Objektverwaltung: Zentrale Mandanten- und Objektverwaltung mit Portfolio-Übersicht für beliebig viele Liegenschaften und Einheiten. Das System erfasst alle relevanten Stammdaten und ermöglicht eine strukturierte Verwaltung verschiedener Immobilientypen. Die Objektdaten sind mit allen anderen Modulen verknüpft und bilden die Grundlage für alle weiteren Verwaltungsprozesse in der Immobilienverwaltung.
Nebenkostenabrechnung: Automatisierte Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung mit gesetzeskonformer Erstellung nach aktueller Betriebskostenverordnung. Die Software berechnet Vorauszahlungsanpassungen auf Basis der Abrechnungsergebnisse und erstellt korrekte Verteilerschlüssel. Jahresabrechnungen werden automatisch generiert und können digital an Mieter und Eigentümer versendet werden.
Finanzverwaltung: SEPA-Lastschriftverfahren mit direkter Echtzeit-Bankanbindung zur Hausbank München. Das System führt automatische Verbuchung aller Geldbewegungen durch und ermöglicht eine lückenlose Finanzkontrolle. Staffelmahnungen und systematisches Forderungsmanagement unterstützen bei der effizienten Abwicklung von Zahlungsrückständen.
Dokumentenmanagement: GoBD-konforme digitale Dokumentenablage mit Volltextsuche und automatischer Versionierung. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert und können über verschiedene Suchkriterien schnell aufgefunden werden. Die Anbindung erfolgt nahtlos über Schnittstellen an bestehende DMS-Systeme oder lokale Dateispeicher.
Instandhaltung: Instandhaltungsplanung mit integriertem Wartungskalender und Fristenüberwachung für wiederkehrende Prüfungen. Mobile App für Techniker im Außendienst ermöglicht die direkte Dokumentation von Schäden und Reparaturen vor Ort. Kostenüberwachung und Budgetplanung für Instandhaltungsmaßnahmen sind digital integriert.
Mieter-/Eigentümerportale: Webbasierte Kundenportale für Mieter und Eigentümer mit Zugang zu Abrechnungen, Zählerständeeingabe und Schadensmeldungen. Ein digitales schwarzes Brett informiert über aktuelle Ereignisse im Objekt. Die Portale reduzieren den manuellen Verwaltungsaufwand erheblich und verbessern die Kommunikation.
Schnittstellen: DATEV-Schnittstelle für nahtlose Steuerberater-Zusammenarbeit mit automatischem Datenexport für die Buchhaltung. REST-API für individuelle Datenauswertungen und Anbindung von Drittanbieter-Systemen wie CRM-Tools oder Facility-Management-Lösungen.
Reporting: KPI-Dashboard mit Cashflow-Übersicht, Leerstandsquoten und Rückständenmonitoring für fundierte Managemententscheidungen. Standardberichte für Portfolio-Kennzahlen und Wirtschaftlichkeitsanalysen sind vorkonfiguriert und können individuell angepasst werden.
Einzigartige Echtzeit-Bankintegration mit direkter Anbindung an die Hausbank München ermöglicht Kontoumsätze in Echtzeit, automatische SEPA-Lastschriften und sofortige Zahlungszuordnung. Diese tiefe Integration geht weit über Standard-Banking-Schnittstellen hinaus und bietet messbare Vorteile bei der Automatisierung des Zahlungsverkehrs. Die Verbuchung aller Geldbewegungen erfolgt automatisch, wodurch manuelle Buchungsfehler nahezu eliminiert werden.
Integrierte Baufinanzierungsverwaltung kombiniert Property Management mit Darlehens- und Kreditverwaltung in einem System. Diese Funktionalität ist besonders wertvoll für Hausverwaltungen, die auch Finanzierungsprojekte betreuen oder bei der Projektentwicklung unterstützen. Die Kombination aus Immobilienverwaltung und Banking-Expertise der Hausbank München schafft hier einen deutlichen Mehrwert.
Genossenschaftlicher Service-Ansatz mit persönlichen, regionalen Ansprechpartnern und regelmäßigen Vor-Ort-Workshops statt anonymer Hotline-Betreuung. Dieser Ansatz spiegelt die genossenschaftliche Philosophie der Hausbank München wider und führt zu einer spürbar anderen Betreuungsqualität mit langfristiger Kundenorientierung.
Microservices-Technologie auf container-basierter Architektur ermöglicht kontinuierliche Weiterentwicklung ohne Systemunterbrechungen. Diese moderne technische Basis verspricht hohe Agilität bei der Anpassung an neue gesetzliche Anforderungen wie die WEG-Reform oder sich ändernde Branchenstandards.
Einschränkungen bestehen in der Abhängigkeit von der Hausbank München für die maximale Entfaltung der Banking-Vorteile. Hausverwaltungen mit anderen Kernbanken können die Hausverwaltungssoftware nutzen, erreichen aber nicht dieselbe Integrationstiefe im Zahlungsverkehr.
KMU-Hausverwaltungen mit 50-500 Einheiten profitieren optimal von der Balance zwischen Automatisierung und Übersichtlichkeit. Die Software bietet genügend Funktionalität für professionelle Verwaltungsaufgaben ohne den Komplexitäts-Overhead großer Enterprise-Systeme. Der modulare Aufbau ermöglicht bedarfsgerechten Funktionsumfang und kosteneffizientes Wachstum.
Wachsende private Vermieter mit 5-50 Einheiten finden in VS3 eine skalierbare Lösung, die mit dem Portfolio mitwächst. Die intuitive Bedienung ermöglicht auch Quereinsteigern einen schnellen Einstieg in die digitale Hausverwaltung. Besonders die Automatisierung der Nebenkostenabrechnung und des Zahlungsverkehrs schafft spürbare Entlastung im Verwaltungsalltag.
Genossenschaftliche Wohnungsunternehmen erleben eine besonders gute kulturelle Passung durch den genossenschaftlichen Hintergrund des Anbieters. Die Werte langfristiger Kundenorientierung und solidarischer Geschäftsprinzipien werden sowohl bei der Produktentwicklung als auch im Service gelebt.
Hausverwaltungen mit Banking-Integration-Bedarf können durch die Echtzeit-Bankanbindung erhebliche Effizienzsteigerungen im Zahlungsverkehr realisieren. Immobilienverwaltungen, die Wert auf automatische Zahlungszuordnung und optimiertes Liquiditätsmanagement legen, finden hier eine technisch führende Lösung.
Entscheidende Auswahlkriterien:
VS3 basiert auf einer modernen Microservices-Architektur mit Java-Backend und PostgreSQL-Datenbasis, die speziell für die Anforderungen der Immobilienverwaltung entwickelt wurde. Browserbasierte Bedienung ohne Client-Installation ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten, während mobile Apps für iOS und Android den Außendienst unterstützen. Die Hausverwaltungssoftware richtet sich primär an kleine und mittlere Hausverwaltungen sowie wachsende private Vermieter, die professionelle Verwaltungstools ohne Komplexitäts-Overhead suchen.
Modularer Aufbau ermöglicht bedarfsgerechten Funktionsumfang von der Basis-Verwaltung bis zur Vollausstattung mit allen Verwaltungsmodulen. Diese Flexibilität macht VS3 besonders attraktiv für Unternehmen, die schrittweise digitalisieren oder ihr Portfolio kontinuierlich ausbauen. Die Container-basierte Technologie gewährleistet dabei eine hohe Verfügbarkeit und ermöglicht unterbrechungsfreie Updates.
Die Hauptzielgruppe umfasst Immobilienverwaltungen, die sowohl technische Modernität als auch persönlichen Service schätzen. Durch die Verbindung zur Hausbank München entstehen besondere Vorteile für Kunden, die ihre Bankdienstleistungen mit der Hausverwaltungssoftware kombinieren möchten.
Die Hausbank München eG ist eine eingetragene Genossenschaft mit etwa 60.000 Mitgliedern und einer Bilanzsumme von 4 Milliarden Euro. Traditionelle Wohnungsbau-Finanzierung bildet seit Jahrzehnten einen Schwerpunkt der Bank, die 2018 eine eigene Digitaleinheit für die Softwareentwicklung gründete. Dieser Schritt erfolgte als strategische Antwort auf die Digitalisierungsanforderungen der Immobilienwirtschaft.
Genossenschaftlicher Hintergrund verspricht eine langfristige, kundenorientierte Produktstrategie ohne kurzfristige Renditezwänge börsennotierter Unternehmen. Die Bank verfolgt das Ziel der Digitalisierung und Automatisierung des Genossenschaftsraums und der Förderung regionaler KMU durch innovative Technologielösungen.
Container-basierte Microservices auf Kubernetes-Architekturen bieten hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit für bis zu 10.000 Einheiten ohne Performanceverlust. Die moderne technische Basis ermöglicht schnelle Anpassungen an neue Anforderungen und unterbrechungsfreie Updates einzelner Systemkomponenten. Cloud-Hosting erfolgt in deutschen Rechenzentren zur DSGVO-konformen Datenverarbeitung.
Offene REST-APIs mit dokumentierten Schnittstellen ermöglichen individuelle Erweiterungen und Anbindungen an bestehende IT-Landschaften. Standard-Konnektoren zu DATEV, SAP, Microsoft 365 und gängigen DMS-Systemen sind bereits vorhanden und erleichtern die Integration in etablierte Workflows. Die API-Dokumentation folgt modernen Standards und unterstützt Entwickler bei individuellen Anpassungen.
Sicherheitskonzept umfasst AES-256-Verschlüsselung, ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren und umfassende Datenschutzmaßnahmen nach DSGVO-Standard. Der Bankenhintergrund des Anbieters bringt besondere Expertise in Compliance-Fragen und Datensicherheit mit sich, was gerade für sicherheitsbewusste Hausverwaltungen ein wichtiger Faktor sein kann.
Abomodell mit Kosten von circa 1,50-2,50 Euro pro Einheit und Monat plus Basispaket pro Nutzer ermöglicht transparente Kalkulationen und flexibles Wachstum. Die genaue Preisgestaltung erfolgt nach individueller Bedarfsanalyse und berücksichtigt den gewünschten Funktionsumfang sowie die Anzahl der verwalteten Einheiten.
Einmalige Onboarding-Gebühr zwischen 2.000 und 5.000 Euro deckt Datenmigration, Systemkonfiguration und initiale Schulungen ab. Diese Investition amortisiert sich typischerweise innerhalb von 1-2 Jahren durch die Effizienzgewinne in der täglichen Arbeit. Besonders die Automatisierung im Zahlungsverkehr und bei Nebenkostenabrechnungen führt zu messbaren Zeiteinsparungen.
Gesamtkostenbetrachtung zeigt TCO-Vorteile durch Automatisierung mit Einsparungen bis zu 12.000 Euro jährlich bei 500 verwalteten Einheiten. Diese Werte resultieren aus reduzierten manuellen Buchungsvorgängen, weniger Fehlern in Jahresabrechnungen und optimiertem Mahnwesen. Das mittlere Preissegment wird durch den hohen Banking-Nutzen gerechtfertigt.
Realistische Projektdauer von 3-6 Monaten bei professionellem Projektmanagement berücksichtigt alle Phasen von der Datenanalyse bis zur Live-Schaltung. Die tatsächliche Dauer hängt stark von der Qualität der Altdaten und der Komplexität bestehender Prozesse ab. Datenbereinigung wird oft unterschätzt, ist aber kritisch für den Projekterfolg.
Empfohlene Ressourcen umfassen einen Projektleiter und IT-Mitarbeiter intern sowie 10-15 externe Beratertage für technische Unterstützung. Key-User aus den Fachbereichen müssen für Definition, Tests und spätere Schulungen freigestellt werden. Das Change Management ist oft der unterschätzte Erfolgsfaktor bei der Einführung neuer Hausverwaltungssoftware.
Migrationsprozess beginnt mit einer gründlichen Analyse vorhandener Daten und Prozesse, gefolgt von Mapping und Testmigrationen in einer separaten Umgebung. Die schrittweise Einführung verschiedener Module reduziert Risiken und ermöglicht kontinuierliches Lernen. Umfassende Schulungen und gut aufbereitete Dokumentationen unterstützen die Nutzerakzeptanz.
Echtzeit-Banking-Integration reduziert manuelle Buchungen um bis zu 30% und eliminiert typische Fehlerquellen im Zahlungsverkehr. Intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht auch weniger technikaffinen Nutzern einen schnellen Einstieg in die digitale Hausverwaltung. Modulare Skalierbarkeit passt sich flexibel an wachsende Anforderungen an und vermeidet Overengineering zu Projektbeginn. Genossenschaftlicher Support bietet persönliche Betreuung statt anonymer Hotlines und schafft Vertrauen durch regionale Ansprechpartner. Moderne Technologie-Basis mit Microservices gewährleistet Zukunftsfähigkeit und schnelle Anpassungen an neue Anforderungen. Compliance-Expertise durch Bankenhintergrund unterstützt bei regulatorischen Anforderungen und Datensicherheit.
Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für sehr spezielle Anforderungen erfordern möglicherweise Workarounds oder individuelle Entwicklungen. Jüngerer Anbieter am Markt bedeutet weniger ausgereifte Randfunktionen im Vergleich zu etablierten Marktführern. Banking-Abhängigkeit schränkt maximale Vorteile auf Kunden der Hausbank München ein, auch wenn Grundfunktionen mit anderen Banken nutzbar sind. Kleinere Nutzerbasis führt zu weniger Community-driven Support und Erfahrungsaustausch. API-Dokumentation und Entwickler-Support sind noch im Aufbau und erreichen nicht die Reife großer Softwarehäuser. Reporting-Customization ist eingeschränkter als bei Enterprise-Lösungen und erfordert teilweise externe Tools für komplexe Auswertungen.
VS3 ist eine cloud-basierte Hausverwaltungssoftware der Hausbank München eG, die speziell für kleine und mittlere Hausverwaltungen sowie private Vermieter entwickelt wurde. Die Software zeichnet sich durch ihre einzigartige Echtzeit-Banking-Integration aus, die direkten Zugriff auf Kontoumsätze und automatische Zahlungszuordnung ermöglicht. Besonders geeignet ist VS3 für Unternehmen mit 5-500 verwalteten Einheiten, die Wert auf Automatisierung im Zahlungsverkehr und persönlichen Service legen.
Die Zielgruppen umfassen wachsende private Vermieter, die von manuellen Prozessen zu digitaler Hausverwaltung wechseln möchten, sowie etablierte Immobilienverwaltungen, die ihre Effizienz durch moderne Banking-Integration steigern wollen. Genossenschaftliche Wohnungsunternehmen finden durch den Anbieter-Hintergrund eine besonders gute kulturelle Passung. Die modulare Architektur ermöglicht schrittweises Wachstum ohne Komplexitäts-Overhead großer Enterprise-Systeme.
Das Preismodell von VS3 basiert auf einem Abomodell mit Kosten zwischen 1,50 und 2,50 Euro pro verwalteter Einheit und Monat, zuzüglich eines Basispakets pro Nutzer. Die genauen Preise richten sich nach dem gewählten Funktionsumfang und der Anzahl der Einheiten. Zusätzlich fällt eine einmalige Onboarding-Gebühr zwischen 2.000 und 5.000 Euro an, die Datenmigration, Systemkonfiguration und initiale Schulungen abdeckt.
Bei der Gesamtkostenbetrachtung sollten interne Personalkosten für Administration und Schulungen sowie mögliche Kosten für Zusatzmodule berücksichtigt werden. Die Investition amortisiert sich typischerweise innerhalb von 1-3 Jahren durch Effizienzgewinne, insbesondere durch die Automatisierung im Zahlungsverkehr und bei Nebenkostenabrechnungen. Bei 500 verwalteten Einheiten können jährliche Einsparungen bis zu 12.000 Euro erreicht werden, hauptsächlich durch reduzierte manuelle Buchungsvorgänge und weniger Fehlerquellen.
Die Banking-Integration von VS3 funktioniert grundsätzlich auch mit anderen Banken über Standard-Schnittstellen wie HBCI/FinTS, erreicht aber nicht dieselbe Tiefe wie mit der Hausbank München eG. Die maximalen Vorteile der Echtzeit-Kontoumsätze, automatischen SEPA-Lastschriften und sofortigen Zahlungszuordnung entfalten sich primär bei Nutzung der Hausbank München als Kernbank oder über deren Banking-Services.
Immobilienverwaltungen mit anderen Bankverbindungen können VS3 dennoch vollumfänglich nutzen, müssen aber auf einige Automatisierungsvorteile verzichten oder diese über manuelle Prozesse kompensieren. Die Grundfunktionen der Hausverwaltungssoftware wie Objektverwaltung, Nebenkostenabrechnung und Dokumentenmanagement sind unabhängig von der Bankverbindung verfügbar. Eine Beratung mit dem Anbieter klärt, welche Banking-Features mit der jeweiligen Hausbank realisierbar sind.
Die Umstellung auf VS3 dauert typischerweise 3-6 Monate, abhängig von der Komplexität der bestehenden Datenstrukturen und Prozesse. Der kritische Erfolgsfaktor ist oft die Datenbereinigung der Altdaten, die häufig unterschätzt wird. Unstrukturierte Excel-Listen oder heterogene Insellösungen erhöhen den Aufwand erheblich und können das Projekt verlängern.
Die Implementierung gliedert sich in mehrere Phasen: Datenanalyse und -bereinigung, System-Mapping, Testmigrationen und Live-Schaltung mit begleitenden Schulungen. Empfohlene interne Ressourcen umfassen einen Projektleiter und IT-Mitarbeiter sowie Key-User aus den Fachbereichen. Externe Unterstützung durch 10-15 Beratertage hilft bei technischen Herausforderungen und reduziert Risiken.
VS3 erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und nutzt ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentren mit AES-256-Verschlüsselung. Der Bankenhintergrund des Anbieters bringt besondere Expertise in Compliance-Fragen und Datensicherheit mit sich. Regelmäßige Sicherheitsaudits und die Einhaltung banküblicher Sicherheitsstandards bieten zusätzlichen Schutz für sensible Verwaltungsdaten.
Die Hausverwaltungssoftware unterstützt Immobilienverwaltungen bei der Erfüllung ihrer DSGVO-Pflichten durch integrierte Funktionen für Datenauskunft, Löschungsrechte und Verarbeitungsverzeichnisse. Auftragsverarbeitungsverträge mit dem Anbieter regeln die rechtssichere Datenverarbeitung. Optional ist auch eine On-Premise-Installation verfügbar für Organisationen mit besonderen Sicherheitsanforderungen oder regulatorischen Vorgaben für lokale Datenhaltung.
VS3 unterstützt Hausverwaltungen bei der Umsetzung der WEG-Reform durch digitale Funktionen für Beschlusssammlung, Protokollierung und Dokumentenmanagement. Die Eigentümerportale ermöglichen elektronische Kommunikation und Informationsaustausch, was die Anforderungen an transparente Verwaltung erfüllt. Automatische Archivierung und Versionierung von Beschlüssen gewährleistet die erforderliche Nachvollziehbarkeit.
Für Online-Eigentümerversammlungen und digitale Abstimmungen können Schnittstellen zu spezialisierten Anbietern genutzt werden, da diese Funktionen nicht vollständig in VS3 integriert sind. Die Immobilienverwaltung profitiert von automatisierten Workflows für wiederkehrende WEG-Aufgaben und strukturierter Ablage aller relevanten Dokumente. Regelmäßige Updates stellen sicher, dass gesetzliche Änderungen zeitnah umgesetzt werden.
