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Fahrtenschreiber Pflicht 3 5t 2019

 

Ab Juni 2019: intelligente Fahrtenschreiber werden Pflicht!

 

Digitale Fahrtenbücher für Logistik- und Transportunternehmen sind schon seit geraumer Zeit ein essentielles Tool für das effiziente Management von Fuhrparks.

Neu ist jedoch, dass ab Juni 2019 alle neuzugelassenen Fahrzeuge über 3,5 Tonnen sowie Transportfahrzeuge die neun oder mehr Personen transportieren über digitale Fahrtenschreiber der neuesten Generation verfügen müssen – Verstöße werden mit zum Teil hohen Geldbußen geahndet.

Hinweis: In unserem umfangreichen Branchenvergleichsartikel über Anbieter von Telematiksystemen im Bereich von  über 3,5 Tonnen (incl. Flottenmanagement) haben wir mehrere Anbieter im Vergleich.

 

Ab Mitte Juni 2019 wird es ernst: denn nachdem die EU-Kommission im Jahre 2016 die konkreten Einzelvorschriften für intelligente Tachografen ausgearbeitet und festgelegt hat, müssen alle Neufahrzeuge spätestens 36 Monate nach Erlass der Bestimmungen mit einem entsprechenden intelligenten Tachografen – der über die festgelegten Funktionen und Normen verfügt – ausgerüstet werden. Verstöße können mit bis zu fünfstelligen Summen geahndet werden.

Wie die Verordnung mit ihren Einzelvorschriften konkret aussieht, welche Folgen Sie für Ihren Betrieb haben kann und welche entsprechenden Schritte Sie einleiten müssen, wenn Sie die Rechtssicherheit an Ihrer Seite wissen wollen, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Bereits im Jahre 2014 legte die Europäische Union mit der verabschiedeten EU-Verordnung 165/2014 das Fundament für die neueste Generation digitaler Fahrtenschreiber. Das vorderste Ziel der Verordnung: die Früherkennung von Manipulationen oder Missbrauch. Die EU erhofft sich mit der Durchsetzung der in der Verordnung niedergeschriebenen Gesetzmäßigkeiten eine bessere und effektivere Durchsetzung der Sozialvorschriften. Damit einher geht aber auch ein Vorteil für die von den Vorgaben betroffenen Unternehmen selbst, denn dank zahlreicher nützlicher Funktionalitäten verbessern sich die allgemeinen Arbeitsbedingungen, die Straßenverkehrssicherheit steigt und lästige administrative Verwaltungsaufgaben können reduziert werden.

 

Welche Ziele hat die EU-Verordnung?

Wie bereits einleitend erwähnt, verspricht sich die EU von der Fahrtenschreiber-Pflicht weniger Manipulationen im Hinblick auf die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten innerhalb von Transport- und Logistikunternehmen. Erreicht wird mit der – auf langfristige Sicht angestrebten – Vereinheitlichung der digitalen Tachografen eine Vereinfachung des Systems und auch der Kontrolle:

Wie bereits seit vielen Jahren gesetzliche Pflicht, erhält jeder Fahrer weiterhin eine Fahrerkarte, die er jeweils in das vorgesehene Fahrtenschreiber-Gerät einsteckt. Auf dieser Karte werden dann alle wichtigen Daten des Nutzers für 28 Tage gespeichert.

Folgende Daten werden automatisch erfasst und auf der Fahrerkarte gespeichert:

  • Lenk- und Ruhezeiten
  • Arbeits- sowie Bereitschaftszeiten
  • zurückgelegte Strecken

Auch ohne Fahrerkarte verarbeitet der digitale Fahrtenschreiber folgende Daten automatisch, die sich von Ihren Mitarbeitern im Büro dann ganz einfach und in Echtzeit abrufen lassen:

  • Fahren mit/ ohne Fahrerkarte
  • Funktionsfähigkeit des Tachografen
  • Letzte Überprüfung des Geräts
  • Datum des letzten Ereignisses
  • Aufzeichnung von Geschwindigkeitsüberschreitungen
  • Standort bei Beginn und bei Ende des Arbeitstages
  • Standort nach drei Stunden kumulierter Lenkzeit

Diese Daten werden auf dem digitalen Fahrtenschreiber insgesamt für drei Monate gespeichert. Nach diesen Zeiträumen – alle 28 Tage die Fahrerkarte, alle drei Monate der digitale Fahrtenschreiber – müssen die Daten jeweils ausgelesen und archiviert werden.

Wichtig: Alle Fahrzeug- und Fahrerdaten müssen insgesamt ein Jahr lang aufbewahrt und den Behörden auf Anfrage zu Kontrollzwecken zugänglich gemacht werden.

Überschreitet der Fahrer mit seinem Fahrzeug zum Beispiel die Geschwindigkeitsbegrenzung, so wird diese Information direkt auf dem digitalen Tachographen gespeichert. Die Zeit des Be-  und Endladens – welche zwar zur Arbeits-, jedoch nicht zur Lenkzeit gehört – muss manuell vermerkt werden. Jeder Unternehmer steht in der Verantwortung, die ausgelesenen Daten sorgfältig zu prüfen und für die Einhaltung der vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten zu sorgen.

Bereits seit der EU-Verordnung (EG) Nr. 561/2006 muss jedes entsprechend von der Regelung betroffene Unternehmen über mindestens eine Unternehmenskarte verfügen und jeder Fahrer von Fahrzeugen mit digitalem Tachographen benötigt eine eigene Fahrerkarte. Sowohl die Gültigkeit der Karten als auch die Archivierungsfristen sind jedoch länderspezifisch und nicht zentral organisiert.

 

Praktische Tipps für eine erfolgreiche Nutzung der digitalen Fahrtenschreiber:

Funktionsfähigkeit des Fahrtenbuchs sicherstellen: In Deutschland besteht für die Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs kein offizielles Zertifizierungsverfahren, sodass erst regelmäßig stattfindende Einzelfallprüfungen – zum Beispiel im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung – die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Fahrtenbücher feststellen. Zur Prüfung der Tauglichkeit des Geräts können Sie einen Monat lang das elektronische Fahrtenbuch führen und dem Finanzamt zur Prüfung vorlegen.

GPS-Abweichung dokumentieren: Auch wenn die GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken und die dabei entstehende Abweichung vom Tachostand im Normalfall unbedenklich sind, ist es ratsam, den tatsächlichen Tachostand halbjährlich zu dokumentieren.

EU-Verordnung: Das ist neu

Die Europäische Union hat mit der  Durchführungsverordnung (EU) 2016/799 – die sich auf EU-Verordnung Nr. 165/2014 bezieht – technische Details für die intelligenten Fahrtenschreiber der nächsten Generation herausgegeben. Inbegriffen sind neue Vorschriften zur Bauart, zum Einbau, zur Reparatur und zum Betrieb der neuen Fahrtenschreiber.

Eine entsprechende Ausrüstungspflicht für neu zugelassene Lastkraftwagen mit einem Gewicht über 3,5 Tonnen sowie für Fahrzeuge des Personennahverkehrs, die neun oder mehr Personen transportieren, gilt demnach ab Mitte Juni 2019.

Für Altfahrzeuge tritt eine entsprechende Nachrüstpflicht erst im Jahr 2034 in Kraft. Selbstverständlich können Sie die digitalen Tachographen der neuen Generation auch freiwillig bei Ihren älteren Fahrzeugen nachrüsten. Schließlich eignen sich die modernen Fahrtenschreiber, unteranderem dank ihrer umfangreichen Auswertungs-Tools von Fahrzeug- und Fahrerdaten, hervorragend zur nachhaltigen Optimierung Ihrer betriebsinternen Abläufe.

Die vorgeschriebenen Fahrtenschreiber der neuen Generation sollen ab sofort an das GNSS-System (Global Navigation Satellite System) angebunden werden. Dieses ermöglicht die Früherkennung per drahtloser Fernkommunikation bei Straßenkontrollen: Daten können demzufolge an die Kontrollbehörden übertragen werden, während sich das Fahrzeug in Bewegung befindet. Somit wird die Verfolgung von Transporten und Überwachung dieser Transporte zu Kontrollzwecken ermöglicht.

 

Um die Datenintegrität zu bewahren, werden jedoch nur jene Daten übermittelt, die auf eine mögliche Manipulation des Fahrtenschreibers hindeuten könnten, die Behörden erhalten hingegen keinen direkten Zugriff auf aufgezeichnete Lenk- oder Ruhezeiten. Hinzukommt, dass Geldstrafen und andere Sanktionen nicht allein aufgrund fernübermittelter Daten verhängt werden dürfen. Das bedeutet, dass sollte sich für die Kontrollbeamten der Verdacht einer Tachomanipulation ergeben, so muss das Fahrzeug auch weiterhin angehalten und manuell inspiziert werden, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden dürfen.

Weiterhin ist es den Behörden, solange kein Verdacht auf Manipulation oder Missbrauch des Tachografen vorliegt, nicht erlaubt, die Daten zu speichern. In einem solchen Fall müssen sie diese maximal drei Stunden nach der Kontrolle wieder löschen.

Die wichtigsten Neuerungen im Überblick

  • Ab Juni 2019 sind digitale Fahrtenschreiber der neuesten Generation für alle Neufahrzeuge, die mehr als 3,5 Tonnen wiegen oder mindestens neun Personen transportieren, verpflichtend
  • Nichtbeachtung kann zu hohen Strafen und Sanktionen führen

 

Eine Auswahl der Anbieter, welche auf dem unübersichtlichen Markt digitaler Fahrtenbücher für Transport- und Logistikunternehmen mit ihrem Gesamtpaket – sowohl mit Ihrer Leistungsstärke als auch mit der Einhaltung sämtlicher Rechtsvorschriften – positiv herausstechen, finden Sie hier.

Bei Fragen zu der EU-Verordnung oder zu den Funktionalitäten digitaler Fahrtenschreiber, wenden Sie sich gerne jederzeit per Anfrage an uns. Wir beraten sie kompetent und kostenlos.