Digitale Aktenverwaltung: Zentrale Organisation aller Fallinformationen mit automatischen Wiedervorlagen und Fristenkontrolle für optimale Übersicht der Kanzleiakten. Die strukturierte digitale Verwaltung von Akten bildet das Herzstück der Kleos Kanzleisoftware.
Dokumentenmanagement (DMS): Strukturierte Ablage, Versionierung und Volltextsuche in digitalen Dokumenten mit direkter Einbindung in die Mandatsbearbeitung. Alle Dokumenten werden zentral gespeichert und sind jederzeit verfügbar.
beA-Integration: Direkte Anbindung an das besondere elektronische Anwaltspostfach für nahtlose Gerichtskommunikation mit automatischer Aktenzuordnung. Die beA-Schnittstelle ermöglicht den sicheren elektronischen Rechtsverkehr.
E-Mail-Management: Tiefe Outlook-Integration zur automatischen Ablage und Aktenzuordnung von E-Mails per Drag & Drop oder über ein Add-in. Die E-Mail-Verwaltung vereinfacht die digitale Kommunikation innerhalb der Kanzleisoftware.
Zeiterfassung: Präzise Tracking-Funktionen pro Mandat und Mitarbeiter, verknüpft mit RVG-Abrechnungssystematik und mobiler Erfassung. Die Zeiterfassung ist besonders für Kanzleien mit Stundenabrechnung unverzichtbar.
Rechnungsstellung: Automatisierte Generierung honorarkonformer Rechnungen mit integrierten Mahnwesen-Funktionen basierend auf erfassten Leistungen. Die Software unterstützt die Buchhaltung und vereinfacht die Finanzverwaltung.
Kalender & Terminalverwaltung: Synchronisierbare Kalenderansicht mit automatischer Konfliktprüfung bei Doppelbuchungen und Erinnerungsfunktionen für eine effiziente Terminplanung in der Kanzlei.
Aufgabenmanagement: Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben innerhalb des Teams mit Statusüberwachung und Prioritätssteuerung für bessere Zusammenarbeit in der Kanzlei.
Mobile Anwendungen: Native iOS/Android-Apps ermöglichen den vollwertigen Aktenzugriff und die Zeiterfassung von unterwegs für flexibles mobiles Arbeiten in modernen Kanzleien.
Kontaktverwaltung: Zentrale Datenbank für Mandanten, Gegner, Gerichte und Behörden mit Verknüpfung zu relevanten Akten für einen schnellen Überblick.
Dokumentenerstellung: Vorlagenbasierte Generierung juristischer Schriftsätze mit automatischer Datenübernahme aus dem Mandatssystem für effiziente Erstellung rechtssicherer Dokumente.
Finanzcontrolling: Übersicht zu offenen Posten, Umsätzen und Bearbeiterstatistiken für fundierte Geschäftsentscheidungen. Die Buchhaltungsfunktionen unterstützen die solide Finanzverwaltung der Kanzlei.
Mandantenportal: Sichere Online-Freigabe ausgewählter Akten und Dokumente an Mandanten (je nach Paket) zur Verbesserung der Mandantenkommunikation.
Rollenbasiertes Rechtemanagement: Detaillierte Zugriffskontrollen für verschiedene Benutzerebenen innerhalb der Kanzlei garantieren Datensicherheit und Compliance.
Reporting & Auswertungen: Umfangreiche Berichtsfunktionen zur Analyse der Kanzleileistung, Auslastung und Rentabilität für strategische Kanzleientscheidungen.
Native Cloud-Architektur mit höchster Rechtssicherheit bildet das Fundament von Kleos. Als einer der ersten etablierten Anbieter setzt Wolters Kluwer konsequent auf eine vollständige Cloud-Lösung ohne lokale Server, betrieben in deutschen ISO-zertifizierten Rechenzentren mit DSGVO-/BRAO-konformer Datenhaltung. Diese Cloud Software eliminiert die Notwendigkeit eigener IT-Infrastruktur in der Kanzlei und gewährleistet automatische Updates sowie Datensicherung. Speziell für die Cloud entwickelte Kanzleisoftware bietet Anwälten maximale Flexibilität.
Tiefste Microsoft 365 & Outlook-Integration zeichnet Kleos im Wettbewerbsvergleich aus. Die nahtlose Einbindung von Outlook ermöglicht die direkte Zuordnung von E-Mails zu Akten per Drag & Drop sowie die Zeiterfassung direkt aus Outlook heraus – ein Workflow-Vorteil, der von vielen Anwälten besonders geschätzt wird und den täglichen Arbeitsablauf erheblich vereinfacht. Diese Integration steigert die Effizienz in der täglichen Arbeit mit der Kanzleisoftware.
Vollständige beA-Integration mit Mobilzugriff bietet ein echtes Alleinstellungsmerkmal. Die besonders tiefe Einbindung des elektronischen Anwaltspostfachs (beA) erlaubt den Empfang, Versand und die automatische Aktenzuordnung von beA-Nachrichten – und das sogar mobil über die App, was besonders bei Gerichtsterminen oder im Homeoffice wertvolle Flexibilität für Anwälte schafft. Die beA-Schnittstelle ist vollständig in Kleos implementiert.
Internationale Ausrichtung & Mehrsprachigkeit erweitert den Einsatzbereich erheblich. Für international tätige Kanzleien bietet Kleos Mehrsprachigkeit (Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Spanisch) und länderübergreifende Compliance-Standards, was die Software ideal für Sozietäten mit internationaler Mandantschaft oder mehreren Standorten macht. Die Kanzleisoftware unterstützt damit internationale Anforderungen von Anwaltskanzleien.
Einschränkungen bestehen trotz der umfassenden Funktionalität: Die Cloud-Architektur erfordert eine stabile Internetverbindung für die Nutzung. Die Anpassbarkeit ist gegenüber manchen individuellen On-Premise-Lösungen eingeschränkt, was besonders bei sehr spezifischen Workflows relevant sein kann. Für hochspezialisierte Bereiche wie Notariat oder Insolvenzverwaltung sind eventuell Zusatzmodule oder ergänzende Softwarelösungen nötig. Diese Anforderungen sollten bei der Wahl einer Cloud Kanzleisoftware berücksichtigt werden.
Mobile Anwälte/kleine Kanzleien (1-5 Nutzer) profitieren besonders von der Cloud-Architektur und der mobilen App mit beA-Integration. Die Unabhängigkeit von eigener Server-Infrastruktur macht Kleos besonders attraktiv für Einzelanwälte und kleine Teams, die mit minimaler IT-Komplexität von überall arbeiten möchten. Die Kanzleisoftware wächst problemlos mit und ermöglicht eine professionelle digitale Arbeitsweise ohne erhebliche IT-Investitionen. Mobiles Arbeiten wird durch die Cloud Lösung optimal unterstützt.
Wachsende mittelständische Kanzleien (5-30 Nutzer) bilden den Hauptkundenstamm von Kleos und profitieren vom umfassenden Funktionsumfang, der zentralen Datenhaltung und den Collaboration-Features. Die Skalierbarkeit erlaubt ein organisches Mitwachsen der Software mit der Kanzlei, während die integrierte Zeithonorierung und das Reporting-System die betriebswirtschaftliche Steuerung unterstützen. Die Lösung bietet alle notwendigen Tools für professionelles Kanzleimanagement.
Überregionale und internationale Sozietäten finden in Kleos eine ideale Lösung aufgrund der Cloud-Basis und Mehrsprachigkeit. Die Software eignet sich hervorragend für Teams an verschiedenen Standorten oder mit internationaler Mandantschaft. Die standortunabhängige Zusammenarbeit wird erheblich erleichtert, während gleichzeitig eine einheitliche Datenbasis für alle Standorte gewährleistet ist. Für Anwaltskanzleien mit mehreren Niederlassungen bietet Kleos besondere Möglichkeiten.
Digital-affine Rechtsberater mit Fokus auf Effizienz können mit Kleos traditionelle Papierakten hinter sich lassen und ihre Workflows optimieren. Sie finden in Kleos eine durchdachte Komplettlösung mit positiver ROI durch Zeitersparnisse bei Routineaufgaben wie Dokumentenerstellung, Aktenverwaltung und Rechnungsstellung. Die Kanzleisoftware bietet zeitsparend die digitalen Möglichkeiten für moderne Kanzleien.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Cloud-Affinität vs. lokale Lösungsansätze: Die grundlegende Entscheidung für eine cloudbasierte Lösung sollte bewusst getroffen werden. Kleos ist für Cloud-Befürworter optimiert und weniger geeignet für Kanzleien mit streng lokaler IT-Strategie. Die Entscheidung, sich um IT Themen zu kümmern oder diese auszulagern, ist grundlegend.
Preis-Funktions-Verhältnis: Mit Abo-Preisen im mittleren bis oberen Segment (ca. 69-99€/Nutzer/Monat) sollte der Funktionsumfang den tatsächlichen Kanzleibedürfnissen entsprechen und einen klaren Mehrwert bieten. Der Vergleich mit anderen Anbietern wie RA-MICRO ist sinnvoll.
IT-Infrastruktur & Internetanbindung: Eine stabile, schnelle Internetverbindung ist Grundvoraussetzung für die reibungslose Nutzung aller Cloud-Funktionen. In Kanzleien mit schlechter Internetanbindung kann die Arbeit beeinträchtigt werden. Dies ist ein wichtiger Aspekt bei der Wahl zwischen Cloud-Software und lokaler Lösung.
Integrationsbedarf mit bestehenden Systemen: Die Tiefe der benötigten Integration mit Microsoft-Produkten, DATEV oder anderen Systemen sollte geprüft werden, um die Vorteile der vorhandenen Schnittstellen optimal zu nutzen. Die Kanzleisoftware bietet zahlreiche Schnittstellen für verschiedene Anwendungen.
Kleos ist eine vollständig cloudbasierte Komplettlösung, die auf die Digitalisierung aller typischen Kanzleiprozesse abzielt. Modernes Bedienkonzept und intuitive Benutzerführung folgen der Struktur "Akte – Dokumente – Termine – Kommunikation", was der klassischen Kanzleiarbeit entspricht und den Umstieg erleichtert. Die Zuordnung aller Informationen zur digitalen Akte bildet die zentrale Arbeitsweise ab, die Anwälte aus der physischen Aktenwelt kennen.
Die besondere Stärke der Software liegt in der nahtlosen Integration verschiedener Funktionen, die sonst oft durch separate Programme abgedeckt werden müssen. Von der Mandatsannahme über die Dokumentenerstellung, Kommunikation, Fristenverwaltung bis hin zur Abrechnung werden alle Prozessschritte in einem einheitlichen System abgebildet. Dies reduziert Medienbrüche und ermöglicht einen durchgängigen digitalen Workflow. Als speziell für die Cloud entwickelte Kanzleisoftware für Kanzleien bietet Kleos optimierte Prozesse.
Ganzheitlicher Ansatz bei gleichzeitiger Modularität erlaubt es, Kleos passgenau auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Kanzleigrößen zuzuschneiden. Je nach gewähltem Paket stehen verschiedene Funktionsumfänge zur Verfügung, was eine Skalierung nach Bedarf ermöglicht. Die kontinuierliche Weiterentwicklung durch Wolters Kluwer sorgt dafür, dass die Software mit aktuellen rechtlichen Anforderungen und technologischen Entwicklungen Schritt hält. Die Cloud Kanzleisoftware wird regelmäßig aktualisiert und an neue Anforderungen angepasst.
Wolters Kluwer ist ein globaler Informationsdienstleister mit langer Tradition und tiefem Branchenwissen im Rechtsmarkt. Das börsennotierte Unternehmen mit Hauptsitz in den Niederlanden betreut Kunden in über 180 Ländern und gilt als einer der führenden Anbieter von Fachinformationen, Software und Services für Rechts-, Steuer-, Finanz- und Gesundheitsbranchen. Diese breite Expertise fließt in die Entwicklung und Weiterentwicklung von Kleos ein.
Als etablierter Großanbieter juristischer Lösungen verspricht Wolters Kluwer Stabilität, kontinuierliche Weiterentwicklung und hohe Sicherheitsstandards. Die Software profitiert vom breiteren Ökosystem des Wolters Kluwer-Konzerns, der weitere juristische Fachinformationen und Datenbanken anbietet. Diese potenzielle Verknüpfung zwischen Kanzleisoftware und Fachinformationen stellt einen strategischen Vorteil dar, der die Rechtsrecherche und Mandatsarbeit weiter optimieren kann. Anwälte profitieren von der Erfahrung und Zuverlässigkeit, die Wolters Kluwer als Anbieter mitbringt.
Kleos basiert auf einer reinen Cloud-Architektur ohne lokale Installation auf Kanzleiservern. Die Software ist plattformübergreifend auf allen gängigen Betriebssystemen über Webbrowser nutzbar (Windows, Mac, Linux). Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in ISO-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU, die strengen Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt via HTTPS. Als Cloud Lösung bietet Kleos maximale Flexibilität ohne lokale IT-Infrastruktur.
Native Apps für iOS und Android ermöglichen den mobilen Zugriff auf Kernfunktionen der Software. Dies umfasst Akteneinsicht, Dokumentenzugriff, Kommunikation, Zeiterfassung und beA-Funktionalität. Die mobile Nutzung ist ein zentraler Bestandteil des Konzepts und ermöglicht flexibles Arbeiten von unterwegs, bei Gericht oder im Homeoffice. Mobiles Arbeiten wird durch die Cloud-entwickelte Kanzleisoftware optimal unterstützt.
Die Schnittstellen-Architektur von Kleos ist darauf ausgelegt, mit wichtigen Kanzlei-Tools zu kommunizieren. Die tiefe Integration mit Microsoft 365/Outlook bildet ein Kernmerkmal. Zudem existieren Schnittstellen an das beA-System, DATEV für die Buchhaltung, sowie verschiedene Dokumenten-Management-Systeme. REST-APIs ermöglichen bei Bedarf die Entwicklung weiterer Integrationen mit Drittsystemen, was die Flexibilität erhöht. Die Schnittstellen vereinfachen die Zusammenarbeit mit anderen Programmen und stellen einen effizienten Workflow sicher.
Kleos wird im Software-as-a-Service (SaaS) Modell angeboten mit monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren pro Nutzer. Die Preisstaffelung richtet sich nach Funktionsumfang und gewähltem Paket. Die transparente Kostenstruktur ermöglicht eine genaue Budgetplanung ohne versteckte Kosten für Updates oder Wartung. Im Vergleich zu anderen Softwarelösungen bietet Kleos ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis.
Starter-Paket: Ab ca. 69 € netto pro Nutzer/Monat. Dieses Einstiegspaket bietet Basisfunktionen wie Aktenverwaltung, DMS, Fristen, Kalender und Office-Integration. Es eignet sich für kleine Kanzleien mit grundlegenden Anforderungen an die digitale Arbeitsweise. Die Cloud Kanzleisoftware ist somit auch für Einzelanwälte erschwinglich.
Professional-Paket: Ab ca. 89-99 € netto pro Nutzer/Monat. Es beinhaltet alle Grundfunktionen plus erweiterte Features wie umfangreiches Reporting, komplexere Workflows und die vollständige beA-Integration. Dieses Paket wird für die meisten mittelständischen Kanzleien empfohlen. Die professionelle Version bietet alle notwendigen Funktionen für anspruchsvolle Kanzleien.
Enterprise-Paket: Preis auf Anfrage, typischerweise für Kanzleien ab 15 Nutzern. Es umfasst individuelle Zusatzleistungen, benutzerdefinierte Workflows und erweiterte Schnittstellen. Besonders geeignet für größere Kanzleien mit spezifischen Anforderungen. Die Enterprise-Lösung berücksichtigt die besonderen Anforderungen großer Anwaltskanzleien.
Zusätzlich können Kosten für Einrichtung, Datenmigration, Schulungen und optionale Module entstehen. Im Branchenvergleich positioniert sich Kleos im oberen Mittelfeld des Preissegments, rechtfertigt dies jedoch durch den Funktionsumfang und die Cloud-Infrastruktur. Der Telefon Support ist je nach Paket inkludiert oder gegen Aufpreis erhältlich.
Der Migrationsprozess umfasst typischerweise mehrere strukturierte Phasen vom Kick-off über Datenübernahme bis zum produktiven Einsatz. Die initialen Schritte beinhalten die Analyse der aktuellen Kanzleistrukturen und Daten, gefolgt von der technischen Einrichtung des Kleos-Systems. Nach der eigentlichen Datenmigration folgen Schulungen und ein begleiteter Produktivstart. Wolters Kluwer unterstützt Kanzleien beim Umstieg auf die Cloud Kanzleisoftware.
Die Komplexität der Datenübernahme hängt stark vom Altsystem ab. Für relativ "saubere" Daten aus gängigen Systemen wie RA-MICRO oder AnNoText kann der Prozess in etwa 1-5 Arbeitstagen abgeschlossen sein. Bei komplexen Altbeständen oder schlecht strukturierten Daten kann die Migration hingegen 2-3 Wochen dauern. Die Kosten hierfür variieren entsprechend dem Aufwand. Die Migration aus RA-MICRO wird durch spezielle Schnittstellen unterstützt.
Die Einarbeitungszeit für Anwender beträgt für Basisfunktionen typischerweise 2-5 Tage, abhängig von der IT-Affinität. Die volle Ausschöpfung aller Funktionen und Optimierungen kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Wolters Kluwer unterstützt diesen Prozess durch verschiedene Schulungsformate, persönliche Ansprechpartner für die Migration sowie umfangreiche Online-Hilfen und regelmäßige Webinare. Der Support hilft bei Fragen und Problemen während der Einarbeitungsphase.
Vorteile:
Zentrale Datenhaltung ermöglicht den Zugriff auf alle mandatsbezogenen Informationen an einem Ort, was die tägliche Arbeit wesentlich effizienter gestaltet und Informationsverluste verhindert. Alle Informationen und Mandate werden übersichtlich verwaltet.
Mobiler Zugriff auf alle wichtigen Kanzleidaten über jeden beliebigen Internetzugang oder die native App schafft beispiellose Flexibilität für moderne Arbeitsmodelle und Mandantenbetreuung. Mobiles Arbeiten ist mit der Cloud Software problemlos möglich.
Tiefe Office-Integration verbindet die vertraute Microsoft-Umgebung nahtlos mit der Kanzleisoftware und minimiert die Einarbeitungszeit durch bekannte Bedienkonzepte. Die E-Mail-Integration vereinfacht die tägliche Arbeit.
Wartungsfreiheit durch das Cloud-Konzept eliminiert den Aufwand für Serveradministration, Updates und Datensicherung, wodurch IT-Ressourcen in der Kanzlei eingespart werden. Kanzleien müssen sich nicht mehr um IT Themen kümmern.
beA-Workflow-Integration vereinfacht die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Behörden erheblich und sorgt für automatische Dokumentation im Aktenzusammenhang. Die beA-Integration ist vollständig in die Kanzleisoftware eingebunden.
Kontinuierliche Weiterentwicklung durch einen etablierten Anbieter gewährleistet Zukunftssicherheit und laufende Anpassung an regulatorische Anforderungen. Wolters Kluwer sorgt für regelmäßige Updates und neue Features.
Herausforderungen:
Internetabhängigkeit stellt eine potenzielle Schwachstelle dar, da bei Verbindungsproblemen die Arbeit mit dem System nur eingeschränkt oder gar nicht möglich ist. Dies ist ein inhärentes Risiko jeder Cloud Lösung.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu manchen On-Premise-Lösungen können bei sehr speziellen Anforderungen oder Workflows hinderlich sein. Die Standardisierung der Cloud-Software hat ihre Grenzen.
Höhere laufende Kosten durch das Abo-Modell können die Gesamtkosten gegenüber Einmallizenzierungen langfristig erhöhen, insbesondere bei größeren Kanzleien. Diese Kosten müssen bei der Wahl der geeigneten Kanzleisoftware berücksichtigt werden.
Performance-Einschränkungen können bei sehr großen Datenmengen oder komplexen Abfragen auftreten, abhängig von der Verbindungsqualität und Serverauslastung. Die Leistung einer Cloud Kanzleisoftware hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Übernahme bestehender Daten kann aufwändig und kostenintensiv sein, besonders bei schlecht strukturierten Altdaten oder exotischen Vorgängersystemen. Die Datenmigration ist ein kritischer Schritt beim Wechsel der Kanzleisoftware.
Kleos ist eine cloudbasierte Kanzleisoftware des Anbieters Wolters Kluwer, die speziell für Rechtsanwaltskanzleien entwickelt wurde. Sie deckt alle wesentlichen Bereiche der Kanzleiarbeit ab – von der Aktenverwaltung über Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung bis hin zur beA-Integration und mobilen Nutzung. Als Cloud Kanzleisoftware ermöglicht Kleos ortsunabhängiges Arbeiten und maximale Flexibilität für Anwälte.
Die Kosten für Kleos beginnen bei etwa 69 € netto pro Nutzer und Monat für das Starter-Paket. Das Professional-Paket mit erweitertem Funktionsumfang liegt bei ca. 89-99 € netto pro Nutzer und Monat. Für größere Kanzleien gibt es Enterprise-Lösungen mit individueller Preisgestaltung. Zusätzliche Kosten können für Einrichtung, Datenmigration und Schulungen anfallen. Ein Test der Software ist vor dem Kauf empfehlenswert, um die Eignung für die jeweilige Kanzlei zu überprüfen.
Nein, Wolters Kluwer bietet seine Produkte, einschließlich Kleos, nicht kostenlos an. Als kommerzieller Anbieter von Fachinformationen und Softwarelösungen verfolgt Wolters Kluwer ein Geschäftsmodell mit kostenpflichtigen Diensten. Die Kanzleisoftware Kleos wird im Abonnement-Modell angeboten, wobei die Kosten je nach Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer variieren. Das Unternehmen bietet jedoch oft die Möglichkeit, seine Produkte vor dem Kauf zu testen oder an Demoversionen teilzunehmen.
Die beA-Integration in Kleos ermöglicht das direkte Empfangen und Versenden von beA-Nachrichten innerhalb der Software. Eingehende Nachrichten können automatisch den entsprechenden Akten zugeordnet werden. Die Besonderheit bei Kleos ist, dass diese Funktionalität auch über die mobile App verfügbar ist, was das Arbeiten von unterwegs erheblich erleichtert. Die beA-Schnittstelle ist vollständig in die Workflow-Prozesse der Kanzleisoftware integriert und vereinfacht den elektronischen Rechtsverkehr.
Die Kosten für Kleos sind gestaffelt je nach Funktionsumfang und gewähltem Paket. Das Starter-Paket beginnt bei circa 69 € netto pro Nutzer und Monat. Das umfangreichere Professional-Paket kostet etwa 89-99 € netto pro Nutzer und Monat. Für größere Kanzleien mit speziellen Anforderungen gibt es Enterprise-Lösungen, deren Preise individuell verhandelt werden. Zusätzlich können einmalige Kosten für Einrichtung, Datenmigration und Schulungen anfallen. Im Vergleich zu anderen Anbietern positioniert sich Kleos im mittleren bis oberen Preissegment, bietet dafür aber einen umfassenden Funktionsumfang und die Vorteile einer professionellen Cloud-Lösung. Das Preis-Leistungs-Verhältnis sollte im Kontext der eigenen Kanzleianforderungen bewertet werden.