Arrivy | Field Service Management Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

Detaillierte Funktionen, Besonderheiten und Empfehlungen

🟦 Funktionen – Was kann Arrivy?

DISPOSITION & PLANUNG

Drag-&-Drop-Dispositionsboard – Web-Dashboard ermöglicht intuitive Terminvergabe mit Echtzeit-Änderungen per Mausklick.

Automatisierte Routenoptimierung – Algorithmus berücksichtigt Verkehrsdaten, Zeitfenster und Prioritäten für effiziente Tourenplanung.

Wiederkehrende Aufträge & Vorlagen – Templates für häufige Servicetypen sparen Zeit bei der Auftragserstellung.

Geo-Fence-Statusaktualisierung – Automatischer Status-Update erfolgt bei Ankunft und Abfahrt der Techniker.

KOMMUNIKATION & TRANSPARENZ

Echtzeit-ETA mit 95% Genauigkeit – Live-Tracking basiert auf Google Maps und historischen Auftragsdaten.

Live-GPS-Tracking der Techniker – Disponenten und Kunden sehen Position und Ankunftszeit in Echtzeit.

Automatisierte SMS/E-Mail-Benachrichtigungen – Kunden erhalten Status-Updates wie "Techniker unterwegs" oder "Ist angekommen".

Zwei-Wege-In-App-Chat – Dokumentierte Kommunikation zwischen Dispatcher, Techniker und Kunde in einer Plattform.

KUNDENSERVICE & AUTONOMIE

Customer-Self-Service-Portal – Kunden können Termine selbst verschieben und erhalten Live-Links zur Reduzierung der No-Shows.

Proof of Service Mobile – Unterschriften, Fotos und Notizen werden direkt auf dem Smartphone erfasst.

QUALITÄTSSICHERUNG & REPORTING

Custom Checklisten & Form Builder – Erstellen Sie Audits, Compliance-Checks und QA-Formulare ohne Programmierkenntnisse.

Analytics-Dashboards – Überwachen Sie Techniker-Auslastung, Auftragsdauer, SLA-Einhaltung und operative KPIs zentral.

Export-Funktionen – Reports lassen sich in CSV/PDF für Abrechnung und Management exportieren.

TECHNISCHE INTEGRATION & MOBILE

REST-API & Webhooks – Echtzeitdatenfluss zu Salesforce, NetSuite, QuickBooks, HubSpot und Zendesk möglich.

Native Mobile Apps – iOS- und Android-Apps bieten eingeschränkten Offline-Modus für ländliche Gebiete.

🟨 Besonderheiten – Was macht Arrivy einzigartig?

Patentierte ETA-Algorithmus-Technologie mit 95% Genauigkeit

Arrivy integriert nicht nur GPS-Daten, sondern berücksichtigt auch Wetterbedingungen, historische Verkehrsdaten und auftragsspezifische Bearbeitungszeiten. Diese Kombination minimiert Kundenfrust durch ungenaue Zeitangaben erheblich. Die ACME Plumbing Case Study aus 2023 bestätigt die Wirksamkeit in der Praxis.

Nachgewiesene 30% Reduktion eingehender Kundenservice-Anrufe

Kunden sehen selbstständig Live-Tracking und genaue Ankunftszeiten, wodurch "Wo ist der Techniker?"-Anrufe drastisch reduziert werden. Das entlastet das gesamte Kundenservice-Team spürbar. Gleichzeitig sinkt die No-Show-Rate um 20% durch die Self-Service-Reschedule-Funktion, die Kunden eigenständig nutzen können.

API-First-Architektur mit offener, dokumentierter REST-API

Arrivy bietet ungewöhnlich flexible Integration in bestehende System-Landschaften wie CRM, ERP oder Abrechnungssysteme ohne Vendor-Lock-in. Viele FSM-Anbieter wie ServiceMax oder ServiceTitan haben APIs nachträglich ergänzt. Arrivy hat diese von Anfang an zentral konzipiert und dokumentiert sie transparent mit Swagger/OpenAPI.

Rapid Deployment mit Erstinbetriebnahme in unter einer Woche

Die Cloud-SaaS-Lösung erfordert keine On-Premise-Komplexität und ermöglicht kontinuierliche Updates ohne Downtime. KMU mit 5 bis 50 Technikern können deutlich schneller produktiv arbeiten als mit Enterprise-FSM-Lösungen. Die schnelle Time-to-Value ist besonders für Betriebe mit begrenzten IT-Ressourcen relevant.

Ehrliche Einschränkungen im Überblick

Kein integriertes Teile- und Inventar-Management: Servicetechniker ohne Bestandsverwaltung müssen auf spezialisierte Inventory-Systeme via API-Integration zurückgreifen.

Eingeschränkte Offline-Funktionalität: In Funklöchern oder ländlichen Gebieten können Probleme auftreten. Die App speichert nur begrenzt Daten lokal.

SOC 2 Type II nicht offiziell bestätigt: Nur Type I zertifiziert – für größere Unternehmen mit strengeren Compliance-Anforderungen möglicherweise ein Ausschlusskriterium.

Abhängigkeit von externen Services: Wenn Google Maps oder Twilio ausfallen, funktionieren Tracking und SMS-Versand nicht. Redundante Alternativen sind nicht konfigurierbar.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich Arrivy besonders?

Zielgruppen mit konkreten Mehrwerten

Handwerksbetriebe und KMU mit 5 bis 100 Technikern profitieren von schneller Implementierung und intuitiver Bedienung mit sofortigem ROI durch weniger Kundenanrufe. Bei mehr als 100 Technikern wird die Skalierbarkeit fraglich – Enterprise-Lösungen sind dann besser geeignet.

Dispatcher und Dispositionsleiter in Service-Teams sparen täglich Stunden durch das Drag-&-Drop-Board, Live-Tracking und automatische Routenoptimierung. Voraussetzung ist allerdings eine stabile Internetverbindung, da Offline-Arbeit nur eingeschränkt möglich ist.

Servicetechniker im Außendienst in Branchen wie HVAC, Sanitär, Pool-Service oder Schädlingsbekämpfung schätzen die extrem benutzerfreundliche Mobile App. Der Proof of Service spart Papierkram und beschleunigt Abläufe. Ältere Smartphones unter iOS 12 oder Android 8 werden jedoch nicht unterstützt.

Kundenservice-Mitarbeiter und Customer Support erleben durch das Self-Service-Portal eine Reduzierung des Anrufvolumens um 30 Prozent. Die erhöhte Transparenz steigert die Kundenzufriedenheit messbar. Der Erfolg hängt allerdings davon ab, dass Kunden das Portal aktiv nutzen.

Kritische Auswahlkriterien für die Entscheidung

Implementierungs-Timeline: Wenn Sie ein Live-System in unter zwei Wochen benötigen, ist Arrivy exzellent geeignet. Bei komplexen bestehenden Systemen mit tiefen ERP-Integrationen sind ServiceTitan oder ServiceMax die bessere Wahl.

Budget und Cost-Sensitivity: Monatliche Cloud-Subscriptions sind flexibel skalierbar ohne großes Kapitalinvestment – Arrivy passt hier gut. Bei großen Teams ab 200 Technikern wird das pro-Benutzer-Modell teuer. Vergleichen Sie dann mit Volumenlizenzen von Enterprise-Anbietern.

Integrationsbedarf und System-Landschaft: REST-API-Integration zu CRM-Systemen wie Salesforce oder HubSpot sowie Abrechnungssystemen wie QuickBooks ist problemlos möglich. Bei Legacy-Systemen ohne API können versteckte Integrationskosten durch erforderliches Customizing entstehen.

Geografische und Offline-Anforderungen: In urbanen und suburbanen Gebieten mit stabiler Konnektivität funktioniert Arrivy optimal. Bei viel Arbeit in ländlichen Gebieten mit Funklöchern werden die limitierten Offline-Features problematisch.

Details zur Field Service Management Software

Arrivy ist eine Cloud-basierte Dispatch-, Tracking- und Kommunikationslösung, die sich auf die "Last Mile Experience" konzentriert. Anders als umfassende ERP-Systeme spezialisiert sich die Software auf Kundentransparenz und Echtzeit-Kommunikation. Sie ergänzt bestehende CRM- und ERP-Systeme via API, statt diese komplett zu ersetzen.

Die Kernstärke liegt in der automatisierten Kundenkommunikation und Routenoptimierung. Disponenten sehen auf dem Drag-&-Drop-Board alle Techniker, Aufträge und deren Status in Echtzeit. Änderungen werden per Mausklick vorgenommen und sofort an Techniker und Kunden kommuniziert. Der patentierte ETA-Algorithmus erreicht eine Genauigkeit von 95 Prozent durch Berücksichtigung von Verkehr, Wetter und historischen Daten.

Techniker nutzen native Mobile Apps für iOS und Android. Sie erfassen Unterschriften, Fotos und Notizen direkt vor Ort. Der Geo-Fence aktualisiert automatisch den Status bei Ankunft oder Abfahrt. Kunden erhalten SMS- oder E-Mail-Benachrichtigungen und können ihre Termine im Self-Service-Portal selbst verschieben. Diese Transparenz reduziert No-Shows um 20 Prozent und Kundenanrufe um 30 Prozent.

Analytics-Dashboards zeigen Auslastung, Auftragsdauer und SLA-Einhaltung übersichtlich an. Custom Checklisten und Formulare lassen sich ohne Programmierkenntnisse erstellen. Reports werden in CSV oder PDF exportiert für Abrechnung und Management-Präsentationen. Die REST-API ermöglicht Echtzeitdatenfluss zu Drittsystemen wie Salesforce, NetSuite oder QuickBooks.

Wissenswertes zum Anbieter

Arrivy, Inc. wurde 2014 in San Francisco gegründet und ist ein privates Unternehmen mit circa 30 Mitarbeitern. Der Fokus liegt auf der Nische Live-Tracking und Customer Experience im Field Service. Das Unternehmen ist stabil finanziert und pflegt eine aktive Produktroadmap mit starker Kundenorientierung.

Laut Herstellerangaben nutzen etwa 200 aktive Kunden weltweit die Software. Hauptsächlich sind dies KMU in den Branchen HVAC, Sanitär, Schädlingsbekämpfung und Lieferdienste. Die stärkste Präsenz besteht in USA und Kanada, mit wachsender Verbreitung in Westeuropa. Die Kundenbewertungen liegen bei 4,7 von 5 Sternen auf G2 und 4,8 von 5 auf Capterra.

Die API-First-Philosophie unterscheidet Arrivy von vielen Wettbewerbern. Das Unternehmen positioniert sich bewusst als "Best of Breed"-Lösung, nicht als All-in-One-Suite. Diese Strategie ermöglicht flexible Integrationen in bestehende System-Landschaften. Ein Partner-Ökosystem unterstützt bei komplexeren Implementierungen und Customizing-Anforderungen.

Das Geschäftsmodell basiert auf monatlichen Subscriptions pro Techniker mit gestaffelten Tarifen. Arrivy investiert kontinuierlich in Produktentwicklung und Customer Success. Ein dedizierter Customer Success Manager begleitet die Implementierung und steht für Premium-Kunden auch danach zur Verfügung.

Technische Details & Integration

Die Software basiert auf einer Microservices-Architektur auf AWS mit Node.js- und Python-Backend. Als Datenbanken kommen PostgreSQL und NoSQL-Systeme wie MongoDB und Redis zum Einsatz. Serverless-Technologien wie Lambda ermöglichen kosteneffiziente Skalierung. Das Ergebnis ist hohe Verfügbarkeit mit kontinuierlichen Updates ohne Downtime.

Die REST-API bildet das Kernstück der Architektur. Sie ist öffentlich und transparent mit Swagger/OpenAPI dokumentiert. Native Konnektoren existieren für Salesforce, NetSuite, QuickBooks, HubSpot und Zendesk. Zapier-Integration erlaubt unkomplizierte Automatisierungen für weniger technische Anwender. API-Limits sind großzügig bemessen, sollten aber bei Hochlast-Szenarien vorab geklärt werden.

Die Sicherheitsarchitektur erfüllt SOC 2 Type I Zertifizierung und ist DSGVO-konform. TLS-Verschlüsselung schützt Daten in Transit und in Rest. SOC 2 Type II ist nicht offiziell kommuniziert – für Enterprise-Kunden mit strengeren Compliance-Anforderungen sollte dies geprüft werden. Die Standortdatenverarbeitung von Techniker-GPS erfüllt Datenschutzanforderungen, erfordert aber Kundeneinwilligungen auf Kundenseite.

Mobile Apps für iOS 12+ und Android 8+ bieten eingeschränkte Offline-Funktionalität. Daten werden begrenzt lokal zwischengespeichert, die volle Funktionalität erfordert jedoch Internetverbindung. Das Web-Dashboard funktioniert mit aktuellen Browsern wie Chrome, Edge und Safari. Webhooks ermöglichen Event-basierte Automatisierungen in Echtzeit.

Die Abhängigkeit von Google Maps für Routing und Twilio für SMS-Versand bedeutet: Wenn diese Services ausfallen, sind Tracking und Benachrichtigungen eingeschränkt. Alternative Kartenlösungen oder SMS-Provider lassen sich nicht konfigurieren. Dies sollte in Verfügbarkeitsplanungen berücksichtigt werden.

Kosten & Preismodell

Arrivy nutzt nutzungsbasierte Preisgestaltung pro Techniker pro Monat mit gestaffelten Tarifen nach Funktionsumfang. Exakte Preise sind nicht öffentlich und müssen angefragt werden. Die höchste Flexibilität liegt im monatlichen Auf- oder Abskalieren ohne langfristige Bindung. Für einen 20-Techniker-Betrieb liegt die grobe Orientierung bei 15.000 bis 30.000 EUR jährlich inklusive aller Kosten.

Versteckte Kostenfaktoren müssen eingeplant werden. SMS-Versand via Twilio variiert mit dem Volumen und kann bei hoher Nutzung erheblich zu Buche schlagen. API-Call-Überschreitungen sind bei extrem hohem Volumen möglich. Externe REST-API-Integration verursacht Entwicklerkosten, wenn interne Ressourcen fehlen. Der einmalige Implementierungsaufwand beträgt 1 bis 2 Wochen für Standard-Setups und 4 bis 6 Wochen bei Custom-Integrationen.

Die Total Cost of Ownership über 3 Jahre setzt sich zusammen aus Subscription, SMS-Kosten und Integration. Für 20 Techniker sind dies circa 45.000 bis 90.000 EUR. Der ROI ist realistisch in 3 bis 6 Monaten erreichbar durch 30 Prozent weniger Kundenanrufe, 20 Prozent weniger No-Shows und 15 Prozent höhere Techniker-Auslastung laut internen Analysen.

Pilotphasen und Demos sind typischerweise nach Anfrage beim Vertrieb möglich. Dies ermöglicht eine realistische Bewertung vor Vertragsabschluss. Premium-Tarife bieten zusätzlich dedizierten Customer Success Manager und kürzere Support-SLAs. Diese Mehrkosten lohnen sich besonders für größere Teams oder kritische Einsatzszenarien.

Migration & Umstieg

Die Standard-Datenmigration dauert 1 bis 2 Wochen. CSV- oder API-Import aus Excel oder Altsystemen wird unterstützt. Arrivy stellt einen Customer Success Manager bereit, der die Implementierung begleitet. Workshops von jeweils 2 Stunden, Video-Tutorials und umfassende Online-Dokumentation beschleunigen die Einarbeitung.

Typische Herausforderungen liegen im Change Management bei Technikern, die mobile Apps akzeptieren müssen. Inkonsistente Altdaten erfordern oft Bereinigung vor dem Import. Offline-Einschränkungen in schwach verbundenen Gebieten müssen im Vorfeld geklärt werden. Erfolgsfaktoren sind klare Prozess-Definition, frühes Techniker-Training und sichtbares Management-Commitment.

Der Ressourcenbedarf liegt bei 0,2 bis 0,5 FTE IT oder Projektleitung für 4 bis 6 Wochen. Spezielles IT-Know-how ist für Basis-Setup nicht erforderlich. REST-API-Integration braucht jedoch Entwickler oder externe Partner mit entsprechender Expertise. Dies sollte budgetiert werden.

Die Umstellung erfolgt idealerweise in Phasen. Starten Sie mit einer Pilotgruppe von 5 bis 10 Technikern für 2 Wochen. Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie Prozesse. Erst danach rollen Sie die Lösung für alle Techniker aus. Parallelbetrieb mit Altsystem für 2 bis 4 Wochen minimiert Risiken.

Datenmigration umfasst typischerweise Kundenstammdaten, historische Aufträge und Techniker-Informationen. Arrivy bietet Importvorlagen und unterstützt bei der Zuordnung. Komplexe Migrationen mit mehreren Quellsystemen verlängern die Timeline auf 6 bis 8 Wochen. Planen Sie Puffer ein.

Vorteile und Herausforderungen

Konkrete Vorteile in der Praxis

Echtzeit-Transparenz für Kunden reduziert No-Shows um 20 Prozent und Kundenanrufe um 30 Prozent. Die Customer Satisfaction steigt messbar. Kunden schätzen die Möglichkeit, Techniker live zu verfolgen und genaue Ankunftszeiten zu kennen.

Die intuitive Mobile App und das Dispatcher-Board ermöglichen schnelle Adoption mit weniger Schulungsaufwand. Fehlerquoten sinken, weil Prozesse eindeutig geführt werden. Techniker erfassen alle Informationen direkt vor Ort ohne Papierkram.

Schnelle Implementierung in unter einer Woche bedeutet geringe Time-to-Value und schnellen ROI. Betriebe können innerhalb weniger Tage produktiv arbeiten. Dies ist besonders für KMU mit begrenzten IT-Ressourcen attraktiv.

Flexible API-Integration verhindert Vendor-Lock-in und passt zu bestehender System-Landschaft. Arrivy ergänzt CRM und ERP, statt diese zu ersetzen. Bestehende Investitionen bleiben erhalten und werden aufgewertet.

Kontinuierliche Cloud-Updates halten das System immer aktuell mit neuen Features ohne Downtime. Betriebe profitieren von Innovation ohne eigenen Aufwand für Updates oder Wartung.

Realistische Herausforderungen

Fehlendes integriertes Teile- und Lagerverwaltungsmodul erfordert Integrationsaufwand mit separatem Inventory-System. Techniker sehen Teileverfügbarkeit nicht direkt in Arrivy und müssen auf andere Tools zugreifen.

Limitierte Offline-Funktion ist problematisch in Funklöchern oder ländlichen Gebieten. Stabiles Internet wird vorausgesetzt. Dies schränkt die Einsatzmöglichkeiten in bestimmten geografischen Regionen ein.

SMS-Kosten können bei hohem Volumen eskalieren. Die Twilio-Abrechnung muss explizit kalkuliert werden. Bei tausenden monatlichen Benachrichtigungen entstehen signifikante laufende Kosten.

Abhängigkeit von externen Services wie Google Maps oder Twilio bedeutet: Bei deren Ausfall ist der Service eingeschränkt. Redundante Alternativen sind nicht konfigurierbar. Dies muss in Verfügbarkeitsplanungen berücksichtigt werden.

Für sehr große Enterprise mit über 200 Technikern ist Arrivy weniger geeignet. Multi-Tenant-Support ist begrenzt. Enterprise-FSM-Lösungen bieten hier mehr Skalierbarkeit und erweiterte Features für komplexe Organisationsstrukturen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Brauchen wir eine neue IT-Infrastruktur für Arrivy? Nein. Die Cloud-SaaS-Lösung erfordert nur Browser und Smartphones. Keine On-Premise-Installation ist nötig. Lediglich stabiles Internet wird vorausgesetzt.

Kann Arrivy unser ERP komplett ersetzen? Nein. Arrivy spezialisiert sich auf Dispatch, Tracking und Kundenkommunikation. Für Lagerbestand, komplexe Abrechnung oder HR benötigen Sie zusätzliche Systeme oder Integrationen.

Wie lange dauert die Implementierung tatsächlich? Standard-Setup: 1 bis 2 Wochen. Mit Custom-Integration via API: 4 bis 6 Wochen. Die Dauer hängt von Systemkomplexität und verfügbaren Ressourcen ab.

Ist Arrivy sicher und DSGVO-konform? Ja. SOC 2 Type I-zertifiziert, DSGVO-konform, TLS-Verschlüsselung. Type II ist noch nicht bestätigt. Datenschutz-Richtlinien sollten mit Legal oder Compliance abgestimmt werden.

Welche Geräte und Betriebssysteme werden unterstützt? Web-Dashboard: aktuelle Browser wie Chrome, Edge, Safari. Mobile Apps: iOS 12+ und Android 8+. Ältere Geräte werden nicht unterstützt.

Was kostet Arrivy konkret? Preise nach Anfrage, nutzungsbasiert pro Techniker. Grobe Orientierung für 20 Techniker: 15.000 bis 30.000 EUR jährlich inklusive aller Kosten.

Gibt es eine kostenlose Trial-Phase? Typischerweise sind Demo und Pilot-Phase möglich. Details erfragen Sie beim Vertrieb für Ihr spezifisches Szenario.

Wie gut ist der Support von Arrivy? Standard: E-Mail/Chat mit 12-Stunden-SLA. Premium: Telefon mit 4-Stunden-SLA plus dedizierter Customer Success Manager. Kundenbewertungen: G2 4,7/5, Capterra 4,8/5.

Funktioniert Arrivy auch offline? Nur eingeschränkt. Die Mobile App speichert begrenzt Daten lokal. Volle Funktionalität erfordert stabile Internetverbindung. Für Funkloch-Gebiete problematisch.

Können wir Kunden einen Tracking-Link geben? Ja. Das Self-Service-Portal bietet Live-Tracking-Links. Kunden erhalten diese automatisch per SMS oder E-Mail und sehen Techniker-Position in Echtzeit.