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Großer Ratgeber für E-Mail-Software
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FAQ - Das sind 5 Fragen, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich entscheiden!
Arbeite ich für mich alleine oder in einem Unternehmen was einen E-Mail Server hat?
Ganz wichtig zu unterscheiden ist: nehme ich eine E-Mail Adresse eines großen Anbieters frei im Internet wie Yahoo oder GMX oder habe ich einen eigenen E-Mail Server der in einem Büro oder Rechenzentrum steht. Warum ? Ganz einfach: Nicht jedes E-Mail Programm unterstützt zum Beispiel sogenannte Exchange Server (von Microsoft) als Zugriffsprotokoll. Die Meisten unterstützen nur IMAP und POP3 - das macht aber wiederum nicht jeder Exchange Server.
Muss ich Archivieren?
Je nach Branche in der Sie arbeiten, werden Sie verschiedene rechtliche Archivierungsrichtlinien haben. Sie können ein Postfach nicht immer nur volllaufen lassen. Irgendwann wird es unübersichtlich. Dazu kommen wir bei Ärzten rechtliche Richtlinien. Die nach DSGVO und anderen Datenschutzbestimmungen bereits gesetzlich vorgeben das Sie Revisionssicher speichern müssen.
Muss ich die E-Mals anderer Personen sehen?
Wenn Sie in einem Unternehmen Arbeiten, haben Sie oft die Anforderung, das Sie prüfen müssen ob E-Mails beim Kollegen angekommen sind, weil er Krank ist, nicht reagiert oder im Urlaub ist. Das schlechteste was Sie machen können ist, das der Kollege ein Kopie an sie weiterleitet. Dann hat der Kollege keine Ahnung was im Unternehmen passiert und kann auch dann nicht zwischendurch reagieren. Und wenn es als Kopie kommt, muss alles 2 mal bearbeitet werden.
Warum sollte ich einen kostenpflichtigen Client nehmen anstatt einen Webbrowser?
Ganz einfach ein Client speichert Daten, ohne das Sie Internet dazu brauchen. Außerdem arbeiten sehr viel Datenschutzkonformer, denn die Daten befinden sich bei Ihnen und werden nicht wie über einen Browser nur "REMOTE" woanders bearbeitet.
Was ist der richtige Client?
Das ist von folgenden Punkten Abhängig: Arbeite ich Privat oder Beruflich? Arbeite ich in einem großen Unternehmen oder in einem kleinen? In Welcher Branche bin ich tätig? (Datenschutzvorschriften). Welche anderen Programme sind im Unternehmen oder am PC die mit dem Mailprogram zusammen arbeiten sollten. Muss ich Archivieren oder Nicht? Wir können Ihnen diese Fragen beantworten und können Ihnen sofort einen kostenfreien Tipp geben. Stellen Sie einfach noch heute eine Anfrage.
Ratgeber
Was sollte eine E-Mail Software leisten?
E-Mail-Programme können ganz verschiedene Leistungen aufweisen. Zu den wichtigsten Funktionen zählen Standardfunktionen wie Verschieben, Löschen, Antworten und Markieren. Aber auch eine Suchfunktion, verschiedene Kalender-Funktionen zur Terminverwaltung, eine Notizen- und Aufgabenverwaltung sollten ebenso wie eine umfassende Kontakt-Datenbank und Kontaktverwaltung integriert sein. Personalisierte E-Mails sollten an mehrere Kunden verschickt werden können. Sicherheitskriterien wie Verschlüsselung, Spam-Filter sowie Schutz vor Malware und Viren sollten ein weiteres Merkmal einer E-Mail-Software sein, damit Ihr System nicht fahrlässig Risiken ausgesetzt wird. Der Aspekt der Speicherkapazität – besonders bei Online-Lösungen – ist ebenfalls nicht zu vernachlässigen, da sich in Unternehmen schnell viele Mails anhäufen.
Tipp
Wichtig bei der Auswahl der richtigen E-Mail-Software: IMAP-Funktionalität und Sicherheits-Mechanismen sollten gegeben sein.Fazit
Es gibt zahlreiche E-Mail-Programme oder auch E-Mail-Clients, die sich nicht nur hinsichtlich ihrer Funktionen unterscheiden, sondern auch in Bezug auf die Preise, welche Hersteller für ihre Lösung verlangen. Beim Technikportal Chip Online finden Sie eine Auflistung der 100 beliebtesten E-Mail Programme. Im folgenden Text finden Sie unseren Vergleich von zehn E-Mail-Software-Lösungen, die sich besonders für die interne und externe Kommunikation in Unternehmen eignen. Wenn Sie nach der richtigen E-Mail-Software für Ihr Unternehmen suchen oder Sie mit Ihrem aktuellen E-Mail-Programm unzufrieden sind, können Sie auf Grundlage der Informationen, die wir für Sie zusammengestellt haben, die richtige Wahl treffen.Finden Sie das richtige E-Mail-Programm für Ihre Firma, dass das Arbeiten in Ihrem Unternehmen optimiert!
Wenn Sie E-Mail-Programme in Ihrem Unternehmen einsetzen, sollten Sie darauf achten, dass diese zu den Standardfunktionen wie Emailerhalt und -versand auch weitere Funktionen besitzen, die den Arbeitsalltag erleichtern. So sollte Ihr künftiges Mailprogramm nach Möglichkeit folgende Funktionen haben:
- Einfügen von Textbausteinen im Mailprogramm
- Vergabe geschäftlicher Emailadressen
- Anbindung vom Mailprogramm an einen gemeinsam nutzbaren Onlinekalender
- Möglichkeit zum Versand von Serienbriefen über die E-Mail Software
- Tätigen von Sprach- und Videoanrufen
Diese Funktionen der Mailprogramme erleichtern die tägliche Arbeit, ermöglichen eine Zeitersparnis und professionalisieren Ihre Kommunikation mit Ihren Kunden. Ebenso, wenn das Mailprogramm E-Mail Apps anbietet, um Emails auch unterwegs oder von verschiedenen Endgeräten abrufen zu können.
Warum die Menge des Speicherplatzes bei der E-Mail Software entscheidend ist!
Entscheiden Sie sich für eine der Cloud E-Mail Programme, sollten Sie auf die Größe des Speicherplatzes achten. Ist dieser gering und die Dateimengen, die Sie von Kunden erhalten oder versenden, sehr hoch, kann es sei, dass das Mailprogramm schnell voll ist. Achten Sie daher bei der Auswahl der Mail Programme auf ausreichenden Speicherplatz. Machen Sie den Preisvergleich und nutzen Sie unseren Preiskalkulator und wählen Sie den für Sie passenden Anbieter.
Welche E-Mail Client Schnittstellen Ihnen wertvolle Zeit sparen!
Stellen Sie zwischen einem E-Mail Client und einer anderen E-Mail Software (bspw. einer der Outlook Alternativen) um, sollten Sie sicherstellen, dass Daten aus dem vorherigen E-Mail Dienst durch Import übernommen werden können. So sollten die Kontakte, ein allgemeines Adressbuch, der Kalender und nach Möglichkeit auch Aufgaben übernommen oder im Mailprogramm eingebunden werden können. Ebenfalls sollte auch ein Backup der Emails hochgeladen werden können, so dass auch bei Outlook Alternativen eine lückenlose Kommunikation mit dem Kunden sichergestellt werden kann.
Finden Sie die Outlook Alternativen, die Ihnen das Organisieren Ihrer Emails leicht macht!
Wenn Sie Mails über E-Mail Clients versenden und erhalten, ist es vorteilhaft, wenn Ihr Emailprogramm Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Organisation dieser unterstützt. Bspw. mit Unterordnern und Regeln, die hinterlegt werden können. So können Sie z.B. Unterordner für Kunden anlegen, in welche Emails von bestimmten Mailadressen automatisch verschoben werden. Auch ist das Vergeben von Kategorien (bspw. nach Kunde, Geschäftspartner, Lieferant, Mitarbeiter) und/oder Farben im Mailprogramm sinnvoll, um Übersicht im Posteingang zu behalten. Gleiches gilt für Termine und Aufgaben, die bestenfalls gleich mit den Kontakten verknüpft werden können.
Warum der Zugriff im Team auf die Emailprogramme entscheidende Vorteile bringt!
E-Mail Clients bringen entschiedene Vorteile mit sich. So können Sie bspw. Adressbücher zentral verwalten und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Ebenso können Sie Kalender und die Anzeige von Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter darstellen und damit effektive Terminplanung vornehmen. Ebenso können Sie bei den E-Mail Clients oft auch Dokumente oder Informationen zentral speichern oder eine Verknüpfung erstellen, um diese beim Versand nutzen zu können. Bspw. häufig gebrauchte Präsentationen über das Unternehmen, etc.
Was beim Thema Datenschutz beim Einsatz von E-Mail Clients zu beachten ist!
Arbeiten Sie mit einem der Mailprogramme, sollte dieses auch entsprechenden Schutz der Daten sicherstellen. So ist eine Verschlüsselung sinnvoll, ein Berechtigungs- und Vertretersystem, ein stets aktueller Spam-Filter, Schutz vor Malware und Phishing-Software. Ggfs. ist auch eine Zwei-Faktor- oder biometrische Authentifizierung erforderlich. Gleiches gilt für die Authentifizierung der eingesetzten Hardware, damit nicht jedes Gerät Daten abrufen kann. Machen Sie den Produktvergleich für Mailprogramme und nutzen Sie unseren Produktkalkulator.