Craftboxx | Handwerkersoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Mobile Arbeitszeiterfassung: Geo-Fencing ermöglicht automatische, standortbasierte Zeiterfassung beim Betreten und Verlassen der Baustelle. Das digitale Bautagebuch dokumentiert mit Fotos, Freigaben und Zeitstempeln revisionssicher für Gewährleistungsfälle. Die Tourenplanung mit integrierter Navigation optimiert Routen zu mehreren Einsatzorten.

Angebote & Abrechnung: Branchenspezifische Vorlagen für Elektro, SHK und Maler reduzieren die Angebotszeit deutlich. Die Rechnungserstellung erfolgt direkt vor Ort nach Auftragsabschluss. Elektronische Unterschriften ersetzen Papierdokumentation bei Auftragsbestätigung und Abnahme.

Büro & Verwaltung: Automatische Schnittstellen zu DATEV, sevDesk und lexoffice übermitteln Belege ohne manuelle Eingabe. Das Echtzeit-Projektcontrolling zeigt Profitabilität einzelner Baustellen in Dashboard-Form. Die Material- und Lagerverwaltung bietet Bestandsübersicht und Mindestmengen-Erinnerungen.

Personal & Planung: Die Ressourcenplanung visualisiert Verfügbarkeit, Urlaube und Mitarbeiterzuordnung zentral. In der Kundendatenbank werden alle Kontakte, Aufträge und Dokumente zusammengeführt. Automatische Fälligkeitserinnerungen verhindern verpasste Gewährleistungsfristen oder Zahlungsziele.

Dokumentation & Compliance: Revisionssichere Archivierung erfüllt gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Fotodokumentation mit Metadaten unterstützt die Beweissicherung. Standardisierte Berichtserstellung ermöglicht Auswertungen nach verschiedenen Kriterien.

🟨 Besonderheiten – Was macht Craftboxx einzigartig?

Modulares Pay-per-Use-Modell unterscheidet Craftboxx von Komplettlösungen mit Pauschalpreis. Betriebe zahlen ausschließlich für genutzte Funktionen und können Module monatlich hinzubuchen oder kündigen. Diese Flexibilität eignet sich besonders für wachsende Unternehmen, die ihre Software-Infrastruktur schrittweise erweitern möchten. Vom 29-Euro-Einstieg bis zum 79-Euro-Enterprise-Paket skaliert das System mit dem tatsächlichen Bedarf.

Geo-Fencing als Kern-Technologie hebt die Zeiterfassung über einfache Stoppuhr-Funktionen hinaus. Die standortbasierte Erfassung beginnt automatisch beim Betreten des definierten Baustellenbereichs und stoppt beim Verlassen. Diese Technologie reduziert nachweislich Fehlstunden erheblich und eliminiert manuelle Erfassungsfehler. Anders als bei manuellen Systemen entfällt die nachträgliche Korrektur von Zeiteinträgen weitgehend.

Sofort einsatzbereite Branchenvorlagen ermöglichen den Start ohne wochenlange Konfiguration. Positionskataloge für Elektro, SHK, Maler und weitere Gewerke sind vorinstalliert und basieren auf Erfahrungswerten aus der Praxis. Betriebe können direkt nach dem Onboarding Angebote erstellen, ohne eigene Artikelstammdaten aufbauen zu müssen. Die Vorlagen wurden gemeinsam mit Praktikern entwickelt und bilden typische Leistungen der jeweiligen Gewerke ab.

Revisionssicheres Bautagebuch nach HOAI geht über einfache Fotodokumentation hinaus. Jeder Eintrag erhält unveränderliche Zeitstempel und durchläuft definierte Freigabe-Workflows. Diese rechtssichere Dokumentation ist bei Gewährleistungsstreitigkeiten vor Gericht verwertbar. Die Beweiskraft unterscheidet sich deutlich von herkömmlichen Fotogalerien ohne Authentifizierung.

Einschränkungen sollten vor der Entscheidung bekannt sein. Craftboxx verzichtet bewusst auf komplexe Lagerverwaltung mit detailliertem Warenein- und -ausgang. GAEB-Schnittstellen für standardisierte Ausschreibungen fehlen ebenso wie tiefgreifende CRM-Funktionen mit Marketing-Automatisierung. Das System fokussiert konsequent auf die Kernprozesse Zeiterfassung, Auftragsverwaltung und Abrechnung – nicht auf vollwertiges ERP mit allen Zusatzmodulen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Craftboxx wählen?

Ein-Mann-Betriebe bis 5 Mitarbeiter profitieren von der einfachen Bedienung ohne IT-Vorkenntnisse. Sanitärinstallateure, Elektriker oder Maler, die bisher mit Zetteln und Excel arbeiten, finden hier den praktikablen Einstieg in die Digitalisierung. Die schnelle Rechnungsstellung verkürzt Zahlungseingänge spürbar, während die automatische Zeiterfassung den Verwaltungsaufwand minimiert. Für Betriebe dieser Größe reicht meist das Starter- oder Pro-Paket aus.

Wachsende Handwerksbetriebe mit 5-20 Mitarbeitern lösen typische Koordinationsprobleme mehrerer Monteure im Außendienst. Elektro- oder SHK-Unternehmen gewinnen durch Geo-Fencing und zentrale Projektübersicht Transparenz über den tatsächlichen Arbeitseinsatz. Die Synchronisation zwischen Büro und Baustelle funktioniert durchgängig, sodass Disponenten jederzeit den aktuellen Status einsehen können. Das modulare System wächst mit steigenden Anforderungen mit.

Projektbetriebe mit mehreren Baustellen und 10-50 Mitarbeitern benötigen revisionssichere Dokumentation und detailliertes Projektcontrolling. HVAC-Betriebe, Trockenbauer oder Dachdecker mit parallelen Großprojekten nutzen Soll-Ist-Vergleiche zur Profitabilitätskontrolle. Die schnelle Abrechnung sichert die Liquidität bei kapitalintensiven Projekten. Die modulare Erweiterbarkeit erlaubt individuelle Anpassung an verschiedene Projekttypen.

Steuerberater-affine Betriebe schätzen die nahtlose DATEV-Anbindung und automatische Belegübermittlung. Handwerker, die eng mit ihrem Steuerbüro zusammenarbeiten, sparen durch die direkte Schnittstelle erhebliche Zeit bei der Buchhaltung. Die Datenqualität verbessert sich, da Belege ohne Medienbruch übertragen werden. Manuelle Belegübergabe und Rückfragen entfallen weitgehend.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Mobile Zeiterfassung mit Standortnachweis gehört zu den Kernfunktionen
• Fakturierung soll deutlich schneller als eine Woche erfolgen
• DATEV, sevDesk oder lexoffice werden bereits im Betrieb eingesetzt
• Budget von maximal 50 Euro pro Monat und Nutzer ist vertretbar
• Ein klassisches Gewerbe wie Elektro, SHK, Maler oder Bau wird betrieben
• Komplexe Lagerverwaltung oder GAEB-Ausschreibungen sind nicht erforderlich
• Tiefes CRM mit Lead-Management wird nicht benötigt

Details zur Handwerkersoftware: Craftboxx

Mobile-First-Philosophie prägt die gesamte Software-Architektur. Monteure erfassen Zeiten, Materialverbrauch und Fotos direkt über das Smartphone auf der Baustelle – ohne Umwege über Papier oder spätere Desktop-Eingabe. Die Cloud-Synchronisation erfolgt automatisch, sobald Netzverbindung besteht. Selbst bei schwacher Internetverbindung auf abgelegenen Baustellen funktioniert die Software durch lokalen Cache, der Daten zwischenspeichert und später überträgt.

Die modulare Architektur ermöglicht individuelle Zusammenstellung nach tatsächlichem Bedarf. Betriebe starten typischerweise mit Basis-Zeiterfassung für 29 Euro monatlich und buchen bei wachsenden Anforderungen Module wie Bautagebuch oder erweitertes Projektcontrolling hinzu. Jedes Modul kann monatlich gekündigt werden, ohne dass die Grundfunktionalität verloren geht. Diese Flexibilität verhindert Überinvestitionen in ungenutzten Funktionsumfang.

Fokussierung auf Handwerker-Kernprozesse unterscheidet Craftboxx von umfassenden ERP-Systemen. Statt hunderte Features anzubieten, konzentriert sich die Software auf das Wesentliche: Zeit erfassen, Auftrag abwickeln, Rechnung erstellen, Geld erhalten. Diese bewusste Beschränkung führt zu intuitiver Bedienung und kurzen Einarbeitungszeiten. Monteure ohne IT-Affinität finden sich schnell zurecht, da die Oberfläche auf typische Handwerker-Arbeitsabläufe optimiert ist.

Wissenswertes zum Anbieter: Craftboxx GmbH

Spezialisierung auf Handwerk charakterisiert die Craftboxx GmbH seit der Gründung 2018 in Berlin. Mit 50 bis 100 Mitarbeitern fokussiert sich das Unternehmen ausschließlich auf diese Branche, ohne Ablenkung durch andere Wirtschaftszweige. Ein Craft Advisory Board aus Praktikern beeinflusst die Produktentwicklung direkt. Die enge Zusammenarbeit mit Handwerkskammern gewährleistet praxisnahe Lösungen.

Agile Entwicklung mit Kundenstimme prägt den Produktzyklus. Monatliche Updates integrieren kontinuierlich Verbesserungen, statt auf jahrelange Entwicklungsphasen zu setzen. Feedback von Anwendern fließt unmittelbar in die Produktroadmap ein. Regelmäßige User Group Meetings ermöglichen direkten Austausch zwischen Handwerkern und Entwicklern. Der Support wird von eigenen Mitarbeitern geleistet, die das Produkt detailliert kennen – Erreichbarkeit besteht Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr per Telefon, Chat und E-Mail. Enterprise-Kunden erhalten einen persönlichen Customer Success Manager.

Technische Details & Integration

Browserbasierte Cloud-Lösung macht lokale Installation überflüssig. Die Software läuft vollständig in der Cloud mit Rechenzentren in Deutschland für DSGVO-Konformität. Microservices-Architektur sorgt für hohe Verfügbarkeit und ermöglicht Updates ohne Systemstillstand. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit TLS und AES-256 schützt Datenübertragung und -speicherung. Keine lokalen Server oder Wartungsaufwände belasten die IT-Infrastruktur der Betriebe.

API-First-Ansatz sichert Zukunftsfähigkeit und Integrationsmöglichkeiten. Die offene REST-API ermöglicht individuelle Anbindungen an Drittsysteme, die Dokumentation erfolgt per Swagger/OpenAPI. Vorkonfigurierte Schnittstellen bestehen zu DATEV, sevDesk, lexoffice und Google Kalender. Der vollständige API-Zugang ist typischerweise ab Enterprise-Tarif verfügbar. Standardisierte Exportformate erlauben Datenaustausch mit anderen Systemen.

Die Systemvoraussetzungen bleiben minimal. Jeder moderne Browser wie Chrome, Edge oder Safari genügt, ebenso Smartphones ab iOS 13 oder Android 8. Offline-Cache ermöglicht Arbeit auf Baustellen ohne Netzabdeckung – erfasste Daten werden bei nächster Verbindung automatisch synchronisiert. Spezielle Hardware oder Hochleistungs-PCs sind nicht erforderlich. Eine ISO-27001-Zertifizierung befindet sich in Planung, liegt aber derzeit noch nicht vor.

Kosten & Preismodell

Das Preismodell staffelt sich transparent nach Nutzungsumfang. Starter-Paket: 29 Euro pro Monat und Nutzer umfasst Basis-Zeiterfassung, Angebotserstellung und Rechnungsstellung für Einsteiger. Pro-Paket: 49 Euro pro Monat und Nutzer ergänzt Projektcontrolling und erweiterte Berichtsfunktionen für wachsende Betriebe. Enterprise-Paket: 79 Euro pro Monat und Nutzer bietet zusätzlich API-Zugang, dedizierten Support und Service Level Agreements für größere Unternehmen. Add-Ons wie das digitale Bautagebuch kosten jeweils 10 Euro zusätzlich pro Monat und Nutzer.

Bei der Gesamtkostenbetrachtung sollten einmalige Aufwände berücksichtigt werden. Onboarding-Workshops schlagen mit 500 bis 1.500 Euro zu Buche, Schulungen kosten weitere 500 bis 1.500 Euro. Mobile Endgeräte für Monteure verursachen gegebenenfalls Investitionskosten. Der Return on Investment tritt typischerweise nach drei bis neun Monaten ein durch verkürzte Fakturierung und 20 bis 30 Prozent weniger Verwaltungsaufwand. Die monatlichen Kosten steigen linear mit der Nutzerzahl – bei starkem Wachstum können Enterprise-Pakete mit Staffelpreisen wirtschaftlicher sein.

Keine langfristige Bindung charakterisiert das Vertragsmodell. Die Pakete sind monatlich kündbar, Module lassen sich jederzeit zu- oder abwählen. Diese Flexibilität eignet sich für Betriebe, die zunächst testen und später skalieren möchten. Allerdings sollten "Nice-to-have"-Module regelmäßig auf tatsächliche Auslastung überprüft werden, da ungenutzte Funktionen die Kosten unnötig erhöhen.

Migration & Umstieg auf Craftboxx

Schneller Go-Live innerhalb von ein bis zwei Wochen charakterisiert typische Implementierungen bei kleinen Betrieben. Der CSV-Import überträgt Stammdaten wie Kunden, Adressen, Artikel und Mitarbeiter teilautomatisiert. Onboarding-Workshops finden remote oder vor Ort statt und bereiten auf den Produktivstart vor. Bei zehn oder mehr Mitarbeitern und komplexen Datenbeständen sollten zwei bis vier Wochen eingeplant werden.

Die Datenübernahme erfordert unterschiedlichen Aufwand je nach Qualität der Altdaten. Teilautomatisierte Übernahme aus Excel oder Access funktioniert bei sauberen Stammdaten reibungslos. Historische Belege müssen oft manuell nachbearbeitet werden, da automatisierte Zuordnungen nicht alle Besonderheiten erfassen. Unsaubere Stammdaten mit Dubletten oder inkonsistenten Formatierungen verzögern die Migration erheblich. Schulungen umfassen typischerweise einen Tag für Administratoren und zwei bis vier Stunden für Anwender.

Change Management entscheidet maßgeblich über den Erfolg. Die größte Herausforderung liegt nicht in der technischen Implementierung, sondern in der Akzeptanz bei Mitarbeitern. Erfolgreiche Umstellungen beginnen mit dem Inhaber als Vorbild. Key User fungieren als Multiplikatoren im Team. Praktische Hands-on-Sessions wirken besser als theoretische Schulungen. Die intuitive Oberfläche erleichtert die Einarbeitung, doch ältere oder technikferne Mitarbeiter benötigen individuelle Begleitung. Internetverbindungen auf Baustellen sind oft schwach – der Offline-Cache hilft, doch die initiale Synchronisation benötigt stabiles Netz.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Drastisch verkürzte Fakturierung reduziert die Zeit von durchschnittlich 14 auf 3 Tage und verbessert die Liquidität unmittelbar. Betriebe erhalten ihr Geld deutlich früher.

Minimierte Zeitmanipulation durch Geo-Fencing reduziert Fehlstunden um bis zu 80 Prozent laut Anwenderberichten. Die standortbasierte Erfassung verhindert nachträgliche Korrekturen.

30 Prozent weniger Verwaltungsaufwand entsteht durch Automatisierung von Belegerstellung bis zur Steuerberater-Übergabe. Bürokräfte gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Skalierbare Kosten ermöglichen bedarfsgerechte Investitionen. Betriebe zahlen nur für genutzte Funktionen und vermeiden Investitionsruinen bei Fehleinschätzungen.

Hohe Nutzerakzeptanz resultiert aus intuitiver Bedienung und kurzen Einarbeitungszeiten. Der qualifizierte Support beantwortet Fragen zeitnah und kompetent.

Herausforderungen:

Funktionslücken bei komplexen Anforderungen betreffen fehlende GAEB-Integration, eingeschränkte Lagerverwaltung und fehlendes tiefes CRM. Betriebe mit diesen Anforderungen müssen zu umfassenderen ERP-Systemen greifen.

Netzabhängigkeit bleibt trotz Offline-Cache bestehen. Regelmäßige Internetverbindung ist für Synchronisation erforderlich – auf abgelegenen Baustellen kann dies problematisch werden.

Fehlende ISO-27001-Zertifizierung kann bei Ausschreibungen oder strengen Corporate-Governance-Vorgaben zum Ausschlusskriterium werden. Die Zertifizierung ist geplant, liegt aber noch nicht vor.

Change-Widerstand stellt die eigentliche Herausforderung dar. Nicht die Software ist das Problem, sondern die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Umstellung. Aktives Change Management ist erforderlich.

Lineare Kostensteigerung bedeutet, dass die Ausgaben proportional mit der Nutzerzahl wachsen. Bei starkem Wachstum sollten Staffelpreise oder Volumenrabatte verhandelt werden.

Häufig gestellte Fragen zu Craftboxx

Kann ich Craftboxx ohne Risiko testen?

Testphasen von 14 bis 30 Tagen sind üblich und ermöglichen risikofreies Kennenlernen. Das modulare Modell erlaubt zusätzlich den Start im kleinen Rahmen mit späterer Erweiterung. Betriebe können zunächst mit dem Starter-Paket beginnen und bei Bedarf upgraden.

Was passiert mit meinen Daten bei Kündigung?

Exportfunktionen für alle relevanten Daten stehen zur Verfügung, meist als CSV oder PDF. Die Datenlöschung erfolgt nach Kündigung gemäß DSGVO-Vorgaben. Details sollten vor Vertragsabschluss im Kleingedruckten geprüft werden.

Funktioniert die App wirklich offline?

Der lokale Cache ermöglicht Datenerfassung ohne aktive Internetverbindung. Erfasste Zeiten, Fotos und Notizen werden bei nächster Netzverbindung automatisch synchronisiert. Die initiale Einrichtung und größere Datenmengen benötigen jedoch stabiles Internet.

Ist Craftboxx GoBD-konform?

Ein offizieller GoBD-Nachweis oder Testat sollte vor Vertragsabschluss beim Anbieter erfragt werden. Für rechtssichere Buchführung ist diese Konformität essenziell, besonders bei Betriebsprüfungen.

Kann ich eigene Formulare und Vorlagen erstellen?

Anpassung von Rechnungs- und Angebotsvorlagen ist möglich. Der Umfang der Individualisierung variiert je nach Tarif – Enterprise-Kunden erhalten erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten.

Wie gut ist die DATEV-Anbindung wirklich?

Export von Belegen und Buchungsstapeln im DATEV-Format erfolgt automatisiert. Die Tiefe der Integration bezüglich Kontenzuordnung und automatischer Buchungsvorschläge sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Was kostet die Datenübernahme aus meinem alten System?

CSV-Import ist im Onboarding enthalten. Bei komplexen Altdatenbeständen mit Bereinigungsbedarf können externe Dienstleister 500 bis 2.000 Euro zusätzlich kosten. Die Datenqualität des Altsystems bestimmt den Aufwand maßgeblich.

Gibt es eine Mindestlaufzeit?

Monatliche Kündbarkeit ohne langfristige Bindung entspricht der Produktphilosophie. Details sollten dennoch im konkreten Vertrag geprüft werden, da Konditionen variieren können.