Angebotserstellung & Kalkulation: Automatische Kalkulation mit VDE-, Lohn- und Materialdaten ermöglicht präzise Angebote ohne manuelle Berechnungen. Die GAEB-Schnittstelle verarbeitet öffentliche Ausschreibungen direkt im System. Eine integrierte Nachkalkulation zeigt unmittelbar nach Auftragsabschluss, ob das Projekt rentabel war.
Mobile Baustellenarbeit: Die Smartphone-App funktioniert vollständig offline – Zeiterfassung, Materialverbrauch und Leistungsnachweise lassen sich auch ohne Internetverbindung dokumentieren. Digitale Unterschriften und Fotodokumentationen werden direkt vor Ort erfasst. Der integrierte Barcode-Scanner eliminiert manuelle Materialeingaben.
Prüfungen & Wartung: DGUV-V3- und E-Check-Module gehören zum Standardumfang und füllen Prüfprotokolle weitgehend automatisch aus. Die Bluetooth-Anbindung an Messgeräte von Fluke, Gossen Metrawatt und Testo übernimmt Messwerte direkt ins Protokoll. Eine Intervallverwaltung verwaltet wiederkehrende Prüftermine mit automatischen Erinnerungen. Die komplette Prüfhistorie je Anlage bleibt nachvollziehbar dokumentiert.
Einsatz- & Tourenplanung: Eine Drag-&-Drop-Wochenplanung mit integrierter Kartenansicht visualisiert alle Einsätze geografisch. Die GPS-Integration schlägt optimierte Routen vor und reduziert Fahrzeiten.
Lagerverwaltung & Einkauf: Direktbestellungen bei Großhändlern wie Würth oder C+P vermeiden Doppeleingaben. Bestellvorschläge basieren auf definierbaren Mindestbeständen. Die Mehrlagerverwaltung trennt Zentrallager, Fahrzeugbestände und Baustellenmaterial.
Rechnungswesen: Teil-, Sammel- und Schlussrechnungen passen sich flexibel an Baufortschritte an. Ein automatisches Mahnwesen verfolgt offene Posten systematisch. Die DATEV-Schnittstelle überträgt Buchungsdaten direkt zum Steuerberater.
Controlling & Auswertungen: Echtzeit-Kennzahlen zu Umsatz, Auslastung und Materialverbrauch stehen jederzeit zur Verfügung. Der Deckungsbeitrag pro Auftrag identifiziert rentable und problematische Kunden.
Technische Integration: CAD- und ePlan-Importe verknüpfen technische Pläne direkt mit Aufträgen. Eine RESTful-API ermöglicht individuelle Anbindungen an weitere Systeme.
Native DGUV-V3- und E-Check-Integration stellt einen erheblichen Wettbewerbsvorteil dar. Während viele Konkurrenten diese Funktionalität als kostenpflichtige Zusatzmodule anbieten oder auf externe Tools verweisen, liefert OPTIMUS die komplette Prüfdokumentation inklusive VDE-Normen-Bibliothek und Fristenverwaltung im Standardpaket. Die Normen-Updates erfolgen automatisch – Betriebe müssen sich nicht selbst um Aktualisierungen kümmern. Für Wartungs- und Servicebetriebe bedeutet dies eine unmittelbare Arbeitserleichterung bei täglichen Prüfprotokollen.
Bluetooth-Anbindung an Messgeräte hebt OPTIMUS deutlich von den meisten Wettbewerbern ab. Die direkte Übernahme von Isolationsmessungen, Durchgangsprüfungen und anderen Messwerten minimiert Übertragungsfehler und beschleunigt die Dokumentation erheblich. Anwender berichten von mehreren eingesparten Minuten pro Prüfprotokoll. Die meisten konkurrierenden Systeme bieten diese Funktion entweder gar nicht oder nur für einzelne Gerätetypen an.
Hybrid-Architektur mit Cloud- und On-Premise-Optionen gibt Betrieben ungewöhnliche Flexibilität. Die Entscheidung, welche Daten im ISO-27001-zertifizierten Cloud-Rechenzentrum und welche auf eigenen Servern liegen, kann individuell getroffen und später angepasst werden. Diese Wahlfreiheit existiert bei den meisten Konkurrenten nicht – die zwingen Anwender in eine festgelegte Richtung.
Entwicklung mit Elektro-Praktikern prägt die Produktphilosophie. RPS arbeitet bei jedem Major-Release – zweimal jährlich – eng mit Pilotbetrieben aus dem Elektrohandwerk zusammen. Das Ergebnis sind Funktionen, die tatsächliche Alltagsprobleme lösen, statt theoretische IT-Konzepte umzusetzen. Diese praxisnahe Entwicklung spiegelt sich in Details wie der Offline-Funktionalität der App oder der Messgeräte-Anbindung wider.
Einschränkungen sollten realistisch einkalkuliert werden. Bei sehr großen Projektdatenbanken mit über 10.000 Aufträgen oder zahlreichen gleichzeitigen Nutzern kann die Performance nachlassen – Betriebe über 200 Mitarbeiter sollten die Systemarchitektur vorab testen. Exakte Lizenzkosten und SLA-Details werden oft erst im persönlichen Gespräch transparent. Angekündigte KI-gestützte Funktionen wie vorausschauende Wartungsplanung sind noch nicht im Standardpaket verfügbar.
Geschäftsführung von 5–50-Mitarbeiter-Betrieben findet in OPTIMUS eine Lösung mit überschaubarer Implementierungsdauer. Die Software ist in 2–8 Wochen einsatzbereit, ohne monatelange Projektlaufzeiten. Die Kosten bleiben kalkulierbar, während Controlling-Dashboards sofort bessere Entscheidungsgrundlagen liefern. Für Betriebe, die schnell digitalisieren wollen, ohne IT-Großprojekte zu stemmen, bietet diese Kombination aus Funktionsumfang und Einführungsgeschwindigkeit erhebliche Vorteile.
Wartungs- und Servicebetriebe mit wiederkehrenden Prüfungen profitieren besonders von der nativen DGUV-V3- und E-Check-Integration. Wenn Intervallprüfungen das Kerngeschäft darstellen, amortisiert sich die Investition schnell durch eingesparte Dokumentationszeit. Anwender berichten von 20–25% Zeitersparnis bei der Protokollerstellung. Die automatische Fristenverwaltung verhindert übersehene Prüftermine, die Messgeräte-Anbindung eliminiert Übertragungsfehler.
Betriebe mit mobil arbeitenden Teams schätzen die offline-fähige App mit Sofort-Rechnungsfunktion. Wenn Monteure selten im Büro sind, verbessert die mobile Auftragsabwicklung die Liquidität spürbar. Digitale Unterschriften und Fotodokumentationen direkt beim Kunden reduzieren Reklamationen nach Anwenderberichten um bis zu 30%. Die Zeiterfassung erfolgt ohne nachträgliche Büroarbeit.
Wachsende Betriebe mit Expansionsplänen erhalten ein mitwachsendes System. Die modulare Architektur erlaubt den Start mit 10 Usern und Basisfunktionen, die spätere Erweiterung auf 30 User mit Vollausstattung erfolgt ohne Systemwechsel. Die Hybrid-Architektur passt sich veränderten IT-Präferenzen an. Diese Skalierbarkeit vermeidet kostspielige Softwarewechsel bei Betriebswachstum.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Softwareaufbau kennzeichnet die Architektur von OPTIMUS. Das Grundmodul umfasst Auftragsverwaltung, Kalkulation und Rechnungswesen – die Basis für jeden Elektrobetrieb. Bei Bedarf erweitern Zusatzmodule wie erweiterte Lagerverwaltung, BI-Dashboards oder CAD-Import den Funktionsumfang. Diese Struktur ermöglicht einen kostengünstigen Einstieg mit späteren Erweiterungen nach tatsächlichem Bedarf.
Die technologische Basis kombiniert bewährte Windows/.NET-Desktop-Anwendungen mit nativen Mobile Apps für Android 8+ und iOS 13+. Als Datenbank dient Microsoft SQL Server ab Version 2017. RPS hat angekündigt, bis 2025 auf eine Microservices-Architektur umzustellen, was die Flexibilität und Skalierbarkeit weiter verbessern soll. Die parallele Entwicklung von Cloud- und On-Premise-Versionen gibt Betrieben Wahlfreiheit bei der Deployment-Strategie.
Praxisrelevanz steht im Entwicklungsfokus. OPTIMUS löst typische Elektro-Probleme wie doppelte Dokumentation durch Medienbrüche, fehlende Prüfhistorien, unübersichtliche Materialbestände auf Fahrzeugen und Baustellen sowie verzögerte Rechnungsstellung. Die Integration von VDE-Normen, GAEB-Schnittstellen und branchenspezifischen Kalkulationsgrundlagen unterscheidet die Software von allgemeinen Handwerkerlösungen. Besonders Wartungsbetriebe finden hier spezialisierte Werkzeuge, die den Arbeitsalltag unmittelbar erleichtern.
Die RPS Roland Piske Software GmbH entwickelt seit 1991 Branchensoftware für Handwerksbetriebe. Das inhabergeführte Unternehmen mit Hauptsitz in Tornesch (Schleswig-Holstein) spezialisiert sich auf ERP-Lösungen für Elektro-, SHK- und Bauhandwerk. Diese Kontinuität über mehr als drei Jahrzehnte signalisiert Stabilität – besonders im Vergleich zu venture-finanzierten Startups mit unsicheren Zukunftsperspektiven.
Die Entwicklungsphilosophie setzt auf agile Methoden mit zwei Major-Releases pro Jahr. Die enge Zusammenarbeit mit Pilotkunden aus dem Elektrohandwerk fließt direkt in die Produktentwicklung ein. Das interne Entwicklerteam in Deutschland gewährleistet kurze Kommunikationswege und branchenspezifisches Verständnis. Die Marktposition als etablierter Spezialist im deutschen Mittelstand (5–200 Mitarbeiter) kombiniert die Solidität größerer Anbieter mit der Agilität kleinerer Spezialisten.
Schnittstellen verbinden OPTIMUS mit relevanten Fremdsystemen. Die DATEV-Anbindung überträgt Buchungsdaten direkt zum Steuerberater. GAEB-Schnittstellen (D83/D84/D86) verarbeiten öffentliche Ausschreibungen. CAD- und ePlan-Importe verknüpfen technische Dokumentation mit Aufträgen. Direktanbindungen zu Großhändlern wie Würth oder C+P automatisieren Bestellprozesse. RESTful-APIs ermöglichen individuelle Integrationen für spezielle Anforderungen.
Die Sicherheitsarchitektur erfüllt aktuelle Standards. Das ISO-27001-zertifizierte Cloud-Rechenzentrum gewährleistet professionelles Datenmanagement. DSGVO-konforme Prozesse, verschlüsselte Datenübertragung (TLS 1.2+) und optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen sensible Betriebsdaten. Bei On-Premise-Installationen liegt die Verantwortung beim Betrieb selbst – was höhere Kontrolle, aber auch mehr Administrationsaufwand bedeutet.
Systemanforderungen für On-Premise-Betrieb umfassen Windows 10/11 für Clients und Windows Server 2016+ für zentrale Installationen. .NET Framework 4.8+ und SQL Server 2017+ bilden die technische Grundlage. Cloud-Hosting durch RPS eliminiert diese Anforderungen beim Kunden – ein Browser genügt für den Zugriff. Die mobilen Apps benötigen Android 8+ oder iOS 13+ und funktionieren weitgehend offline, synchronisieren aber bei Verbindung automatisch.
Cloud-Abonnements liegen zwischen 60–120 € pro User und Monat, abhängig vom gewählten Modulumfang. Dieses Modell minimiert Initialkosten, da keine Hardware-Investitionen oder IT-Infrastruktur erforderlich sind. Die monatlichen Kosten bleiben kalkulierbar und umfassen Updates, Wartung und Cloud-Hosting. Für Betriebe, die IT-Verantwortung auslagern wollen, bietet dies Planungssicherheit.
On-Premise-Lizenzen erfordern eine Einmalinvestition für Softwarelizenzen plus etwa 18–22% jährliche Wartungsgebühren. Die Initialkosten liegen deutlich höher als beim Cloud-Modell, da zusätzlich Server-Hardware, Betriebssystem-Lizenzen und SQL-Server kalkuliert werden müssen. Langfristig können die Gesamtkosten niedriger ausfallen als bei Cloud-Abos – abhängig von Nutzerzahl und Laufzeit.
Total Cost of Ownership für einen Beispielbetrieb mit 20 Mitarbeitern über 5 Jahre beträgt etwa 40.000–80.000 €, je nach Bereitstellungsmodell und Modulumfang. Diese Spanne berücksichtigt Lizenzkosten, Hardware (bei On-Premise), Schulungen, Datenmigration und laufende Wartung. Anwender berichten typischerweise von Return on Investment nach 6–12 Monaten durch Zeitersparnis und verbesserte Liquidität.
Versteckte Kosten sollten eingeplant werden. Datenbereinigung vor der Migration bindet interne Ressourcen. Individuelle Anpassungen über Standard-Konfigurationen hinaus verursachen Entwicklungsaufwand. Erweiterte SLAs mit garantierten Reaktionszeiten kosten extra. Schulungen für neu eingestellte Mitarbeiter fallen laufend an. Eine realistische Budgetplanung berücksichtigt diese Faktoren zusätzlich zu den reinen Lizenzkosten.
Projektdauer variiert mit Betriebsgröße. Betriebe mit 5–15 Mitarbeitern benötigen typischerweise 2–4 Wochen für die Implementierung. Bei 15–50 Mitarbeitern verlängert sich die Dauer auf 4–8 Wochen. Größere Betriebe mit 50–200 Mitarbeitern sollten 8–16 Wochen einplanen. Diese Zeiträume umfassen Datenbereinigung, Migration, Konfiguration, Schulung und parallelen Probebetrieb.
Ressourcenbedarf hält sich in Grenzen. Ein bis zwei interne Key-User mit guten Prozess-Kenntnissen arbeiten mit ein bis zwei RPS-Beratern zusammen. Tiefgreifende IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich – wichtiger ist Verständnis der betrieblichen Abläufe. Die Key-User fungieren später als interne Ansprechpartner und Multiplikatoren. Ihre frühzeitige Einbindung erhöht die Akzeptanz im Team erheblich.
Kritische Erfolgsfaktoren bestimmen das Gelingen der Migration. Management-Commitment signalisiert die strategische Bedeutung und motiviert Mitarbeiter zur aktiven Mitarbeit. Datenbereinigung im Vorfeld verhindert, dass fehlerhafte Altdaten ins neue System übertragen werden – Garbage in, Garbage out gilt besonders bei Migrationen. Realistische Erwartungen vermeiden Frustration – kein System löst alle Probleme sofort. Umfassende Schulung aller Anwender, nicht nur der Key-User, beschleunigt die produktive Nutzung erheblich.
Vorteile:
Herausforderungen:
Ja, alle Kernfunktionen wie Zeiterfassung, Materialverbrauchsdokumentation, Fotodokumentation und digitale Unterschrift funktionieren ohne Internetverbindung. Die erfassten Daten werden lokal auf dem Smartphone gespeichert und synchronisieren automatisch mit dem Server, sobald wieder eine Verbindung besteht. Lediglich der Zugriff auf zentrale Stammdaten wie Kundenadressen oder Artikelkataloge erfordert eine vorherige Synchronisation oder wird aus dem lokalen Cache bedient.
OPTIMUS bindet bluetooth-fähige Messgeräte von Herstellern wie Fluke, Gossen Metrawatt, Testo und weiteren an. Die konkrete Geräteliste sollte vor Vertragsabschluss mit RPS abgeglichen werden, da nicht alle Modelle aller Hersteller kompatibel sind. Neue Geräte werden regelmäßig in Updates integriert. Die Bluetooth-Funktion erspart manuelle Übertragung von Isolationswiderständen, Durchgangswerten und anderen Messergebnissen direkt ins Prüfprotokoll.
RPS aktualisiert die Normen-Bibliothek und Prüfvorlagen automatisch bei Änderungen der relevanten Vorschriften. Anwender müssen keine manuellen Updates durchführen oder Normenänderungen selbst verfolgen. Die Updates werden über den regulären Software-Update-Mechanismus eingespielt. Dies gilt für Cloud-Installationen automatisch, bei On-Premise-Systemen über die Wartungsverträge.
OPTIMUS bietet eigene digitale Zeiterfassungsfunktionen über die mobile App und Desktop-Anwendung. Für Betriebe mit vorhandener Zeiterfassungshardware (Stempeluhren, RFID-Terminals) existieren Schnittstellen-Möglichkeiten, deren Umfang vom konkreten Drittsystem abhängt. Die RESTful-API ermöglicht individuelle Integrationen. Eine Bewertung der Machbarkeit sollte im Vorfeld mit RPS und dem Zeiterfassungssystem-Anbieter erfolgen.
Die Support-Reaktionszeit hängt vom gewählten Service-Level-Agreement ab. Standard-Support arbeitet typischerweise mit Reaktionszeiten von einem Werktag, Premium-SLAs garantieren schnellere Reaktionen bis hin zu wenigen Stunden bei kritischen Problemen. Die genauen Konditionen, Verfügbarkeitszeiten und Kosten der verschiedenen Support-Level sollten vor Vertragsabschluss schriftlich vereinbart werden. Erfahrungsberichte beschreiben die Support-Qualität überwiegend positiv, mit kompetenten Ansprechpartnern.
RPS entwickelt Branchenlösungen auch für SHK und Bauhandwerk. OPTIMUS selbst ist primär auf Elektrohandwerk spezialisiert – was die Stärke bei elektro-spezifischen Anforderungen ausmacht. Mischbetriebe, die mehrere Gewerke abdecken, sollten prüfen, ob die Elektro-Spezialisierung auch für die anderen Bereiche ausreichend ist oder ob eine gewerkeübergreifende Lösung sinnvoller wäre. Die elektro-spezifischen Module wie DGUV-V3 oder Messgeräte-Anbindung bieten anderen Gewerken keinen Mehrwert.
