Elektronische Patientenakte: Zentrale Erfassung aller relevanten Patientendaten mit Suchfunktion
Anamnese-Vorlagen: Vorgefertigte Fragebögen für verschiedene Therapierichtungen anpassbar
Behandlungsdokumentation: Strukturierte Erfassung von Diagnosen, Therapieverläufen und Befunden
Dateiverwaltung: Upload und Archivierung von Bildern, Befunden und externen Dokumenten

Terminplanung & Praxisorganisation

Online-Terminbuchung: Patienten vereinbaren Termine selbstständig über Webportal oder App
Ressourcenverwaltung: Planung mehrerer Behandlungsräume und Therapeuten parallel
Erinnerungsfunktion: Automatische SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen vor Terminen
Wartelistenmanagement: Automatische Terminvergabe bei Absagen aus Warteliste

Abrechnung & Finanzen

GebüH-konforme Rechnungen: Erstellung nach Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker mit Ziffernsuche
Privatrechnungen: Flexible Rechnungsgestaltung für Selbstzahler und Privatversicherte
Zahlungsüberwachung: Mahnwesen mit Fristenüberwachung und automatischen Erinnerungen
Kassenabrechnung: Schnittstellen zu Zusatzversicherungen und Beihilfestellen

Praxissteuerung & Reporting

Betriebswirtschaftliche Auswertungen: Umsatzanalysen nach Leistungen, Patienten oder Zeiträumen
Terminauslastung: Übersicht über Ausfallquoten und Optimierungspotenziale
DSGVO-konforme Archivierung: Revisionssichere Speicherung mit Zugriffsprotokollierung

🟨 Besonderheiten – Was unterscheidet Heilpraktiker-Software von Arztsoftware?

Flexible Abrechnungsgestaltung ohne GKV-Zwang

Während Ärzte primär mit Kassenärztlichen Vereinigungen abrechnen, arbeiten Heilpraktiker ausschließlich mit Privatrechnungen. Spezialisierte Software bietet daher keine starren EBM-Ziffern, sondern flexible Leistungskataloge nach GebüH, individuelle Preisgestaltung und Paketangebote. Viele Systeme ermöglichen auch ergänzende Leistungen wie Produktverkäufe oder Workshop-Abrechnungen. Diese Flexibilität erfordert jedoch manuelle Pflege der Leistungskataloge – eine Einschränkung gegenüber automatisch aktualisierten Arztsystemen.

Interdisziplinäre Therapiedokumentation

Heilpraktiker behandeln mit vielfältigen Methoden von Akupunktur über Phytotherapie bis zur Homöopathie. Gute Praxissoftware bietet daher therapiespezifische Dokumentationsmodule statt standardisierter ICD-Diagnosen. Wichtig sind individuell anpassbare Vorlagen, grafische Dokumentationsmöglichkeiten und Schnittstellen zu Repertorisationsprogrammen. Die Herausforderung: Je spezialisierter die Therapieform, desto höher der initiale Anpassungsaufwand.

Kein Zertifizierungszwang, aber DSGVO-Pflicht

Anders als Arztsoftware benötigen Heilpraktiker-Programme keine KBV-Zulassung. Das ermöglicht schlankere Entwicklungszyklen und günstigere Preise. Dennoch gelten strenge Datenschutzanforderungen: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Auftragsverarbeitungsverträge sind Pflicht. Cloudbasierte Lösungen müssen deutschen oder EU-Serverstandort garantieren – nicht alle Anbieter erfüllen diese Anforderung vollständig.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich welche Software besonders?

Einzelpraxen mit breitem Therapiespektrum profitieren von modular aufgebauten Systemen mit anpassbaren Dokumentationsvorlagen. Wichtig sind hier intuitive Bedienung ohne lange Einarbeitung und flexibles Rechnungswesen für unterschiedliche Leistungsarten. Cloud-Lösungen bieten den Vorteil ortsunabhängigen Zugriffs bei überschaubaren Investitionskosten.

Gemeinschaftspraxen und Praxisgemeinschaften benötigen Mehrbenutzerfähigkeit mit differenzierten Zugriffsrechten. Zentrale Bedeutung haben hier Ressourcenverwaltung für mehrere Behandlungsräume, getrennte Abrechnungskreise und konsolidierte Auswertungen. On-Premise-Lösungen bieten oft bessere Performance bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Therapeuten.

Spezialisierte Therapeuten (z.B. reine TCM- oder Homöopathie-Praxen) sollten auf Systeme mit tiefgehenden Fachmodulen achten. Repertorisationsanbindung, Akupunkturpunkt-Datenbanken oder Materia-Medica-Integration können entscheidend sein. Häufig lohnt sich hier die Kombination aus Basissoftware und Spezialtools.

Praxisgründer mit begrenztem Budget starten oft mit günstigen Cloud-Lösungen im Abo-Modell. Zu prüfen sind skalierbare Preisstrukturen, Datenexportmöglichkeiten für späteren Wechsel und laufende Aktualisierungen im Preis. Vorsicht vor Lockangeboten mit teurem Support oder kostenpflichtigen Basis-Features.

Wichtige Auswahlkriterien

Kompatibilität zur bestehenden IT-Infrastruktur: Prüfen Sie Betriebssystem-Anforderungen, Netzwerkfähigkeit und Integration vorhandener Hardware wie Drucker oder Kartenterminals.

Umfang der Datenmigration: Klären Sie frühzeitig, ob und wie Altdaten importiert werden können – viele Anbieter unterstützen nur eigene Formate oder verlangen Zusatzkosten.

Schulungs- und Supportangebot: Gerade komplexere Systeme erfordern intensive Einarbeitung. Prüfen Sie Verfügbarkeit deutschsprachiger Dokumentation und Erreichbarkeit des Supports.

Langfristige Kostenplanung: Vergleichen Sie nicht nur Lizenzpreise, sondern auch Wartungskosten, Update-Gebühren und Kosten für zusätzliche Module oder User.