FAQ - Das sind 5 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Warum brauche ich eine mobile VOB-gerechte Aufmaß-App?
Das Aufmaß bildet einen wichtigen Bestandteil bei der Arbeit eines Handwerkers. Ohne Aufmaß lässt sich die Leistung weder planen oder durchführen, noch abrechnen oder nachweisen. Die Softwarehersteller bieten verschiedene Lösungen für die Erstellung eines Aufmaßes an. Diese reichen von dem rein lokal im Büro nutzbaren Aufmaß-Tool, in das die zuvor auf Papier notierten Werte übernommen werden, über die Smartphone-App, in die der User alle Daten vor Ort auf der Baustelle händisch eingibt, bis hin zur volldigitalisierten Variante, bei der ein entsprechendes Gerät vor Ort die Maße ermittelt und in die Software überträgt. Der User muss nur noch die vertraglich vereinbaren Handwerkerleistungen auswählen.
Darum ist eine Cloud-Software für einen Handwerker Sinnvoll!
Mit einer Cloud-Software sind Sie nicht auf Ihren Büro-PC angewiesen. Sie können Sie an Ort und Stelle auf Ihre Daten zugreifen, ganz egal wo Sie sich gerade befinden. Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich auf Ihrer Baustelle und besprechen einen wichtigen Teil Ihrer Leistungen mit Ihrem Auftraggeber. Sie können umgehend Ihre Daten in Ihre Software einpflegen oder eben auch abrufen, um Ihrem Auftragegeber sofort Auskunft zu erteilen.
Diese Schnittstellen sind zwingend erforderlich!
Mittlerweile verfügt jede gute Handwerkersoftware über Schnittstellen zum Import von Lieferanten-Daten sowie zum Export aller von buchhaltungsrelevaten Daten. Darüber hinaus gewinnt auch die GAEB-Schnittstelle zunehmend an Bedeutung. Ursprünglich für den standardisierten Datenaustausch in öffentlichen Vergabeverfahren konzipiert, greifen auch immer mehr Beteiligte an privaten Bauvorhaben zum Austausch aller relevanten Daten auf diese Schnittstelle zurück. Die GAEB-Schnittstelle ist somit (fast schon) unverzichtbar. Software-Lösungen wie bspw. OPTIMUS, TopKontor oder SAGE verfügen über diese Schnittstelle.
Ist eine Baudokumentation als Smartphone-App für meinen Betrieb sinnvoll?
Stellen Sie sich vor, Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter nehmen an einer Baubesprechung oder einer Begung der Baustelle teil. Alle Sie betreffenden Punkte können Sie umgehend und ohne weitere Nachbearbeitung im Büro in Form einer Sprach- oder schriftlichen Notiz oder gar mit Fotos zum konkreten Bauprojekt abspeichern. Das spart wertvolle Arbeitszeit und Arbeitskraft, die Sie andernorts gewinnbringend einsetzen können. Softwareprodukte wie WinWorker, TopKontor oder Optimus verfügen über eines solche Funktion.
Genügt mir die Erreichbarkeit des Hersteller-Supports via Internet oder benötige ich doch einen Telefon-Support oder gleich einen lokalen IT-Dienstleister?
Nahezu jeder Software-User war schon einmal in der Situation, eine wichtige Arbeit am PC erledigen zu müssen und der Computer, wahlweise die Software, verweigern Ihren Dienst. Wohl dem, dessen Hardware- oder Software-Hersteller einen qualitativ guten und stets erreichbaren Support anbietet. Nicht wenige Nutzer wenden sich von einem eigentlich guten Programm ab, nur weil der Support des Herstellers schlecht organisiert ist und/oder keinen Rat mehr weiß.
Sollte ich auch Wert auf eine übersichtlich gestaltete und leicht zu erlernende Software legen?
Die Basisversion sollte bereits die wichtigsten Funktionen wie Angebotserstellung und -verwaltung, Auftragserstellung und -verwaltung, Rechnungsstellung und Mahnlauf sowie Buchhaltung beinhalten. Darüber hinaus sollte eine Handwerkersoftware leicht bedienbar, aufgeräumt und flexibel erweiterbar sein. So werden keine langen Schulungsvideos und/oder Einweisungen benötigt. Man findet sich schnell zurecht und muss nicht erst die Hotline kontaktieren, um ein neues Angebot zu erstellen oder die Daten eines bereits eingepflegten Wartungsvertrags zu aktualisieren.
Benötige ich eine DATEV-Schnittstelle?
Als Handwerker, der Leistungen abrechnet und Zahlungen erhält, sind Sie verpflichtet, ordnungsgemäß Buch zu führen (GOBD) und eine Steuererklärung abzugeben. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Buchführung und Ihre Steuerklärung selbst erstellen oder durch einen Steuerberater erledigen lassen, werden Sie oder Ihr Steuerberater die Buchführung und die Steuererklärung in einer Software erledigen. Um die Daten zeit- und damit auch kostensparend – kurz effizient – zu übertragen, benötigen Sie eine sog. DATEV-Schnittstelle. Handwerkersoftware wie bspw. TopKontor (blueSolution) oder ADDISON (WoltersKluwer) verfügen über diese Schnittstelle.
Erfahren Sie hier, warum Sie auf eine modulare Erweiterbarkeit Ihrer Software achten sollten!
Je mehr Funktionen eine Software umfasst, desto höher sind ihre Entwicklungskosten und damit auch ihr Preis. Aus diesem Grund sollte eine Software eine Basisversion mit allen Grundfunktionen besitzen und sich ferner an die über die Grundfunktionen hinaus gehenden Bedürfnisse ihres Nutzers anpassen lassen. Ein weiterer Effekt ist, dass der Nutzer auch nur die Funktionen zahlen muss, die er letztlich auch braucht. Sollte sich die Art der Tätigkeit ändern oder erweitern, dann lassen sich bei einer modular aufgebauten Software Funktionen abwählen oder die neuerdings benötigten Funktionen hinzubuchen.
Lesen Sie hier, warum ein hoher Automatisierungsgrad Ihrer Software ein Vorteil ist.
Mittlerweile hat sich auch das Handwerk das papierlose und damit digitalisierte Büro zum Ziel gesetzt. Dieses Ziel lässt sich jedoch nur mit einer Software verwirklichen, die ihrem Nutzer eine umfassende digitale Kommunikation mit allen anderen an einem Bauprojekt beteiligten Personen unabhängig von ihrer Funktion erlaubt. Mit der Verwirklichung des digitalisierten Büros ist auch die Automatisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen verbunden.
Ein interessanter Teilbereich der Automatisierung stellt das Erkennen und Verarbeiten aller relevanten Daten in einer Eingangsrechnung dar. In einem florierenden Handwerksbetrieb gehen tagtäglich Rechnung von Lieferanten ein. Somit stellt das Erkennen und Verarbeiten von Rechnungsdaten eine erhebliche Erleichterung dar. Der Mensch kontrolliert lediglich und die Software lern aus eventuellen Fehlern.
Wünschen auch Sie sich die Automatisierung wiederkehrender Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb? Benötigen Sie bei der Auswahl der für Sie passenden Software Hilfe, dann nutzen Sie unser Angebot einer kostenlosen telefonischen Beratung.
Hier erfahren Sie, warum die detaillierte Nachkalkulation eines Bauprojekts wichtig ist?
Die Kontrolle laufender oder bereits abgeschlossener Bauprojekte dahingehend, ob die ursprüngliche Kalkulation zu Arbeitsaufwand und Materialeinsatz eingehalten, unter- oder gar überschritten wurden, ist ein wesentlicher Teil des Projektmanagements und Quelle für weitere Effizienzsteigerungen in Ihrer Firma. Für eine aussagekräftige Nachkalkulation ist eine ausreichende Datenbasis vom aktuellen oder Abschlusszustand des Bauprojekts erforderlich. Eine innovative Handwerkersoftware unterstützt Sie in jedem Stadium des Bauprojekts bei der Datenerhebung und Datenerfassung. Mit einem Klick haben Sie sodann einen Überblick über die kalkulierten und laufenden Kosten.
Wenn Sie Hilfe benötigen, um diesen Dschungel an Softwareangeboten zu durchschauen, nutzen Sie unser kostenloses Angebot und lassen sich telefonisch beraten.
Ist es notwendig, in der Handwerkersoftware auch die Kundendienst- und Wartungsverträge mit allen dazugehörigen Daten einzutragen?
Neben der Herstellung neuer Produkte, ist ein zweites wesentliches Standbein heutiger Handwerksbetriebe die Erbringung von Service- und Wartungsarbeiten. Um den Überblick nicht zu verlieren und damit unzufriedene Kunden zu riskieren, bietet es sich an, sämtliche Service und Wartungsarbeiten im Vorfeld zu planen. Dazu benötigen Sie ein leistungsfähiges Vertragsmanagement-Tool, in welchem zumindest Gegenstand (Heizung, Aufzug etc.) und Wartungsintervall/Fristen vermerkt sind bzw. werden können. Moderne Software-Lösungen wie bspw. TopKontor, Streit V1 und OPTIMUS verfügen über solche Funktionen.
Weshalb sollte ich darauf achten, dass ich in meiner Software auch all meine Geräte verzeichnen und auch verwalten kann?
Ohne funktionsfähiges Werkzeug sind selbst dem besten Handwerker die Hände gebunden. Deshalb ist es immer wichtig zu wissen, wo sich die eigenen Geräte befinden bzw. welcher Mitarbeiter sie gerade nutzt. Darüber hinaus bietet sich der Schutz besonders wertvoller Werkzeuge durch das Anbringen von GPS-Trackern an. So können Sie live verfolgen, wo sich die Geräte befinden. Wertvolle Geräte werden auch gern gestohlen und über GPS-Tracker lassen sie sich auch wieder auffinden.
Ich will meine Firma von der Zettelwirtschaft auf das papierlose digitale Büro umstellen. Was brauche ich dazu für meinen Kundendienst?
Damit Sie das sich selbst gesteckte Ziel eines papierlosen Büros auch erreichen, brauchen Sie unbedingt ein mobiles Endgerät mit einer App, über die Ihr Kunden- und/oder Wartungsdienst auf alle wesentlichen Kunden- und Auftragsdaten zugreifen und vom Kunden die Unterschrift entgegennehmen kann. TAIFUN und TopKontor sind bspw. Software-Lösungen, die über diese Funktionalität verfügen.
Brauche ich als Handwerker eine Software mit einer Lagerverwaltungs-Funktion?
Als Einzelkämpfer mit einer überschaubaren Anzahl an Aufträgen und keinen parallel laufenden Baustellen können Sie Ihren Materialbestand und damit Materialeinkauf sowie den Materialabgang (vielleicht) noch überblicken. Aber wenn Sie mehrere Mitarbeiter beschäftigen und an mehreren Projekten gleichzeitig beteiligt sind, benötigen Sie eine Software mit einem leistungsfähigen Lagerverwaltungsfunktion, die Ihnen aktuell alle wichtigen Daten anzeigt. Andernfalls verlieren Sie unweigerlich Geld und Kunden. Vermeiden Sie das und achten Sie bei Kauf Ihrer neuen Handwerkersoftware auf die Lagerverwaltungsfunktion.
Kann ich in meiner Handwerkersoftware eigenständig Muster und Vorlagen mit Platzhaltern erstellen und verwalten?
Muster sind eine wesentliche Voraussetzung für effektives und effizientes Arbeiten. Schließlich lassen sich durch Muster und Vorlagen wiederkehrende Aufgaben leichter bearbeiten. In Software-Lösungen wie bspw. OPTIMUS oder SAGE können Sie selbständig eine Vielzahl von Mustern erstellen und verwalten.
