Dokumentenerfassung & -organisation:
Workflow & Prozessautomatisierung:
Compliance & Sicherheit:
Mobile & Flexible Arbeit:
Integration & Erweiterbarkeit:
Durchgängiges Skalierungskonzept vom Kleinunternehmen zum Konzern: ELO Digital bietet mit seinen drei Produktlinien (ELOoffice, ELOprofessional, ELOenterprise) eine konsistente Technologiebasis, die mit den Anforderungen mitwächst. Unternehmen können mit einer einfachen Lösung starten und bei Bedarf ohne kompletten Systemwechsel auf leistungsfähigere Varianten der ELO ECM Suite umsteigen – ein klarer Vorteil gegenüber Anbietern, die nur Einzellösungen für bestimmte Unternehmensgrößen anbieten.
Besonders mächtiger Workflow-Designer für echte Prozessdigitalisierung: Die integrierte Low-Code-Plattform für Prozessautomatisierung geht deutlich über die Basisfunktionen vieler DMS-Systeme hinaus. Fachabteilungen können ohne Programmierkenntnisse komplexe Workflows selbst modellieren – von einfachen Freigaben bis zu mehrstufigen abteilungsübergreifenden Prozessen mit Bedingungen und Verzweigungen. Diese Flexibilität macht ELO Digital Office zu einem zentralen Element der digitalen Transformation in Unternehmen.
Flexible Deployment-Optionen mit echter Hybrid-Cloud-Architektur: Anders als viele moderne Anbieter, die nur Cloud-Lösungen bieten, oder traditionelle Systeme, die nur On-Premise funktionieren, unterstützt ELO Digital beide Welten mit derselben Technologiebasis. Die hybride Architektur ermöglicht etwa die lokale Speicherung sensibler Dokumente bei gleichzeitiger Nutzung skalierbarer Cloud-Ressourcen für rechenintensive Prozesse im ECM-System.
Einschränkungen: Die umfassenden Funktionen von ELO Professional/Enterprise bedeuten auch eine gewisse Komplexität. Die initiale Einrichtung und Anpassung des ELO DMS an unternehmensspezifische Anforderungen erfordert in der Regel Unterstützung durch spezialisierte Partner und entsprechendes Budget für Implementierung und Lizenzierung. Für sehr einfache Anforderungen an die Dokumentenablage können spezialisierte Lösungen kosteneffizienter sein.
Mittelständische Unternehmen mit breitem Dokumentenaufkommen profitieren besonders vom modularen Aufbau und der skalierbaren Architektur der ELO ECM Suite. Unternehmen mit 50-500 Mitarbeitern und dokumentenlastigen Prozessen können die Basisversion für die digitale Aktenführung nutzen, während Add-ons wie Vertragsmanagement oder Rechnungsverarbeitung je nach Bedarf hinzugebucht werden können. Die flexible Verwaltung von Dokumenten und Inhalten passt sich den wachsenden Anforderungen dieser Unternehmen an.
Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen wie Unternehmen im Finanz- und Versicherungswesen, im Gesundheitssektor oder in regulierten Industrien erhalten durch die revisionssichere Archivierung, das umfassende Berechtigungsmanagement und die Audit-Trails des ELO Digital Office Systems besondere Vorteile bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Die integrierte Workflow-Funktionalität unterstützt nachvollziehbare und regelkonforme Dokumentenprozesse.
Organisationen mit hohem Automatisierungspotenzial in dokumentenbasierten Prozessen können den Workflow-Designer von ELO Digital für komplexe Automatisierungen nutzen. Firmen, die wiederkehrende Prozesse wie Rechnungsfreigabe, Vertragsmanagement oder Personalaktenführung effizienter gestalten möchten, erreichen mit ELO Digital Office erhebliche Effizienzsteigerungen durch digitalisierte Workflows und automatisierte Unternehmensprozesse.
Unternehmen mit bestehenden ERP/CRM-Landschaften profitieren von den zertifizierten Integrationen zu Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, DATEV oder ähnlichen Plattformen. Durch die nahtlose Verknüpfung zwischen Dokumenten und Geschäftsprozessen entsteht ein durchgängiger Informationsfluss zwischen ELO Digital Office und anderen IT-Systemen des Unternehmens.
Entscheidende Auswahlkriterien:
Modularer Aufbau kennzeichnet die ELO ECM Suite mit ihren drei Produktlinien für unterschiedliche Unternehmensgrößen. ELOoffice richtet sich an Einzelarbeitsplatzlösungen und kleine Teams, während ELOprofessional mittelständische Unternehmen adressiert. Für Konzerne und große Organisationen wurde ELOenterprise mit höchster Skalierbarkeit konzipiert. Diese flexible Struktur ermöglicht es ELO Digital Office, Lösungen für jede Unternehmensgröße anzubieten.
Die Software bietet plattformübergreifende Nutzungsmöglichkeiten durch verschiedene Clients: Der Windows-basierte Rich Client liefert den vollen Funktionsumfang von ELO Digital, während der moderne Web-Client browserbasierte Nutzung ermöglicht. Native Apps für iOS und Android unterstützen die mobile Arbeit mit Offline-Funktionalität für den flexiblen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Workflows.
Leistungsstarke Suchmechanismen gehören zu den Kernstärken von ELO Digital Office. Die Elasticsearch-basierte Suchmaschine ermöglicht komplexe Volltextrecherchen über Millionen von Dokumenten in Sekundenschnelle. Zusätzliche Funktionen wie Handschrifterkennung und automatisierte Duplikatserkennung optimieren die Informationsfindung im digitalen Archiv und unterstützen die effiziente Verwaltung aller Unternehmensinhalte.
Deutsche Herkunft mit internationaler Präsenz: Die ELO Digital Office GmbH ist ein deutscher DMS-Hersteller mit Hauptsitz in Stuttgart, der seit über 25 Jahren am Markt aktiv ist. Durch seine europäischen Wurzeln legt das Unternehmen besonderes Augenmerk auf Datenschutz und Compliance-Anforderungen, was insbesondere für Kunden im DACH-Raum relevant ist. Als etablierter Anbieter im Bereich Enterprise Content Management hat ELO Digital zahlreiche Erfolgsgeschichten bei der Digitalisierung von Dokumentenprozessen vorzuweisen.
Partner-Ökosystem: Die Implementierung und Anpassung der ELO ECM Suite erfolgt in der Regel nicht direkt durch ELO Digital Office GmbH, sondern durch zertifizierte Business Partner, die auf unterschiedliche Branchen und Anwendungsfälle spezialisiert sind. Die Qualität dieser Partner ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Implementierungsprojekten und die optimale Anpassung des Systems an die spezifischen Bedürfnisse der Unternehmen.
Systemarchitektur: ELOprofessional und ELOenterprise basieren auf einer Java-Plattform und benötigen serverseitig Windows Server mit SQL Server oder Oracle-Datenbank. Die Enterprise-Edition unterstützt Multi-Server-Szenarien mit Clusterung für hohe Verfügbarkeit und Performance bei tausenden gleichzeitigen Benutzern. Diese robuste Architektur macht ELO Digital zu einer zuverlässigen Basis für unternehmenskritische Dokumentenprozesse.
Integrationstiefe: Besonders stark ist die Integration in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) sowie ERP-Systeme wie SAP (zertifiziert), Microsoft Dynamics und DATEV. Über offene APIs und das SDK lassen sich weitere Systeme anbinden und individuelle Erweiterungen für ELO Digital Office entwickeln. Die zahlreichen Integrationen ermöglichen einen nahtlosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Anwendungen und IT-Systemen im Unternehmen.
Deployment-Optionen: ELO Digital Office unterstützt verschiedene Betriebsmodelle – von klassischen On-Premise-Installationen über Private Cloud bis hin zu SaaS-Angeboten (ELO Cloud). Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, die für ihre Anforderungen optimale Infrastrukturvariante zu wählen und die Verwaltung ihrer Dokumente entsprechend den eigenen IT-Strategien zu gestalten.
Lizenzierungsoptionen: ELO Digital Office bietet sowohl Kauflizenzen (insbesondere für On-Premise-Installationen) als auch Subscription-Modelle (Abos) für die Cloud-Variante. Die Preisgestaltung richtet sich nach der gewählten Produktlinie, Nutzerzahl und benötigten Modulen der ELO ECM Suite.
ELOoffice ist als Einstiegslösung konzipiert und wird typischerweise als Kauflizenz angeboten. Die Kosten für dieses ELO-Produkt liegen hier im Bereich von etwa 300-500 Euro pro Arbeitsplatz (einmalig) und bieten grundlegende Funktionen für die Dokumentenverwaltung in kleinen Teams oder für Einzelanwender.
ELOprofessional/Enterprise: Für mittlere und große Unternehmen fallen deutlich höhere Investitionen an. Die Lizenzkosten für das ELO DMS variieren stark nach Konfiguration und Nutzerzahl. Implementierungsprojekte beginnen häufig im fünfstelligen Bereich und umfassen neben den reinen Softwarelizenzen auch Partner-Dienstleistungen für Beratung, Konfiguration und Schulung.
Cloud-Abonnements für ELO Digital Office werden zunehmend beliebter und starten im mittleren zweistelligen Euro-Bereich pro Nutzer und Monat, abhängig vom gewählten Funktionsumfang. Diese Variante bietet viele Vorteile hinsichtlich flexibler Skalierung und reduziertem Aufwand für die IT-Infrastruktur.
Migrationsaufwand: Der Umfang der Datenmigration hängt stark von der Menge und Qualität der Bestandsdaten ab. Einfache Dateiablagen können relativ schnell in die ELO ECM Suite migriert werden, strukturierte Daten aus Altsystemen erfordern meist spezielle Konvertierungsroutinen und sorgfältige Planung. Die Überführung von Dokumenten und Informationen ist ein wichtiger Bestandteil jedes ELO-Implementierungsprojekts.
Phasenmodell: Typische Implementierungsprojekte für ELO Digital Office folgen einem Stufenkonzept, beginnend mit einer Pilotabteilung und sukzessiver Ausweitung auf weitere Bereiche des Unternehmens. Diese Vorgehensweise reduziert Risiken und ermöglicht frühes Feedback zur Konfiguration des Systems und zur Optimierung der Dokumentenprozesse.
Change Management ist ein kritischer Erfolgsfaktor bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen wie ELO Digital. Das Unternehmen bietet "Train-the-Trainer"-Konzepte und E-Learning-Plattformen, um die Akzeptanz durch die Anwender zu fördern und den Wissenstransfer zu unterstützen. Eine durchdachte Einführungsstrategie hilft Unternehmen, das volle Potenzial der ELO ECM Suite zu erschließen.
Umfassende Funktionalität weit über reine Dokumentenablage hinaus, die echte Prozessdigitalisierung und Workflow-Automatisierung mit ELO Digital Office ermöglicht und die digitale Transformation im Unternehmen vorantreibt.
Hohe Anpassungsfähigkeit an individuelle Unternehmensprozesse ohne umfangreiche Programmierung durch den visuellen Workflow-Designer von ELO Digital, der die Gestaltung maßgeschneiderter Dokumentenprozesse erleichtert.
Flexible Deployment-Optionen mit gleichzeitiger Unterstützung von Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Szenarien durch ELO Digital Office auf einer konsistenten Technologiebasis für optimale Anpassung an die IT-Strategie des Unternehmens.
Starke Integrationen des ELO ECM Systems in bestehende IT-Landschaften, insbesondere ERP-Systeme und Microsoft-Produkte, für durchgängige Prozesse und nahtlosen Informationsfluss im gesamten Unternehmen.
Komplexität bei Installation und Konfiguration des ELO DMS, die oft spezialisierte Partner erfordert und die Implementierungszeit verlängern kann – ein typisches Merkmal leistungsstarker Enterprise-Lösungen.
Steile Lernkurve für Administratoren und Power-User von ELO Digital Office, die für die volle Ausschöpfung der Möglichkeiten notwendig ist, aber durch umfangreiche Schulungsmaterialien unterstützt wird.
Relativ hohe Gesamtkosten für Lizenzen, Implementierung und Anpassung bei ELOprofessional/Enterprise, besonders im Vergleich zu einfacheren Cloud-DMS-Lösungen – die jedoch durch Effizienzgewinne und Automatisierung von Prozessen ausgeglichen werden können.
ELO Digital Office ist ein führender Anbieter von Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement-Software. Die ELO ECM Suite ermöglicht Unternehmen die digitale Erfassung, Verwaltung, Prozessautomatisierung und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Inhalten aller Art – von Eingangsrechnungen über Verträge bis hin zu E-Mails und Projektdokumenten. Mit leistungsstarken Workflows und umfassenden Integrationen unterstützt ELO Digital Office die Digitalisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse und trägt zur Effizienzsteigerung im Unternehmen bei.
Die Kosten für ELO Digital Office variieren je nach gewählter Produktlinie und Umfang. ELOoffice als Einstiegslösung kostet etwa 300-500 Euro pro Arbeitsplatz (einmalig). Für ELOprofessional und ELOenterprise gibt es keine veröffentlichten Preislisten, da die Preise von Konfiguration, Nutzerzahl und gewählten Modulen der ELO ECM Suite abhängen. Cloud-Abonnements für das ELO DMS beginnen im mittleren zweistelligen Euro-Bereich pro Nutzer/Monat. Implementierungsprojekte für mittlere Unternehmen starten typischerweise im fünfstelligen Bereich und umfassen neben Lizenzen auch Dienstleistungen für die optimale Anpassung an die Unternehmensanforderungen.
ELO ist ein führendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) System. Die ELO ECM Suite ermöglicht die strukturierte Ablage, Verwaltung und Prozessautomatisierung von Dokumenten und Informationen in Unternehmen. Mit Funktionen wie automatischer Indexierung, Workflow-Management, Versionierung und revisionssicherer Archivierung unterstützt ELO Digital Office Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer dokumentenbasierten Geschäftsprozesse. Das System bietet umfassende Integrationen in bestehende IT-Landschaften und ermöglicht einen strukturierten Zugriff auf alle Unternehmensinhalte – von Rechnungen über Verträge bis hin zu E-Mails und technischen Dokumenten.
ELOoffice wird weiterhin als Einstiegslösung für kleine Teams und Einzelplatzanwender von der ELO Digital Office GmbH angeboten. Bei steigenden Anforderungen ist ELOprofessional der logische Nachfolger innerhalb der ELO ECM Suite und bietet erweiterte Funktionen wie Workflow-Management, umfangreichere Integrationen und Mehrbenutzer-Fähigkeiten. Es handelt sich um separate Produktlinien innerhalb der ELO-Familie, wobei ELOoffice weiterhin gepflegt und aktualisiert wird, während ELOprofessional und ELOenterprise erweiterte Funktionen für größere Unternehmen bieten.
Nein, ELO Digital Office ist kein ERP-System (Enterprise Resource Planning), sondern ein DMS/ECM-System (Dokumentenmanagement/Enterprise Content Management). Es fokussiert sich auf die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten sowie die Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse. Die ELO ECM Suite ergänzt ERP-Systeme durch tiefe Integrationen, beispielsweise mit SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV, bietet aber selbst keine primären ERP-Funktionen wie Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder Personalabrechnung. Die Stärke von ELO Digital Office liegt in der intelligenten Verwaltung und Prozessautomatisierung rund um Dokumente und Informationen im Unternehmen.
ELO Dokumentenmanagement bezeichnet die Kernfunktionalität der ELO Digital Office Software zur Verwaltung digitaler und digitalisierter Dokumente in Unternehmen. Das ELO DMS umfasst Funktionen für die Erfassung, Indizierung, Speicherung, Versionierung, Bearbeitung, Suche und Archivierung von Dokumenten aller Art. Im Gegensatz zu einfachen Dateisystemen bietet ELO Digital Office strukturierte Metadaten, Volltextsuche, ausgefeilte Berechtigungskonzepte und Workflow-Management, um Dokumente effizient zu organisieren und in Unternehmensprozesse einzubinden. Die ELO ECM Suite ermöglicht zudem die revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlicher Anforderungen und unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Dokumentenprozesse.
Die Preisgestaltung für ELO DMS ist flexibel und abhängig von verschiedenen Faktoren. ELOoffice als Einstiegslösung für kleine Teams kostet etwa 300-500 Euro pro Arbeitsplatz als Einmallizenz. Für die umfangreicheren Lösungen ELOprofessional und ELOenterprise aus der ELO ECM Suite richtet sich der Preis nach der Anzahl der Nutzer, dem gewählten Funktionsumfang und den benötigten Modulen. Cloud-basierte Subscription-Modelle für ELO Digital Office beginnen bei etwa 50-80 Euro pro Nutzer und Monat. Hinzu kommen in der Regel Kosten für die Implementierung, Konfiguration und Anpassung des Systems an die spezifischen Unternehmensanforderungen. Für ein konkretes Angebot empfiehlt sich die direkte Kontaktaufnahme mit ELO Digital Office oder einem zertifizierten Partner.
