signoSign | Digitale Signatur Software | Kosten | Erfahrungen | Funktionen | Test | Vergleich | Alternativen

🟦 Funktionen – Was kann signoSign?

Signatur & Zertifikate

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Rechtssichere Unterschrift nach eIDAS-Verordnung für alle EU-Mitgliedsstaaten.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Schnelle digitale Signatur für interne Geschäftsprozesse.
• Bulk-Signatur: Automatisierte Signierung mehrerer Dokumente in einem Durchgang.
• Biometrische Signatur: Handschriftliche Unterschrift auf Tablet oder Signaturpad mit biometrischen Daten.

Dokumenten-Management

• Batch-Verarbeitung: Massenverarbeitung von Dokumenten mit einheitlichen Signatureinstellungen.
• Formularfelder-Integration: Automatisches Ausfüllen und Signieren von PDF-Formularen.
• Versionierung: Lückenlose Dokumentenhistorie mit Nachvollziehbarkeit aller Änderungen.
• Archivierung nach GoBD: Revisionssichere Langzeitarchivierung entsprechend steuerrechtlicher Anforderungen.

Workflow & Integration

• API-Schnittstellen: REST-API für nahtlose Integration in bestehende Unternehmenssoftware.
• Workflow-Automatisierung: Definierte Signaturprozesse mit mehreren Unterzeichnern in fester Reihenfolge.
• ERP-Integration: Direkte Anbindung an SAP, Microsoft Dynamics und weitere ERP-Systeme.

Sicherheit & Compliance

• Zeitstempel-Service: Verifizierbare Zeitangaben für Signaturen nach RFC 3161 Standard.
• Audit-Trail: Vollständige Protokollierung aller Signiervorgänge mit gerichtsfester Dokumentation.
• Zertifikatsverwaltung: Zentrale Verwaltung digitaler Zertifikate für Unternehmen und Abteilungen.

🟨 Besonderheiten – Was macht signoSign einzigartig?

Hybride Signatur-Technologie

signoSign unterstützt gleichzeitig serverbasierte und lokale Signaturen. Während viele Lösungen nur Cloud-basiert arbeiten, ermöglicht signoSign die Installation auf eigenen Servern. Dies erfüllt höchste Datenschutzanforderungen besonders in regulierten Branchen wie Gesundheitswesen oder Behörden. Allerdings erfordert die On-Premise-Variante eigene IT-Infrastruktur und entsprechendes Fachwissen für Betrieb und Wartung.

Deutsche Entwicklung mit EU-Zertifizierung

Die Software wird vollständig in Deutschland entwickelt und gehostet. Die qualifizierten Zeitstempel-Dienste sind nach eIDAS-Verordnung zertifiziert und erfüllen BSI-Standards. Unternehmen profitieren von DSGVO-konformer Datenverarbeitung ohne Übermittlung in Drittstaaten. Der Support erfolgt ausschließlich auf Deutsch, was für internationale Teams eine Einschränkung darstellen kann.

Tiefe ERP-Integration ohne Medienbruch

signoSign integriert sich direkt in die Benutzeroberfläche von SAP und anderen ERP-Systemen. Dokumente werden ohne Systemwechsel im gewohnten Arbeitsumfeld signiert. Dies reduziert Schulungsaufwand und Fehlerquellen erheblich. Die Integration setzt allerdings kompatible ERP-Versionen voraus und kann bei Legacy-Systemen zusätzliche Anpassungen erfordern.

Biometrische Signatur mit Rechtssicherheit

Die Lösung erfasst neben der Handschrift auch Schreibdruck, Geschwindigkeit und Stiftwinkel. Diese biometrischen Merkmale erhöhen die Fälschungssicherheit erheblich und werden gerichtlich anerkannt. Besonders für Vertragsabschlüsse im Kundenkontakt bietet dies Vorteile. Allerdings benötigen Anwender spezielle Signaturpads, was Investitionskosten verursacht.

🟩 Empfehlung – Für wen eignet sich signoSign besonders?

Mittelständische Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen Firmen mit 50-500 Mitarbeitern profitieren von der Balance zwischen Funktionsumfang und Komplexität. Die Automatisierung wiederkehrender Signaturprozesse bei Verträgen, Bestellungen oder Rechnungen spart Personalressourcen. Die Amortisation erfolgt typischerweise innerhalb von 12-18 Monaten durch reduzierte Druck- und Versandkosten.

Regulierte Branchen mit Compliance-Anforderungen Gesundheitseinrichtungen, Finanzdienstleister und öffentliche Verwaltungen benötigen revisionssichere Dokumentation. Die GoBD-konforme Archivierung und lückenlose Audit-Trails erfüllen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Die On-Premise-Option ermöglicht Datenhoheit ohne Cloud-Abhängigkeit.

SAP-Anwender mit Optimierungsbedarf Unternehmen, die SAP bereits einsetzen, integrieren signoSign nahtlos in bestehende Prozesse. Einkaufsfreigaben, Vertragsmanagement oder Personalvorgänge laufen vollständig digital im SAP-System. Dies eliminiert Papierakten und beschleunigt Durchlaufzeiten um durchschnittlich 60-70%.

Organisationen mit stationären Kundenservices Einzelhändler, Banken oder Versicherungen mit Filialnetz nutzen biometrische Signaturen am Point-of-Sale. Kunden unterschreiben auf Tablets, Dokumente werden sofort archiviert. Dies verbessert Kundenerlebnis und reduziert nachträglichen Verwaltungsaufwand.

Wichtige Auswahlkriterien:

• Dokumentenvolumen: Ab 500 Signaturen monatlich wird die Investition wirtschaftlich sinnvoll.
• IT-Kompetenz: On-Premise-Betrieb erfordert eigene Serverinfrastruktur und Admin-Know-how.
• Systemlandschaft: Maximaler Nutzen bei Integration in bestehende ERP- oder DMS-Systeme.
• Compliance-Anforderungen: Bei gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder Datenlokalisierung besonders relevant.

Details zur Digitale Signatur Software

signoSign ist eine professionelle Signaturlösung der deutschen signotec GmbH, die seit 2000 am Markt etabliert ist. Die Software deckt das gesamte Spektrum elektronischer Signaturen ab – von der einfachen elektronischen Signatur über fortgeschrittene bis zur qualifizierten elektronischen Signatur nach eIDAS-Verordnung. Im Kern bietet signoSign zwei Hauptprodukte: die Einzelplatzlösung signoSign/2 und die Enterprise-Variante signoSign/Universal für unternehmensweite Rollouts.

Signaturtypen und rechtliche Einordnung

Die Software unterscheidet klar zwischen verschiedenen Signaturstufen. Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht der handschriftlichen Unterschrift und eignet sich für Arbeitsverträge, Notariatsurkunden oder Grundstückskaufverträge. Hierfür arbeitet signoSign mit zertifizierten Trust-Service-Providern zusammen. Die fortgeschrittene elektronische Signatur genügt für