Serverräume oder Lizenzbündel, von denen nur ein Bruchteil genutzt wird. Dieses Modell senkt besonders für Einzelkanzleien und kleinere Sozietäten die Einstiegshürde erheblich und macht professionelle Kanzleiverwaltung ab dem ersten Tag möglich.

Einschränkungen

Die Reporting- und Analysefunktionen decken die gängigsten Auswertungen ab, stoßen aber bei sehr spezifischen, individuellen Anforderungen an Grenzen. In solchen Fällen helfen Datenexporte und die API weiter, erfordern jedoch zusätzlichen Aufwand. Die Notariatsfunktionen sind grundsätzlich vorhanden, aber noch nicht so ausgereift wie bei spezialisierten Notariatslösungen – Notare mit komplexen Anforderungen sollten die Funktionalität vorab genau prüfen. Als reine Cloud-Lösung setzt LawFirm eine stabile Internetverbindung voraus; die Offline-Fähigkeiten sind auf grundlegende Funktionen beschränkt. Großkanzleien mit sehr individuellen Prozessen und höchsten Anpassungsanforderungen benötigen möglicherweise umfangreichere Consulting-Leistungen für maßgeschneiderte Lösungen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte LawFirm wählen?

Digital-affine Einzelkanzleien und Boutiquen mit 1-5 Anwälten

Kleine Kanzleien profitieren besonders vom flexiblen Lizenzmodell ohne hohe Startinvestitionen in Hardware oder komplexe IT-Infrastruktur. Die intuitive Bedienung ermöglicht produktiven Einsatz bereits nach wenigen Tagen Einarbeitungszeit, ohne dass spezielles IT-Personal erforderlich wäre. Gerade Existenzgründer und jüngere Anwälte, die von Anfang an digitale Prozesse etablieren möchten, finden in LawFirm eine zukunftssichere Basis. Die mobile App ermöglicht flexibles Arbeiten auch außerhalb der Kanzleiräume – ein wichtiger Faktor für moderne Arbeitsmodelle. Das Mandantenportal verleiht auch kleinen Kanzleien eine professionelle, zeitgemäße Außenwirkung.

Mittelständische Kanzleien in der Digitalisierungsphase mit 6-30 Anwälten

Sozietäten, die Zettelwirtschaft und fragmentierte Insellösungen hinter sich lassen wollen, finden in LawFirm eine integrierte Plattform für alle wesentlichen Kanzleiprozesse. Die KI-gestützte Fristenerkennung und Workflow-Automatisierung schaffen messbare Zeitgewinne, die sich bei mehreren Anwälten und hohem Aktenvolumen besonders deutlich bemerkbar machen. Die beA-Integration macht den elektronischen Rechtsverkehr zum selbstverständlichen Standard ohne medienbrüche. Kanzleien, die bisher mit veralteten On-Premise-Systemen gearbeitet haben und deren Wartung zunehmend aufwendig wird, erhalten eine moderne Alternative ohne eigene Serverinfrastruktur. Die zentrale Datenhaltung erleichtert die Vertretungsregelungen und ermöglicht nahtlose Zusammenarbeit im Team.

Spezialisierte Fachanwaltskanzleien mit hohem Aktenvolumen

Fachanwälte für Insolvenzrecht, Verkehrsrecht oder Sozialrecht mit hohen Fallzahlen und standardisierbaren Prozessen profitieren von der Workflow-Engine und den vordefinierten Prozessvorlagen. Die leistungsstarke Volltextsuche über große Dokumentenbestände ermöglicht schnelles Auffinden relevanter Informationen auch in umfangreichen Archiven. Das Mandantenportal reduziert den Kommunikationsaufwand erheblich, da Mandanten selbstständig auf Dokumente zugreifen und Unterlagen hochladen können. Die RVG-konforme Abrechnung mit automatischer Gebührenberechnung beschleunigt die Rechnungsstellung bei hohem Durchsatz. Die strukturierte Aktenverwaltung erleichtert auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und schafft konsistente Qualitätsstandards.

Start-ups und neu gegründete Kanzleien ohne Legacy-Systeme

Neugründungen können ohne Altlasten direkt mit modernen, cloudbasierten Prozessen starten. Es müssen keine Kompromisse mit historisch gewachsenen Strukturen gemacht werden, und die Kanzlei etabliert von Anfang an Best Practices. Die Skalierbarkeit der Lösung bedeutet, dass das System mit der Kanzlei mitwächst – vom Einzelanwalt bis zur mittelgroßen Sozietät. Die geringen Anfangsinvestitionen schonen die Liquidität in der kritischen Gründungsphase, während gleichzeitig professionelle Tools zur Verfügung stehen. Die monatliche Abrechnung macht Kosten planbar und vermeidet Überraschungen durch teure Upgrades oder Wartungsverträge.

Entscheidende Auswahlkriterien:

  • Kanzleigröße und Wachstumsperspektive: LawFirm eignet sich optimal für 1-30 Anwälte; darüber hinaus können sehr komplexe Individualisierungsanforderungen entstehen, die intensives Consulting erfordern
  • Digitalisierungsbereitschaft des Teams: Die Umstellung erfordert Offenheit für Cloud-Lösungen und Bereitschaft, etablierte Papierprozesse zu hinterfragen
  • Integrationsbedarf mit bestehenden Systemen: Verfügbarkeit kritischer Schnittstellen sollte vorab geprüft werden, insbesondere bei spezialisierten Branchenlösungen
  • Budget und ROI-Erwartung: Realistische Kalkulation mit 29-49 €/Nutzer/Monat plus einmalig ca. 5.000 € Onboarding; Amortisation erfolgt typischerweise nach 6-18 Monaten durch Zeitersparnis und reduzierte Fehlerkosten
  • Internetanbindung am Standort: Stabile Breitbandverbindung ist Voraussetzung für produktives Arbeiten mit der Cloud-Lösung

Details zur Kanzleisoftware: LawFirm

Vollständige Prozesskette für Anwaltskanzleien

LawFirm deckt den kompletten Workflow juristischer Dienstleistungen ab – von der ersten Mandatsanbahnung über die strukturierte Aktenbearbeitung und lückenlose Fristenverwaltung bis zur korrekten Abrechnung und revisionssicheren Archivierung. Anders als generische Buchhaltungstools mit nachträglich hinzugefügten "Anwalts-Add-ons" sind alle Funktionen von Grund auf für juristische Workflows entwickelt und nahtlos miteinander verzahnt. Ein eingehender Mandant durchläuft systematisch alle relevanten Bearbeitungsschritte, ohne dass Informationen zwischen unterschiedlichen Systemen übertragen werden müssen. Diese durchgängige Datenintegration reduziert Fehlerquellen und vermeidet redundante Dateneingaben, die in fragmentierten IT-Landschaften typischerweise anfallen.

Künstliche Intelligenz als Produktivitätshebel

Die eingesetzte künstliche Intelligenz ist keine Marketing-Floskel, sondern löst konkrete Probleme des Kanzleialltags. Natural Language Processing erkennt Fristen aus beliebigen Texten – ob E-Mail, PDF-Scan oder fotografiertes Dokument. Machine Learning verbessert kontinuierlich die Dokumentensuche, indem es aus dem Suchverhalten der Nutzer lernt und relevante Ergebnisse priorisiert. Intelligentes Tagging sortiert eingehende E-Mails automatisch den richtigen Akten zu, basierend auf Absenderadressen, Betreffzeilen und Textinhalten. Die KI-Funktionen arbeiten im Hintergrund und werden mit zunehmender Nutzung präziser, ohne dass Anwender sich mit technischen Details befassen müssen. Der Fokus liegt auf praktischem Nutzen, nicht auf technologischer Komplexität.

Mobile Arbeit als selbstverständlicher Standard

Die nativen iOS- und Android-Apps bieten deutlich mehr als nur "Lesezugriff" auf Akten. Anwälte können Fristen prüfen und anlegen, Arbeitszeiten erfassen, Dokumente hochladen und grundlegende Aktenbearbeitungen vornehmen – alles mit vollwertiger Funktionalität. Dies ist besonders wertvoll bei Gerichtsterminen, Mandantengesprächen vor Ort oder an Homeoffice-Tagen. Die Offline-Synchronisation ermöglicht zumindest die Ansicht wichtiger Dokumente auch ohne Internetverbindung, wobei Änderungen automatisch synchronisiert werden, sobald wieder eine Verbindung besteht. Die mobile Zeiterfassung erleichtert die sofortige Dokumentation von Leistungen direkt nach dem Mandantengespräch, bevor Details in Vergessenheit geraten. Push-Benachrichtigungen informieren über ablaufende Fristen und wichtige Aktualisierungen, auch wenn die App gerade nicht geöffnet ist.

Wissenswertes zum Anbieter: kanzleirechner.de GmbH

Fokussierter LegalTech-Spezialist

Die kanzleirechner.de GmbH wurde 2016 in Berlin gegründet und beschäftigt aktuell rund 60 Mitarbeitende. Das Unternehmen entwickelt ausschließlich Software für Anwaltskanzleien und Notariate – nicht als Nebengeschäft, sondern als einziges Kerngeschäft. Diese Fokussierung ermöglicht tiefes Verständnis für die spezifischen Anforderungen juristischer Arbeit. Die enge Zusammenarbeit mit Anwenderkanzleien fließt direkt in die Produktentwicklung ein; regelmäßige Anwendertreffen und ein öffentliches Feature-Voting-System sorgen dafür, dass Entwicklungsressourcen auf die wirklich gewünschten Funktionen konzentriert werden. Anders als große IT-Konzerne, bei denen Kanzleisoftware nur ein Produktbereich unter vielen ist, kann das Unternehmen schnell und flexibel auf Marktanforderungen reagieren.

Agile Entwicklung mit transparenter Roadmap

Die Entwicklungsphilosophie folgt modernen agilen Prinzipien: Monatliche Releases statt jährlicher "Big Bang"-Updates, öffentliche Feature-Roadmap, schnelle Reaktion auf Kundenfeedback und kontinuierliche Verbesserung bestehender Funktionen. Diese Herangehensweise schafft Vertrauen, dass die Software mit den sich ändernden Anforderungen der Kanzleien mitwächst und nicht nach wenigen Jahren technologisch veraltet ist. Öffentliche Release-Notes dokumentieren transparent, welche Funktionen hinzugefügt und welche Fehler behoben wurden. Die Marktposition als schnell wachsender Herausforderer im deutschen Kanzleisoftware-Markt zeigt sich in solidem Kundenwachstum und hoher Bestandskundenbindung von etwa 85% über drei Jahre hinweg – ein Indikator für Zufriedenheit mit Produkt und Support.

Technische Details & Integration

Deutsche Rechenzentren mit höchsten Sicherheitsstandards

Alle Mandantendaten werden ausschließlich in ISO 27001- und BSI C5-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Es findet kein Datentransfer in Drittstaaten außerhalb der EU statt. End-to-End-Verschlüsselung mit TLS 1.2 oder höher schützt die Datenübertragung, während AES-256-Verschlüsselung die Daten im Ruhezustand sichert. Tägliche automatische Backups mit mehrfacher Redundanz sorgen für Datensicherheit auch im Katastrophenfall. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO-Anforderungen ist standardmäßig Teil des Vertragswerks. Zweifaktor-Authentifizierung und granulare Zugriffsrechte ermöglichen kanzleiindividuelle Sicherheitsrichtlinien. Die Sicherheitsstandards übertreffen typischerweise die Möglichkeiten kanzleieigener Serverinfrastrukturen, insbesondere bei kleinen und mittleren Kanzleien ohne dediziertes IT-Personal.

Nahtlose Integration in die Kanzlei-IT-Landschaft

Die wichtigsten Schnittstellen der anwaltlichen Arbeit sind "out of the box" verfügbar: beA und EGVP für den elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und Behörden, DATEV für die Buchhaltungsanbindung, Microsoft 365 für Dokumentenbearbeitung und -speicherung. Die offene REST-API mit umfassender Swagger-Dokumentation ermöglicht darüber hinaus individuelle Anbindungen an spezialisierte Branchenlösungen oder kanzleieigene Systeme. Für nicht-technische Anwender stehen vorkonfigurierte Zapier-Integrationen bereit, um gängige Tools wie E-Mail-Marketing-Systeme, Zeiterfassungstools oder CRM-Systeme ohne Programmieraufwand anzubinden. Die containerisierte Architektur auf Kubernetes-Basis ermöglicht flexible Skalierung und schnelle Reaktion auf neue Integrationsanforderungen.

Zukunftssichere Microservices-Architektur

Die technische Basis von LawFirm folgt modernen Cloud-Native-Prinzipien: containerisierte Microservices, CI/CD-Pipelines für kontinuierliche Weiterentwicklung und moderne Backend-Technologien. Diese Architektur sorgt dafür, dass die Software flexibel auf neue Anforderungen reagieren kann – sei es die Integration zukünftiger KI-Services, Blockchain-basierter Dokumentenketten oder noch nicht absehbarer regulatorischer Anforderungen. Die Modularität ermöglicht auch, dass einzelne Komponenten unabhängig voneinander aktualisiert werden können, ohne das Gesamtsystem zu beeinträchtigen. Für Anwender bedeutet dies technologische Zukunftssicherheit ohne aufwendige Migrationsprojekte alle paar Jahre.

Kosten & Preismodell

Transparentes Abonnement-Modell ohne versteckte Grundkosten

LawFirm arbeitet mit einem gestaffelten Lizenzmodell: Basic-Paket: 29 € pro Nutzer und Monat für grundlegende Funktionen wie Akten- und Dokumentenverwaltung, Fristenverwaltung und einfache Abrechnung. Pro-Paket: 49 € pro Nutzer und Monat mit erweiterten Funktionen wie KI-gestützter Fristenerkennung, Workflow-Automatisierung und erweiterten Reporting-Funktionen. Enterprise-Paket: Individuelles Preismodell für Kanzleien mit mehr als 30 Anwälten oder besonderen Anforderungen an Anpassung und Support. Die Abrechnung erfolgt monatlich, und die Lizenzzahl kann flexibel angepasst werden – nach oben bei Wachstum, nach unten bei Verkleinerung. Einmalig fallen ca. 5.000 € Onboarding-Gebühr an, die Datenmigration, Systemkonfiguration, Schulungen und initiale Support-Leistungen abdeckt. Im Vergleich zu traditionellen On-Premise-Lizenzen mit Serverhardware, Installationsaufwand und teuren Wartungsverträgen ist dies deutlich günstiger.

TCO-Vorteil über 3-5 Jahre

Die Total Cost of Ownership fallen bei Cloud-Lösungen über mittlere Zeiträume erheblich günstiger aus als bei On-Premise-Alternativen. Es entfallen Hardwareinvestitionen für Server und Backup-Systeme, Energiekosten für Serverräume, Wartungsverträge für Hardware und Software sowie IT-Personal für System-Administration und Update-Management. Automatische Updates ohne Downtime und Zusatzkosten halten die Software immer auf aktuellem Stand – bei On-Premise-Lösungen entstehen für Major-Updates oft erhebliche Projekt- und Consulting-Kosten. Die Amortisation erfolgt typischerweise nach 6-18 Monaten durch Zeitersparnis von 20-30% bei Routineaufgaben wie Fristen- und Aktenverwaltung sowie durch reduzierte Fehlerkosten bei Fristversäumnissen. Eine mittelgroße Kanzlei mit 10 Anwälten spart im Vergleich zu einer klassischen On-Premise-Lösung über fünf Jahre gerechnet häufig 30.000-50.000 € an direkten und indirekten Kosten.

Vorsicht bei möglichen Kostenfallen

Die angegebene Onboarding-Gebühr von ca. 5.000 € bezieht sich auf Standardmigrationen mit überschaubarem Datenvolumen. Komplexe Datenmigration von Altsystemen mit unstrukturierten oder inkonsistenten Datenbeständen kann zusätzliche Bereinigungsaufwände verursachen, die die Onboarding-Kosten übersteigen. Custom-Integrationen mit spezialisierten Branchenlösungen oder sehr individuelle Reporting-Anforderungen erzeugen Consulting-Kosten außerhalb der Standardpakete. Bei sehr hohen Datenmengen können zusätzliche Speicherkosten anfallen – die Standard-Speicherkontingente sind für typische Kanzleien ausreichend, aber Kanzleien mit umfangreichen Archiven sollten dies vorab klären. Die realistische Zeitspanne für die vollständige Implementierung beträgt 4-8 Wochen bei mittleren Kanzleien, bei komplexen Migrationen auch bis zu 12 Wochen – in dieser Zeit fallen interne Personalkosten für Projektleitung und Datenpflege an, die eingeplant werden sollten.

Migration & Umstieg auf LawFirm

Strukturierter Migrationsprozess in 4-8 Wochen

Die Umstellung auf LawFirm erfolgt in mehreren Phasen: Zunächst werden die Anforderungen analysiert und die Systemkonfiguration vorbereitet. Anschließend erfolgt die Datenmigration aus dem Altsystem – LawFirm bietet Standardimporte für gängige Kanzleisoftware wie RA-MICRO und advoweb. Parallelbetrieb ist während der Übergangsphase möglich und empfehlenswert: Die Kanzlei arbeitet weiter im gewohnten System, während die neue Umgebung mit Daten gefüllt und getestet wird. Der eigentliche Cut-over erfolgt typischerweise an einem Wochenende oder ruhigen Tag, um Unterbrechungen zu minimieren. Kleine Kanzleien mit 1-5 Anwälten sind nach 2-4 Wochen produktiv, mittelständische Kanzleien mit 6-30 Anwälten benötigen 4-8 Wochen. Der größte Zeitfaktor ist die Datenmigration, besonders bei Altsystemen mit gewachsenen, unstrukturierten oder inkonsistenten Datenbeständen.

Change-Management als Erfolgsfaktor

Die technische Migration ist typischerweise nicht das größte Hindernis – kritischer ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Langjährige Gewohnheiten und Skepsis gegenüber neuen Prozessen können den Erfolg gefährden, wenn sie nicht aktiv adressiert werden. Erfolgsfaktoren sind: Top-Down-Commitment der Kanzleileitung, die den Umstieg aktiv unterstützt und vorlebt; frühzeitige Einbindung von Key-Usern, die als Multiplikatoren im Team wirken; realistische Erwartungshaltung, dass nicht sofort alles perfekt läuft; ausreichende Schulungen in mehreren Runden (nicht nur eine einmalige Einführungsveranstaltung); und eine offene Fehlerkultur, die Probleme als Lernchancen begreift. Der Personalaufwand auf Kundenseite liegt bei ca. 0,2-0,5 FTE für den Projektleiter (idealerweise ein Partner oder erfahrener Anwalt mit Überblick über alle Prozesse) und 0,1 FTE für IT-Support oder einen technikaffinen Mitarbeiter.

Dedizierte Begleitung in der kritischen Phase

Während der Implementierung steht ein Customer Success Manager zur Seite, der regelmäßige Abstimmungstermine führt und bei Problemen unterstützt. Nach dem Go-Live gibt es intensive Nachbetreuung in den ersten Wochen – diese Phase entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Umstellung. Typische Herausforderungen in dieser Phase sind: vergessene oder falsch konfigurierte Workflows, Unsicherheiten bei der Dokumentenablage, Anpassungsbedarf bei Vorlagen und Formularen. Der Support reagiert in dieser Zeit besonders schnell auf Anfragen und bietet zusätzliche Schulungstermine an. Viele Kanzleien berichten, dass nach 4-6 Wochen intensiver Nutzung die neuen Prozesse zur Selbstverständlichkeit werden und die Produktivität das frühere Niveau übertrifft.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

  • Drastische Zeitersparnis bei Routineaufgaben: Automatisierung und KI-Unterstützung reduzieren den Aufwand für Fristenverwaltung, Dokumentensuche und Aktenorganisation um 20-30%
  • Reduziertes Haftungsrisiko: Proaktive Fristenerkennung, automatische Erinnerungen und lückenlose Dokumentation minimieren Fehlerquellen bei fristgebundenen Aufgaben
  • Standort- und geräteunabhängiges Arbeiten: Cloud-Zugriff von überall ermöglicht flexible Arbeitsmodelle ohne VPN-Konfigurationen oder Remote-Desktop-Verbindungen
  • Moderne, professionelle Außenwirkung: Mandantenportal und digitale Prozesse wirken zeitgemäß und professionell, besonders im Vergleich zu Papierkommunikation
  • Planbare, transparente Kosten: Monatliches Abo-Modell ohne Überraschungen durch Serverwartung, Hardware-Ausfälle oder teure Upgrade-Projekte
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung: Monatliche Updates mit neuen Funktionen und Verbesserungen ohne Zusatzkosten oder Implementierungsaufwand

Herausforderungen:

  • Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung: Offline-Fähigkeiten sind auf grundlegende Funktionen beschränkt – kritisch bei Standorten mit schlechter Netzabdeckung
  • Eingeschränkte Individualisierung bei Nischenfunktionen: Notariatsspezialisten oder Großkanzleien mit sehr individuellen Workflows können an Grenzen der Standardkonfiguration stoßen
  • Initiale Lernkurve und Umstellungsaufwand: Auch bei intuitiver Software müssen neue Prozesse erlernt und alte Gewohnheiten abgelegt werden – dies erfordert Zeit und Geduld
  • Reporting-Limitierungen bei komplexen Auswertungen: Standardberichte sind umfassend, sehr spezifische Custom-Reports erfordern Workarounds über Exporte oder API-Integrationen
  • Datenmigration kann aufwendig sein: Bei gewachsenen Altsystemen mit inkonsistenten Daten ist die Bereinigung zeit- und ressourcenintensiv
  • Cloud-Skepsis bei konservativen Teams: Bedenken hinsichtlich Datensicherheit in der Cloud können Akzeptanzprobleme verursachen, auch wenn objektiv höchste Sicherheitsstandards erfüllt sind

Häufig gestellte Fragen zu LawFirm

Sind Mandantendaten in der Cloud wirklich sicher und DSGVO-konform?

Ja, die Datensicherheit entspricht höchsten Standards. Alle Daten liegen ausschließlich in ISO 27001- und BSI C5-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, verschlüsselt mit AES-256 im Ruhezustand und TLS 1.2+ bei der Übertragung. Es findet kein Datentransfer in Drittstaaten statt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO ist Vertragsbestandteil. Die Sicherheitsstandards übertreffen typischerweise die Möglichkeiten kanzleieigener Serverschränke, insbesondere bei kleineren Kanzleien ohne dedizierte IT-Administration.

Wie lange dauert die Umstellung und kann währenddessen normal weitergearbeitet werden?

Eine kleine Kanzlei ist nach 2-4 Wochen produktiv, mittelgroße Kanzleien benötigen 4-8 Wochen. Die Migration erfolgt in der Regel parallel – Sie arbeiten im Altsystem weiter, während Daten übertragen und die neue Umgebung vorbereitet wird. Der eigentliche Umstellungstag (Cut-over) wird auf einen ruhigen Tag oder ein Wochenende gelegt, um Störungen zu minimieren. Nach der Umstellung gibt es eine intensive Begleitphase von 4-6 Wochen, in der sich neue Prozesse etablieren.

Was passiert mit den Daten, wenn wir LawFirm nicht mehr nutzen möchten?

Sie können jederzeit alle Ihre Daten in Standardformaten (CSV, XML, PDF) exportieren – es gibt keinen Vendor Lock-in. Die offene REST-API ermöglicht auch programmatische Massenexporte für große Datenbestände. Nach Vertragsende werden Ihre Daten gemäß DSGVO-Anforderungen gelöscht; auf Wunsch erhalten Sie vorher ein vollständiges Backup. Die Kündigungsfrist beträgt typischerweise einen Monat, sodass ausreichend Zeit für einen geordneten Übergang bleibt.

Welche Kosten kommen zusätzlich zu den Lizenzgebühren auf uns zu?

Die wesentlichen Zusatzkosten sind einmalig ca. 5.000 € Onboarding-Gebühr für Datenmigration, Systemkonfiguration und Schulungen. Bei komplexen Migrationen aus Altsystemen mit inkonsistenten Daten können zusätzliche Bereinigungsaufwände entstehen. Custom-Integrationen mit spezialisierten Branchenlösungen verursachen separate Consulting-Kosten. Bei außergewöhnlich hohen Datenmengen (weit über dem Durchschnitt) können zusätzliche Speicherkosten anfallen. Die monatlichen Lizenzkosten decken alle Standard-Updates und regulären Support ab.

Ist LawFirm auch für Notare geeignet?

Grundsätzlich ja, aber mit Einschränkungen. Die Software bietet grundlegende Notariatsfunktionen wie Urkundenmanagement und Fristenverwaltung. Für Notare mit sehr spezialisierten Anforderungen an Registeranbindungen, Gebührenberechnung nach KostO oder komplexe Urkundenerstellung sind die Funktionen möglicherweise noch nicht so ausgereift wie bei spezialisierten Notariatslösungen. Notare sollten vorab eine Demo mit ihren konkreten Anforderungen durchführen und prüfen, ob die Funktionalität ausreicht oder Ergänzungen über die API notwendig sind.

Wie gut funktioniert die Integration mit DATEV und anderen Buchhaltungssystemen?

Die DATEV-Schnittstelle ist standardmäßig vorhanden und ermöglicht direkten Export von Rechnungs- und Finanzdaten für den Steuerberater. Dies spart doppelte Dateneingabe und Abstimmungsaufwand. Für andere Buchhaltungssysteme wie lexoffice ist die Integration über die REST-API oder vorkonfigurierte Zapier-Templates möglich, erfordert aber zusätzlichen Konfigurationsaufwand. Bei sehr individuellen ERP- oder Finanzsystemen sollte die Machbarkeit der Integration vorab mit dem Support geklärt werden.