ZHAUS | Hausverwaltungssoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Stammdaten & Objektverwaltung:

• Liegenschafts- und Einheitenverwaltung: Zentrale Verwaltung aller Objekte, Gebäude und Wohneinheiten mit Stammdaten, Flächen und Ansprechpartnern als Basis für alle weiteren Prozesse
• Mietvertragsmanagement: Digitale Erfassung von Miet-, Pacht- und Untermietverträgen mit automatischen Erinnerungen zu Fristen, Staffelmieten und Indexanpassungen

Abrechnung & Finanzen:

• Automatisierte Nebenkostenabrechnung: HKVO- und BGB-konforme Heiz- und Betriebskostenabrechnung mit Vorjahresvergleich und PDF-Export, spart bis zu 30% Abrechnungszeit
• Eigentümer- und Vermieterabrechnung: Detaillierte Abrechnungen mit flexiblen Verteilerschlüsseln, Saldenlisten und Auszahlungsstatus für transparente Kommunikation
• Integrierte Objektbuchhaltung: Vollständige Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung mit DATEV-Schnittstelle und Kostenstellenrechnung, GoBD-zertifiziert für rechtssichere Prozesse

Forderungsmanagement:

• Offene-Posten-Management & Mahnwesen: Automatisierte Mahnläufe mit mehrstufigen Eskalationen, Skontoverwaltung und Kommunikation auf Mandanten- und Objektebene, reduziert Mahnläufe um bis zu 20%

Planung & Controlling:

• Budgetplanung & Controlling: Forecasting, Soll-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen mit Dashboard-KPIs für fundierte Entscheidungen
• Reporting & BI-Tools: Standard- und Ad-hoc-Reports mit Excel-/PDF-Export und konfigurierbaren Kennzahlen

Dokumenten- & Aufgabenmanagement:

• Dokumentenmanagement (DMS): Revisionssichere, zentrale Ablage mit Volltextsuche, Scanfunktion und Versionierung ohne zersplitterte Ordnerstrukturen
• Termin- und Aufgabenmanagement: Workflow-gesteuerte Fristen- und Terminüberwachung mit Eskalations-Benachrichtigungen per E-Mail oder Push

Facility Management:

• Wartungs- und Servicemanagement: Verwaltung von Wartungsaufträgen, technischer Anlagendokumentation und Dienstleisterkommunikation an einem Ort

Digitale Services:

• Online-Portal für Eigentümer & Mieter: Self-Service-Portal für Dokumentenabruf, Schadensmeldungen und Abrechnungseinsicht, entlastet das Serviceteam um bis zu 20%
• Mobile App: Mobiler Zugriff auf Kernfunktionen wie Objektübersicht, Aufgaben und Mahnungen, aktuell auf Basisfunktionen beschränkt

Integration & Schnittstellen:

• Offene REST-API & Schnittstellen: ELSTER-Anbindung, MS Office-Integration, ZUGFeRD für elektronische Rechnungen, DATEV-Schnittstelle für tiefe Integration in bestehende IT-Landschaften

🟨 Besonderheiten – Was macht ZHAUS einzigartig?

Echte Hybrid-Flexibilität unterscheidet ZHAUS von den meisten Wettbewerbern im Markt. Die Software lässt sich vollmodular als On-Premise-Installation, gehostete Lösung oder hybride Variante betreiben – ohne Aufpreis für SQL-Lizenzen oder Schnittstellen. Anwender behalten die Datenhoheit präzise dort, wo regulatorische Anforderungen oder interne Sicherheitsrichtlinien dies verlangen. Die Infrastrukturstrategie kann jederzeit angepasst werden, ohne die Lösung wechseln zu müssen.

Offene API mit BPMN-Workflows ermöglicht Individualisierungen weit über Standard-Schnittstellen hinaus. Die SW360-kompatible REST-API und die BPMN-gesteuerte Workflow-Engine lassen sich präzise an gewachsene Geschäftsprozesse anpassen. Individuelle Automatisierungen, Integrationen in Drittsysteme und prozessuale Anpassungen erfolgen ohne Systembrüche. Die gut dokumentierte API mit Code-Beispielen erleichtert die Implementierung erheblich.

Zertifizierte Compliance bietet ein dreifaches Sicherheitsnetz für rechtssichere Prozesse. ZHAUS ist GoBD-zertifiziert für revisionssichere Archivierung, DSGVO-konform mit standardisierten Auftragsverarbeitungsverträgen und nutzt ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland seit Q1/2024. Diese dokumentierte Compliance-Architektur minimiert rechtliche Risiken erheblich – ein seltenes Maß an nachweisbarer Absicherung im Hausverwaltungsmarkt.

Persönlicher deutscher Support ohne Outsourcing prägt das Servicekonzept. Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern setzt Zülow-Software auf feste Ansprechpartner aus Deutschland statt anonymer Callcenter oder Offshore-Teams. Bei über 35 Jahren Branchenerfahrung kommunizieren Anwender mit Experten, die spezifische Herausforderungen der Hausverwaltung aus der Praxis kennen. Die Kundenzufriedenheit von 4,2 von 5 Sternen laut GALA-Umfrage 2024 bestätigt diese Ausrichtung.

Einschränkungen: Die Mobile App bietet derzeit nur Kernfunktionen – für umfangreiche Außendienst-Szenarien oder intensive mobile Nutzung könnte der Funktionsumfang noch ausbaufähig sein. Ein integriertes CRM für Neukundenakquise und Vertriebssteuerung fehlt, sodass externe Lösungen oder individuelle Schnittstellen erforderlich sind. Bei Portfolios deutlich über 5.000 Einheiten empfehlen sich detaillierte Performance-Tests und Abstimmungen mit dem Anbieter.

🟩 Empfehlung – Wer sollte ZHAUS wählen?

Mittelgroße Hausverwaltungen mit 500–5.000 Einheiten finden in ZHAUS eine passende Skalierungsplattform. Die modulare Architektur ermöglicht den Einstieg mit Kernfunktionen und spätere Erweiterungen ohne Systemwechsel. Verwaltungen, die über Excel-Listen hinausgewachsen sind, aber keine überdimensionierte Enterprise-Lösung benötigen, investieren nur in aktuell benötigte Module und bauen bei Bedarf aus.

WEG-Verwalter mit komplexen Abrechnungsanforderungen profitieren von der tiefen Funktionalität. Bei detaillierten Verteilerschlüsseln, Sondereigentumsverwaltung und mehrschichtigen Abrechnungen nach WEG-Reform spielt die automatisierte Nebenkostenabrechnung gemäß HKVO/BGB ihre Stärken aus. Die Vorjahresvergleiche und flexiblen Abrechnungslogiken reduzieren manuellen Aufwand und Fehlerquellen messbar.

Hausverwaltungen mit hoher Anforderung an Datenhoheit schätzen die Bereitstellungsflexibilität. Wenn Compliance-Vorgaben, Datenschutzrichtlinien oder interne Sicherheitsanforderungen selbstbestimmte Kontrolle über Speicherorte verlangen, ermöglicht die On-Premise-Option vollständige Hoheit. Die ISO 27001-Zertifizierung bei Hosting-Nutzung bietet zusätzliche dokumentierte Sicherheit für regulierte Bereiche.

Gewerbliche Objektbetreuer mit Facility-Management-Bedarf erhalten eine integrierte Gesamtlösung. Die Kombination aus kaufmännischer Tiefe, WEG-Funktionen und integriertem Facility-Management ermöglicht die Steuerung von Wartungsaufträgen, Dienstleisterkommunikation und Buchhaltung in einem konsistenten System. Medienbrüche zwischen separaten Systemen entfallen.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Bereitstellungsmodell: On-Premise für maximale Datenhoheit und Kontrolle oder Cloud/Hybrid für Flexibilität ohne eigene IT-Infrastruktur – die IT-Strategie und Compliance-Anforderungen bestimmen die Wahl
• Abrechnungskomplexität: Bei hoher WEG-Komplexität oder vielen individuellen Verteilerschlüsseln ist die zertifizierte HKVO/BGB-Konformität mit Automatisierung ein wesentlicher Effizienzfaktor
• Integrationstiefe: Bestehende DATEV-Nutzung, ELSTER-Anforderungen oder geplante IoT-Anbindungen für Smart Buildings erfordern offene Schnittstellen – die REST-API und BPMN-Workflows ermöglichen tiefe Integrationen über Standards hinaus
• Skalierungsplanung: Die mandantenfähige Architektur skaliert theoretisch unbegrenzt, bei deutlich über 5.000 Einheiten sind jedoch Performance-Tests und Abstimmungen mit Zülow-Software zur frühzeitigen Identifikation möglicher Engpässe sinnvoll

Wissenswertes zum Anbieter: Zülow-Software und Computer GmbH

Über 35 Jahre Branchenspezialisierung prägen die Lösungsarchitektur. Zülow-Software wurde 1987 gegründet und fokussiert sich seit über 25 Jahren ausschließlich auf Immobilien- und Hausverwaltungssoftware. Diese langjährige Fokussierung manifestiert sich in praxisnahen Funktionen und tiefem Verständnis für branchenspezifische Herausforderungen. Die kontinuierliche Weiterentwicklung über Jahrzehnte ist ein starkes Stabilitätssignal in einem konsolidierenden Markt.

Inhabergeführte Struktur ermöglicht langfristige Strategien. Als mittelständisches Unternehmen mit etwa 35 Mitarbeitern und Sitz in Osnabrück verfolgt Zülow-Software produktgetriebene Entwicklung statt kurzfristiger Quartalszielen großer Konzerne. Die Einbindung von Kunden in die Feature-Planung über einen Kundenbeirat und feste persönliche Ansprechpartner im deutschen Support ohne Outsourcing charakterisieren das Servicekonzept. Die Kundenzufriedenheit von 4,2 von 5 Sternen laut GALA-Umfrage 2024 bestätigt diese Ausrichtung auf langfristige Partnerschaften.

Technische Details & Integration

Zukunftssichere Architektur mit dokumentierter Modernisierungsroadmap – die geplante Migration auf .NET Core und Microservices bis 2026 erhöht Flexibilität, Skalierbarkeit und Cloud-Fähigkeit. Diese technologische Erneuerung ist ein klares Bekenntnis zur langfristigen Zukunftsfähigkeit und vermeidet technische Sackgassen veralteter Plattformen. Die modulare Architektur ermöglicht bereits heute schrittweise Updates ohne Systemstillstände.

Die offene REST-API mit SW360-Kompatibilität und gut dokumentierten Code-Beispielen ermöglicht Integrationen weit über Standard-Schnittstellen hinaus. BPMN-gesteuerte Workflows lassen sich präzise an individuelle Geschäftsprozesse anpassen – besonders wertvoll für Verwaltungen mit gewachsenen Strukturen oder spezifischen Anforderungen. Verfügbare Schnittstellen umfassen DATEV, ELSTER, ZUGFeRD für elektronische Rechnungen und MS Office-Integrationen. SAP-ERP-Anbindungen sind verfügbar, erfordern jedoch individuelle Anpassungen.

Mehrfach zertifizierte Sicherheit bildet das Fundament. ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentren seit Q1/2024, GoBD-Zertifizierung für revisionssichere Archivierung und DSGVO-Konformität mit standardisierten Auftragsverarbeitungsverträgen bieten ein dreifaches Sicherheitsnetz. Verschlüsselung in Transit mit TLS 1.2+ und im Ruhezustand sind Standard. Diese dokumentierte Compliance-Architektur ist besonders relevant für regulierte Bereiche und Verwaltungen mit hohen Datenschutzanforderungen.

Kosten & Preismodell

Einmalige modulare Lizenzkosten bilden die Preisgrundlage – ZHAUS arbeitet mit einem Investitionsmodell statt monatlichen Abonnements. Die einmaligen Lizenzgebühren sichern dauerhaftes Nutzungsrecht, ergänzt durch planbare Wartungs- und Supportgebühren von 18% p.a. auf den Lizenzwert. Dieses Modell ist branchenüblich und ermöglicht langfristige Kostenkalkulation ohne unvorhersehbare Preissteigerungen.

Cloud-Hosting ist optional verfügbar ab 25 Euro pro Monat für 100 Einheiten. On-Premise-Betrieb setzt eigene Server und IT-Administration voraus, ist jedoch im laufenden Betrieb kostengünstiger. Cloud-Varianten bieten maximale Flexibilität ohne IT-Aufwand und beinhalten automatische Updates sowie ISO 27001-zertifizierte Infrastruktur in deutschen Rechenzentren.

Realistische Gesamtkosten über drei Jahre für eine beispielhafte Verwaltung mit 2.000 Einheiten liegen zwischen 50.000 und 90.000 Euro. Diese Total Cost of Ownership inkludieren Lizenzen für benötigte Module, jährliche Wartungsgebühren, Implementierungsaufwand von 8-12 Personentagen à 800 Euro, Schulungen für Key-User und Team sowie mögliches Customizing. On-Premise-Szenarien reduzieren laufende Kosten, erfordern jedoch IT-Infrastruktur und Administration.

ROI innerhalb 6-12 Monaten wird durch dokumentierte Effizienzgewinne erreicht. Wegfall externer Abrechnungsdienstleister, reduzierte Fehlerkosten durch Automatisierung und messbare Zeitersparnis bei Routineprozessen amortisieren die Investition laut Herstellerangaben und Praxisberichten innerhalb eines Jahres. Die Zeitreduzierungen bei Abrechnungen um bis zu 30% und bei Mahnläufen um bis zu 20% schaffen konkrete Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten.

Migration & Umstieg auf ZHAUS

Realistische Projektlaufzeiten von 6-16 Wochen sind für die vollständige Implementierung einzuplanen. Von der initialen Analyse über Datenübernahme, Customizing, Tests bis zum produktiven Go-Live hängt die Dauer von Datenvolumen, Komplexität der Altsysteme und Individualisierungswünschen ab. Quick-Start-Pakete für kleinere Installationen mit 300-500 Einheiten verkürzen die Timeline auf 4-6 Wochen durch vorkonfigurierte Standardprozesse.

Datenqualität ist der kritischste Erfolgsfaktor bei jeder Migration. Unsaubere, unstrukturierte oder inkonsistente Altdaten sind die häufigste Ursache für Verzögerungen und Mehrkosten. Eine vorbereitende Datenbereinigung zahlt sich erheblich aus – 80% sauberer Stamm- und Bewegungsdaten lassen sich direkt importieren, während 20% typischerweise manuelle Nacharbeit erfordern. ZHAUS bietet CSV/Excel-Import-Tools für strukturierte Daten, individuelle Schnittstellen-Programmierung ist ab 3 Personentagen verfügbar.

Change Management und umfassende Schulung entscheiden über Nutzerakzeptanz und tatsächliche Effizienzgewinne. Top-Management-Support, klares Projektmanagement mit definierten Meilensteinen und strukturierte Schulungen für Basis- und Modulfunktionen sind essenziell. Die intuitive Benutzeroberfläche und der persönliche deutsche Support erleichtern die Einarbeitung, dennoch sollten 3-6 Monate erhöhte Verfügbarkeit der Key-User für Fragen und Prozessanpassungen eingeplant werden. Parallelbetrieb mit Altsystemen für einen Abrechnungszyklus minimiert Risiken.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Hybrid-Flexibilität: Einzigartige Wahlfreiheit zwischen On-Premise, Cloud und Hybrid ohne Aufpreise für Lizenzen oder Schnittstellen – Kontrolle über IT-Strategie und Datenhoheit bleibt erhalten
• Zertifizierte Compliance: Dreifache Absicherung durch GoBD-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren minimiert rechtliche Risiken erheblich
• Nachgewiesene Effizienzsteigerung: Bis zu 30% weniger Abrechnungszeit und bis zu 20% weniger Mahnläufe durch Automatisierung schaffen messbare Kapazitäten
• Tiefe Integrationsmöglichkeiten: Offene REST-API und BPMN-Workflows ermöglichen individuelle Anpassungen und Integrationen weit über Standard-Schnittstellen hinaus
• Persönlicher deutscher Support: Feste Ansprechpartner ohne Outsourcing und über 35 Jahre Branchenerfahrung sichern kompetente Betreuung

Herausforderungen:

• Limitierte Mobile-App-Funktionalität: Aktuell nur Kernfunktionen mobil verfügbar – für umfassenden Außendienst-Einsatz oder intensive mobile Nutzung noch ausbaufähig
• Fehlendes integriertes CRM: Keine Tools für Neukundenakquise und Vertriebssteuerung – externe Lösung oder individuelle Schnittstelle erforderlich
• Performance-Grenzen bei Großportfolios: Jenseits von 5.000 Einheiten sind detaillierte Performance-Tests und Abstimmungen mit Zülow-Software notwendig
• Höhere Einstiegsinvestition: Einmalige Lizenzkosten von 8.000-15.000 Euro für typische Installationen liegen über reinen Cloud-Abonnements, amortisieren sich aber durch Effizienzgewinne
• Datenbereinigungsaufwand: Der Aufwand für Migration unsauberer Altdaten wird häufig unterschätzt – Investition in Datenqualität vor der Migration ist essenziell

Häufig gestellte Fragen zu ZHAUS

Für welche Hausverwaltungsgrößen ist ZHAUS geeignet?

ZHAUS ist primär für mittelgroße Hausverwaltungen mit 500-5.000 Einheiten konzipiert. Unterhalb von 100 Einheiten kann die Einstiegsinvestition im Verhältnis zum Nutzen zu hoch sein. Oberhalb von 5.000 Einheiten sollten Performance-Tests und detaillierte Abstimmungen mit Zülow-Software erfolgen, um Skalierungsfähigkeit und Systemperformance zu validieren.

Kann ich meine Daten bei der Migration vollständig übernehmen?

ZHAUS bietet CSV- und Excel-Import-Tools für Stamm- und Bewegungsdaten. Bei sauberen, strukturierten Altdaten lassen sich etwa 80% direkt importieren, während 20% typischerweise manuelle Nacharbeit oder Mapping erfordern. Für komplexe Altsysteme ist individuelle Schnittstellen-Programmierung ab 3 Personentagen verfügbar. Eine vorbereitende Datenbereinigung reduziert Aufwand und Risiken erheblich.

Wie lange dauert die Einführung realistisch?

Die Projektlaufzeit von initialer Analyse bis produktivem Go-Live beträgt 6-16 Wochen, abhängig von Datenvolumen, Komplexität und Individualisierungswünschen. Quick-Start-Pakete für kleinere Installationen mit 300-500 Einheiten verkürzen auf 4-6 Wochen. Einzukalkulieren sind Datenbereinigung, Customizing, umfassende Tests und Schulungen sowie idealerweise ein Parallelbetrieb für einen Abrechnungszyklus.

Welche Schnittstellen bietet ZHAUS standardmäßig?

Verfügbare Standard-Schnittstellen umfassen DATEV für Buchhaltung, ELSTER für elektronische Steuererklärungen, ZUGFeRD für elektronische Rechnungen und MS Office-Integration für Word und Excel. Die offene REST-API ermöglicht individuelle Integrationen. SAP-ERP-Schnittstellen sind verfügbar, erfordern jedoch individuelle Anpassung und Konfiguration.

Was kostet ZHAUS realistisch über drei Jahre?

Die Total Cost of Ownership für eine beispielhafte Verwaltung mit 2.000 Einheiten liegt zwischen 50.000 und 90.000 Euro über drei Jahre. Inkludiert sind einmalige Lizenzkosten, jährliche Wartungsgebühren von 18% p.a., Implementierungsaufwand von 8-12 Personentagen à 800 Euro, Schulungen und mögliches Customizing. Cloud-Hosting erhöht die laufenden Kosten um ab 25 Euro pro Monat für 100 Einheiten, reduziert jedoch IT-Aufwand.

Ist ZHAUS GoBD-konform und DSGVO-zertifiziert?

ZHAUS ist GoBD-zertifiziert für revisionssichere Archivierung und erfüllt alle Anforderungen an elektronische Dokumentation nach deutschen Steuergesetzen. Die Lösung ist DSGVO-konform mit standardisierten Auftragsverarbeitungsverträgen. Bei Cloud-Hosting kommen ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren in Deutschland zum Einsatz seit Q1/2024. Diese dreifache Compliance-Absicherung minimiert rechtliche Risiken erheblich.