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In dem folgenden Beitrag schlüsseln wir für Sie genau auf, wie Fahrtenbücher im Detail funktionieren, welche Anforderungen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu erfüllen hat und auf was Sie beim Kauf eines elektronischen Fahrtenbuchs unbedingt achten sollten.

 

Wozu überhaupt ein Fahrtenbuch führen?

Wenn Sie mit Ihrem Pkw betrieblich unterwegs sind, dann verursacht jede Fahrt Kosten für Sie beziehungsweise für Ihr Unternehmen. Diese betrieblichen Aufwendungen können beim Finanzamt geltend gemacht werden. Die entsprechenden Fahrzeuge werden jedoch im Normalfall auch für Privatfahrten genutzt, sodass die Kosten für diese Fahrten durch den Fahrer selbst getragen werden müssen. Die Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch dienen entsprechend dazu, gegenüber dem Finanzamt zu belegen, wie viele private und wie viele betriebliche beziehungsweise dienstliche Fahrten von einer Person unternommen wurden.

Wichtig: Die Abgabe eines Fahrtenbuchs beim Finanzamt ist keine Pflicht. Reichen Sie das Zeugnis über Ihre Fahrten nicht bei den Behörden ein, wird das Verhältnis zwischen privaten und dienstlichen Fahrten ganz einfach pauschaliert vom Finanzamt festgestellt.

Bei einer solchen Pauschalrechnung werden die resultierenden Steuererleichterungen jedoch häufig eher zu Ungunsten des Unternehmers ausgestellt.

Wie bereits angeklungen, hat das Führen eines Fahrtenbuchs steuerliche Vorteile, denn wenn Sie mit Hilfe eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs Ihre privaten von Ihren dienstlichen Fahrten getrennt aufschlüsseln können, dann erhalten Sie vom Finanzamt steuerliche Rückerstattungen für Ihre gewerblichen Fahrten. Diese gelten jedoch nur, wenn das Fahrtenbuch wirklich finanzamtkonform –  ordnungsgemäß und ohne Widersprüche – geführt wurde. Entsprechend ist es sinnvoll, wenn Sie sich für das Führen eines Fahrtenbuchs entscheiden sollten, genügend Zeit in die korrekte Führung Ihres Fahrtenbuchs zu investieren. Eine zeitschonende und garantiert rechtssichere Möglichkeit des Fahrtenbuchs bilden, wie einleitend erwähnt, elektronische Fahrtenbücher – in Form von Soft- und Hardware. Eine Auswahl renommierter Anbieter und leistungsstarker Lösungen finden Sie in unserem Anbietervergleich.

Bei Fragen zu oder Interesse an einem elektronischen Fahrtenbuch wenden Sie sich gerne jederzeit an unsere Spezialisten. Wir beantworten Ihre Fragen kompetent und kostenlos und helfen auch bei der Auswahl einer Lösung, die sich maßgeschneidert an Ihre individuellen Anforderungen anpasst.

Welche Daten werden im Fahrtenbuch erfasst?

Nachdem die Frage über den Sinn und den Nutzen eines Fahrtenbuchs geklärt ist, ergibt sich als Nächstes die Frage danach, welche Angaben in einem Fahrtenbuch überhaupt festgehalten werden müssen. Der Gesetzgeber – genauer das Bundesfinanzministerium – hat eine entsprechende Regelung in ihrer Lohnsteuerrichtlinie LStR 2015 R 8.1 festgelegt. In Absatz 9 Nr. 2 dieser Richtlinie ist aufgeführt, dass ein ordnungsgemäßes und rechtssicheres Fahrtenbuch die folgenden Angaben für jede unternommene Fahrt enthalten muss:

Dienstfahrten:

Zur rechtssicheren und ordnungsgemäßen Erfassung Ihrer Dienstfahrten müssen Sie zu Beginn und zum Ende jeder Fahrt jeweils das Datum sowie den aktuellen Kilometerstand eintragen. Darüber hinaus ist die Angabe des Reiseziels zu machen. Dabei ist die Nennung der Straße nicht ausreichend. Auch die Hausnummer, der Ort und der Name des besuchten Kunden oder Geschäftspartners – der Reisezweck –  müssen vermerkt werden.  Darüber hinaus muss die Route entsprechend bezeichnet werden, wenn Umwege benutzt wurden.  Besuchen Sie regelmäßig dieselben Kunden oder verrichten geschäftliche Tätigkeiten häufig am selben Ort, dann können diese in einer fortlaufend nummerierten Kundenliste geführt werden, in der eine Kundennummer anstatt des Reiseziels, -zweck und Geschäftspartners ausreicht, soweit die Kundenliste dem Fahrtenbuch beigefügt wird. Nicht im Fahrtenbuch selbst enthaltene Auflistungen sind jedoch unzulässig.

Privatfahrten:

Bei Privatfahrten müssen Sie lediglich zu Beginn und zum Ende der Fahrt den jeweiligen Kilometerstand in Ihr Fahrtenbuch eintragen.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte:

Jede „betrieblich zusammenhängende“ einzelne Fahrt muss mit dem aktuellen Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt angegeben werden sowie mit dem entsprechenden Datum der Fahrt. Darüber hinaus ist ein kurzer Vermerk zur Wohnung/Arbeits- bzw. Betriebsstätte wie beispielsweise „W – A” („Wohnung – Arbeitsstätte”) ausreichend.

Wie genau soll das Fahrtenbuch aussehen?

Natürlich ist der Inhalt des Fahrtenbuchs zentral für die Anerkennung durch das Finanzamt. Darüber hinaus hat der Gesetzgeber jedoch auch verschiedene Richtlinien über das Aussehen beziehungsweise die Form des Fahrtenbuches herausgegeben, um unübersichtliche oder strukturlose Fahrtenbücher zu vermeiden:

  • Das Fahrtenbuch muss fortlaufend und zeitgerecht geführt werden: Direkt zum Beginn und im Anschluss an die jeweilige Fahrt müssen die Informationen eingetragen werden.
  • Die Fahrtenbuchmethode ist nur dann zulässig beziehungsweise anerkannt, wenn das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum geführt wurde, in welchem die steuerpflichtige Person das Fahrzeug nutzt. Ein unterjähriger Wechsel von der 1-%-Regelung zur Fahrtenbuchmethode – oder andersrum von der Fahrtenbuchmethode zur 1-%Regelung – für dasselbe Fahrzeug ist dementsprechend nicht zulässig.
  • Wie der Name schon verrät, muss das Fahrtenbuch in geschlossener Form als „Buch“ eingereicht werden. Lose Aufzeichnungen sind nicht ausreichend, genauso wenig wie Monatsblätter, die nicht miteinander verbunden sind.
  • Nachträge sollten im Normalfall ausgeschlossen werden und müssen in Ausnahmefällen zumindest deutlich als solche erkennbar sein.

Merke:

  • Die Ergänzung Ihres Fahrtenbuchs durch nachträglich erstellte Listen ist generell unzulässig. (Vgl. BFH in BStBl. 2012 II S. 505).
  • EinWechsel von der vorgestellten Fahrtenbuch-Methode zur Ein-Prozent-Regelung – also der Pauschalrechnung durch das Finanzamt aufgrund des nicht vorhandenen oder lückenhaften Fahrtenbuchs –  und umgekehrt ist während eines laufenden Kalenderjahres nicht möglich.
  • Weiterhin ist zu beachten, dass fürjedes Fahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch zu führen ist.

 

Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen

Für die folgenden Berufsgruppen bestehen geringere formale Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht:

  • Fahrschullehrer
  • Mietwagenunternehmer
  • Monteure und Handelsvertreter (Vgl. § 84 HGB)
  • Taxifahrer

Wenn Sie zu einer dieser Berufsgruppen gehören, dann müssen Sie für Ihre Fahrzeuge keine so akribischen Aufzeichnungen zu jeder einzelnen Fahrt vornehmen, wie es außerhalb dieser Berufsgruppen der Fall ist. Der Grund dafür ist so simpel wie einleuchtend: Der Aufwand für diese Berufsgruppen wäre unverhältnismäßig hoch und nicht wirklich sinnvoll. Für Taxifahrer ist es beispielsweise ausreichend, wenn diese zu Beginn und zum Abschluss der Fahrten im Pflichtgebiet den Kilometerstand eintragen. Für Taxifahrer besteht deswegen die Regelung, dass ein Hinweis auf eine Fahrt im Pflichtgebiet ausreicht. Dasselbe gilt auch für Fahrlehrer: Diese müssen lediglich einen Hinweis auf eine „Lehrfahrt” eintragen, damit Ihre Fahrtenbücher den gesetzlichen Anforderungen genügen.

 

Hilfreiche Praxistipps:

 Nach den Erklärungen über den Sinn und Zweck eines Fahrtenbuchs sowie über die Inhalte und die Form desselben, präsentieren wir Ihnen nun einige hilfreiche Praxistipps für den sorgenfreien und möglichst unkomplizierten Einsatz des Fahrtenbuchs:

 

  1. Generell gilt, dass die Eintragungen im Fahrtenbuch mit den Belegen inhaltlich übereinstimmen müssen. Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen eine „hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit“ Kleinere Mängel wie beispielsweise eine nicht aufgezeichnete Fahrt im Jahr oder aber die fehlende Übereinstimmung zwischen den Kilometer-Angaben im Fahrtenbuch und den Werkstattrechnungen führen in aller Regel nicht zur Ungültigkeit des Fahrtenbuchs. Sobald die Angaben jedoch insgesamt nicht mehr plausibel sind, führen entsprechende Fehler zur Anwendung der Ein-Prozent-Regelung. Wenn Sie im Fahrtenbuch beispielsweise eine Fahrt von Berlin nach Stuttgart aufführen und die Quittung einer Bremer Tankstelle vom selben Tag beilegen, ist dies ein eindeutiger Widerspruch. In einem solchen Fall drohen die pauschale Anwendung der Ein-Prozent-Regelung und vor allem auch ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung. Insbesondere bei händisch geführten Fahrtenbüchern sollten Sie deswegen folgende Empfehlungen in Ihre Fahrtenbuch-Routine einbeziehen:
  • Wir empfehlen das tägliche Überprüfen des Fahrtenbuchs auf Plausibilität. Dabei sollten Sie insbesondere die Übereinstimmung zwischen Fahrten-Einträgen und Belegen überprüfen:
  • Bevor Sie Werkstattrechnungen begleichen, vergleichen Sie den dort angegebenen mit dem tatsächlichen Kilometerstand.
  • Wichtig ist, dass Sie auch Fahrtunterbrechungen zum Tanken in Ihrem Fahrtenbuch aufschreiben.
  • Entsprechende Tankbelege sollten Sie ebenfalls mit Ihrem Fahrtenbuch abgleichen, denn Tankbelege die an Tagen ausgestellt wurden, an dem Ihr Fahrzeug nicht bewegt wurde, deuten ebenfalls auf eine unzureichende Dokumentation Ihrer Fahrten hin.
  • Die Quittungen aus der Buchhaltung sollten sich mit den Eintragungen im Fahrtenbuch nicht wiedersprechen.

 

  1. Eine Umwegfahrt liegt nicht vor, solange die gefahrene Strecke nicht mehr als fünf Prozent von der kürzest möglichen Strecke abweicht. Erst bei höheren Abweichungen einer Umwegfahrt, werden genauere Aufzeichnungen zu den Gründen des Umwegs erforderlich.
  2. Die bisherige steuerliche Regelung benachteiligt Elektrofahrzeuge, da der Preis dieser Fahrzeuge momentan noch deutlich höher ist. Um diese Benachteiligung zu mindern, hat der Gesetzgeber veranlasst, dass die anfallenden um die in der Sonderausstattung enthaltenen Kosten der Batterie pauschal gemindert werden. Die Regelung gilt für die Anschaffung von Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen, die bis zum 31. Dezember 2022 gekauft werden.

 

Schluss

 Der oberste Grundsatz beim Führen eines Fahrtenbuchs ist die Genauigkeit der Angaben: Jede einzelne Fahrt muss nachvollziehbar sein. Wenn Sie an einem Tag mehrere Kunden oder Geschäftspartnern anfahren, muss jede Einzelfahrt als solche dokumentiert werden. Wie in den Erklärungen zum Fahrtenbuch ersichtlich wird, ist die Erwägung, ein elektronisches Fahrtenbuch für die ordnungsgemäße Erfassung aller Fahrtdaten einzusetzen aus vielen Gründen sinnvoll. Denn das Führen eines Fahrtenbuchs ist recht komplex und unterlaufene Fehler können weitreichende Konsequenzen mit sich bringen. Somit bringt der Nachweis von dienstlichen und privaten Fahrten mit Hilfe eines elektronischen Fahrtenbuchs zum einen mehr rechtliche Sicherheit mit sich und zum anderen eine enorme Arbeitserleichterung bezüglich der manuellen Führung eines Fahrtenbuches. Elektronische Fahrtenbücher werden vom Finanzamt jedoch ebenfalls nur unter strengen Voraussetzungen anerkannt. Essentiell ist zum Beispiel, dass das elektronische Fahrtenbuch nachträgliche Änderungen von vornherein technisch unmöglich macht. Bei der Auswahl einer elektronischen Lösung sollten Sie deshalb sichergehen, dass das Fahrtenbuch „den Anforderungen von § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG entspricht“. Wir empfehlen Ihnen darüber hinaus als Garantie zur Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen eine schriftliche Bestätigung des Herstellers, darüber dass eine nachträgliche Änderung der Daten ohne Kenntlichmachung technisch nicht möglich ist.