Immobilien CRM Software – Detaillierter Content

🟦 Funktionen – Was kann monday CRM?

Kontakt- und Kundenverwaltung

• Zentrale Kontaktdatenbank: Alle Mieter, Eigentümer und Interessenten in einer übersichtlichen Datenbank verwalten
• Interaktionshistorie: Alle Kommunikationsvorgänge werden automatisch erfasst und nachvollziehbar dokumentiert
• Segmentierung: Kontakte nach individuellen Kriterien wie Objekttyp oder Vertragsart gruppieren und filtern

Immobilienverwaltung

• Objektdatenbank: Verwaltung von Immobilien mit allen relevanten Eigenschaften und Dokumenten
• Exposé-Verwaltung: Immobilienangebote strukturiert erstellen und aktuell halten
• Vermietungspipeline: Fortschritt von Interessenten bis zur Vertragsunterzeichnung visuell verfolgen

Kommunikation und Zusammenarbeit

• E-Mail-Integration: Direkte Verbindung zu Gmail und Outlook für nahtlose Kommunikation
• Team-Kollaboration: Aufgaben zuweisen und gemeinsam an Objekten arbeiten
• Automatische Benachrichtigungen: Teammitglieder werden bei wichtigen Änderungen sofort informiert

Automatisierung und Workflows

• Prozessautomatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie Nachfassaktionen automatisch auslösen
• Besichtigungstermine: Automatische Erinnerungen und Terminbestätigungen für Objektbesichtigungen
• Status-Updates: Automatische Aktualisierung von Objektstatus bei definierten Ereignissen

Dokumentenmanagement

• Dateiablage: Verträge, Grundrisse und Fotos direkt bei Kontakten und Objekten speichern
• Vorlagen: Wiederverwendbare E-Mail- und Dokumentvorlagen für standardisierte Kommunikation

Reporting und Analyse

• Dashboards: Individuelle Übersichten zu Vermietungsstand, Auslastung und Team-Performance
• Verkaufstrichter: Visualisierung der Interessentenphasen vom Erstkontakt bis zum Vertragsabschluss
• Zeiterfassung: Nachvollziehbare Dokumentation des Zeitaufwands pro Objekt oder Kunde

🟨 Besonderheiten – Was macht monday CRM einzigartig?

Visuelle Arbeitsweise mit hoher Flexibilität

monday CRM basiert auf einem Board-System, das ursprünglich aus dem Projektmanagement stammt. Statt starrer Eingabemasken arbeiten Nutzer mit frei konfigurierbaren Tafeln, die sich an die eigenen Prozesse anpassen lassen. Immobilienverwalter können beispielsweise eigene Spalten für Objekttypen, Quadratmeter oder Baujahr anlegen. Diese Flexibilität ermöglicht es, die Software ohne Programmierkenntnisse an spezifische Anforderungen anzupassen. Einschränkung: Die große Gestaltungsfreiheit kann gerade zu Beginn überfordernd wirken und erfordert eine strukturierte Einrichtungsphase.

No-Code-Automatisierungen für Prozessoptimierung

Die Plattform bietet einen visuellen Automatisierungs-Editor, mit dem Nutzer Wenn-Dann-Regeln selbst erstellen können. Ein Beispiel: „Wenn Status auf ‚Besichtigung vereinbart' wechselt, dann sende Bestätigungs-E-Mail und erstelle Folgetermin in 3 Tagen." Solche Automatisierungen funktionieren ohne IT-Kenntnisse über eine grafische Oberfläche. In der Immobilienverwaltung können so Routineaufgaben wie Mieterwechsel-Prozesse oder Interessentenbetreuung standardisiert werden. Einschränkung: Komplexere Automatisierungen, die mehrere Bedingungen kombinieren, stoßen an Grenzen und erfordern möglicherweise Zusatztools.

Integrierte Telefonie und mobile App

monday CRM bietet eine integrierte Telefonfunktion, sodass Anrufe direkt aus dem System getätigt und dokumentiert werden können. Gespräche werden automatisch im Kontaktverlauf erfasst, was die Nachvollziehbarkeit erhöht. Die mobile App ermöglicht Zugriff auf alle Funktionen auch von unterwegs – etwa bei Objektbesichtigungen vor Ort. Mitarbeiter können direkt vom Smartphone aus Notizen ergänzen, Fotos hochladen oder den Status einer Immobilie aktualisieren. Einschränkung: Die Telefonie-Funktion ist nicht in allen Regionen verfügbar und erfordert zusätzliche Konfiguration.

Plattform-Ansatz statt reiner CRM-Software

monday CRM ist Teil des monday.com-Ökosystems, das auch Projektmanagement und weitere Arbeitsbereiche abdeckt. Immobilienunternehmen können so CRM, Aufgabenverwaltung und interne Projekte in einer einzigen Plattform bündeln. Diese Integration vermeidet Medienbrüche zwischen verschiedenen Tools. Einschränkung: Unternehmen, die ausschließlich ein spezialisiertes Immobilien-CRM suchen, zahlen möglicherweise für Funktionen, die sie nicht benötigen.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich monday CRM besonders?

Immobilienmakler und Vermittler mit 2-15 Mitarbeitern profitieren von der visuellen Pipeline-Darstellung, die den aktuellen Stand aller Objekte und Interessenten transparent macht. Die Automatisierungen für Nachfassaktionen und Terminverwaltung entlasten bei der Betreuung mehrerer Interessenten gleichzeitig. Die flexible Struktur erlaubt es, sowohl Verkauf als auch Vermietung in einem System abzubilden.

Wachsende Hausverwaltungen, die von Excel oder Einzellösungen umsteigen möchten, finden in monday CRM eine zugängliche Einstiegslösung. Die intuitive Bedienung reduziert Schulungsaufwand, während die Skalierbarkeit mit dem Unternehmen mitwächst. Besonders geeignet für Teams, die erstmals ein strukturiertes CRM-System einführen und keine tiefgreifenden Branchenlösungen benötigen.

Immobilienunternehmen mit diversen Geschäftsbereichen können die Plattform für verschiedene Aufgaben nutzen: CRM für Kundenbeziehungen, Projektboards für Bauprojekte, separate Boards für Instandhaltungsaufträge. Diese Vielseitigkeit macht monday CRM attraktiv für Unternehmen, die mehrere Softwarelösungen konsolidieren möchten.

Teams mit hoher Affinität zu modernen, digitalen Arbeitsweisen schätzen die visuelle Aufbereitung und Cloud-native Architektur. Unternehmen, die bereits Tools wie Trello oder Asana nutzen, finden sich in der Bedienlogik schnell zurecht.

Wichtige Auswahlkriterien

Funktionstiefe: Prüfen Sie, ob spezialisierte Immobilienfunktionen wie Nebenkostenabrechnung oder Mietvertragsmanagement erforderlich sind – diese bietet monday CRM nicht nativ.

Teamgröße und Skalierung: Die Preisstruktur basiert auf Nutzeranzahl. Kalkulieren Sie langfristig