Digitaler Posteingang | Zentraler Posteingang | Digitale Poststelle | Post digitalisieren | Briefe digitalisieren | Vergleich

Was ist ein digitaler Posteingang?

In zahlreichen Unternehmen trifft die Post auf verschiedenen Wegen ein, sowohl per Mail, als auch in Papierform. Dabei dauert es bei Post in Papierform nicht nur lange, bis die Post bei dem Mitarbeiter ankommt, der für die Bearbeitung zuständig ist, sondern auch die Abrufbarkeit bzw. Auffindbarkeit eines Schreibens sind beschränkter als in digitaler Form. Hier hilft der digitale Posteingang. Er ist der erste Schritt auf dem Weg zur E-Akte. Ziel ist das zentralisierte Erfassen der Eingangspost. Dies erfolgt durch Scannen der Briefe und speichern in einer entsprechenden Software, auf die alle Mitarbeiter und Führungskräfte je nach Nutzerrecht Zugriff haben. So sind die Dokumente jederzeit und überall verfügbar. Physische Schäden und ein Verlust des Dokuments werden vermieden.

Warum sollte ich in meinem Unternehmen den digitalen Posteingang einsetzen?

Mit dem digitalen Posteingang haben Sie jederzeit Zugriff auf die Unternehmenspost. Sei es im Home Office, auf Dienstreise oder im Urlaub. Die Daten sind gebündelt abgelegt und Sie können mit Volltextsuche schnell auf ein relevantes Dokument zugreifen, ohne Ordner zu wälzen. Sie sparen dadurch nicht nur Platz, sondern auch Zeit. Denn die täglich eintreffende Post landet nach der Digitalisierung genau bei dem Mitarbeiter, der für die Bearbeitung des Geschäftsvorgangs zuständig ist. Die Bearbeitung bleibt zu jederzeit vollständig nachvollziehbar.  Sollte ein Mitarbeiter ausfallen oder im Urlaub sein, haben Sie weiterhin Zugriff auf die Vorgänge. Die Anforderungen an die notwendige Soft- und Hardware bleiben dabei gering, genauso wie die Kosten für entsprechende Software.

Welche Vorteile hat eine Digitalisierung vom Posteingang für Ihr Unternehmen?

Mit der Digitalisierung Ihres Posteingangs kommen einige Vorteile in Ihr Unternehmen, die die Anschaffung sinnvoll machen. Sie sparen Zeit, da Post nicht mehr gesucht werden muss, Unterschriftenmapppen müssen nicht mehr vorbereitet und händisch weitergeleitet werden, etc. Hier eine Übersicht der Vorteile - auf die sich freuen können - zusammengefasst: jederzeitiger Zugriff Einsparung von Zeit Einsparung von Kapazität (Papierablage entfällt) Zugriff auf ein Dokument durch mehrere Mitarbeiter Keine physische Beschädigung durch Brand oder Hochwasser der Daten möglich (da sicher gespeichert) Keine teure Hard- und Software notwendig (PC und Tischscanner reichen aus) keine Transportkosten der Post zu anderen Orten oder Filialen Wegfall von Kurierfahrten bei dringlichen Poststücken Sicherlich fallen Ihnen noch weitere Vorteile ein, die Sie mit einem digitalen Posteingang haben werden oder stellen diese im laufenden Tagesgeschäft fest. Nutzen Sie unseren Preiskalkulator und finden Sie heraus, bei welchem Anbieter Sie das passende Angebot auf Basis Ihres echten Bedarfs erhalten.

Startup, Neugründer, Handwerker und Kleinunternehmer - Warum ein digitaler Posteingang hier Sinn macht

Wenn Sie viel unterwegs sind und stundenweise jemanden im Büro eingestellt haben, mit einem Steuerberater arbeiten und evtl. auch mehrere Standorte haben, an denen Post eingeht, macht eine Software für den digitaler Posteingang Sinn. Die Software eignet sich - ob als digitaler Posteingang kostenfrei oder als bezahlte Version - für jeden, der Ordnung und Struktur in seine Eingangspost bringen will. Rechnungen können so automatisiert an die Stelle/Person geleitet werden, die Ihre Abrechnung macht. So sparen Sie sich Zeit und optimieren gleichzeitig die Bearbeitungszeiten Ihrer Post. Liegengebliebene Poststücke ade. Gleiches gilt auch für liegengebliebene Rechnungen, die mit der Software zum Post digitalisiert und erfasst werden können. Das einzige was zu tun ist, sind Regeln zu hinterlegen an wen die Post zugeordnet werden soll, wenn bspw. das Wort Rechnung verwendet wird und das Poststück zu fotografieren bzw. einzuscannen. Und dies ganz einfach via Scanner oder mit einer App. Wenn Sie bereits beim Start Ihres Unternehmens einsetzen haben Sie den Vorteil, dass all Ihre Poststücke in der Software ist und sich nicht noch ein Teil in Papierform in einem Ordner befindet.

Welche Schnittstellen Ihr digitaler Posteingang unbedingt haben sollte, damit die tägliche Arbeit in ihrem Unternehmen optimal unterstützt wird

Auch wenn Post zentral eingeht, bedeutet das noch lange nicht, dass damit jede Abteilung, jede Person gleich weiter damit arbeiten kann. Es kann auch vorkommen, dass Dokumente in Drittsysteme zur weiteren Bearbeitung, Archivierung oder zur Information/Dokumentation übergeben werden müssen. Daher ist es sinnvoll bereits vor dem Kauf zu prüfen, ob das System die jeweilige Schnittstelle besitzt und Daten ohne Datenverlust übertragen werden können. Hier ein paar Beispiele von Schnittstellen, die benötigt werden können: Cloud-Speicher CRM-Software Datev E-Mail-Clients ERP-Systeme HR-Software Microsoft Office SAP Sage Vertriebssoftware u.v.m. Legen Sie Wert, dass Ihre Software diese Schnittstelle abdeckt, so dass die Datenübertragung korrekt und reibungslos funktioniert.

Welche Wettbewerbsvorteile ein papierloses Büro für Ihr Unternehmen bringt

Ein papierloses Büro spart nicht nur Geld und Zeit, es bietet auch im Wettbewerb mit anderen Unternehmen einige Vorteile. Sie arbeiten damit umweltschonender, schaffen Barrierefreiheit, da durch die Digitalisierung jeder auf die Post Zugriff erhalten kann und bieten Ihren Kunden einen besseren Service durch schnellere Bearbeitung. Gleichzeitig schaffen Sie mehr Transparenz im Unternehmen und können Post compliance konform bearbeiten.

Für welche Branchen ist die Software Zentraler Posteingang geeignet?

Die Software zur Digitalisierung Ihres Posteingang ist für viele Branchen geeignet. So ist diese besonders geeignet für den Einsatz in folgenden Unternehmen: Ämter Banken Bauunternehmen Behörden Handelsunternehmen Handwerksbetriebe Hausverwaltungen Immobilienmakler Kliniken Versicherungen u.v.m. Dies ist nur ein kleiner Auszug der Branchen, in denen die Software zur Digitalisierung des Posteingangs genutzt werden kann. Ob als Startup, Neugründer, kleines, mittleres oder großes Unternehmen. Digitale Erfassung des Posteingangs zur weiteren Bearbeitung bringt Ordnung und System in Ihre Abläufe und verhindert, dass Ihre Post liegenbleibt.   Finden Sie heraus, ob sich der Abschluss auch für Ihr Unternehmen lohnt und nutzen Sie unseren Preiskalkulator für einen Preisvergleich.

Auf was Sie bei der Anbieterwahl für den digitalen Posteingang achten sollten

Bevor Sie sich für eine Software für den digitalen Posteingang entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass diese einige Kriterien erfüllt, damit Sie alle Vorteile ausschöpfen können. Da es sich um Ihre Post bzw. die Ihres Unternehmens handelt und die auch gewissen Aufbewahrungspflichten unterliegt, sollten Sie sicherstellen, dass die Qualität der Digitalisierung hoch ist. Sprich vom Scanner oder von der App mit der Sie Poststücke fotografieren. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die Dokumente bei optimaler Qualität keine all zu großen Datenmengen benötigen und in einem platzsparendem Format, bspw. pdf gespeichert wird. Achten Sie auch auf das Preismodell. Ist es personenbezogen oder dokumentenbezogen? Welche Reglementierung gibt es und was passiert, wenn es bspw. doch ein Poststück oder ein Mitarbeiter mehr wird? Hat das System zudem alle Schnittstellen, die Sie benötigen? Stellen Sie sich diese und weitere Fragen vor dem Abschluss, damit Sie das meiste aus dem Programm für Ihr Unternehmen herausholen können. Rufen Sie uns an, wenn wir Sie dabei unterstützen können oder nutzen Sie unseren Produktkalkulator.

Welche Formate zum Export Ihr digitaler Posteingang ermöglichen sollte, damit die Weiterverarbeitung ohne Datenverlust stattfinden kann

An manchen Stellen bei der Bearbeitung des Posteingangs kann es vorkommen, dass Dokumente in ein anderes System übermittelt werden müssen. Damit dies nicht manuell erfolgt, ist es wichtig, dass die Software für den zentralen Posteingang Schnittstellen hat. Anbei ein paar Schnittstellen, die in Unternehmen häufig relevant sind: CSV File PDF REST API XML u.v.m. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen ausgewählte Software diese beinhaltet oder diese ohne Datenverlust programmiert werden kann. Dann sparen Sie auch hier Zeit und Geld.

Empfehlungen

Aufgrund unseres ausführlichen Tests der oben genannten Softwarelösungen haben wir festgestellt, dass sehr viele Anbieter wie PETRA - IP Systeme, Reisswolf, d-velop, amango, Konica Minolta und weitere Anbieter im Vergleich - die Anforderungen an einen modernen Posteingang erfüllen. Gleichzeitig ermöglichen sie es Unternehmensprozesse optimal und effektiv zu gestalten.

Verschaffen Sie sich selbst einen Überblick über die Funktionen, die für Sie uns Ihr Unternehmen wichtig sind. Unser Produktkalkulator erstellt Ihnen gerne einen kostenfreien und unverbindlichen Überblick. Darüber hinaus steht Ihnen unser Team bei Fragen zur Verfügung.