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IT-Service | Steuerberater | Steuerkanzlei

IT-Service von spezialisiertem IT-Systemhaus für Steuerkanzleien in Deutschland

Eine effiziente und leistungsfähige Steuerkanzlei benötigt neben qualifizierten Steuerberatern heutzutage auch ein optimal aufgestelltes IT-System. Dazu gehört einerseits die richtige eingestellte und justierte Software und andererseits die passende Hardware. Aber das ist längst nicht mehr alles – Kanzleien wollen Ihre Abläufe optimieren und Kosten sparen. Wie wäre es dann, wenn ein Steuerberater mehr Mandate, damit mehr Abschlüsse annehmen kann und damit den Umsatz bei gleichbleibenden Personal steigern könnte? Dann lesen Sie bitte den Artikel: Artikel Digitales Belegbuchen. Wieso auch die richtige Wahl der IT-Anlage und des -Konzeptes so wichtig ist, erklären wir in diesem Artikel und stellen Ihnen gleichermaßen drei übersichtliche Kostenmodelle dazu vor. Alle Infos und die Übersichtstabelle finden Sie weiter unten. Unser Fokus liegt darauf, die Anzahl Ihrer Server-Umstellungen zu halbieren und für mehr Geschwindigkeit sowie Automatisierungen zu sorgen.

Übersicht Inhalt:

A) 6 wichtige Fakten zur Kanzlei-Betreuung

B) Häufige Anschaffungen vermeiden (Beispielrechnung)

C) Preis- & Leistungsübersicht als Tabelle

D) Erläuterung der Angebotspackete

E) Fakten zur Datensicherheit

F) Vorteile von Systemhaus.com im Überblick

G) Weitere Vorteile hat eine Lösung mit Packet L (RZ)?

 

6 wichtige Fakten zur Kanzlei-Betreuung

1. Achten Sie darauf, dass Sie Einkaufspreise bekommen, denn Lizenzen sind teuer!

  • Serverumstellungen werden meist sehr teuer, denn die Systemhäuser schlagen in ihren Angeboten für Software und Hardware unbekannte Margen drauf. Aus unserer Sicht sollten Systemhäuser mit Ihrer Dienstleistung Gewinne erzielen. Achten Sie daher auf qualitativ hochwertige Hersteller, die direkt ab Werk liefern und Ihr Betreuer für die Lieferung sowie den Austausch sorgt. Denn, die Garantie wird eh vom Hersteller direkt gewährleistet.

2. Handeln Sie Festpreise bzw. Flatrate-Preise aus!

  • „Wie lange wird das denn Dauern oder besser gesagt wie viel kostet das denn dieses Mal wieder?“ Ein oft gesagter Satz in Kanzleien, gerade, wenn es um Umstellungen oder Erweiterungen geht. Damit dies für Sie nicht zum Alltag wird, sorgen Sie im Vornhinein für klar kalkulierbare Festpreise. Sie können sich sicher sein, dass effizient gearbeitet wird, denn, liegt der Vorteil beim Dienstleister, wenn er nicht so lange braucht wie er kalkuliert hat.

3. Kosten für Virenscanner und Backup

  • In der Regel gehört ein professioneller Virenscanner sowie ein Backup zum Service von Systemhäusern KOSTENFREI dazu. Denn, heutzutage sind durch die hohe Anzahl an Kunden der Betreuer derartige Lizenzen und Speicherplatz-Anforderungen durch eigene Dienstleistungen schnell mitfinanziert.

4. Können Ihre Mandanten mit betreut werden?

  • Häufig sind die Mandanten, gerade Selbstbuchende, mit eigenen Anlagen schnell überfordert, da diese häufig keine technischen Voraussetzungen bzw. nicht das Verständnis für regelmäßige Wartungen, wie Steuerberater mitbringen. Dennoch, wollen Sie als Steuerberater diese auch effizient betreuen sowie bequem und schnell an deren Daten kommen. Sehr gute Dienstleister bieten dies mit an und haben dafür verscheiden Lösungen parat. Im übrigen binden Sie den Mandanten noch stärker an sich, wenn das Betreuungspaket gleich mit kommt.

5. Kostensenkung durch Vermeidung von ständigen Hardware-Aktualisierungen

  • Ein durch die IT-Branche ständig verbreiteter Irrtum, sind Server oder Arbeitsplatz-Aktualisierungen aller 3 bis 4 Jahre. Häufig wird dem Kunden Billig-Hardware mit der Absicht der Aktualisierungen aller 3 bis 4 Jahre verkauft und \ oder es werden unsaubere bis gar keine aktiven Wartungen durchgeführt. Achten Sie daher auf hochwertige Technik und regelmäßige Checks.
  • Hintergrund ist, dass der Dienstleister meistens bei Austausch von Hardware viele Stunden benötigen und dort hohe Umsätze gemacht werden können. Zusätzlich wird dann der Kunde mit seiner Anlage sich selber überlassen oder es wird ihm glaubhaft gemacht, dass nur die Aktualisierungen der Steueranwendungen relevant sind. Tatsächlich ist aber eine vorbeugende Wartung ohne, dass der Kunde erst einen Defekt oder Mangel melden muss, der richtige Weg. Fragen Sie mal Ihren Körper, ob regelmäßiger Sport (im Sinne von Wartung) zu einem Ausfall und zu Operationen führt oder ehr nicht.

6. Arbeiten mit Terminal-Servern – Lokal in der Kanzlei vs. Rechenzentrum

  • Viele Kanzleien arbeiten heutzutage noch mit lokalen Arbeitsstationen. Aber Warum? Es ist nur ein Mehraufwand im Austausch, ein Mehraufwand in der Wartung und vom Stromverbrauch reden wir erst gar nicht … . Die Argumentation ist hier seitens Kanzlei-Inhaber recht ähnlich: „Die Arbeitsstationen sind günstiger als ein Server, gerade die Lizenzen.“ Aber sind Sie das wirklich? Es ist einerseits kein Arbeiten von Zuhause möglich und andererseits ist der Austausch einer Arbeitsstation immer mit hohen Kosten von c.a, 1.000 EUR verbunden (im Vergleich ein neuer Terminal-Server-Arbeitsplatz kostet dies nur die Hälfte). Das letzte Argument der Inhaber lautet dann häufig: „Wenn der Server nicht mehr geht, dann gehen immer noch die PCs!“. Liebe Damen und Herren, wenn der Server nicht mehr geht, dann gehen auch nicht mehr Ihre Datenbank und damit die Steueranwendungen und meistens funktioniert auch kein Internet mehr, da dieses durch den DNS-Server in der Kanzlei abhängig ist. Also bitte …

Zwischenfazit:

Alle hier genannten Punkte sind absolut Kriegs-entscheidend für die Kosten und Zeitersparnis in einem Steuerbüro. Deswegen empfehlen wir immer aktive Wartungen die in den unten gezeigten Paketen S, M und L enthalten sind.

Häufige Anschaffungen vermeiden (Beispielrechnung)

Wie in der Variante 1 der Grafik zu sehen ist, sind bei klassischen Anbietern, Systemhäusern sowie Einzelkämpfern die Auslegung auf wenig regelmäßige Wartung, sprich passive Wartung, und viel Hardware-Austausch. Dies liegt darin begründet, dass bei immer wiederkehrenden Serverumstellungen und ständig auszutauschenden Arbeitsstationen viel Geld verdient werden kann. Das sind einerseits Hardware-Margen sowie Software-Provisionen und andererseits Dienstleistungskosten. Das ist größtenteils vermeidbar! Bei einer vernünftigen Anlage, die Sie ab dem Packet M von uns erhalten, sind Serverumstellungen nur noch alle 4,5 bis 7,5 Jahre notwendig. Bei unserem Mietmodell fallen diese dann nicht einmal mehr an. Bei dem Paket L entfallen Sie gänzlich.

Beispielrechnung im klassischen Server-vor-Ort-Modell

Betrachtet man die üblichen Anschaffungskosten beim klassischen Server-vor-Ort-Modell für eine Steuerkanzlei mit ca. 10 PC-Arbeitsplätzen, so sieht dies wie folgt aus:

  • Anschaffung der Hardware (neuer Server inkl. Terminalserver + Kommunikationsserver) – 6.800 EUR (netto)
  • Software (Alle Microsoft-Lizenzen für betrieb der Anlage mit File-Server, Terminal-Server und Office) – 7.040 EUR (netto)
  • Dienstleistung zur Umsetzung von einer alten Anlage in eine Neue inkl. Datenübernahme & Nacharbeit – 6.400 EUR (netto)

Anschaffungskosten: 20.200 EUR (netto)
Anschaffungskosten pro Mitarbeiter: 2.020 EUR (netto) –> 42,08 EUR (netto) pro Mitarbeiter / Monat für Hardware

HINWEIS: Diese Serverumstellung ist in der Regel alle 3,5 bis 4 Jahre notwendig. da häufig minderwertige Hardware verbaut ist und nur eine passive Wartung (Wartung nur durch „Bedarf“) erfolgt.

In dieser Kostenrechnung fehlen sogar noch die Aufwendungen für notwendige Wartungen und Updates. Diese liegt bei einer solchen Kanzleigröße mit 10 Mitarbeitern bei ca. 5 Stunden pro Monat. Bei einem Stundensatz in Höhe von ca. 80 €, liegen die monatlichen Software-Update-Kosten bei ca. 400 EUR (netto). Das sind 40 EUR (netto) pro Arbeitsplatz im Monat.

Darüber hinaus fallen Kosten für Erweiterungen und Aufrüstungen der kompletten Anlage (Neue Benutzer, Speicherplatzerweiterungen, Funktionserweiterungen etc.) an. Bei einer Steuerkanzlei mit 10 Mitarbeitern liegt der Aufwand durchschnittlich bei 2,5 Stunden pro Monat. Bei einem Techniker-Stundensatz von 80 EUR (netto) kommen so weitere 200 EUR (netto) pro Monat hinzu (zusätzliche 20 EUR pro Mitarbeiter/Monat).

Als wäre dies nicht schon genug, vergessen viele auch noch, dass für einen Server lokal vor Ort auch Stromkosten anfallen. Diese liegen ca. bei 2.500 EUR (netto) pro Jahr. Das macht weitere 20,83 EUR (netto) pro Mitarbeiter im Monat.

Gesamtkosten pro Mitarbeiter pro Monat:

Anschaffungskosten für Hardware: 42,08 EUR (netto)
Server-Update-Kosten: 40,00 EUR (netto)

Erweiterungs- & Aufrüstungskosten: 20,00 EUR (netto)
Stromkosten: 20,83 EUR (netto)

SUMME: 122,91 EUR (netto) pro MA / Monat

Das alles gibt es bei uns ab 68 EUR pro Mitarbeiter pro Monat in den Paketen S, M und L

Im Vergleich zu diesen standardmäßigen Kostenaufwendungen bieten wir Ihnen einen fest kalkulierbaren monatlichen Preis ab 68 EUR (netto) pro Arbeitsplatz im Paket M, ab 73 EUR (netto) im Paket L und ab 35 EUR (netto) bereits für Paket S an. Je nachdem ob Sie die Hardware in Ihrer Kanzlei oder im Rechenzentrum mieten oder bereits besitzen (durch Kauf/Bestandsanlage), kann dieser Preis nochmals günstiger werden. Es entstehen Ihnen keine weiteren unkalkulierbaren Kosten und Sie haben für alle Anliegen immer nur einen Ansprechpartner und perfekten Rund-um-Service!

Drei unschlagbare Angebote für Steuerkanzleien im Überblick:


In der nachfolgenden Tabelle sehen Sie unsere drei Angebote, welche für Ihre Steuerkanzlei in Frage kommen. Dort finden Sie alle grundlegenden Informationen und die damit verbundenen Einstiegspreise. Jedes der Pakete richtet sich nach der Anzahl der Arbeitsplätze. Bitte geben HIER (Link) Ihre Anzahl Arbeitsplätze ein, wählen Sie ein Paket und lassen Sie sich sofort den Preis per E-Mail automatisch übersenden.

 

1 = bei Mietanlagen | 2 = bei Anlagen die wir übernehmen – muss dies angepasst werden | 3 = Support erfolgt durch Hersteller, wir übernehmen die Koordination | 4 = Keine Aktualisierung der Arbeitsstationen mehr notwendig und somit Kostenersparnis von ca. 2.020 EUR pro Rechner aller 3 bis 4 Jahre (Siehe Vergleichsrechnung) | 5 = Je nach Anzahl Arbeitsplätze

Paket S – Small-Business:

In diesem Angebot übernehmen wir als IT-Dienstleister alle Wartungsarbeiten, welche in Ihrer Steuerkanzlei anfallen. Das umfasst einerseits die IT-Betreuung Ihrer eigenen Hardware (Server & PC-Arbeitsplätze) sowie andererseits den Support bei technische Fragen zu Ihrer Software. Der monatliche Preis pro Arbeitsplatz beginnt ab 32,00 € (netto) und das zum Festpreis. Gerne übernehmen wir auch die Wartung Ihrer Anlage mit einem Partner zusammen vor Ort. Darüber hinaus sind auch die Behebung sonstiger technischer Fehler rund um Ihre Software inbegriffen.

Beispiel: Sie haben einen Steuerbescheid der sich nicht ausfüllen lässt, dann melden Sie dieses Problem genauso, als wenn sich das Dokument nicht senden oder drucken lassen würden. Denn, wir interessieren uns auch um Ihre fachspezifischen Probleme und reagieren binnen kürzester Zeit auf Ihre Anfragen.

Paket M – Medium-Business:

Diese Angebotsvariante umfasst nicht nur den Kompletten Service von Packt – S – sondern sorgt auch noch für Bereitstellung der Hardware und Software zum Kauf oder zur Miete. Heutzutage ist der Kauf von Hardware oder Software nicht immer Zielführend. Unser Einstiegsangebot umfasst gleichermaßen Hardware, Software sowie den Service ab 69,00 EUR (netto) pro Monat pro Arbeitsplatz. Sie erhalten sozusagen ALLES was Sie brauchen, vom Kommunikationsserver bis hin zum Backupsystem. Im Übrigen als Kunde von Systemhaus.com bekommen Sie kostenfrei ein Backup in unser Rechenzentrum dazu sowie alle Virenscanner-Lizenzen.

Paket L – Large-Business:

Sie wollen die Technik nicht mehr am eigenen Standort haben? Dann sind Sie mit Packet L genau richtig dabei. Sie haben nicht nur den Leistungsumfang von Packt S und M, sondern bekommen auch noch einen Rechenzentrumsplatz. Ähnlich wie bei Packet M können Sie hier einen eigenen Server in unsere Rechenzentren stellen oder einen samt Rechenzentrum mieten. Worin liegt der Vorteil? Ganz einfach! Sie haben keinen Lärm, keinen Platzverbrauch, keinen Stromverbrauch und keine Techniker mehr im Haus. Reicht denn meine Internetgeschwindigkeit im Haus aus dazu? Kein Problem! Wir testen Ihre Leitung kostenfrei! – Hier Link zum Leitungstest (Link) und das Ganze geht bereits ab 73,00 EUR (netto) pro Arbeitsplatz pro Monat los. Keine nervigen Serverumstellungen mehr und um die Technik brauchen Sie sich auch nicht mehr kümmern!

Ihre Kostenfreie Datensicherung in allen Paketen mit dabei

Ihre Daten werden im Packet S oder M nicht nur in Ihrer Kanzlei gespeichert, sondern werden noch zusätzlich in ein Rechenzentrum verschlüsselt gesichert. Und bei Packet L werden die Daten sogar in Ihre Kanzlei überspielt. Aber wir geht das? Die nachfolgende Grafik zeigt Ihnen den Weg auf…

Daten werden bei Packet L täglich zurück in Ihre Kanzlei gesichert. Im Packet S und M werden die Daten aus der Kanzlei zusätzlich in das Rechenzentrum gesichert.

Sollten Sie darüber hinaus weitere Fragen zu Datensicherheit haben, so geben wir Ihnen ausführliche Informationen zu diesem Thema.

Vorteile von Systemhaus.com im Überblick:

+ Techniker installiert immer wöchentlich die Updates
+ Techniker installiert immer außerhalb der Geschäftszeiten Updates
+ Persönliche Ansprechpartner – der sich um Ihre Anliegen kümmert
+ Sofortige Installation bei neuen LOHN oder sonstigen z.B. DATEV – Updates
+ Service für nicht DATEV Anwendungen mit enthalten

Weitere Vorteile durch das Paket L (RZ) und M

+ Kein Zugang für Unbefugte im Rechenzentrum (RZ)

  • Nur Ihr persönlicher Kanzleitechniker hat Zugang zum Server im RZ
  • Zugang zu Ihren Daten durch Dritte ist ausgeschlossen.

+ Voller Anwendungsservice

  • Egal, ob Ihr Problem technischer oder fachspezifischer Natur ist – wir kümmern uns darum!

+ Keine Standortbindung mehr

  • Sie wollen von Zuhause, aus dem Urlaub oder von Unterwegs arbeiten? Kein Problem! Ihre Anlage ist immer bei Ihnen und mit einer einfachen Internetgeschwindigkeit und Stabilitätstest, den wir kostenfrei anbieten, sind im Handumdrehen die Voraussetzungen dafür geschaffen

+ Keine Aktualisierung der Arbeitsstationen mehr

  • Egal, wie alt Ihre Rechner in der Kanzlei sind, Sie müssen nicht mehr ersetzt werden, da die Rechenleistung der Programme und die schnelle Geschwindigkeit vom Server realisiert werden

+ Hohe Leistung durch Einsatz von SSD-Festplatten und Intel XEON Prozessoren

  • Ein durchschnittlicher DATEV-Arbeitsplatz kann je nach Aufbau der Anlage und Einsatz von herkömmlicher Serverhardware bis zu 35 Sekunden zum Start benötigen. Mit dem Einsatz von Hochgeschwindigkeitsfestplatten und Mehr-Kern-Prozessoren sind Sie nach 15 Sekunden arbeitsbereit.
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