Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann ENGINE4.SERVICE?

Disposition & Planung

• Automatisierte Einsatzplanung – Visuelle Drag-&-Drop-Terminvergabe mit Technikerzuweisung basierend auf Qualifikation und Verfügbarkeit
• Intelligente Ressourcenoptimierung – Echtzeitabgleich von Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Arbeitsauslastung pro Techniker
• Routenoptimierung – Fahrzeitminimierung durch integrierte Kartendienste; reduziert Fahrtkosten um bis zu 30 Prozent

Mobile Außendienst

• Mobile App mit echtem Offline-Modus – iOS/Android mit lokalem Daten-Cache; automatischer Sync bei Verbindung ohne Datenverlust
• Digitale Vor-Ort-Erfassung – Checklisten, Formulare, Fotos und digitale Unterschriften direkt im Einsatz erfassbar
• Echtzeit-Tracking & Status-Updates – Live-Standort-Verfolgung für Leitstelle; automatische Push-Mitteilungen an Kunden

Material & Lagerwirtschaft

• Bestandsverwaltung in Echtzeit – Verfügbarkeitsprüfung auf Baustelle; Nachschub-Alerts bei Unterschreitung definierter Mindestmengen
• Verbrauchserfassung – Automatische Lagerbestands-Reduktion nach Serviceabschluss für präzise Inventur

Abrechnung & Dokumente

• Vorlagenbasierte Rechnungserstellung – Sofort nach Serviceabschluss; Rechnungsstellung 25 Prozent schneller
• Revisionssicheres Dokumentenmanagement – Protokolle, Zertifikate und Prüfberichte mit lückenlosem Audit-Trail

Überwachung & Qualität

• SLA- & Garantie-Management – Automatische Eskalationen; Verfolgung von Serviceverträgen und vertraglichen Fristen
• Analytics & KPI-Dashboards – Einsatzdauer, Auslastung, Servicequalität und First-Time-Fix-Rate auswertbar
• Automatisierte Benachrichtigungen – E-Mail, SMS und Push an Techniker, Kunden sowie Leitstelle

Integration & Automation

• ERP/CRM-Anbindungen – Standard-Connectoren zu SAP, MS Dynamics, DATEV; REST-APIs für Custom-Integration
• Kundenportal (Self-Service) – Terminbuchung online, Servicehistorie einsehbar, IoT-Monitoring möglich

🟨 Besonderheiten – Was macht ENGINE4.SERVICE einzigartig?

Offline-First-Architektur mit intelligentem Konflikt-Merge

Techniker arbeiten auch ohne Internet vollständig weiter. Beim Sync gleicht das System automatisch Datenkonflikte ab – es gehen keine Informationen verloren. Dies ist existenziell in Kellern, ländlichen Gebieten oder bei kritischen Infrastrukturen, wo Netzabdeckung nicht garantiert ist. Die lokale Datenspeicherung erfolgt über IndexedDB im Browser und SQLite auf mobilen Geräten. Bei sehr komplexen parallelen Datenänderungen können manuelle Konfliktlösungen nötig sein.

Visuelle Low-Code-Prozessautomatisierung (BPMN-Engine)

Fachbereichler ohne Programmierkenntnisse modellieren Workflows visuell. Genehmigungsprozesse, Eskalationen und Custom-Regeln sind ohne Code realisierbar. Dies reduziert die Time-to-Market um 30 bis 50 Prozent gegenüber klassischen FSM-Lösungen. Änderungen sind innerhalb von Tagen produktiv, nicht erst nach Monaten. Sehr komplexe Workflows erfordern dennoch Consulting-Unterstützung. Die Benutzeroberfläche wird bei starker Individualisierung teils unübersichtlich.

DSGVO-Compliance & ISO 27001 als Standard

Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gehostet. Dies bietet Rechtssicherheit für Unternehmen mit Compliance-Anforderungen wie Medizintechnik, Energieversorger oder Finanzdienstleister. Audit-Trails, AES-256-Verschlüsselung und Auftragsverarbeitungsverträge sind standardmäßig enthalten, nicht als kostenpflichtige Zusatzmodule. Branchenspezifische Zusatzanforderungen wie MPG für Medizintechnik könnten noch Customizing erfordern.

Schnelle Implementierung unter drei Monaten

Dank modularer Architektur und vorkonfigurierter Best-Practice-Templates erreichen Unternehmen den Go-Live schneller als bei klassischen FSM-Suites. Dies führt zu deutlich geringeren Implementierungskosten. Bei komplexen ERP-Integrationen oder stark individualisierten Prozessen sind vier bis neun Monate realistisch. Die Schnelligkeit resultiert aus dem Baukasten-Ansatz und der Low-Code-Vorkonfiguration.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich ENGINE4.SERVICE besonders?

Versorgungsunternehmen (Gas, Wasser, Strom, Telekommunikation) profitieren besonders vom Offline-First-Ansatz, der im Netzbetrieb existenziell ist. DSGVO-Konformität und ISO 27001 sind für kritische Infrastrukturen rechtlich erforderlich. Die IoT-Integration ermöglicht die Verarbeitung von Sensor-Daten aus Fernwirksystemen. Die typische Unternehmensgröße liegt zwischen 500 und 5.000 Mitarbeitern.

Gebäudetechnik & HLK-Dienstleister arbeiten mit hochgradig individualisierten Wartungsprozessen. Die Software reduziert Papierkram erheblich und optimiert die Technikerverfügbarkeit durch intelligente Planung. Die mobile App ermöglicht vollständige Vor-Ort-Erfassung ohne Medienbruch. Geeignet für Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern im Außendienst.

Maschinenbau & Anlagenwartung benötigen komplexe SLA- und Garantie-Verwaltung. Die Ersatzteil-Logistik funktioniert in Echtzeit mit Verfügbarkeitsprüfung auf der Baustelle. Zertifikate und Prüfprotokolle werden revisionssicher gespeichert. Die Zielgröße liegt zwischen 100 und 2.000 Mitarbeitern.

Facility-Management-Anbieter verwalten viele Kunden mit individuellen Workflows pro Kunde. Die Low-Code-Anpassung ermöglicht Prozessänderungen ohne neuen Code pro Projekt. Die Multi-Mandanten-Struktur trennt Kundendaten sauber. Typischerweise 200 bis 3.000 Mitarbeiter.

Zentrale Auswahlkriterien

Offline-Anforderung: Bei schlechter oder instabiler Internetverbindung ist ENGINE4 zwingend empfohlen. Arbeiten Techniker in Kellern, Tiefgaragen oder ländlichen Gebieten, ist die Offline-Zuverlässigkeit entscheidend. Bei stabilem Netzwerk überall sind auch andere FSM-Tools geeignet.

ERP-Integration-Komplexität: Standard-Connectoren für SAP PM/FI, MS Dynamics und DATEV sind vorhanden. Für exotische Legacy-Systeme ermöglicht die REST-API Custom-Integration. Die Dokumentation ist gut und folgt OpenAPI-Standards.

Individualisierungs-Ambition ohne Entwickler: Ändern sich Workflows häufig und stehen keine IT-Ressourcen zur Verfügung, ist die Low-Code-BPMN-Engine ideal. Bei starren, einmalig definierten Prozessen ist der Overhead nicht notwendig.

Compliance-Level: Bei kritischen Infrastrukturen, Medizintechnik oder hoher Datenschutz-Kritikalität bietet die deutsche Zertifizierung plus DSGVO-Standard als Hausstandard erhebliche Vorteile. In unkritischen Branchen sind auch globale Anbieter akzeptabel.

Details zur Field Service Management Software

ENGINE4.SERVICE ist eine mobile-first Cloud-Plattform zur Digitalisierung und Automatisierung von Serviceprozessen im Außendienst. Das System verbindet automatisierte Disposition, mobile Erfassung, Lager-Management und Fakturierung in einer einzigen, offline-fähigen Lösung ohne Medienbruch. Der zentrale Vorteil liegt in der durchgängigen Datenverarbeitung vom Auftrag bis zur Rechnung.

Die Software adressiert typische FSM-Probleme systematisch. Papierformulare gehen verloren, Daten werden falsch erfasst, Techniker sind über- oder unterlastet, Material-Verfügbarkeit bleibt unklar. ENGINE4 löst diese Herausforderungen durch papierlose Workflows, visuelle Planungstafeln, Echtzeit-Lagerabsicht und garantierte Datensynchronisation auch im Offline-Betrieb. Die Fehlerquote sinkt messbar, die Reaktionsgeschwindigkeit steigt.

Die Plattform ist kein Nischen-Tool für Kleinstbetriebe, sondern ein skalierbares Enterprise-System. Die Einsatzgröße reicht von kleinen Handwerksbetrieben mit 20 Technikern bis zu mittelständischen Serviceprovidern mit 500 bis 1.000 Mitarbeitern. Die Multi-Tenant-Cloud-Architektur ermöglicht B2B-Anwendungsfälle, beispielsweise Facility Manager mit mehreren Kunden unter einem System.

Architektur und Ansatz

Das System folgt konsequent dem Offline-First-Prinzip. Techniker erfassen Aufträge, Fotos und Unterschriften lokal auf dem Gerät. Die Daten werden bei nächster Verbindung automatisch synchronisiert. Eine intelligente Konflikt-Merge-Logik verhindert Datenverluste bei parallelen Änderungen. Diese Architektur unterscheidet ENGINE4 fundamental von Cloud-Only-Lösungen.

Die visuelle Disposition arbeitet mit Drag-and-Drop-Funktionalität. Disponenten sehen Qualifikationen, Verfügbarkeiten und geografische Positionen in Echtzeit. Die Routenoptimierung berechnet kürzeste Wege unter Berücksichtigung von Verkehrsdaten. Laut Herstellerangaben reduziert dies Fahrtkosten um bis zu 30 Prozent. Die Planung erfolgt ressourcenoptimiert nach Fähigkeiten und Auslastung.

Die Mobile App funktioniert auf iOS und Android identisch. Die Benutzeroberfläche ist für Touchbedienung optimiert. Formulare sind konfigurierbar und passen sich dem jeweiligen Auftragstyp an. Fotos werden automatisch mit GPS-Koordinaten und Zeitstempel versehen. Digitale Unterschriften erfüllen rechtliche Anforderungen für Abnahmeprotokolle.

Wissenswertes zum Anbieter

Die mobile function GmbH wurde 2008 in Bamberg gegründet und beschäftigt rund 100 Mitarbeiter. Es handelt sich nicht um ein Startup, sondern einen etablierten Nischenführer im deutschsprachigen FSM-Markt. Über 15 Jahre Markterfahrung und ein Net Promoter Score von +35 sprechen für hohe Kundenzufriedenheit. Die Finanzierung erfolgt eigenständig ohne Venture Capital.

Das Unternehmen fokussiert konsequent auf Low-Code-Prozessdigitalisierung für kritische Außendienst-Szenarien. Es gibt keine Diversifikation in unzusammenhängende Geschäftsfelder. Diese Spezialisierung sichert technische Tiefe und ermöglicht schnelle Produktentwicklung mit monatlichen Releasezyklen. Die Roadmap entsteht in engem Austausch mit einem User-Gremium aus Bestandskunden.

Die Entwicklung erfolgt vollständig inhouse. Der Support ist deutschsprachig mit SLA-Garantie von vier Stunden Reaktionszeit. Ein Netzwerk zertifizierter Implementierungspartner unterstützt bei der Einführung. Strategische Partnerschaften mit SAP und Microsoft unterstreichen die Enterprise-Readiness. Die Cloud-Infrastruktur nutzt AWS Frankfurt und Azure West Europe ausschließlich mit deutschen Rechenzentren.

Marktpositionierung und Referenzen

ENGINE4.SERVICE positioniert sich zwischen günstigen Handwerker-Tools und komplexen Enterprise-Lösungen wie Salesforce FSM. Die Zielgruppe sind mittelständische Serviceorganisationen mit 50 bis 2.000 Mitarbeitern im Außendienst. Der Fokus liegt auf schneller Implementierung und hoher Anpassungsfähigkeit ohne dauerhafte Entwickler-Abhängigkeit.

Referenzkunden stammen aus Versorgung, Gebäudetechnik, Anlagenwartung und Facility Management. Konkrete Unternehmensbilanzzahlen sind nicht öffentlich verfügbar. Die Langfristperspektive lässt sich durch langjährige Bestandskunden und kontinuierliche Produktweiterentwicklung beurteilen. Die Zertifizierungen ISO 27001 und ISO 9001 belegen Prozessreife und Qualitätsmanagement.

Die Zusammenarbeit mit Kunden ist partnerschaftlich geprägt. Implementierungen erfolgen mit dedizierten Projektteams. Der Support umfasst Telefon, E-Mail und ein Ticketsystem. Schulungen finden vor Ort, online oder in Trainingszentren statt. Die Community-Plattform ermöglicht Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern.

Technische Details & Integration

Die Architektur basiert auf Microservices mit Container-Deployment über Docker und Kubernetes. Das Hosting erfolgt auf AWS und Azure mit Datenspeicherung ausschließlich in Deutschland zur DSGVO-Konformität. Die Offline-First-PWA nutzt lokalen Cache über IndexedDB im Browser und SQLite auf mobilen Geräten. Die intelligente Konflikt-Merge-Logik beim Sync verhindert Datenverluste bei parallelen Änderungen.

Die Schnittstellenlandschaft bietet eine RESTful API mit guter Dokumentation nach Swagger/OpenAPI-Standards. Vorgefertigte Standard-Connectoren existieren für SAP, MS Dynamics und DATEV. Webhooks ermöglichen Event-Triggered-Integration für Echtzeitbenachrichtigungen. Dies erlaubt tiefe Anbindung an bestehende ERP- und CRM-Ökosysteme ohne Vendor Lock-in. Custom-Integrationen sind über die API realisierbar.

Die Sicherheitsarchitektur ist umfassend zertifiziert. ISO 27001 und ISO 9001 sind nachgewiesen. Die DSGVO-Konformität ist standardmäßig gegeben, nicht als optionales Zusatzmodul. AES-256-Verschlüsselung schützt Daten in Transit über TLS/SSL und at Rest in der Datenbank. Role-based Access Control (RBAC) steuert Zugriffsrechte granular. Audit-Logging protokolliert alle kritischen Aktionen für Revisionssicherheit.

Skalierung und Performance

Die Multi-Tenant-Architektur ermöglicht mandantenfähigen Betrieb mit strikter Datentrennung. Jeder Kunde erhält eine isolierte Datenbank-Instanz oder logische Trennung auf Anwendungsebene. Die horizontale Skalierung erfolgt durch zusätzliche Container bei steigender Last. Laut Herstellerangaben sind mehrere tausend gleichzeitige Nutzer möglich.

Performance-Limits für sehr große Implementierungen über 5.000 Mitarbeiter sind nicht öffentlich dokumentiert. Interessenten sollten hier spezifische technische Spezifikationen anfordern oder einen Proof of Concept mit realistischen Testdaten durchführen. Die Antwortzeiten der API liegen typischerweise unter 200 Millisekunden bei normaler Last.

Die mobile App synchronisiert intelligent. Priorisierung erfolgt nach Aktualität und Relevanz. Große Anhänge wie Fotos werden im Hintergrund übertragen. Bei schlechter Verbindung arbeitet die App weiter offline und versucht automatische Syncs bei Netzverbesserung. Der Akkuverbrauch ist durch optimiertes Polling und intelligente Standortabfragen moderat.

Kosten & Preismodell

Die Preisstruktur folgt einem SaaS-Subscription-Modell pro Nutzer und Monat. Einstiegsstaffeln beginnen laut Herstellerangaben bei circa 25 Euro pro User bei Mehrfachnutzung. On-Premise-Modelle sind mit Einmalgebühr plus jährlicher Wartung verfügbar, typischerweise 15 bis 25 Prozent der Lizenzkosten. Der modulare Ansatz erlaubt die Buchung einzelner Module wie Disposition, Mobile, Lager oder Billing.

Die Total Cost of Ownership umfasst mehrere Positionen. Lizenzkosten fallen monatlich oder jährlich an. Implementierung kostet typischerweise 30 bis 70 Prozent der Jahreslizenz für Standardszenarien, bis 100 Prozent bei komplexen Integrationen. Schulungen dauern initial circa drei Tage. Support ist im SaaS-Modell enthalten, bei On-Premise als Add-on verfügbar. Versteckte Kosten entstehen durch Datenbereinigung, individuelle Anpassungen und bei On-Premise durch Infrastruktur.

Der Return on Investment amortisiert sich typischerweise innerhalb von ein bis drei Jahren. Fahrtkosten sinken durch Routenoptimierung um 20 bis 30 Prozent. Die Rechnungsstellung beschleunigt sich um 25 Prozent. Die Technikerauslastung steigt um circa 15 Prozent durch bessere Planung. Rückläufer reduzieren sich um etwa 20 Prozent durch vollständigere Erfassung. Der Net Promoter Score von +35 bei Bestandskunden deutet auf hohe Wertrealisation hin.

Preistransparenz und Verhandlung

Exakte Preisstaffeln und Rabattstufen sind nicht öffentlich verfügbar. TCO-Kalkulationen erfordern ein verbindliches Angebot nach Request for Proposal. Die Preisgestaltung berücksichtigt Anzahl Nutzer, gewählte Module, On-Premise versus Cloud und Supportumfang. Volumenrabatte sind bei größeren Nutzergruppen üblich.

Pilotprojekte ermöglichen risikoarme Tests vor Vollrollout. Die Vertragslaufzeiten variieren zwischen einem und drei Jahren. Monatliche Kündigungsoptionen existieren bei höheren Monatspreisen. Jährliche Zahlung reduziert Kosten typischerweise um 10 bis 20 Prozent. Implementierungskosten sind separat verhandelbar und hängen stark vom Individualisierungsgrad ab.

Versteckte Kosten entstehen oft bei Datenqualitätsproblemen. Bestehende Stammdaten sind häufig unvollständig oder inkonsistent. Cleaning-Workshops können ein bis zwei Wochen zusätzlichen Aufwand bedeuten. Prozessanpassungen während der Implementierung verlängern Projektdauer und erhöhen Kosten. Change Management und Anwenderschulungen sind erfolgskritisch, werden aber oft unterschätzt.

Migration & Umstieg

Die Umstiegsphasen folgen einem strukturierten Vorgehen: Analyse, Konzeption, Konfiguration, Test, Rollout und Hypercare. Die Datenmigration erfolgt via CSV/XML-Import, API-basiert oder durch manuelle Mapping-Workshops. Standard-Rollouts dauern zwei bis vier Monate. Komplexe Integrationen mit mehreren ERP-Systemen oder stark individualisierten Prozessen benötigen realistisch vier bis neun Monate.

Der Personalaufwand kundenseitig erfordert ein bis zwei FTE Key User über drei bis sechs Monate plus 0,5 FTE für IT und Projektleitung. Anbieterseitig arbeiten ein Senior Consultant für Prozesse, ein bis zwei Tech-Berater für Konfiguration und ein Trainer. Bei On-Premise kommt Infrastruktur-Setup hinzu. Die Ressourcenplanung sollte Pufferzeiten für unvorhergesehene Probleme einkalkulieren.

Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen den Projekterfolg maßgeblich. Eine starke Prozessanalyse vor der Konfiguration verhindert teure Nachbesserungen. Hohe Datenqualität der Bestandsdaten ist essentiell; Stammdaten-Cleanup wird oft unterschätzt. Aktive Management-Rückendeckung ermöglicht notwendiges Change Management. Ein qualifizierter Implementierungspartner mit FSM-Expertise ist kein Standard und entscheidet über Erfolg oder Misserfolg.

Risiken und Gegenmaßnahmen

Der Widerstand bei Anwendern ist eine typische Herausforderung. Die Angst "Neues System bedeutet mehr Arbeit" ist verbreitet. Frühes Involvement der späteren Anwender, umfassende Schulungen und das Kommunizieren früher Erfolgsgeschichten wirken entgegen. Pilotgruppen als Multiplikatoren einzusetzen erhöht die Akzeptanz.

Datenqualitätsprobleme verzögern Projekte häufig. Kundenstammdaten, Geräteinformationen und historische Serviceaufträge sind oft unvollständig. Ein dedizierter Datenqualitäts-Workshop zu Projektbeginn identifiziert Lücken. Die Nacherfassung kann ein bis zwei Wochen erfordern. Automatisierte Plausibilitätschecks bei der Migration reduzieren Fehler.

Die Prozessanpassung erfordert Disziplin. Die Versuchung ist groß, bestehende Prozesse eins zu eins digital abzubilden. Sinnvoller ist die Nutzung der Implementierung für Prozessoptimierung. Best-Practice-Templates des Anbieters bieten Orientierung. Die Balance zwischen Standardisierung und notwendiger Individualisierung muss kundenspezifisch gefunden werden.

Vorteile und Herausforderungen

Die papierlose Abwicklung eliminiert verlorene Serviceberichte. Alle Daten landen sofort in der Datenbank. Die Revisionssicherheit erfüllt DSGVO-Anforderungen automatisch. Techniker verschwenden keine Zeit mehr mit doppelter Dateneingabe oder Übertragungsfehlern. Die Suchbarkeit historischer Daten verbessert sich dramatisch.

Die Offline-Zuverlässigkeit ist ein fundamentaler Vorteil. Techniker arbeiten überall weiter, unabhängig von Netzabdeckung. Keine Daten gehen beim Sync verloren. Dies ist existenziell in Netzbetrieb, Kellern, Tiefgaragen oder ländlichen Gebieten. Die Arbeitsfähigkeit ist garantiert, die Frustration bei Technikern sinkt erheblich.

Die schnelle Reaktion auf Prozessänderungen differenziert ENGINE4 vom Wettbewerb. Die Low-Code-BPMN-Engine ermöglicht Workflow-Anpassung innerhalb von Tagen, nicht Monaten. Fachbereiche bleiben handlungsfähig ohne dauerhafte IT-Abhängigkeit. Neue Kundenanforderungen oder regulatorische Änderungen sind schnell umsetzbar. Die Agilität im Markt steigt messbar.

Transparenz für Kunden

Live-Tracking zeigt Kunden die Technikerposition in Echtzeit. Status-Push-Benachrichtigungen informieren über Anfahrt, Beginn und Abschluss. Das Self-Service-Portal ermöglicht eigenständige Terminbuchung und Einsicht in Servicehistorie. Dies erhöht Vertrauen und Net Promoter Score messbar. Die Erreichbarkeit verbessert sich durch automatisierte Kommunikation.

Die deutsche Datensicherheit bietet rechtliche Vorteile für regulierte Branchen. ISO 27001 und DSGVO-Standard als Hausstandard, nicht kostenpflichtiges Extra. Für Medizintechnik, Finanzdienstleister und kritische Infrastrukturen ist dies oft Auswahlkriterium. Auftragsverarbeitungsverträge sind standardmäßig vorhanden. Die Rechtssicherheit ist höher als bei globalen Cloud-Anbietern mit Datenspeicherung außerhalb EU.

Die schnelle Implementierung unter drei Monaten für Standardszenarien reduziert Time-to-Value erheblich. Gegenüber klassischen FSM-Suites mit sechs bis zwölf Monaten Projektdauer ist dies ein Wettbewerbsvorteil. Geringere Implementierungskosten verbessern den Business Case. Der modulare Baukasten-Ansatz mit vorkonfigurierten Templates beschleunigt den Rollout.

Realistische Herausforderungen

Der hohe initiale Konfigurationsaufwand ist nicht zu unterschätzen. Besonders bei maßgeschneiderter Low-Code-BPMN-Nutzung ist sorgfältige Prozessmodellierung erforderlich. Qualifizierte Consultants und dedizierte Analysen sind notwendig. Die Investition zahlt sich langfristig aus, erfordert aber Geduld und Budget. Schnellschüsse führen zu suboptimalen Ergebnissen.

Die UI-Komplexität bei starker Individualisierung kann zum Problem werden. Low-Code-Flexibilität führt bei undisziplinierter Gestaltung zu unübersichtlichen Oberflächen. Regelmäßige UI/UX-Reviews während der Konfiguration sind empfohlen. Die Nutzung von Templates reduziert dieses Risiko. Anwenderschulungen müssen bei komplexen Oberflächen intensiver ausfallen.

Datenqualitäts-Anforderungen sind hoch. Bestehende Kundendaten sind oft unvollständig oder inkonsistent. Cleaning-Workshops und gegebenenfalls Nacherfassung kosten ein bis zwei Wochen zusätzlich. Ohne saubere Stammdaten funktioniert kein FSM-System optimal. Die Investition in Datenqualität ist unverzichtbar.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist ENGINE4.SERVICE eine Cloud- oder On-Premise-Lösung?
Beides ist verfügbar. Die Multi-Tenant-Cloud ist Standard und wird empfohlen wegen schnellerer Updates und geringerem Admin-Aufwand. On-Premise ist optional für Unternehmen mit strikten Datensicherheitsanforderungen oder regulatorischen Vorgaben. Hybrid-Modelle mit Teilen in Cloud und Teilen On-Premise sind technisch möglich.

Wie lange dauert die Implementierung realistisch?
Standard-Rollouts benötigen zwei bis vier Monate vom Kickoff bis Go-Live. Bei komplexen Prozessen, vielen ERP-Integrationen oder hohem Individualisierungsbedarf sind vier bis neun Monate realistisch. Die Schnelligkeit resultiert aus dem modularen Baukasten-Ansatz und Low-Code-Vorkonfiguration. Pilotprojekte verkürzen Risiken und Lernkurve.

Funktioniert die App auch vollständig ohne Internet?
Ja, die App folgt dem Offline-First-Prinzip. Techniker erfassen Aufträge, Fotos und Unterschriften lokal auf dem Gerät. Beim nächsten Netzwerk-Zugang erfolgt automatischer oder manueller Sync mit intelligenter Konflikt-Merge-Logik. Keine Daten gehen verloren. Dies ist ein fundamentaler Unterschied zu Cloud-Only-Lösungen.

Welche Branchen nutzen ENGINE4.SERVICE primär?
Versorgungsunternehmen für Gas, Wasser, Strom und Telekommunikation. Gebäudetechnik und HLK-Dienstleister. Maschinenbau und Anlagenwartung. Facility Management-Anbieter. Medizintechnik-Service. Elektroinstallation. Gemeinsam ist der hohe Außendienst-Anteil, Bedarf für Offline-Zuverlässigkeit und DSGVO-Konformität.

Wie sicher sind meine Daten wirklich?
ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert, DSGVO-konform als Standard. AES-256-Verschlüsselung in Transit über TLS/SSL und at Rest in Datenbanken. Daten ausschließlich auf deutschen Servern bei AWS Frankfurt und Azure West Europe. Audit-Logging aller kritischen Aktionen. Auftragsverarbeitungsverträge standardmäßig. Rechtssicherheit höher als bei globalen Anbietern.

Kann ich mein bestehendes ERP-System anbinden?
Ja, Standard-Connectoren für SAP, MS Dynamics und DATEV sind vorhanden. Für andere Systeme ermöglicht die REST-API mit guter Dokumentation Custom-Integration. Webhooks erlauben Event-basierte Anbindung für Echtzeitbenachrichtigungen. Die Integration ist ein Standardszenario, kein Sonderfall.

Was kostet eine Lizenz konkret?
SaaS-Subscription ab circa 25 Euro pro User pro Monat bei Staffelpreisen ab 25 Nutzern. On-Premise mit Einmalgebühr plus 15 bis 25 Prozent jährliche Wartung. Genaue Preise sind individuell nach Nutzeranzahl, gewählten Modulen und Supportumfang. Detaillierter RFP-Angebotsprozess ist notwendig. Module sind einzeln buchbar.

Brauche ich einen externen IT-Partner für die Umsetzung?
Ja, ein qualifizierter FSM-Implementierungspartner ist dringend empfohlen. Erfolgreiche Prozessanalyse, Konfiguration und Schulung erfordern Expertise. Die mobile function GmbH hat ein zertifiziertes Partnernetzwerk. Eigenimplementierung ohne Partner erhöht Projektrisiko erheblich. Die Investition in Consulting zahlt sich aus.

Wie schnell reagiert die Lösung auf Prozessänderungen?
Sehr schnell durch die visuelle BPMN-Engine. Fachbereiche passen Workflows ohne Entwickler an. Änderungen sind innerhalb von Tagen produktiv, nicht erst nach Monaten. Dies ist ein Kernvorteil gegenüber klassischen Systemen mit Code-basierter Anpassung. Die Agilität im Markt steigt messbar.

Welche KPIs kann ich konkret tracken?
Einsatzdauer pro Techniker, Technikerauslastung in Prozent, First-Time-Fix-Rate, Fahrtkosten pro Einsatz, Kundenreaktionszeit, SLA-Erfüllung in Prozent, Materialverschwendung, Servicequalität nach Kundenfeedback. Dashboards sind konfigurierbar. Die API erlaubt Custom-Analytik mit Business-Intelligence-Tools. Echtzeitdaten ermöglichen proaktives Gegensteuern.