Kontakt- & Objektverwaltung: Zentrale Datenbank für Interessenten, Kunden und Immobilienobjekte mit automatischer Dublettenerkennung und benutzerdefinierten Feldern für immobilienspezifische Informationen wie Grundstücksgröße, Baujahr oder Energieausweis. Alle relevanten Details werden an einem Ort zusammengeführt und bleiben dauerhaft verfügbar.
Vertriebssteuerung & Pipeline: Visuelle Verkaufspipeline mit individuell anpassbaren Phasen von Erstkontakt über Exposé und Besichtigung bis zu Angebot und Abschluss. Das Opportunity-Management ermöglicht die Nachverfolgung jedes einzelnen Objektverkaufs oder jeder Vermietung mit automatisierten Erinnerungen für Termine, Follow-ups und Vertragsfristen.
Kommunikation & Marketing: Integriertes E-Mail-Marketing für Newsletter und Objekt-Updates, ergänzt durch SMS-Versand und Segmentierung nach Region, Preisklasse oder Objektart. Die CTI-Anbindung protokolliert Anrufe automatisch und ordnet sie dem richtigen Kontakt zu.
Mobile Arbeit: Native Apps für iOS und Android mit vollständiger Offline-Funktionalität synchronisieren Kontakte, Termine und Notizen bei Netzwerkverfügbarkeit. Der Zugriff auf wichtige Informationen bleibt direkt beim Kunden oder am Objekt gewährleistet.
Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage für Exposés, Verträge, Fotos und Grundrisse mit Vorlagenverwaltung für Anschreiben, Angebotsschreiben und Maklerkorrespondenz. Alle Dokumente sind direkt aus jedem Kontakt- oder Objektdatensatz abrufbar.
Prozessautomatisierung: Der Workflow-Designer bildet wiederkehrende Abläufe ab, etwa Willkommenssequenzen nach Erstkontakt oder automatisierte E-Mail-Folgen nach Besichtigungen. Low-Code-Anpassungen ermöglichen Prozessoptimierungen ohne Programmierkenntnisse.
Reporting & Auswertungen: Übersichtliche Dashboards zeigen Kennzahlen zu Leads, Pipeline-Wert und Abschlussquoten. Standardberichte zu Lead-Quellen und Verkaufserfolgen lassen sich durch individuelle Reports für Team- und Einzelauswertungen ergänzen.
Integration & Schnittstellen: Anbindung an Outlook, Google Workspace und gängige Bürosoftware sowie Zapier-Integration für hunderte weitere Anwendungen. Die REST-API steht für individuelle Entwicklungen zur Verfügung.
Echte Offline-Fähigkeit stellt Act! im modernen CRM-Markt nahezu konkurrenzlos dar. Der native Windows-Desktop-Client ermöglicht vollständiges Arbeiten ohne Internetverbindung, was besonders bei Besichtigungsterminen in ländlichen Gebieten oder bei instabiler Netzabdeckung seinen Wert zeigt. Alle Daten werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist – ein entscheidender Vorteil gegenüber rein webbasierten Lösungen.
Marketing Automation inklusive bedeutet einen erheblichen Kostenvorteil. Während Wettbewerber wie Salesforce Marketing-Funktionen als teures Add-on anbieten, ist bei Act! ein vollwertiges Marketing Automation Modul im Standardpreis enthalten. E-Mail-Kampagnen, Landing Pages und Drip-Kampagnen stehen ohne Aufpreis zur Verfügung – das spart typischerweise 30 bis 100 Euro pro User und Monat.
Flexible Bereitstellung nach unterschiedlichen IT-Anforderungen zeichnet Act! aus. Die Wahl zwischen Cloud (SaaS), On-Premise oder Hybrid-Modellen ermöglicht maximale Kontrolle über sensible Immobiliendaten und passt sich verschiedenen IT-Richtlinien an. Diese Flexibilität findet sich bei modernen Cloud-First-Anbietern kaum noch.
35 Jahre CRM-Expertise für den Mittelstand bilden eine solide Grundlage. Mit über 150.000 Kunden weltweit und kontinuierlicher Weiterentwicklung bietet Act! die Stabilität eines etablierten Systems ohne die Experimentierfreude junger Startup-Lösungen.
Einschränkungen betreffen primär die Immobilienbranche: Act! bietet keine native Anbindung an Immobilienportale wie ImmoScout24, Immonet oder den OpenImmo-Standard. Solche Integrationen erfordern API-Entwicklung oder Middleware-Lösungen über Zapier, was technisches Know-how oder zusätzliches Budget von 3.000 bis 8.000 Euro voraussetzt. Auch das Transaktionsmanagement für Provisionsverwaltung und detaillierte Abrechnung fällt weniger umfangreich aus als bei spezialisierten Maklersoftware-Lösungen.
Selbstständige Makler und kleine Büros mit 1 bis 10 Mitarbeitern finden in Act! ein vollständiges CRM ohne unnötige Komplexität. Die zentrale Verwaltung von Kontakten, Objekten und Terminen kombiniert mit der Offline-Fähigkeit für Außentermine bietet genau die benötigte Funktionalität. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ab 29 Euro pro Monat passt gut zu kleineren Budgets, während die integrierte Marketing Automation kostenpflichtige Zusatztools überflüssig macht.
Mittelgroße Maklerbüros und Franchise-Nehmer mit 10 bis 50 Mitarbeitern profitieren vom skalierbaren System mit ausgereiften Team-Funktionen. Gemeinsame Pipelines, zentrales Reporting und die hohe Anpassbarkeit ermöglichen die Abbildung spezifischer Prozesse ohne langwierige Entwicklerprojekte. Der Low-Code-Ansatz erlaubt schnelle Prozessoptimierungen durch Key User im eigenen Team.
Makler mit starkem Marketing-Fokus erhalten mit der integrierten Marketing Automation ein überzeugendes Werkzeug. Regelmäßige Newsletter, Lead-Nurturing-Kampagnen oder automatisierte Follow-up-Sequenzen lassen sich ohne separates Marketing-Tool realisieren. Die Segmentierung nach Region, Preisklasse oder Objektart ermöglicht zielgruppengerechte Ansprache ohne zusätzliche Lizenzkosten.
Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen schätzen die On-Premise-Option und die Möglichkeit, Daten auf eigenen Servern oder bei deutschen Hosting-Partnern zu speichern. Diese Flexibilität macht Act! interessant für Makler mit strengen Compliance-Vorgaben oder sensiblen Objektdaten, die nicht in internationale Cloud-Infrastrukturen wandern sollen.
Entscheidende Auswahlkriterien:
✓ Offline-Arbeit ist geschäftskritisch – häufige Außentermine ohne verlässliche Internetverbindung prägen den Arbeitsalltag
✓ Marketing Automation ohne Zusatzkosten – Newsletter und Kampagnen sollen selbst gesteuert werden ohne separate Marketing-Tools
✓ Schneller Projekterfolg gewünscht – Standardimplementierung in 4 bis 8 Wochen erscheint realistisch und ausreichend
✓ Budget im Mittelstand-Segment – eine Alternative zu teuren Enterprise-Lösungen mit besserem Preis-Leistungs-Verhältnis wird gesucht
Act! versteht sich als anpassbare CRM-Plattform für mittelständische Unternehmen mit Vertriebsfokus. Individuell konfigurierbare Felder erlauben die Erfassung objektspezifischer Daten wie Objekttyp, Lage, Ausstattungsmerkmale oder Verkaufsstatus, während der Workflow-Designer die Abbildung des gesamten Vermarktungsprozesses von der Akquise bis zur Nachbetreuung ermöglicht. Vorlagen für wiederkehrende Dokumente – Exposé-Anschreiben, Besichtigungsbestätigungen, Nachfassbriefe – beschleunigen die tägliche Korrespondenz.
Die Software funktioniert als zentralisierte Informationsplattform für alle objektrelevanten Daten. Fotos, Grundrisse, Energieausweise und Verträge werden an einem Ort gespeichert, während die 360-Grad-Sicht auf die Kundenhistorie alle Interaktionen, E-Mails, Anrufe und Termine chronologisch dokumentiert. Team-Kollaboration erfolgt über gemeinsame Notizen und Aufgabenverteilung, sodass jeder Mitarbeiter den aktuellen Stand bei jedem Kontakt kennt.
Praktische Einschränkungen im Maklerkontext sollten berücksichtigt werden: Die fehlende native Schnittstelle zu deutschen Immobilienportalen oder zum OpenImmo-Standard erfordert manuelle Datenpflege oder Custom Development. Das Transaktionsmanagement für Provisionsverwaltung und detaillierte Abrechnung fällt weniger umfangreich aus als bei spezialisierten Maklersoftware-Lösungen. Nutzerfeedback deutet darauf hin, dass die mobile App funktional eingeschränkter arbeitet als die Desktop-Version.
Act! LLC konzentriert sich seit über 35 Jahren ausschließlich auf die Weiterentwicklung dieser einen CRM-Lösung. Mit über 150.000 Kunden weltweit, primär im KMU-Segment, verfolgt das Unternehmen eine klare Zielgruppen-Ausrichtung. Im Gegensatz zu Multi-Produkt-Anbietern fließen alle Ressourcen in ein einzelnes Produkt, was kontinuierliche Verbesserung und Stabilität fördert.
Das partnerorientierte Servicemodell setzt auf ein globales Netzwerk zertifizierter Partner für lokalen Support, Implementierung und branchenspezifische Anpassungen. Kundenbeirat und User Groups beeinflussen aktiv die Produkt-Roadmap, während quartalsweise Releases kontinuierliche Weiterentwicklung sicherstellen. Die aktuelle strategische Priorität liegt beim Ausbau der Web-Client-Funktionalität bei gleichzeitigem Erhalt der Offline-Fähigkeit. Die SOC 2 Type II Zertifizierung für Cloud-Angebote bestätigt hohe Sicherheitsstandards, während eine agile Entwicklungsphilosophie schnelle Reaktion auf Kundenfeedback ermöglicht.
Die Client/Server-Architektur mit SQL Server-Datenbank ermöglicht robuste Datenhaltung mit drei Bereitstellungsmodellen: Cloud (SaaS), On-Premise oder Hybrid je nach IT-Strategie. Die native Windows-Desktop-App auf Basis des .NET Framework bietet vollständige Offline-Funktionalität, was Act! von rein webbasierten Konkurrenzprodukten deutlich unterscheidet.
Integrationsmöglichkeiten umfassen die REST-API (Act! Connect API) für individuelle Anbindungen an Drittsysteme sowie Standard-Integrationen zu Outlook, Google Workspace, Zapier und Buchhaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero. Eine kritische Lücke besteht bei Immobilienportalen oder MLS-Systemen: Out-of-the-box-Integrationen fehlen, Custom Development erfordert typischerweise 30 bis 80 Entwicklerstunden oder die Nutzung von Middleware-Lösungen.
Sicherheit und Compliance werden durch TLS 1.2+ für Datenübertragung und AES-256-Verschlüsselung für ruhende Daten gewährleistet. Die DSGVO-konforme Ausrichtung beinhaltet Funktionen für Datenzugriff, -export und Löschung, während die On-Premise-Option volle Datenhoheit für sensible Immobilieninformationen bietet.
Die transparente Abo-Struktur beginnt bei der Cloud-SaaS-Variante mit 29 Euro pro User und Monat für die Essentials-Version und 45 Euro für die Premium-Version. On-Premise-Lizenzen starten ab 395 Euro pro User als Einmallizenz zuzüglich 20 Prozent jährlicher Wartungskosten. Die integrierte Marketing Automation – bei Wettbewerbern oft mit 30 bis 100 Euro Aufpreis pro Monat verbunden – stellt einen erheblichen Kostenvorteil dar.
Eine realistische TCO-Betrachtung für drei Jahre mit fünf Usern in der Cloud-Premium-Variante ergibt folgendes Bild: Lizenzkosten von etwa 8.100 Euro, Implementierung und Einrichtung zwischen 4.800 und 6.000 Euro, Datenmigration von 1.000 bis 3.000 Euro, Schulungskosten von 1.000 bis 2.000 Euro sowie laufende Anpassungen zwischen 1.500 und 4.500 Euro. Die Gesamtkosten bewegen sich damit zwischen 15.400 und 19.400 Euro über drei Jahre.
Versteckte Kostenfaktoren sollten eingeplant werden: Datenbereinigung vor der Migration wird häufig unterschätzt und kann 10 bis 40 Stunden manuellen Aufwand bedeuten. API-Entwicklung für Immobilienportal-Anbindungen verursacht zusätzlich 3.000 bis 8.000 Euro. Die qualifizierte Partnerauswahl erweist sich als essentiell – ein mangelhaftes Setup kostet später deutlich mehr als die Ersparnis bei einem günstigen Implementierungspartner.
Der strukturierte Migrationsprozess dauert bei Standardimplementierungen mit fünf Nutzern realistisch 4 bis 8 Wochen. Typische Phasen umfassen Anforderungsanalyse (1 Woche), Setup und Konfiguration (1 bis 2 Wochen), Datenmigration und Tests (1 bis 2 Wochen) sowie Schulung und Go-Live (1 bis 2 Wochen). Bei komplexen Anforderungen oder vielen Integrationen sollten 8 bis 12 Wochen eingeplant werden.
Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen den Projektverlauf: Die Datenqualität entscheidet über den Projekterfolg – Altdaten sollten vor der Migration bereinigt werden, Dubletten entfernt und Pflichtfelder vervollständigt. Ein engagierter interner Projektleiter mit Entscheidungsbefugnis und 5 bis 15 Wochenstunden Verfügbarkeit ist unerlässlich. Realistische Erwartungshaltung hilft: CRM ist Werkzeug, keine Wunderlösung – Prozesse müssen parallel optimiert werden.
Change Management sichert die Nutzerakzeptanz: Frühe Einbindung von Key Usern in Konfiguration und Tests schafft Akzeptanz im Team. Praxisnahe Schulungen mit Beispielen aus dem Makleralltag funktionieren besser als rein theoretische Trainings. Quick Wins sollten kommuniziert werden – konkrete Zeitersparnis durch Automatisierungen lässt sich oft bereits in den ersten Wochen demonstrieren.
Vorteile:
Offline-First-Architektur ermöglicht echte Arbeitsfähigkeit ohne Internet – einzigartig unter modernen CRM-Systemen und besonders wertvoll für Makler mit vielen Außenterminen
Kosteneffizienz durch Integration spart 30 bis 100 Euro pro User und Monat gegenüber separaten Marketing-Tools, da Marketing Automation vollständig enthalten ist
Flexibilität durch Low-Code ermöglicht schnelle Prozessoptimierungen und Anpassungen ohne teure Entwicklerressourcen
Bewährte Stabilität zeigt sich durch 35 Jahre Markterfahrung und 150.000 Kunden weltweit – Zuverlässigkeit statt Experiment
Bereitstellungsoptionen von Cloud über On-Premise bis Hybrid bieten maximale Kontrolle über sensible Daten und Anpassung an IT-Richtlinien
Umfangreiche Anpassbarkeit erlaubt individuelle Workflows und Felder für spezifische Makler-Prozesse ohne Entwickleraufwand
Herausforderungen:
Portal-Integration fehlt – keine native Schnittstelle zu ImmoScout24, Immonet oder OpenImmo erfordert manuelle Datenpflege oder Custom Development mit 3.000 bis 8.000 Euro Zusatzkosten
Mobile Experience eingeschränkt – App funktional weniger umfangreich als Desktop-Version, intensive Tests empfohlen bei mobilem Arbeitsschwerpunkt
Lernkurve für Cloud-Gewohnte – Desktop-Oberfläche wirkt anfangs weniger intuitiv für Nutzer, die ausschließlich moderne Web-Interfaces kennen
Partner-Abhängigkeit – erfolgreiche Implementierung erfordert erfahrenen Partner mit Immobilien-Know-how, Qualität variiert im Partner-Ökosystem
Kein Plug-and-Play – Standardlösung braucht Konfigurationsaufwand für optimale Makler-Prozesse, Quick-Start unrealistisch
Transaktionsmanagement begrenzt – Provisionsverwaltung und detaillierte Abrechnung weniger ausgeprägt als bei spezialisierten Maklersoftware-Lösungen
Act! bietet keine native Schnittstelle zu deutschen Immobilienportalen oder dem OpenImmo-Standard. Integrationen müssen über die REST-API selbst entwickelt oder via Middleware-Lösungen wie Zapier realisiert werden. Die Entwicklungskosten bewegen sich typischerweise zwischen 3.000 und 8.000 Euro, alternativ bleibt manueller Datenexport und -import. Eine pragmatische Lösung besteht darin, Act! primär für Kontaktmanagement und Marketing zu nutzen, während die Objektverwaltung im Portal-Backend verbleibt.
Bei einem kleinen Büro bis 10 User mit Standardanforderungen sind 4 bis 8 Wochen von Projektstart bis Go-Live realistisch. Komplexere Anforderungen wie individuelle Workflows, Integrationen oder umfangreiche Datenmigration verlängern den Zeitrahmen auf 8 bis 12 Wochen. Entscheidend für die Projektdauer sind Qualität der Altdaten und Verfügbarkeit des internen Projektleiters. Mit einem erfahrenen Act!-Partner lässt sich die Zeit auf 2 bis 4 Wochen verkürzen.
Der Desktop-Client speichert alle Daten lokal und ermöglicht vollständiges Arbeiten ohne Internet. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, erfolgt automatische Synchronisation mit der Cloud oder dem Server. Konflikte – etwa wenn zwei Nutzer denselben Kontakt offline bearbeiten – werden beim Sync angezeigt und können manuell aufgelöst werden. Die Offline-Funktionalität ist vollwertig, keine eingeschränkte Notfalllösung.
Grundlagen-Schulungen dauern typischerweise einen Tag und vermitteln Kernfunktionen wie Kontaktverwaltung, Pipeline-Management und E-Mail-Integration. Power-User-Trainings für Workflow-Designer und Reporting benötigen einen weiteren Tag. Praxisnahe Schulungen mit Beispielen aus dem Makleralltag zeigen bessere Ergebnisse als rein theoretische Trainings. Viele Partner bieten auch E-Learning-Module für flexibles Lernen.
Act! ist DSGVO-konform einsetzbar und bietet Funktionen für Datenzugriff, -export und Löschung auf Anfrage. Die Cloud-Variante erfüllt SOC 2 Type II Standards. Besonders datenschutzrelevant: Die On-Premise-Option ermöglicht vollständige Datenhaltung auf eigenen Servern in Deutschland, was maximale Kontrolle über sensible Immobiliendaten bietet. Für die Cloud-Variante sollte geprüft werden, wo die Daten physisch gespeichert werden.
Act! skaliert grundsätzlich gut von Einzelnutzern bis zu mehreren hundert Usern. Die Performance hängt bei On-Premise-Installationen von der Server-Infrastruktur ab, während die Cloud-Variante automatisch skaliert. Ab etwa 50 Nutzern empfiehlt sich professionelle IT-Betreuung für Optimierung und regelmäßige Wartung. Die Lizenzkosten bleiben linear pro User, es gibt keine versteckten Sprungkosten bei bestimmten Nutzerzahlen.