Codex | Handwerkersoftware | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann die Software?

Auftragsabwicklung & Kalkulation: Dynamischer Angebotsgenerator mit branchenspezifischen Vorlagen für Elektro, Sanitär, Heizung und Malerarbeiten. Regelbasierte Kalkulation nutzt regionale Preisdatenbanken zur präzisen Kostenermittlung. Automatische Rechnungsstellung erfolgt mit direktem DATEV/Lexware/SAP-Export, ergänzt durch automatischen Mahnlauf und durchgängige Zahlungsüberwachung.

Mobile Arbeit & Baustellenmanagement: Vollständig offline-fähige Mobile App für iOS und Android mit automatischer Synchronisation bei Netzverbindung. GPS-basierte Einsatzverfolgung ermöglicht effiziente Tourenplanung. Mobile Zeiterfassung beinhaltet einen Konflikt-Resolver, der doppelte Buchungen verhindert. Digitale Unterschriften und Foto-Protokolle werden direkt auf der Baustelle erfasst.

Ressourcen & Material: Echtzeit-Materialverwaltung funktioniert standortübergreifend und bietet automatische Nachbestellvorschläge bei Unterschreitung definierter Mindestbestände. Drag-and-drop-basierte Projekt- und Ressourcenplanung vereinfacht die Disposition. Fuhrpark-Management steht als optionales Add-on-Modul zur Verfügung.

Dokumentation & Qualität: Individualisierbare Checklisten unterstützen Abnahmen und Qualitätsprüfungen. GoBD-konforme Archivierung sichert Dokumente, Fotos und Pläne langfristig. Cloud-Backup erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung.

Auswertung & Controlling: Reporting-Dashboard visualisiert Deckungsbeitrags-Analysen und ermöglicht Baustellen-Kostenvergleiche gegenüber dem Budget. Offene REST-API erlaubt individuelle Integrationen in bestehende Systemlandschaften.

🟨 Besonderheiten – Was macht Codex einzigartig?

Vollständige Offline-Fähigkeit mit intelligentem Konflikt-Resolver kennzeichnet den entscheidenden Vorteil für den Baustellenalltag. Die Mobile App funktioniert komplett ohne Internetverbindung und synchronisiert automatisch, sobald wieder Empfang besteht. Der integrierte Konflikt-Resolver verhindert Doppelbuchungen und Datenverluste – eine in dieser Robustheit seltene Eigenschaft im Handwerker-ERP-Markt. Zeiterfassung, Materialentnahmen, Fotos und Unterschriften werden lokal gespeichert und nahtlos abgeglichen.

Regelbasierte Kalkulation mit regionalen Preisdatenbanken geht über reine Vorlagen hinaus. Codex kalkuliert auf Basis aktueller regionaler Marktpreise für Material und Arbeitszeit. Diese Funktion ermöglicht präzisere, wettbewerbsfähige Angebote und reduziert Nachkalkulationsfehler erheblich. Die Datenbanken werden kontinuierlich aktualisiert und berücksichtigen regionale Preisunterschiede im gesamten D-A-CH-Raum.

Integriertes Skripting-Modul zur individuellen Prozessautomatisierung erlaubt tiefgreifende Anpassungen an betriebsspezifische Abläufe. Die Lösung geht weit über Standard-Konfigurationen hinaus und ermöglicht die Abbildung ungewöhnlicher Prozesse ohne Programmieraufwand. Betriebe können Workflows nach eigenen Anforderungen gestalten und automatisieren.

Einschränkungen sollten bei der Bewertung berücksichtigt werden: Die BIM-Integration ist aktuell nur rudimentär vorhanden, ein konkretes Release-Datum wurde nicht kommuniziert. Für Betriebe, die an BIM-pflichtigen Projekten teilnehmen, kann dies zum Ausschlusskriterium werden. Der Reporting-Editor zeigt sich bei sehr spezifischen Auswertungsanforderungen noch unflexibel. Eine integrierte Lohnabrechnung fehlt – die Software bietet lediglich Export-Schnittstellen zu gängigen Lohnabrechnungssystemen.

🟩 Empfehlung – Wer sollte Codex wählen?

Elektro-Handwerksbetriebe mit 10-30 Mitarbeitern profitieren besonders von der Software. Diese Betriebsgröße arbeitet typischerweise an mehreren Baustellen parallel und benötigt präzise Echtzeit-Bestandsführung über Lager und Fahrzeuge hinweg. Die automatischen Nachbestellvorschläge und GPS-Tourenplanung zahlen sich hier direkt in reduzierten Materialengpässen und optimierten Fahrtzeiten aus.

Sanitär- und Heizungsbetriebe mit starkem Außendienst finden in Codex eine passende Lösung. Viele Einsatzorte befinden sich in Bereichen mit schlechter Mobilfunkabdeckung – Keller, ländliche Regionen, dicke Altbaumauern. Die Offline-Fähigkeit wird hier zum geschäftskritischen Faktor, während digitale Unterschriften die Abnahme vor Ort erheblich beschleunigen und Medienbrüche eliminieren.

Maler- und Lackierbetriebe mit intensiver Foto-Dokumentation nutzen die mobilen Funktionen besonders effektiv. Die Dokumentation von Vorher-Nachher-Zuständen, Abnahmeprotokollen und Farbmustern erfolgt direkt am Tablet. Die mobile Checklisten-Funktion standardisiert Qualitätsprüfungen und sorgt für konsistente Dokumentationsqualität über alle Mitarbeiter hinweg.

Service- und Wartungsunternehmen mit wiederkehrenden Aufträgen finden in der Software einen verlässlichen Partner. Vertragsmanagement, schnelle Reaktionszeiten und standardisierte Abläufe stehen im Mittelpunkt. Die Kombination aus Tourenplanung, mobiler Zeiterfassung und regelbasierter Kalkulation für Standardleistungen optimiert den Service-Alltag messbar.

Entscheidende Auswahlkriterien:

• Offline-Verfügbarkeit: Arbeitet die Mannschaft häufig in Gebieten mit schlechtem oder fehlendem Mobilfunkempfang, wodurch eine stabile Offline-Funktionalität unverzichtbar wird
• Kalkulationsgenauigkeit: Besteht Bedarf an präzisen, marktgerechten Angeboten ohne aufwendige manuelle Recherche und Preisvergleiche
• Systemintegration: Werden bereits DATEV, Lexware oder SAP genutzt und ist eine nahtlose Anbindung ohne Medienbrüche erforderlich
• Skalierbarkeit: Plant der Betrieb zu wachsen und benötigt ein System, das problemlos von 5 auf 50 Mitarbeiter mitwachsen kann

Details zur Handwerkersoftware: Codex

Moderne Cloud-Architektur bildet das technische Fundament von Codex. Die Software basiert auf einer Microservices-Architektur, die hohe Verfügbarkeit, schnelle Updates und problemlose Skalierung gewährleistet. Einzelne Module können unabhängig voneinander weiterentwickelt werden, ohne das Gesamtsystem zu gefährden oder längere Wartungsfenster zu erfordern.

Der modulare Aufbau ermöglicht bedarfsgerechte Lösungen für unterschiedliche Betriebsgrößen. Anwender starten mit der Basislizenz und buchen Module wie Fuhrpark-Management, erweiterte Tourenplanung oder Wartungsverträge gezielt hinzu. Dieses Konzept vermeidet die Bezahlung für ungenutzten Funktionsballast und hält die initialen Investitionskosten überschaubar. Das System wächst mit den tatsächlichen Anforderungen des Betriebs.

Deutsche Cloud-Infrastruktur mit höchsten Sicherheitsstandards prägt den Datenschutzansatz. Die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung und vollständiger DSGVO-Konformität. TLS-verschlüsselte Übertragung und mehrstufige Backup-Strategien schützen Geschäftsdaten. Für sicherheitskritische Branchen und öffentliche Auftraggeber erfüllt Codex damit wesentliche Compliance-Anforderungen.

Wissenswertes zum Anbieter: CODEX Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH

Die CODEX GmbH wurde 2010 gegründet und beschäftigt rund 50 Mitarbeiter. Mit über 200 Installationen im D-A-CH-Raum positioniert sich das Unternehmen als fokussierter Spezialist für Handwerkersoftware. Die Betriebsgröße erlaubt kurze Entscheidungswege und direkten Kundenkontakt – Aspekte, die insbesondere mittelständische Handwerksbetriebe schätzen.

Innovation trifft Praxisnähe durch einen ausgewogenen Entwicklungsansatz. Vierteljährliche Hackathons und ein eigenes KI-Lab zeigen den Innovationswillen des Anbieters. Die Roadmap für das vierte Quartal 2025 enthält bereits KI-gestützte Mengenermittlung. Gleichzeitig sorgen regelmäßige Kundenbeiräte dafür, dass neue Features praxistauglich bleiben und tatsächliche Bedürfnisse adressieren. Der Net Promoter Score von 32 aus der Kundenumfrage 2023 liegt über dem B2B-Software-Durchschnitt und signalisiert solide Kundenzufriedenheit.

Technische Details & Integration

Offene REST-API ermöglicht flexible Anbindungen an bestehende Systemlandschaften. Die vollständig dokumentierte Schnittstelle erlaubt Integrationen mit praktisch jedem Drittsystem. Standard-Schnittstellen zu DATEV, Lexware und SAP Business One sind bereits vorkonfiguriert und reduzieren den Implementierungsaufwand erheblich. Betriebe können vorhandene Buchhaltungs- und ERP-Systeme weiterbetreiben.

Die Systemanforderungen bleiben überschaubar und verzichten auf Legacy-Ballast. Browser-basierter Zugriff erfolgt über Chrome oder Edge in aktuellen Versionen. Mobile Apps setzen mindestens Android 9.0 oder iOS 13.0 voraus. Aufwendige Client-Installationen entfallen, ebenso der Wartungsaufwand für veraltete Systeme. Updates werden serverseitig eingespielt und stehen allen Nutzern gleichzeitig zur Verfügung.

BIM-Integration als offene Baustelle stellt eine ehrliche Einschränkung dar. Building Information Modeling ist derzeit nur rudimentär geplant, ein veröffentlichtes Release-Datum liegt nicht vor. Für Betriebe, die regelmäßig an BIM-pflichtigen Projekten teilnehmen oder deren Auftraggeber BIM-Workflows vorschreiben, kann dies zum Ausschlusskriterium werden. Workarounds über Dateiexporte sind möglich, aber nicht nahtlos integriert.

Kosten & Preismodell

Transparentes Abo-Modell bildet die Preisgrundlage. Die Basislizenz kostet 49 € pro User und Monat, das mobile Add-on schlägt mit zusätzlichen 10 € pro User zu Buche. Support und Updates werden ab 15 % der Jahresgebühr berechnet. Versteckte Grundgebühren entfallen, die Skalierung bei Mitarbeiterwachstum oder -reduktion erfolgt flexibel.

Eine realistische TCO-Betrachtung für einen Betrieb mit fünf Usern über drei Jahre umfasst folgende Positionen: Einrichtung zwischen 500 und 2.000 €, Datenmigration circa 1.000 €, laufende Kosten für Lizenzen und Support. Insgesamt summiert sich dies auf etwa 14.500 €, was circa 80 € pro User und Monat all-in entspricht. Hardware- und interne Personalkosten für Administration sind hierin nicht enthalten.

ROI durch Prozessbeschleunigung beziffert der Anbieter mit konkreten Werten: 30 % schnellere Angebotserstellung, 20 % Zeitersparnis in der Dokumentation, zehn Tage Liquiditätsvorteil durch schnellere Fakturierung. Bei konsequenter Nutzung aller Module amortisieren sich die Initialkosten nach Anbieterangaben oft innerhalb von drei bis sechs Monaten. Die tatsächliche Amortisationsdauer hängt stark von der Nutzungsintensität und den bisherigen Prozessen ab.

Migration & Umstieg auf Codex

Strukturierter Implementierungsprozess erstreckt sich üblicherweise über vier bis acht Wochen. Der Ablauf gliedert sich in definierte Phasen: Kick-off mit einem Tag Dauer, Gap-Analyse zur Identifikation spezifischer Anforderungen, Datenimport und Parametrisierung über zwei bis vier Wochen, Schulungen im Umfang von ein bis zwei Tagen sowie Go-Live mit Hypercare-Betreuung über ein bis zwei Wochen. Dieser überschaubare Zeitaufwand ermöglicht eine Migration ohne längere Betriebsunterbrechungen.

Saubere Stammdaten bilden den Schlüssel zum Migrationserfolg. Die häufigste Verzögerung resultiert aus unzureichend aufbereiteten Bestandsdaten. Zeit, die in die Bereinigung von Kunden-, Material- und Personalstammdaten investiert wird, beschleunigt die Migration erheblich und verhindert spätere Korrekturen im laufenden Betrieb. Inkonsistente oder doppelte Datensätze führen zu Problemen bei der automatischen Zuordnung und sollten im Vorfeld eliminiert werden.

Beeindruckende Skalierbarkeit demonstriert ein Referenzfall aus der Praxis: Ein Betrieb wuchs von fünf auf 50 User in nur zwei Tagen. Dies belegt die technische Flexibilität und den professionellen Support. Wachsende Betriebe müssen sich keine Sorgen um System-Grenzen oder aufwendige Re-Implementierungen machen. Die Microservices-Architektur skaliert transparent im Hintergrund.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

• Baustellentaugliche Offline-Funktionalität: Der vollständige Offline-Modus mit robuster Synchronisation löst das Konnektivitätsproblem, mit dem viele Handwerksbetriebe auf Baustellen konfrontiert sind
• Präzise Kalkulation durch Preisdatenbanken: Regionale Marktpreise für Material und Arbeitszeit steigern die Angebots-Trefferquoten messbar und reduzieren Nachkalkulationsaufwand
• Echte Handwerks-Spezialisierung: Keine aufgeblähte Universalsoftware, sondern durchdachte Workflows speziell für elektro-, sanitär-, heizungs- und malertechnische Betriebe
• Flexible Systemintegration: REST-API und vorkonfigurierte Schnittstellen zu DATEV, Lexware und SAP ermöglichen nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaften
• Transparente Cloud-Sicherheit: ISO 27001-zertifizierte deutsche Rechenzentren erfüllen höchste Datenschutzanforderungen und DSGVO-Konformität
• Skalierbare Architektur: Problemloses Wachstum von kleinen bis mittelgroßen Betrieben ohne System-Wechsel oder aufwendige Neuimplementierung

Herausforderungen:

• Eingeschränkte Reporting-Flexibilität: Der integrierte Editor reicht für Standard-Auswertungen aus, stößt jedoch bei komplexen, hochindividuellen Analysen an Grenzen
• Fehlende ausgereifte BIM-Integration: Rudimentäre Planung ohne Release-Datum schließt derzeit BIM-pflichtige Projekte weitgehend aus und erfordert Workarounds
• Keine integrierte Lohnabrechnung: Export-Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungssystemen sind vorhanden, ein komplettes HR-Modul mit direkter Gehaltsabrechnung fehlt jedoch
• Modularer Aufbau erfordert Planung: Die Zusammenstellung der tatsächlich benötigten Module verlangt initiale Auseinandersetzung mit dem eigenen Workflow
• Abhängigkeit von Cloud-Verfügbarkeit: Trotz Offline-Funktionalität benötigt die Synchronisation und Vollnutzung regelmäßige Internetverbindung

Häufig gestellte Fragen zu Codex

Funktioniert die Mobile App wirklich komplett offline?

Ja, die Offline-Funktionalität ist vollständig implementiert. Zeiterfassung, Materialentnahmen, Fotos und digitale Unterschriften werden lokal auf dem Mobilgerät gespeichert. Die automatische Synchronisation erfolgt, sobald wieder Netzverbindung besteht. Der integrierte Konflikt-Resolver verhindert Doppelbuchungen und Datenverluste, selbst wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig am selben Auftrag arbeiten und unterschiedliche Daten erfassen.

Wie lange dauert die Einführung realistisch?

Für einen Standardfall mit 10 bis 20 Usern und Datenimport aus Excel oder CSV sind vier bis acht Wochen vom Kick-off bis zum produktiven Betrieb realistisch. Der kritische Erfolgsfaktor liegt in der Qualität der Stammdaten-Vorbereitung. Betriebe mit gut strukturierten, bereinigten Bestandsdaten erreichen kürzere Implementierungszeiten. Komplexe Sonderkonfigurationen oder umfangreiche individuelle Anpassungen via Skripting-Modul können den Zeitrahmen verlängern.

Was passiert bei starkem Betriebswachstum?

Das System skaliert problemlos mit der Betriebsgröße. Ein dokumentierter Referenzfall zeigt die Migration von fünf auf 50 User innerhalb von nur zwei Tagen. Die Microservices-Architektur ist explizit für Wachstumsszenarien konzipiert. Betriebe zahlen ausschließlich für aktive Lizenzen, zusätzliche User können ohne technische Hürden hinzugebucht werden. Systemgrenzen oder notwendige Plattformwechsel aufgrund von Unternehmenswachstum sind nicht zu erwarten.

Welche Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen bestehen?

Codex bietet vorkonfigurierte Standard-Schnittstellen zu DATEV, Lexware und SAP Business One. Der Datenaustausch erfolgt automatisiert, Rechnungsdaten und Belege werden direkt an die Buchhaltungssysteme übergeben. Die vollständig dokumentierte REST-API ermöglicht darüber hinaus die Integration weiterer Drittsysteme. Für individuelle Anbindungen können Entwickler auf die offene Schnittstelle zugreifen.

Sind individuelle Anpassungen ohne Programmierung möglich?

Das integrierte Skripting-Modul ermöglicht tiefgreifende Prozessanpassungen ohne klassische Programmierung. Betriebsspezifische Workflows, automatisierte Abläufe und individuelle Geschäftsregeln lassen sich konfigurieren. Der Umfang geht deutlich über Standard-Softwareanpassungen hinaus. Für komplexe Custom-Entwicklungen steht der Anbieter-Support beratend zur Seite. Die Balance zwischen Flexibilität und Komplexität ist gut gelungen.

Wie funktioniert der Support im Problemfall?

Der Support ist deutschsprachig und während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar. Die Reaktionszeiten liegen laut Anbieter bei wenigen Stunden, kritische Probleme werden priorisiert behandelt. Ein Ticket-System dokumentiert alle Anfragen nachvollziehbar. Der Net Promoter Score von 32 deutet auf solide Support-Qualität hin. Für Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten können erweiterte Support-Pakete gebucht werden.