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Großer Ratgeber für Digitales Fahrtenbuch
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FAQ - Das sind 3 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Was ist ein digitales Fahrtenbuch?
Bei einem elektronischen Fahrtenbuch handelt es sich um eine Software, in der vermerkt ist, welche Strecken ein Fahrzeug bzw. Firmenwagen in welchem Zeitraum zu welchem Zweck zurückgelegt hat. Es wird verwendet um Fuhrparks übersichtlich zu organisieren und steuerliche Ansprüche geltend zu machen.
Welche Anforderungen sollte ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllen?
Die Auswahl möglicher digitaler Fahrtenbücher ist vielfältig und unübersichtlich. Somit empfiehlt es sich, bereits vor dem Start der eigentlichen Suche nach geeigneten Lösungen zu überlegen, welche individuellen Anforderungen das elektronische Fahrtenbuch erfüllen sollte. Grundsätzlich ist der Erwerb einer elektronischen Fahrtenbuchlösung absolut empfehlenswert, um ihren Dienstwagen ideal einsetzen zu können. Ein elektronisches Fahrtenbuch bedeutet zeitliche, organisatorische und auch finanzielle Entlastungen für Sie und Ihr Unternehmen.
Beim Kauf einer elektronischen Fahrtenbuchlösung sollten Sie demnach besonders auf folgende Punkte achtgeben:
Diese Komponenten sollte ein elektronisches Fahrtenbuch unbedingt mitbringen
Der Preis eines elektronischen Fahrtenbuchs ist nicht zwangsläufig mit der Qualität des Produktes gleichzusetzen. Das elektronische Fahrtenbuch ist ein äußerst effizienter Weg, um Steuern zu sparen, jedoch werden die Daten einiger Fahrtenbuchanbieter vom Finanzamt nicht als Beleg anerkannt. In einem solchen Fall entfallen dann jegliche steuerlichen und damit finanziellen Vorteile der Fahrtenbuchlösung. Damit das Fahrtenbuch Ihnen einen finanziellen Nutzen bringen kann, muss es in jedem Fall finanzamtkonform – also vom Finanzamt anerkannt – sein. So müssen zum Beispiel bei jeder unternommenen Fahrt das Reiseziel unter exakter Angabe der Adresse mit Straße und Hausnummer, der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Strecke sowie die besuchte Person, Behörde bzw. Filiale protokolliert und für das Finanzamt aufgeschlüsselt werden. Außerdem ist eine geschlossene Form des elektronischen Fahrtenbuchs Voraussetzung für die Anerkennung durch das Finanzamt. Nachträgliche Eintragungen in Excel-Tabellen sind nicht zulässig, wenn eine eigenhändige Veränderung der Fahrdaten nicht ausgeschlossen werden kann. Somit muss eine elektronische Fahrtenbuchlösung gewährleisten können, dass Änderungen gegenüber den ursprünglichen Aufzeichnungen erkennbar sind. Zudem ist wichtig, dass die Finanzverwaltung ein Zugriffsrecht auf die elektronisch gespeicherten Daten erhält. Dazu zählt eine Aufbewahrungspflicht Ihrer Fahrdaten für einen Zeitraum von zehn Jahren auf den Servern des Fahrtenbuchanbieters. Diese Aufbewahrungsfrist ist gesetzt, um eine unverzügliche Lesbarkeit der Daten für Finanzamt zu gewährleisten.
Weitere wichtige Bausteine eines qualitativen elektronischen Fahrtenbuches sind die Bedienungsfreundlichkeit, die Gewährleistung der Datensicherheit, eine einfache Integrierung der Hard- bzw. Software und eine gewisse Flexibilität des Fahrtenbuchs, welche auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Nutzers angepasst werden kann.
Wenn Sie sich noch unsicher sind welche Anforderungen Ihr Fahrtenbuch unterstützen sollte können Sie sich gerne bei uns melden. Unsere kompetenten Experten von systemhaus.com verfügen über mehrere Jahre Erfahrung und beraten Sie gerne kostenlos zum Thema.
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Top 15 der elektronischen Fahrtenbücher (Apps) im Vergleich
Im Bereich der digitalen Fahrtenbücher gibt es einige verschiedene Anbieter. In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen zehn von uns ausgewählte Systeme vor.
15 digitale Fahrtenbuchanbieter wie z.B. YellowFox, GPS-CarMagic, ProVerda und VimCar
KFZ Fahrtenbuch für Neugründer, Startups, Kleinbetriebe, Handwerker & Co.
Beginnen Sie als Unternehmer gerade Ihr Business oder sind als Handwerker oder Inhaber eines Kleinbetriebes viel unterwegs, ist es wichtig, dass Sie nicht viel Zeit für die Büroarbeit benötigen. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann dabei immens unterstützen.
Elektronische Fahrtenbücher (bspw. VIMCAR, FLEETIZE®, KFZ Fahrtenbuch, PLT Fahrtenbuch, YellowFox, etc.) vermeiden Papier und übernehmen automatisch Adressen der Zielorte. Zudem reduzieren elektronische Fahrtenbücher Eingabefehler oder das Vergessen die Fahrt einzutragen. Ebenso können automatisch Summen für die Abrechnung am Monatsende ermitteln.
Auf welche Vorteile Sie sich freuen dürfen, wenn Sie ein elektronisches Fahrtenbuch verwenden
Ein elektronisches Fahrtenbuch macht die Erfassung der Kilometer einfacher und effektiver. Anbei ein paar Vorteile, die Sie genießen können, wenn Sie ein elektronisches KFZ Fahrtenbuch einsetzen:
kein manuelles Eintragen mehr
keine Ausbesserung bei Schreibfehlern
kein Suchen nach einem Stift
keine unleserlichen Schriften
kein Problem bei Witterung oder wenn Kaffee verschüttet wird (Daten sind gesichert)
Speicherung der Zielorte automatisch im digitalen Fahrtenbuch
kein Verbleichen der Einträge
Diese und noch mehr Vorteile erwarten Sie mit einem elektronischen KFZ-Fahrtenbuch.
Welche der elektronischen Fahrtenbücher vom Finanzamt anerkannt sind
In unserem Vergleich der elektronischen Fahrtenbücher stehen die Anbieter ProVerDa, VIMCAR, PACE.CAR, AutoLogg, Lexware, GPS-CarMagic, YellowFox, PLT Fahrtenbuch, KFZ Fahrtenbuch, FLEETIZE®, TravelControl, CARSYNC, Accredis, TomTom Telematics und TRIPLOG PRO.
Alle diese Hersteller geben an, dass Ihr elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt ist. Dabei gilt die 7-Tage-Regel, in der Daten noch angepasst werden dürfen.
Finden Sie die richtige Fahrtenbuch-Software, die auf Ihrem Betriebssystem oder Ihren Betriebssystemen laufen
Je nachdem welches Betriebssystem Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, sollten Sie nur die Fahrtenbuch-Anbieter in Betracht ziehen, die auch auf Ihren Geräten bzw. Betriebssystemen laufen. Dies gilt für die Geräte auf die das elektronische Fahrtenbuch später laufen soll.
Sei es als KFZ-Fahrtenbuch Software oder Fahrtenbuch-App für Android, Apple und/oder dem Webbrowser, den Sie benutzen. Gleiches gilt für das zugehörige Betriebssystem wie Windows, Mac oder Linux. Mit unserem Produktkalkulator können Sie die Produkte in den direkten Produktvergleich setzen. Damit können Sie gezielt die passenden Anbieter für elektronische Fahrtenbücher finden ohne Technik oder Endgeräte umstellen zu müssen.
Was Ihre Fahrtenbuch-Software können sollte, damit Sie vom Finanzamt anerkannt wird
Wenn Sie ein elektronisches Fahrtenbuch einsetzen, legen Sie Wert darauf, dass es die Anforderungen erfüllt, so dass es beim Finanzamt anerkannt wird. Fehlen wichtige Angaben oder ist die Aufzeichnung nicht lückenlos, kann es sein, dass Sie wertvolles Geld verlieren, da die Fahrten nicht oder nur zum Teil anerkannt werden.
Damit die Informationen im Fahrtenbuch bzw. digitalen Fahrtenbuch für das Finanzamt vollständig sind, werden folgende Angaben benötigt:
Datum der Fahrt
Zeitpunkt des Fahrtantritts sowie aktueller Kilometerstand
Endzeitpunkt der Fahrt sowie neuer Kilometerstand
Grund der Fahrt (Fahrt zur Arbeit, geschäftlich, Beruf)
Adresse Abfahrtsort
Adresse Zielort (inkl. Firma und Ansprechpartner dort)
Gründe für Abweichungen von kürzester Strecke (bspw. Unfall und Sperrung)
Stellen Sie vorher sicher, dass Ihre Anbieter, der für Sie in Frage kommenden digitalen Fahrtenbücher diese Anforderungen erfüllen. Anbieter, die wir hier im Test vorstellen und ausgewählt haben, werden vom Finanzamt lt. deren Angaben anerkannt.
Wenn Sie das digitale Fahrtenbuch für Ihre Flotte nutzen wollen
Möchte Sie einen Schritt weiter gehen, können Sie sich auch für Produkte entscheiden, die mehr Funktionen anbieten. Dies kann die Auslastungs-Berechnung Ihrer Fahrzeuge oder Fahrzeugflotte sein, die Verwaltung von Wartungs- und Bestellterminen für die Fahrzeuge oder die Erstellung von ausführlicheren Berichten. Anbieter, die diese Möglichkeiten bieten, haben wir ebenfalls in unserem Produktvergleich zusammengefasst.