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RPS Software | Handwerker | Kalkulation | Maler | Elektro

Handwerker- & Kalkulationssoftware OPTIMUS von RPS Software: Funktionen & Preise

Wenn Sie auf der Suche nach einer Kalkulationssoftware für Aufgaben der Verwaltung in Ihrem Handwerksbetrieb sind, bietet der Software-Entwickler RPS Software die Branchensoftware OPTIMUS für handwerkliche Betriebe jeder Art an. Im Folgenden stellen wir Ihnen die Vorteile, Funktionen und Preise der Software übersichtlich vor.

Wenn Sie weitere Informationen zu Handwerkersoftware benötigen, finden Sie bei uns außerdem einen informativen Vergleich beliebter Handwerkerprogramme.

Optimus - RPS-Software

Die Roland Piske Software GmbH stellt für Handwerksbetriebe die Branchensoftware OPTIMUS zur Verfügung. Die moderne, übersichtliche und benutzerfreundliche Kalkulationssoftware übernimmt alltäglich anfallende Büroaufgaben, damit wieder mehr Zeit für das Kerngeschäft – die Auftragserledigung – bleibt.

Optimus - Software für Handwerker

RPS Software weist mehr als 40 Jahre Erfahrung im Handwerk und über 27 Jahre Erfahrung mit Branchensoftware auf. Die hauseigene Software OPTIMUS wird in mehr als 4.000 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz hauptsächlich im Handwerksbereich sowie im Baunebengewerbe eingesetzt. Die Handwerkersoftware eignet sich unter anderem für Dachdecker, Fliesenleger, Zimmerer, Elektriker, Garten- und Landschaftsbau, Maler- und Lackierer, Schlosser, Tischler, Raumausstatter und Sanitär/Heizung/Klima (SHK).

Leistungen von OPTIMUS

Je nach Ausrichtung des Betriebs können Nutzer von spezifischen Leistungen profitieren:

Leistungen von Optimus

1. Angebot – Endrechnung

OPTIMUS unterstützt kalkulierende Betriebe bei der Vorkalkulation (Soll-Kalkulation) indem für die Ausführung der Arbeiten benötigte Zeit, Material-, Maschinen-, Fremdleistungs- und andere Kosten für jede einzelne Position festgelegt werden. Weil diese Informationen auch im Artikelstamm gespeichert werden können, kann auch bei späteren Kalkulationen darauf zugegriffen werden. Besonders bei größeren Betrieben lohnt sich eine genaue Nachkalkulation (Ist-Kalkulation): Tatsächliche Arbeitszeiten und Materialrechnungen der Lieferanten werden auf das jeweilige Projekt gebucht, damit die Angebotskalkulation überprüft, also ein Soll-/Ist-Vergleich durchgeführt werden kann. Außerdem können individuelle Projektvorgaben gespeichert werden, Texte ver- und bearbeitet sowie Vorlagen benutzerfreundlich verwaltet werden.

2. Artikelstamm

Artikel können im Angebot als Position aufgerufen werden. Dabei erfolgt die Artikelsuche stets schnell und zielgenau, sodass Sie wertvolle Zeit sparen können.

Materialien, Leistungen, Fremdleistungen und mehr können übersichtlich verwaltet werden. Das Anlegen von wiederkehrenden Positionen sorgt für eine Zeitersparnis, weil die Daten nur ein einziges Mal eingegeben werden müssen. Durch das Anlegen besteht zu jedem Zeitpunkt ein umfassender Überblick der einzelnen Positionen. Diese können auch bequem aus den Angeboten entnommen werden, sodass die Einpflege einer Position an dieser Stelle komplett entfällt. Mithilfe der Datanorm-Schnittstelle ist es möglich, Artikeldaten mit Preisen und Warengruppen einzulesen und entsprechende Informationen dazu stetig zu aktualisieren.

3. Adressverwaltung

Um Kunden und Lieferanten eine bestmögliche Betreuung garantieren zu können, sollte jederzeit ein Zugriff auf sämtliche Informationen möglich sein. Die Adressverwaltung von OPTIMUS weist viele Funktionen eines CRM-Systems auf. (Potenziellen) Kunden können individuelle Kalkulationsdaten (Verrechnungssatz, Materialaufschläge, Stundensätze, usw.) hinterlegt werden. Angebote und Rechnungen können so schneller geschrieben werden. Außerdem werden Fehler bei Folgeprojekten vermieden, da diese Informationen nach Auftragsabschluss bei neuen Projekten irrelevant sind. Auf Basis der Google-Maps-Integration ist es möglich, die Route zum genau Kunden zu planen.

4. Kalkulation

OPTIMUS bietet verschiedene Funktionen der Kalkulation. In der Vorkalkulation können einzelne Positionen mit ihrem Zeit- und Materialaufwand in Form von Kosten festgelegt werden. Dabei stehen freie Positionen (nur für jeweiliges Schriftstück, nicht aus dem Katalog), freie Textpositionen (wie freie Positionen), Materialpositionen (Artikel aus dem Katalog) und Leistungen (i.d.R. mit Leistungsbeschreibung und für Empfänger nicht sichtbare Stückliste zur Berechnung von Kalkulationswerten) zur Verfügung. Alle hier aufgezählten Positionen können direkt als Blitzkalkulation oder über Stücklisten kalkuliert werden. Bei größeren Betrieben empfiehlt sich die Nachkalkulation, um anhand eines Soll-/Ist-Vergleichs zu überprüfen, ob eine Position gut kalkuliert wurde.

5. Debitoren- & Kreditorenverwaltung

Das integrierte Mahnwesen gibt einen Überblick sämtlicher Verbindlichkeiten wie offene Forderungen und ermöglicht das Erstellen von Mahnungen in wenigen Schritten. Durch pünktliches Zahlen können Skonti gesichert und Zinsen gespart werden. Mit einem Mausklick können Eingangsrechnungen oder Teilbeträge hiervon auf Projekte gebucht werden. Genauso leicht können fällige Rechnungen in eine SEPA-Zahlungsdatei übertragen werden, damit sie direkt von Banking-Programmen eingelesen werden können. Das Kassenbuch dient der einfachen und übersichtlichen Erfassung aller Bareinnahmen und -ausgaben. Über die Datev-Schnittstelle können Rechnungen, Zahlungen und Buchungen unverzüglich an den Steuerberater versendet werden.

6. Organisation

Zu den Möglichkeiten, die der Optimierung organisatorischer Angelegenheiten dienen, gehören der papierlose integrierte Kalender und die Ressourcenplanung. Damit können Projekte zeitlich exakt geplant werden, indem aus dem angelegten Projekt direkt in die Terminansicht gewechselt wird. An dieser Stelle wird die Verfügbarkeit benötigter Ressourcen wie Mitarbeiter, Geräte und Fahrzeuge angezeigt. Alle autorisierten Personen können auf das Planungstool zugreifen und neue Informationen einpflegen. Organisierte Termine können dann praktisch ausgedruckt und zuständigen Mitarbeitern mitgegeben werden.

7. Vorlagenverwaltung

Ein integriertes Vorlagen- und Formularmanagement ermöglicht ein einfaches und flexibles Erstellen von Geschäftsdokumenten (wie E-Mails, Briefe, Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Kassenbons, etc.) nach individuellen Anforderungen. Platzhalter entlasten dabei die für die Dokumenterstellung zuständigen Mitarbeiter. Mit dieser komfortablen Funktion können Zeit und Kosten eingespart werden.

8. Schnittstellen

OPTIMUS weist zahlreiche Schnittstellen auf: Mithilfe der Datanorm-Schnittstelle können Artikel von Herstellern und Lieferanten inklusive Preisen und Warengruppen komfortabel eingelesen werden. OPTIMUS kann die Artikel auf Aktualisierungen seitens der Hersteller überprüfen und die Artikeldaten dementsprechend auf den aktuellen Stand bringen. Die Software erkennt außerdem, wenn ein Artikel bereits gelistet ist – neue Artikel können ganz einfach hinzugefügt werden. Die GAEBSchnittstelle dient der effizienten Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen (AVA). Die Schnittstelle IDS-Connect sorgt via Internet für die Verbindung zum Großhändler: Importfunktionen ermöglichen die sofortige Übernahme von Artikeln mitsamt Preisen aus dem Online-Shop von Großhändlern in den Warenkorb des Rechnungsprogramms. Mit der Exportfunktion wird der Warenkorb des eigenen Rechnungsprogramms mit Artikeln und Preisen des Händlers abgeglichen, aktualisiert und schriftlich eingefügt. Weitere Schnittstellen wie Mareon, Ausschreiben.de, Datev und Sepa sind ebenfalls integriert.

9. E-Mail-Client

Der integrierte E-Mail-Client funktioniert wie ein herkömmlicher Client und ordnet automatisch ein- und ausgehende Mails der hinterlegten Adresse zu, wo sie abrufbar bereitstehen. In der Historie werden auch wichtige Vorgänge zu den Adressen wie Dokumente, Projekte und Gesprächsnotizen gespeichert. Dokumente wie Angebote oder Rechnungen können ganz einfach als PDF-Datei an Kunden verschickt werden. Informationen hierüber können in der Historie eingesehen werden.

10. Wartungsverwaltung

Je höher die Anzahl an Wartungsverträgen, desto schwieriger wird es, den Überblick darüber zu bewahren. Mit der Wartungsverwaltung können Wartungsverträge nach Belieben als Vorlage gestaltet und festgelegt werden. Auf Wunsch kann einer dieser Wartungsverträge einer Liegenschaft mit zu wartenden Anlagen hinterlegt werden. Jede einzelne Anlage kann mit detaillierten Beschreibungen gespeichert werden. Über verschiedene Einstellungsmöglichkeiten können Intervalle zur Wartung festgelegt sowie auszuführende Arbeiten und Abrechnungsarten beschrieben werden. Anlagen können danach automatisch bequem in die passenden Felder von Verträgen übertragen werden. Ein fertiger Wartungsvertrag ist zu jedem Zeitpunkt ausdruckbar.

11. Lagerwesen

OPTIMUS bietet eine integrierte Lagerverwaltung, mit der Lagerbestände (Zugang, Abgang, Reservierung) einfach und übersichtlich verwaltet werden können. Die Übersichtlichkeit zeichnet sich dadurch aus, dass alle Lager in einem einzigen Fenster geführt und Buchungen nicht in verschiedenen Masken ausgeführt werden. Die Lagerlisten werden von der Software automatisch geführt, sodass ein stetiger Überblick gewährleistet wird. In der Lagerbestandsliste werden sämtliche Artikel mit dem aktuellen Bestand aufgelistet. Diese zeigt auf Befehl außerdem den Materialwert für ein oder mehrere Lager an. Lagerbuchungen werden nach Buchungszeit sortiert in der Buchungsliste gespeichert. Auch eine Inventurzählliste und eine Ladenhüterliste informieren über Bestände und Umschlaghäufigkeit von Artikeln.

Optimus - Vorteile

Fazit

Die Handwerkersoftware OPTIMUS weist einen umfangreichen Katalog an branchenspezifischen Leistungen auf, die optimal aufeinander abgestimmten sind. Mit zahlreichen Funktionen ist die Anwendung komplex, jedoch nicht kompliziert: Das Programm besticht mit einer einfachen und intuitiven Bedienung, weshalb auch die Einarbeitung nur wenig Zeit in Anspruch nimmt. Das Muster setzt sich bei der Preispolitik fort – das Preismodell ist übersichtlich und flexibel: OPTIMUS ist entweder zu einem monatlichen Mietpreis ab 49 Euro oder zu einem einmaligen Kaufpreis ab 1.490 Euro erhältlich. Als weiterer Pluspunkt zählt somit auch das unkomplizierte Finanzierungssystem. Aufgrund umfassender Funktionen zu angemessenen Preisen eignet sich die Handwerkersoftware für kleinere Handwerksbetriebe ebenso wie für größere Unternehmen. OPTIMUS reduziert Büroaufgaben auf ein Minimum, sodass das Kerngeschäft wieder in den Fokus rücken kann. Auf diese Weise werden nicht nur Umsätze gesteigert, sondern auch die Kundenzufriedenheit und -bindung.

Für weitere Informationen zur Handwerkersoftware OPTIMUS können Sie uns entweder gern jederzeit kontaktieren oder die Website der RPS Software GmbH besuchen.